知識管理理論在高校檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：在我國新課改之后，（新課改和高校檔案有沒有關(guān)系？）我國高校檔案管理也隨之改革，其管理模式更加向現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展。但是在實際應(yīng)用過程中，仍然存在一些問題，影響了檔案管理效果，造成了一定的影響?；诖耍疚膶⑻骄吭谥R管理理論下，高校檔案管理的應(yīng)用措施，旨在提高高校檔案管理水平，從而讓高校檔案管理為高校后續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：知識管理;高校檔案管理;應(yīng)用措施

高校在逐步發(fā)展過程中產(chǎn)生了高校檔案，其中充滿了高校歷史記錄以及思想結(jié)晶。高校檔案管理具有重要的作用，不僅是學(xué)校檔案工作的職能部門，還是存放檔案科學(xué)文化的事業(yè)機(jī)構(gòu)，若是想要辦好學(xué)校，就必須重視高校檔案管理。但是，在目前管理中，由于各種原因，導(dǎo)致高校檔案管理并不能實現(xiàn)其效能。因此，需要將知識管理理念融入其中，弘揚(yáng)高校傳統(tǒng)與科研文化。

一、知識管理理論

1.發(fā)展歷程

于20世紀(jì)60年代，美國彼得·德魯克提出知識工作者及知識管理概念，并指出現(xiàn)在已經(jīng)步入了知識經(jīng)濟(jì)社會，資本已經(jīng)不再是經(jīng)濟(jì)資源，知識才是社會發(fā)展的源動力。之后80年代，其發(fā)表相關(guān)論文，開拓了知識管理工作，提出未來企業(yè)應(yīng)當(dāng)以知識為基礎(chǔ)進(jìn)行管理。90年代時，美國教授托馬斯·H達(dá)文波特對于知識管理實踐工作作出拓展，構(gòu)架了知識管理模型，在知識管理實踐中發(fā)揮了重要作用。與此同時，日本教授中郁次郎對西方管理專家提出的知識管理注重技術(shù)對隱形知識有所疏忽的理論提出質(zhì)疑，對知識管理中隱性知識及顯性知識之間的區(qū)別系統(tǒng)性論述，提出了知識管理創(chuàng)新的新途徑。并在之后的發(fā)展中，越來越多的專家提出隱性知識的重要作用，為知識管理的應(yīng)用提供了理論基礎(chǔ)。

2.知識管理

基于知識管理理念存在的知識管理，是一種更為靈活的管理模式，能夠?qū)⑷伺c知識有效結(jié)合，人可以豐富知識內(nèi)涵，而知識也可以豐富人的世界。在管理中，知識管理屬于新型概念，與一般管理模式不同，其主要是在組織中構(gòu)建出質(zhì)化與量化的知識系統(tǒng)，從而通過分享、創(chuàng)造、整合、創(chuàng)新等過程讓組織在不斷的知識回饋中獲得新的個人與組織的智慧循環(huán)，有助于組織在市場變遷中作出合適的決策。可以將其定義為：知識管理就是對知識創(chuàng)造及應(yīng)用過程的管理規(guī)劃活動。

3.檔案知識管理

知識管理理念下的檔案知識管理，主要是在檔案中融入知識管理理念，在原有的信息化檔案實體管理基礎(chǔ)上，更加重視構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)知識流，并建立起檔案利用者更為滿意的檔案知識服務(wù)體制。原有檔案管理人員的工作也發(fā)生一些改變，從實體檔案的保管者轉(zhuǎn)變成知識提供者，將數(shù)據(jù)庫向知識庫轉(zhuǎn)變，由此數(shù)據(jù)的傳遞也就變?yōu)橹R的傳遞。而在高校管理中，主要是在實踐中落實管理經(jīng)營理念，對于舊有模式已經(jīng)更新。在以往的管理之中，工作重心重點落在構(gòu)建知識系統(tǒng)中，落實服務(wù)內(nèi)容及服務(wù)體系。因此，在目前的檔案管理之中，需要強(qiáng)化管理人員的管理力度，逐漸從傳統(tǒng)檔案管理模式向知識管理過度。

二、知識管理與高校檔案管理之間的關(guān)聯(lián)

知識管理屬于新型管理理念，與高校檔案管理揩油（揩油什么意思，用在這里合適嗎？還是手誤打錯了？）密切的聯(lián)系，主要有以下幾方面：

1.知識管理的基礎(chǔ)是檔案管理

知識管理具有其他管理模式?jīng)]有的優(yōu)勢，就是認(rèn)識到知識是組織發(fā)展中的重要資源，而文檔形式能夠永久對組織知識保存。所以，文檔管理是知識管理中重要組成部分，并且文檔管理也能夠處理顯性知識，是知識管理中的基礎(chǔ)。

在高校檔案管理中，其中內(nèi)容包含了教育教學(xué)、招生、科研等原始活動記錄，其中類別有行政、基本建設(shè)、教學(xué)、學(xué)生、科研等，檔案中記載著學(xué)校發(fā)展歷程，教學(xué)科研過程及經(jīng)驗，學(xué)校學(xué)科發(fā)展知識等，不僅包含了原始高校信息，更是學(xué)校發(fā)展中的關(guān)鍵知識資源。高校是知識密集組織，檔案中存有數(shù)量眾多的知識信息，尤其在實施收集中，文檔（教學(xué)成果、學(xué)術(shù)論著等）管理是基礎(chǔ)，因此，高校顯性知識的檔案管理，能夠為知識管理的實施奠定良好的基礎(chǔ)。

