醫(yī)院辦公室工作特點(diǎn)與文秘人員素質(zhì)分析

儲(chǔ)慧明

摘 要：辦公室作為一個(gè)單位的重要職能部門，在協(xié)調(diào)單位內(nèi)部工作、優(yōu)化企業(yè)工作流程、提高整體工作效率方面都發(fā)揮著重要的作用，醫(yī)院辦公室工作也是如此，這就給辦公室文秘工作人員提出了較高的要求。本文首先分析了醫(yī)院辦公室工作特點(diǎn)，然后對(duì)醫(yī)院辦公室文秘人員的素質(zhì)要求進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室；工作特點(diǎn)；文秘人員素質(zhì)

隨著改革開放的不斷深入以及現(xiàn)代企業(yè)、單位改革的不斷推進(jìn)，使得辦公室文秘工作的難度越來(lái)越高，對(duì)文秘工作人員的素質(zhì)要求也越來(lái)越高。面對(duì)新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，醫(yī)院辦公室工作也出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)，辦公室文秘人員要滿足一定的素質(zhì)要求才能更好的適應(yīng)醫(yī)院復(fù)雜的辦公室工作，提升新體制下的醫(yī)院辦公室整體工作效率，保證文秘人員能夠作為醫(yī)院辦公室工作的重要輔助力量，充分發(fā)揮其作用，高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的做好本職工作。這也是新時(shí)期醫(yī)院管理者和辦公室文秘人員改進(jìn)工作現(xiàn)狀、提升工作效率的要考慮的關(guān)鍵問(wèn)題。

1 醫(yī)院辦公室工作特點(diǎn)

辦公室作為醫(yī)院的綜合智能型部門，是整個(gè)醫(yī)院行政管理工作的樞紐，對(duì)于協(xié)調(diào)各部門工作、部門之間以及上下級(jí)之間的信息傳遞和溝通等方面都發(fā)揮著重要的作用。醫(yī)院辦公室工作具有其獨(dú)特的特點(diǎn)，需要辦公室文秘人員充分了解之后才能真正做好文秘工作。醫(yī)院辦公室工作具備以下一些特點(diǎn)：

第一，服務(wù)對(duì)象廣泛。辦公室是醫(yī)院的綜合行政職能部門，既要做好各科室、各部門基本的協(xié)調(diào)管理工作，又要為做好患者做好社會(huì)公共關(guān)系的協(xié)調(diào)處理工作，服務(wù)對(duì)象相對(duì)廣泛，工作難度大。

第二，以服務(wù)患者為中心。醫(yī)院的一切工作的開展都是以患者為中心的，辦公室工作更是如此。雖然辦公室工作不直接面向患者，但是它的服務(wù)職能是通過(guò)輔助醫(yī)院各部門、各科室工作的開展來(lái)實(shí)現(xiàn)的，在整個(gè)醫(yī)院現(xiàn)代化管理和運(yùn)行的過(guò)程中發(fā)揮著重要的輔助和協(xié)調(diào)作用。因此醫(yī)院辦公室以服務(wù)患者為中心的這一職能特點(diǎn)不能被弱化。

第三，職能廣泛。醫(yī)院辦公室是一個(gè)綜合性的職能部門，承擔(dān)著醫(yī)院協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右、上傳下達(dá)的重大責(zé)任，是醫(yī)院各個(gè)部門、科室順利開展各項(xiàng)工作的重要保障，具有非常廣泛的職能。比如辦公室工作要能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的決策提供必要的信息支持；要參與制定醫(yī)院整體的規(guī)劃工作，制定醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理工作的相關(guān)制度規(guī)范；還要作為醫(yī)院的形象窗口完成接待信訪工作等，這些都體現(xiàn)出醫(yī)院辦公室工作職能的廣泛化，因此對(duì)文秘人員的綜合素質(zhì)也提出了較高的要求。

2 醫(yī)院辦公室工作對(duì)文秘人員的素質(zhì)要求

2.1 要具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)

