淺析如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

徐懷洲

【摘要】當(dāng)前時(shí)代是一個(gè)信息化快速發(fā)展的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)已成為人們生活中十分普遍的事物，而利用計(jì)算機(jī)及相應(yīng)管理系統(tǒng)結(jié)合而產(chǎn)生的信息化管理技術(shù)也在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域得到了有效的應(yīng)用，并很大程度上提高了各項(xiàng)工作管理的效率，財(cái)務(wù)檔案管理作為現(xiàn)代企事業(yè)單位的重要工作部分，加強(qiáng)其信息化建設(shè)也成為了當(dāng)前時(shí)代發(fā)展所提出的必然要求。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)檔案 檔案管理 信息化建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)不僅能夠有效的提高財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代水平，還能夠大大降低以往人工管理模式下管理工作人員的工作壓力，提高財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)處理的效率與質(zhì)量，對(duì)于更好的發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案信息的重要價(jià)值有著積極的意義。本文將圍繞如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題展開(kāi)分析與探究。

一、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）是應(yīng)對(duì)新時(shí)期財(cái)務(wù)檔案管理工作發(fā)展形勢(shì)的必然要求

隨著社會(huì)發(fā)展速度的不斷加快，現(xiàn)階段的財(cái)務(wù)管理工作與以往已經(jīng)有了很大的差異，財(cái)務(wù)檔案信息的價(jià)值與意義得到很大的擴(kuò)展，不僅僅只是財(cái)務(wù)活動(dòng)的簡(jiǎn)單信息記錄，更發(fā)揮著指導(dǎo)企事業(yè)單位發(fā)展決策，幫助企事業(yè)單位優(yōu)化經(jīng)營(yíng)發(fā)展策略等重要的任務(wù)，因此，財(cái)務(wù)管理工作的內(nèi)容也相對(duì)有所增加。同時(shí)，單純從財(cái)務(wù)活動(dòng)方面來(lái)看，現(xiàn)代企事業(yè)單位，尤其是一些大型企業(yè)其業(yè)務(wù)量十分巨大，所涉及的財(cái)務(wù)活動(dòng)及所產(chǎn)生的相關(guān)財(cái)務(wù)信息量更是極為龐大，面對(duì)這樣的信息處理需求，單純依靠傳統(tǒng)人工管理往往難以完成，其不僅對(duì)于財(cái)務(wù)管理工作人員的精神和體力是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，同時(shí)也容易因人為方面的不確定因素，造成失誤，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案信息失真，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。為充分保障財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量與可靠性，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)具有很大的必要性。

（二）由信息化檔案自身的一系列優(yōu)勢(shì)所決定

信息化檔案相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案而言具有一系列明顯的優(yōu)勢(shì)，其首先體現(xiàn)在存儲(chǔ)方面，相較于紙質(zhì)檔案占用空間大、存儲(chǔ)信息量少、易損壞、修改備份復(fù)雜、查找困難等缺點(diǎn)，信息化檔案已數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)各類財(cái)務(wù)信息，主要存儲(chǔ)設(shè)備包括磁盤(pán)、光盤(pán)等，不僅體積小巧，便于攜帶存儲(chǔ)，同時(shí)其內(nèi)部存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息量要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案同體積載體百倍甚至更多，加之信息化檔案可以利用各種的數(shù)據(jù)格式與相應(yīng)軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類別的財(cái)務(wù)信息的分類存儲(chǔ)于管理，在對(duì)信息的查找與修改、添加與刪除等操作上都十分便捷，備份也十分簡(jiǎn)單，這些對(duì)于提高檔案信息的管理效率，提升其利用價(jià)值，降低管理壓力與成本都有著積極地作用。其次，信息化檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通訊渠道輕松實(shí)現(xiàn)信息的共享，在信息參照、審核，遠(yuǎn)程會(huì)議應(yīng)用等方面都能夠便捷高效的實(shí)現(xiàn)，避免了傳統(tǒng)管理方式下繁雜冗余的中間環(huán)節(jié)影響工作效率與質(zhì)量，也降低檔案丟失、損壞所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

二、財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）建立、整理及挖掘數(shù)據(jù)

檔案信息數(shù)字化為檔案控制過(guò)程內(nèi)非常關(guān)鍵的前提，另外的所有活動(dòng)均將數(shù)字化當(dāng)作關(guān)鍵前提。原有的檔案往往通過(guò)紙張進(jìn)行保管，為了不斷提高檔案信息化水平，一定要朝數(shù)字化檔案控制進(jìn)行過(guò)渡。以后財(cái)務(wù)檔案信息往往從財(cái)務(wù)檔案室內(nèi)獲得，為信息保管、控制、處理、查詢、檢索、傳遞的關(guān)鍵地點(diǎn)。

