淺析基于本科專業(yè)評(píng)估工作對(duì)日常教學(xué)檔案的管理

摘 要：教學(xué)檔案管理對(duì)高校來(lái)說(shuō)，是提高教學(xué)質(zhì)量，制定教學(xué)方案重要輔助工作，因此高校需要提高對(duì)日常教學(xué)檔案管理的重視度，制定有效的措施，促進(jìn)管理效果的提升。本文基于本科專業(yè)評(píng)估工作進(jìn)行探究日常教學(xué)檔案管理情況，分析了其存在的問(wèn)題，然后提出了有效的管理策略。其中包括提高教學(xué)檔案管理的意識(shí)，制定教學(xué)檔案管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，完善教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高管理人員的綜合素質(zhì)等方法，使高校教學(xué)檔案管理工作的問(wèn)題得到及時(shí)處理，促進(jìn)管理工作效率的大幅度提升。

關(guān)鍵詞：本科專業(yè)評(píng)估;教學(xué)檔案;管理措施

教學(xué)檔案管理工作是高校當(dāng)中的重要工作，而且也會(huì)對(duì)評(píng)估工作產(chǎn)生較大的影響。在教育信息化快速發(fā)展的今天，高校教學(xué)檔案資源數(shù)量明顯增加，導(dǎo)致相關(guān)管理工作難度越來(lái)越高，以往的管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)目前工作的需求，因此需要加強(qiáng)落實(shí)教學(xué)檔案信息化管理，如從本科專業(yè)評(píng)估工作方面做好日常教學(xué)檔案管理工作，最終促進(jìn)管理效率的提高。

一、普通高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

1.對(duì)教學(xué)檔案管理關(guān)注度不夠

在日常管理工作中，高校更加愿意將關(guān)注點(diǎn)放在如何提高教學(xué)質(zhì)量，增加科研成果方面，卻沒(méi)有過(guò)多的關(guān)注教學(xué)檔案管理，對(duì)教學(xué)檔案管理工作，還沒(méi)有深刻地認(rèn)識(shí)到其重要性。甚至有些教師和檔案管理人員也沒(méi)有對(duì)教學(xué)檔案保持較高的重視度，導(dǎo)致管理工作方面有許多的疏漏。如許多教學(xué)過(guò)程中的資金沒(méi)有及時(shí)或者完整地收集，導(dǎo)致教學(xué)檔案的全面性不足，影響到教學(xué)檔案的質(zhì)量。高校需要在教學(xué)檔案管理方面投入更多的精力，才能使其管理更加符合現(xiàn)實(shí)的需求。

2.日常教學(xué)檔案管理不夠規(guī)范化

要想使教學(xué)檔案管理工作可以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，就需要制定完善的管理制度，提高管理方法的有效性。但是目前許多高校忽略了教學(xué)檔案管理工作的完善，不僅沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)管理，也沒(méi)有設(shè)置管理的有效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)許多教學(xué)檔案沒(méi)有得到有效整理，不僅使檔案分散在不同的工作部門當(dāng)中，也沒(méi)有依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案收集和整理。另外高校有的部門會(huì)習(xí)慣性地保存檔案，有的部門卻沒(méi)有很好地保存，各部門參差不齊，很大程度上削弱了教學(xué)檔案的真實(shí)性。而且一些保存下來(lái)的檔案文件是復(fù)印件，沒(méi)有很好地保存原件，這充分顯示出了教學(xué)檔案管理中隱藏著許多的問(wèn)題急需進(jìn)行解決。

3.教學(xué)檔案管理信息化不夠全面

由于信息技術(shù)的發(fā)展，許多高校已經(jīng)引入信息技術(shù)，但是在教學(xué)檔案管理工作當(dāng)中，引入信息技術(shù)還比較少，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理信息化遲遲無(wú)法實(shí)現(xiàn)。另外部分高校仍然以保存紙質(zhì)的檔案作為唯一的方式，眾多檔案管理比較困難，嚴(yán)重影響到檔案管理工作的質(zhì)量[3]。另外一些高校沒(méi)有配備檔案管理工作所需的計(jì)算機(jī)，也沒(méi)有購(gòu)入或者研發(fā)所需的管理軟件，導(dǎo)致教學(xué)檔案的計(jì)算機(jī)管理效果一直得不到有效提升。而且許多高校還沒(méi)有建立教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使得許多信息無(wú)法在計(jì)算機(jī)當(dāng)中顯示，嚴(yán)重影響人們尋找所需的檔案，導(dǎo)致工作效率無(wú)法滿足需求。

