做好綜合辦公室文秘工作的對策探討

閆利

摘要：綜合辦公室作為一個單位或企業(yè)的重要組成部門，其具有上下聯(lián)系、文件傳達(dá)、內(nèi)外溝通、人員規(guī)劃等多重作用，是單位或者企業(yè)能夠正常運轉(zhuǎn)的重要樞紐場所。而文秘人員作為綜合辦公室的主要工作人員，其個人能力與工作結(jié)果對綜合辦公室的工作效率與工作質(zhì)量承擔(dān)了非常重要的影響，因此綜合辦公室文秘人員必須不斷提升個人素質(zhì)以及工作質(zhì)量，確保自身文秘工作的結(jié)果能夠符合綜合辦公室各項工作內(nèi)容與工作成果的要求。本文將針對綜合辦公室文秘工作的重要意義進(jìn)行分析總結(jié)，同時結(jié)合當(dāng)前綜合辦公室文秘工作的特點探討提升綜合辦公室文秘工作質(zhì)量的策略。

關(guān)鍵詞：綜合辦公室;文秘工作;重要意義;工作特點;提升策略

文秘工作作為對文書工作以及秘書工作的總稱，是當(dāng)前單位或者企業(yè)中各級領(lǐng)導(dǎo)指揮機關(guān)進(jìn)行日常工作的一項重要工作內(nèi)容，是實現(xiàn)機關(guān)指揮職能的一項重要措施，也是為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供指揮策略與參考幫助的重要舉措。本文將針對綜合辦公室文秘工作的重要意義進(jìn)行分析總結(jié)，同時結(jié)合當(dāng)前綜合辦公室文秘工作的特點探討提升綜合辦公室文秘工作質(zhì)量的策略。

一、綜合辦公室文秘工作的重要意義

1.1 提升整體機關(guān)的工作效率

綜合辦公室文秘工作的開展能夠在充分理解上級領(lǐng)導(dǎo)工作意圖與指揮策略的情況下，將其清晰明確的傳送給下級工作人員，對幫助下級工作人員清晰明確、完整無誤的理解上級領(lǐng)導(dǎo)的指揮意圖有著非常重要的意義，能有效避免上下交流或者內(nèi)外交流過程中由于種種原因而導(dǎo)致的辦公意圖偏差或者失誤現(xiàn)象。同時綜合辦公室文秘工作的開展能夠充分了解當(dāng)前機關(guān)及企業(yè)在實際工作過程中的各項工作進(jìn)展，為上級領(lǐng)導(dǎo)提供全面清晰的信息參考與決策幫助，從而對提升整體機關(guān)的工作效率發(fā)揮了非常重要的作用。

1.2 提升整體組織的協(xié)調(diào)能力

在機關(guān)各項工作的實際展開過程中，由于種種原因經(jīng)常會出現(xiàn)上下交流與內(nèi)外交流中的不通暢現(xiàn)象。而綜合辦公室文秘工作的開展，首先能夠幫助上級與下級、機關(guān)內(nèi)與機關(guān)外進(jìn)行非常順暢的交流溝通，確保雙方對工作意圖和工作目標(biāo)的理解始終保持一致性;其次綜合辦公室文秘工作的開展，能夠借助自身的特殊身份促進(jìn)上級與下級、機關(guān)內(nèi)與機關(guān)外的順利溝通，尤其是針對某些很容易引發(fā)誤會或者錯誤認(rèn)知的工作事項，綜合辦公室文秘工作的開展能夠有效提升其溝通交流的順暢性;最后綜合辦公室文秘工作的開展要求工作人員必須全面清晰的了解機關(guān)內(nèi)各項工作進(jìn)展，熟悉機關(guān)內(nèi)各級部門與各個人員的實際工作情況，因此綜合辦公室文秘工作的開展對提升整體組織的協(xié)調(diào)能力有非常重要的意義。

二、綜合辦公室文秘工作的主要特點

2.1 事務(wù)繁雜

由于綜合辦公室在機關(guān)組織結(jié)構(gòu)中的承上啟下作用，因此綜合辦公室文秘工作在實際開展過程中經(jīng)常會面臨諸多工作事項，包括文件收發(fā)、分文批注、閱讀管理、運轉(zhuǎn)遞送、立卷歸檔、清繳銷毀、擬辦核稿、綜合材料、會議記錄、政治接洽等等。因此結(jié)合綜合辦公室文秘工作的實際開展情況來看，其具有事務(wù)繁雜且工作質(zhì)量要求極高、極全的特點。

2.2 人員較少

結(jié)合當(dāng)前綜合辦公室文秘工作的實際開展情況來看，當(dāng)前無論是機關(guān)內(nèi)還是企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)綜合辦公室文秘工作的人員數(shù)量均存在偏低、偏少的現(xiàn)象。大部分企業(yè)與機關(guān)在實際綜合辦公室文秘工作的開展過程中其工作人員數(shù)量不超過個位數(shù)，因此綜合辦公室文秘工作還存在著人員數(shù)量較少、工作負(fù)擔(dān)較重的特點。