職業(yè)道德素養(yǎng)是一個(gè)工作人員具備的基本素質(zhì)。對(duì)于醫(yī)院辦公室文秘人員來(lái)說(shuō)，良好的職業(yè)道德素養(yǎng)主要表現(xiàn)在，第一，要具備愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)的精神，文秘工作本身就是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜的工作，需要文秘人員具備高度的責(zé)任感和事業(yè)心，要踏實(shí)肯干，對(duì)待工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，在工作過(guò)程中要敢于自省自勵(lì)，不斷提高自己。第二，要具較高的服務(wù)意識(shí)，如前文所述，醫(yī)院辦公室工作是以服務(wù)患者為中心的，因此辦公室文秘人員也要具備基本的服務(wù)意識(shí)，幫助醫(yī)院樹立良好的形象，明確自身工作的目標(biāo)和努力的方向，按要求盡心盡力的做好辦公室文秘工作。第三，文秘人員還要具備較強(qiáng)的心理素質(zhì)，面對(duì)緊張、高壓的工作狀態(tài)要學(xué)會(huì)調(diào)整自己，在工作當(dāng)中保持一個(gè)健康良好的工作狀態(tài)，找準(zhǔn)自己的定位，不將個(gè)人情緒帶到工作當(dāng)中，以積極樂(lè)觀的心態(tài)對(duì)待工作。

2.2 要具備較高的專業(yè)素養(yǎng)

要做好醫(yī)院辦公室文秘工作，文秘人員必須要具備較高的專業(yè)素養(yǎng)才能勝任復(fù)雜的辦公室工作。首先，文秘人員要具備較高的科學(xué)知識(shí)水平，比如語(yǔ)言文字的應(yīng)用水平，文秘工作是醫(yī)院辦公室協(xié)調(diào)各部門、各科室的樞紐，因此需要文秘人員能夠熟練的運(yùn)用語(yǔ)言文字來(lái)完成溝通、協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)等工作任務(wù)，要善于閱讀、傾聽和正確理解他人的發(fā)言，并簡(jiǎn)明精煉進(jìn)行復(fù)述，保障信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性和暢通性。其次，文秘人員還要具備較強(qiáng)的觀察、分析和判斷能力，這是因?yàn)獒t(yī)院辦公室工作除了基本的工作任務(wù)之外，還可能需要文秘人員處理一些突發(fā)性的事件，這就要求文秘人員具備較強(qiáng)的大局意識(shí)和分析判斷能力，用自身的專業(yè)素養(yǎng)高效的解決問(wèn)題，維護(hù)醫(yī)院的利益。

2.3 要具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力

辦公室作為醫(yī)院的樞紐部門，是聯(lián)系醫(yī)院各部門、醫(yī)院與上下級(jí)單位、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和群眾的橋梁，這就要求醫(yī)院辦公室文秘人員必須具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，才能保證信息暢通，統(tǒng)攬全局。溝通協(xié)調(diào)能力表現(xiàn)在：首先，文秘人員要學(xué)會(huì)主動(dòng)的接受留心各方的信息，并能夠根據(jù)具體的工作需要對(duì)信息進(jìn)行分類整理，以備不時(shí)之需。其次，文秘人員要能夠從領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言中高效的領(lǐng)悟到其內(nèi)涵并簡(jiǎn)明清晰的傳達(dá)給下級(jí)信息接收者，從而保障醫(yī)院內(nèi)部的政令暢通。另外，醫(yī)院文秘人員還要具備較強(qiáng)的語(yǔ)言溝通和表達(dá)能力，既能準(zhǔn)確全面的向下級(jí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令，又能客觀準(zhǔn)確的向領(lǐng)導(dǎo)反映下級(jí)存在的問(wèn)題，還要能夠協(xié)調(diào)處理好醫(yī)患以及醫(yī)院內(nèi)外部溝通工作，從而為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展提供保障。

2.4 要具備良好的信息素養(yǎng)

以互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，促進(jìn)了信息時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都開始朝著信息化的方向發(fā)展，這就給醫(yī)院辦公室工作帶來(lái)了壓力和挑戰(zhàn)，也給辦公室文秘人員提出了更高的要求，文秘人員必須要具備良好的信息素養(yǎng)才能夠更好的勝任醫(yī)院的信息化辦公。良好的信息素養(yǎng)表現(xiàn)在文秘人員要能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，通過(guò)多種渠道搜集辦公室工作需要的各類信息，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供必要的信息支持。醫(yī)院辦公室文秘人員還要不斷加強(qiáng)現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高現(xiàn)代化辦公手段的應(yīng)用能力，能夠運(yùn)用新知識(shí)、新觀念幫助辦公室領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，提高醫(yī)院管理工作的整體水平。

3 小結(jié)

綜上，應(yīng)用辦公室作為一個(gè)綜合性的職能部門，對(duì)文秘人員的素質(zhì)要求較高，除了必要的職業(yè)道德素養(yǎng)和較高的專業(yè)素養(yǎng)之外，辦公室文秘人員還要具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力以及良好的信息素養(yǎng)，才能更好的勝任新時(shí)期醫(yī)院的辦公室工作，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常開展服務(wù)。

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