4.教學(xué)檔案管理人員的能力有所不足

部分高校還沒(méi)有安排有專門的崗位進(jìn)行教學(xué)檔案管理，管理工作多成為院系教學(xué)秘書的附加工作，這些人員沒(méi)有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，其在開展工作的時(shí)候，容易出現(xiàn)混亂，導(dǎo)致管理效果不夠明顯。另外這些人員還有一些自己本職的工作，因此其較少會(huì)花大量的精力和時(shí)間進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)的要求[4]。同時(shí)，部分人員沒(méi)有按照規(guī)定進(jìn)行還提交教學(xué)檔案，導(dǎo)致教學(xué)檔案不夠完整，不利于教學(xué)檔案管理的有序進(jìn)行。而且而此方面也沒(méi)有完善的管理制度，導(dǎo)致沒(méi)有上交日常教學(xué)檔案或者檔案不完整的情況均沒(méi)有得到有效管制，最終會(huì)嚴(yán)重影響到檔案管理工作的效果。

二、基于本科專業(yè)評(píng)估完善高校教學(xué)檔案管理工作的措施

隨著高校工作的開展，其不僅需要提高教學(xué)的效果，還需要提高對(duì)教學(xué)檔案管理的重視度，使整個(gè)教學(xué)過(guò)程均可以得到有效監(jiān)督和管理。通過(guò)以上對(duì)于目前高校教學(xué)檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，從專業(yè)評(píng)估的角度，提出完善高校教學(xué)檔案管理工作的有效措施如下。

1.樹立正確的教學(xué)檔案管理意識(shí)，提高管理的效果

在高校本科專業(yè)評(píng)估當(dāng)中各個(gè)工作人員需要需要意識(shí)到教學(xué)檔案對(duì)高校教學(xué)工作開展的重要性，而且高校領(lǐng)導(dǎo)也需要看到教學(xué)檔案管理對(duì)學(xué)校內(nèi)部管理的作用。因此需要做好相關(guān)管理工作的準(zhǔn)備。第一，在高校內(nèi)部需要確定每個(gè)部門人員在教學(xué)檔案管理工作當(dāng)中需要承擔(dān)的責(zé)任。比如可以把學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)確定為第一責(zé)任人，全面掌控教學(xué)檔案管理工作;而部門領(lǐng)導(dǎo)則確定為第二責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門的教學(xué)檔案管理工作;各個(gè)部門的人員則是第三負(fù)責(zé)人，主要承擔(dān)教學(xué)檔案的收集和整理工作。經(jīng)過(guò)確定每個(gè)層級(jí)人員的工作責(zé)任之后，可以使教學(xué)檔案的管理和監(jiān)督工作得到有效完善，滿足教學(xué)檔案管理的需求。第二，每個(gè)部門的人員都需要以本科專業(yè)評(píng)估為基礎(chǔ)，做好相關(guān)的宣傳工作，使師生均可以了解到教學(xué)檔案管理對(duì)教學(xué)工作的作用，從而使其在工作和學(xué)習(xí)中做好相關(guān)的管理工作，加強(qiáng)檔案的整理，為管理工作提高有效的支持。第三，需要使教學(xué)檔案管理人員明確其工作的重要性，在管理工作投入更多的精力和時(shí)間，使管理工作可以得到完善。