2.3 信息保密

由于綜合辦公室文秘工作直接與上級領(lǐng)導(dǎo)對接，同時其管理的各項工作內(nèi)容中涉及到大量單位與企業(yè)內(nèi)部的項目信息。因此綜合辦公室文秘工作的開展要求工作人員必須具有良好的個人能力與職業(yè)道德，尤其注重綜合辦公室文秘工作人員的保密能力，避免由于個人素質(zhì)問題導(dǎo)致企業(yè)或者機關(guān)信息泄露。

三、綜合辦公室文秘工作的提升策略

3.1 提升綜合辦公室文秘工作人員自身素質(zhì)

綜合辦公室文秘工作人員在具體工作的開展過程中，首先其個人必須要不斷強化自身素質(zhì)，加強對綜合辦公室文秘工作開展過程中各項工作能力的學(xué)習(xí)，進(jìn)而不斷提升其自身業(yè)務(wù)能力，依據(jù)當(dāng)前單位和企業(yè)的工作制度要求不斷完成上級領(lǐng)導(dǎo)的叮囑與分配;其次機關(guān)單位在綜合辦公室文秘工作的開展過程中，也要不斷加強對工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)與能力培訓(xùn)，要不斷強化工作人員的政治政治立場與業(yè)務(wù)素質(zhì)，注重工作人員對單位內(nèi)各項管理制度、人事制度、工資制度的理解和運用能力，確保其個人能力與素質(zhì)能夠滿足綜合辦公室文秘工作的開展要求。

3.2 強化綜合辦公室文秘工作人員服務(wù)意識

綜合辦公室文秘工作就其本質(zhì)而言仍屬于服務(wù)類行業(yè)。因此綜合辦公室文秘工作人員必須要不斷提升自身的服務(wù)意識，不僅包括對上級領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)意識，也要包括對下級工作人員的服務(wù)意識，從而在機關(guān)整體氛圍中塑造以人為本的工作態(tài)度。首先綜合辦公室文秘工作人員必須要將以往的被動式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮椒?wù)，及早發(fā)現(xiàn)自身與單位在各項工作開展過程中存在的問題，以此為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)合理的信息參考;其次綜合辦公室文秘工作人員必須進(jìn)一步拓展自身業(yè)務(wù)的服務(wù)領(lǐng)域，在滿足上級領(lǐng)導(dǎo)工作指示的基礎(chǔ)上進(jìn)一步滿足基層的服務(wù)要求，努力促進(jìn)各項工作順利開展。

3.3 鞏固綜合辦公室文秘工作人員工作作風(fēng)

綜合辦公室文秘工作人員必須要明確掌握單位內(nèi)部的各項紀(jì)律條例與管理條例，嚴(yán)格執(zhí)行單位內(nèi)部的具體管理制度和各項管理要求，從而在綜合辦公室內(nèi)部形成嚴(yán)肅認(rèn)真的工作氛圍。在此過程中，綜合辦公室領(lǐng)導(dǎo)要針對當(dāng)前文秘工作的實際開展情況進(jìn)行有效總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題并查找問題的形成原因，制定問題的解決方案;其次綜合辦公室文秘工作人員要注意時刻保持真誠、尊重、寬容的工作態(tài)度，注意自身在工作中的行為、語言的規(guī)范化和文明化，確保與上下級溝通交流的順暢性。

3.4 優(yōu)化綜合辦公室文秘工作人員工作效率

綜合辦公室作為機關(guān)單位和企業(yè)運行過程中具有承上啟下作用的重要部門，其必須要不斷提升自身的工作效率以滿足單位和企業(yè)的日常管理要求與發(fā)展要求。而綜合辦公室文秘工作在實際開展的過程中也要配合這一發(fā)展目標(biāo)，不斷提升綜合辦公室文秘工作人員的工作效率，促進(jìn)機關(guān)單位與企業(yè)內(nèi)部各項事務(wù)的順利解決、各項工作的順利開展。在此過程中，文秘人員要主動提升自身工作效率，及時接發(fā)上級主管部門的文件內(nèi)容，對于領(lǐng)導(dǎo)批示與電話接聽要進(jìn)行周密安排以避免信息傳輸中的差錯問題;其次綜合辦公室文秘工作人員要注重上下級部門與各級崗位之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)籌工作，堅持重大問題進(jìn)行歸口報告的原則，在注重保密性的做好上下溝通、各級溝通的橋梁，不斷提升自身工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，綜合辦公室文秘工作人員要不斷提升個人素質(zhì)與個人能力，不斷強化自身政治歷程的堅定性與正確性，不斷提升自身主動性服務(wù)意識并強化自身工作作風(fēng)，確保綜合辦公室文秘工作的效率與質(zhì)量不斷提升，確保綜合辦公室各項工作順利開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳斕.做好綜合辦公室文秘工作的對策探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）：3-3.

[2]譚海軍.對做好企業(yè)辦公室文秘工作的幾點認(rèn)識[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018（10）：153.

[3]曹闖.提升辦公室秘書素質(zhì)的對策探討[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2014（8）：2-2.

[4]姚祖京.辦公室文秘工作質(zhì)量及水平提升方式研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）;27-29.

（作者單位：河南省交通運輸廳高速公路少林寺至新鄉(xiāng)管理處）