（二）建立可靠的信息網(wǎng)絡(luò)

財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值應(yīng)通過(guò)使用來(lái)充分發(fā)揮，而可靠地信息網(wǎng)絡(luò)是保證檔案有效利用的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)既要建立完整的數(shù)據(jù)體系，同時(shí)還要通過(guò)聯(lián)機(jī)與網(wǎng)絡(luò)通訊渠道實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和利用，在提高工作效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息資源的優(yōu)化配置，以及對(duì)財(cái)務(wù)檔案的有效控制。

（三）建立成熟的輔助決策系統(tǒng)

財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)能夠?yàn)楣矩?fù)責(zé)人、機(jī)構(gòu)、相關(guān)工作者開(kāi)展工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因?yàn)楣ぷ髁看?，?biāo)準(zhǔn)比較苛刻，所以應(yīng)當(dāng)借助相關(guān)輔助決策系統(tǒng)。將控制科學(xué)、電腦科學(xué)、行為科學(xué)還有控制論當(dāng)作前提，營(yíng)造決策輔助機(jī)制。通過(guò)這種方式不斷增強(qiáng)財(cái)務(wù)決策能力。

三、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

（一）與時(shí)俱進(jìn) 更新管理觀念

信息化建設(shè)不僅僅是計(jì)算機(jī)設(shè)備等物質(zhì)條件的建設(shè)，同時(shí)也需要先進(jìn)的管理觀念來(lái)有效驅(qū)動(dòng)，因此，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，相關(guān)管理人員必須同時(shí)加強(qiáng)對(duì)管理觀念的更新，應(yīng)把握管理技術(shù)發(fā)展的形勢(shì)，緊跟時(shí)代進(jìn)步的趨勢(shì)，盡快形成與信息化時(shí)代相適應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理理念，提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)與重視，充分發(fā)揮新的信息化管理技術(shù)的價(jià)值，并加強(qiáng)對(duì)自身現(xiàn)代化財(cái)務(wù)檔案管理技術(shù)與知識(shí)的更新與強(qiáng)化，提高自身信息化系統(tǒng)的操作與應(yīng)用水平，增強(qiáng)自身應(yīng)對(duì)和解決新管理模式下出現(xiàn)的新問(wèn)題的能力，從而保證財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值實(shí)現(xiàn)。

（二）突出實(shí)效 充分發(fā)揮價(jià)值

實(shí)效性是檢驗(yàn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化程度的重要指標(biāo)，這也要求在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)充分把握信息化管理實(shí)效性的內(nèi)涵，從自身工作的實(shí)際需要與發(fā)展需求的角度出發(fā)，確保信息化建設(shè)開(kāi)展的科學(xué)性，提高管理的規(guī)范性，在進(jìn)行相應(yīng)的軟硬件系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，也要與管理工作的實(shí)際相結(jié)合，確保信息化建設(shè)與財(cái)務(wù)檔案管理工作相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)物盡其用，充分發(fā)揮出信息化管理的價(jià)值。

（三）多管齊下 嚴(yán)把安全關(guān)口

信息化管理模式也要面對(duì)一系列新的安全隱患問(wèn)題，既包括內(nèi)部威脅，也包括外部挑戰(zhàn)，而財(cái)務(wù)檔案信息大都具有重要的價(jià)值，保證其安全性至關(guān)重要?；诖?，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須要加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，應(yīng)從多種渠道共同著手全面提高網(wǎng)絡(luò)安全性。首先，為避免檔案信息丟失所造成的損失，應(yīng)及時(shí)做好重要數(shù)據(jù)信息的備份工作，且至少要做好雙重備份。其次，要加強(qiáng)內(nèi)部管理工作，嚴(yán)格對(duì)信息化系統(tǒng)操作的管理，合理設(shè)置操作權(quán)限，并對(duì)相應(yīng)操作進(jìn)行記錄，防止內(nèi)部人員篡改、泄露財(cái)務(wù)信息，造成嚴(yán)重?fù)p失。再次，要加強(qiáng)對(duì)信息歸檔、數(shù)據(jù)整理的規(guī)范化管理，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)與軟硬件升級(jí)，定期進(jìn)行檔案的審核，以保證系統(tǒng)內(nèi)信息存儲(chǔ)的安全性域完整性。最后，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，并要做好財(cái)務(wù)檔案信息加密工作，采用現(xiàn)代化的信息加密技術(shù)，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，防治外部網(wǎng)絡(luò)入侵所造成的安全威脅，以及信息傳輸過(guò)程中被截獲、破解所造成危害與損失。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭姣.淺議財(cái)務(wù)檔案信息化管理[J].四川水利，2011（04）.

[2]杜巍，葉娜，余雪花.財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題和對(duì)策探究[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015（05）.