2.制定有效的教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)管理的規(guī)范

高校需要按照教育局提出的要求，在融入自身的工作情況當(dāng)中，進(jìn)行建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)意義的工作標(biāo)準(zhǔn)，然后進(jìn)行規(guī)范化管理，提高管理工作的有效性。同時(shí)也需要制定合理的工作流程，使每個(gè)工作細(xì)節(jié)可以得到有效管控，以達(dá)到教學(xué)檔案管理的目標(biāo)。第一需要確定高校教學(xué)檔案信息化管理的制度，尤其是進(jìn)行對(duì)檔案的格式、數(shù)據(jù)的處理方式等均需要進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，使教學(xué)檔案可以順利收集和整理，并且將工作效果和績(jī)效考核進(jìn)行聯(lián)系，有助于提高管理人員的工作積極性，完成教學(xué)檔案管理工作的要求。第二，需要加強(qiáng)檔案的分類，如可以按照功能分成日常教學(xué)、實(shí)訓(xùn)、學(xué)生學(xué)籍、教師個(gè)人信息等方面的檔案，經(jīng)過(guò)合理應(yīng)用信息技術(shù)，使分類做好檔案的整理，并且保障信息的準(zhǔn)確度，使教學(xué)檔案可以完整收集和整理，提高教學(xué)檔案管理工作的效率。第三，需要使紙質(zhì)文件和電子文件在信息上保持一致，做好檔案保存工作，方便高校人員進(jìn)行取用。

3.建設(shè)教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案的管理

就本科專業(yè)評(píng)估工作來(lái)說(shuō)，需要涉及多種指標(biāo)，如果需要輔助評(píng)估工作的進(jìn)行，就需要進(jìn)行尋找歷史的檔案，找到自己所需的資料，此項(xiàng)工作具有一定的難度，因此其工作效率一直比較低。對(duì)于這種情況，高校各院系需要完善教學(xué)檔案管理機(jī)制，做好檔案的分類，然后進(jìn)行建設(shè)專業(yè)的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，需要調(diào)用數(shù)據(jù)的時(shí)候，很快從數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中獲得所需的檔案信息。其次，高校需要設(shè)立電子數(shù)據(jù)庫(kù)之后，及時(shí)將紙質(zhì)檔案的信息輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，并且合理應(yīng)用信息軟件，完整記錄檔案的情況，確定檔案的動(dòng)態(tài)，有助于人們更快地進(jìn)行尋找檔案資料。最后，高校之間可以就一些教學(xué)方案的信息進(jìn)行共享，建設(shè)高?？梢曰ハ鄳?yīng)用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，不僅可以有效擴(kuò)大教學(xué)評(píng)估工作的效率，也可以使教學(xué)檔案管理更加有效的發(fā)展。

4.積極進(jìn)行教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其能力

高校教學(xué)檔案管理工作具有一定的難度，而且細(xì)節(jié)方面的工作比較多，因此高校各相關(guān)部門需要按照具體需求安排專業(yè)的管理人員。進(jìn)行教學(xué)檔案整理需要花費(fèi)大量精力和時(shí)間，而且在歸檔的時(shí)候也需要按照不同的要求進(jìn)行整理，這對(duì)管理人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。因此高校不僅需要安排專業(yè)的檔案管理人員，還需要做好相關(guān)的監(jiān)督工作，使管理人員可以按照要求進(jìn)行操作，使教學(xué)檔案管理可以更加有序。同時(shí)高校需要鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行自我提升，多學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識(shí)，使自身的能力可以滿足工作的需求。另外高校也需要給管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解如何在教學(xué)檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用信息技術(shù)，然后將信息技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中，使教學(xué)檔案可以順利輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，并且做好相關(guān)的維護(hù)工作，使教學(xué)檔案的作用得到充分發(fā)揮。

三、結(jié)語(yǔ)

本科專業(yè)評(píng)估可以為高校進(jìn)行建設(shè)完善教學(xué)檔案管理系統(tǒng)提供有效的不足，經(jīng)過(guò)針對(duì)性本科專業(yè)評(píng)估，高?？梢砸庾R(shí)到教學(xué)檔案的作用，并且加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，促進(jìn)教學(xué)工作的完善。所以高校領(lǐng)導(dǎo)需要積極吸取先進(jìn)的建議，了解目前教學(xué)檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題，確定有效的工作計(jì)劃，完善管理工作。同時(shí)在實(shí)際工作中，需要樹立良好的管理工作意識(shí)，做好規(guī)范化管理的準(zhǔn)備，建設(shè)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，提高管理人員的能力等，使高校教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量得以有效提升。

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作者簡(jiǎn)介：麥惠芳（1975-），女，海南?？谌?，大學(xué)本科學(xué)歷，海南醫(yī)學(xué)院助理館員，長(zhǎng)期從事檔案管理工作。