2.知識管理與檔案管理具有目標(biāo)同向性

在檔案管理中，其與知識管理功能本質(zhì)相同，都是利用有價值的信息為組織服務(wù)。檔案管理工作能夠?qū)n案進(jìn)行有序管理，提供利用者需要的信息、知識等，實現(xiàn)組織價值最大化。而知識管理主要是識別、獲取知識等，提高知識利用率，從而提升個人及組織知識管理能力，兩者在目標(biāo)上具有同向性。

3.知識管理和檔案管理都能加工人類社會實踐認(rèn)知

這兩種管理方式都是對人類社會中產(chǎn)生的信息進(jìn)行加工、收集、傳遞、存儲利用的過程，在知識深加工過程中，需要清除信息管理中的主要內(nèi)容，不僅是知識外在形態(tài)特征，還有知識內(nèi)在特征。同時，這兩種管理加工只是個過程，與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，檔案管理實施電子文件、全程管理離不開信息技術(shù)的支撐，而知識管理是多層次復(fù)雜的管理流程，需要在技術(shù)操作中使用推拉、群件、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)。

三、知識管理理論在高校檔案管理中應(yīng)用存在的問題

1.歷史因素

由于教育行業(yè)本身存在特殊性，高校大多數(shù)人對于知識管理理念并不清楚，將其看作是信息化管理的“新外衣”，并且，高校中處于主導(dǎo)地位的是教師以及教研人員，并不能像普通企業(yè)一樣進(jìn)行知識管理，若是將金融資本核心理念融入到高校管理中，將會對高校的發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

2.文化因素

我國知識分子中，更多的是“文人相輕”的意識，對于知識共享存在著一定的抵觸心理，在人才引進(jìn)中還有可能出現(xiàn)嫉賢妒能等情況，學(xué)術(shù)領(lǐng)域中還有論資排輩、評審不公正等現(xiàn)象，都會對知識創(chuàng)新利用造成影響。

3.管理水平低下

高校管理中對于知識管理推廣普及環(huán)境存在一定的限制，并且高校管理層中并沒有能夠承擔(dān)整個學(xué)校進(jìn)行管理的部門，高校學(xué)院之間經(jīng)常是各自為政，沒有統(tǒng)一安排，不同院系的教職工也缺少交流，學(xué)習(xí)氛圍接近于無，高校管理中更多的是少數(shù)人工作，對于大部分師生員工的積極性造成了影響，并且缺少團(tuán)隊合作精神，違背了知識共享理念。

4.管理流程不規(guī)范

在高校中應(yīng)用知識管理，其主要在于知識收集、應(yīng)用、交流、創(chuàng)新這一流程，實現(xiàn)知識運(yùn)用的良性循環(huán)，但是，在目前的高校檔案管理中，卻并沒有將知識管理流程循環(huán)起來，忽略了其中知識應(yīng)用及交流的流程，影響了知識管理在高校檔案管理中的應(yīng)用。

四、知識管理理論在高校檔案管理中應(yīng)用措施

1.檔案流程的管理革新

在目前高校檔案管理中，若是想要將其與知識管理理念相結(jié)合，就需要對現(xiàn)有管理模式逐步更新，加強(qiáng)在檔案管理中知識管理的內(nèi)容，提高管理人員對知識管理的效率，在此基礎(chǔ)上，將檔案管理制度逐漸更新調(diào)整，符合高校發(fā)展理念，實現(xiàn)科學(xué)化、細(xì)致化知識收集管理。可將知識管理分為：知識為管理對象以及知識為應(yīng)用目的這兩種，建立知識庫。并且，在逐步將檔案管理向知識管理模式轉(zhuǎn)變的過程中，管理人員不僅要重視知識收集整理，還要轉(zhuǎn)移管理重心，把舊有管理模式向知識管理模式轉(zhuǎn)移，豐富檔案內(nèi)容。同時，管理過程中還需要明確高校檔案文件信息，讓檔案使用者反饋落實，從而達(dá)到科學(xué)化檔案管理，完善檔案管理體系。

2.創(chuàng)建完善的管理制度

需要在遵循國家法律的基礎(chǔ)上構(gòu)建檔案知識管理，在以此為基礎(chǔ)前提的情況下，提高相關(guān)高校領(lǐng)導(dǎo)知識管理的重要性認(rèn)知，作出良好的榜樣，對檔案管理人員進(jìn)行督促，科學(xué)合理的完成檔案收集、開發(fā)、獲取、利用等工作內(nèi)容，做到有章可循，依法辦事。目前，我國為了能夠更好地提高高校檔案管理水平，根據(jù)實際檔案管理經(jīng)驗頒布了《檔案法》與《高校檔案管理辦法》，需要高校在此基礎(chǔ)上讓檔案管理工作更加科學(xué)合理。并且，高校領(lǐng)導(dǎo)也要在檔案管理向知識管理轉(zhuǎn)化過程中履行自身責(zé)任，明確檔案管理內(nèi)容及制度，讓檔案管理人員能夠依照高校檔案管理制度進(jìn)行管理，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息泄露等情況。

3.提高檔案管理人員綜合能力素質(zhì)

若是想要在高校檔案管理中落實知識管理模式，其主要是提高檔案管理系統(tǒng)的工作效率，滿足用戶對知識獲取的需求。因此，不僅需要高校創(chuàng)建完善的檔案管理制度，更重要的是提高管理人員的綜合能力素質(zhì)，管理人員的素質(zhì)與檔案管理工作質(zhì)量有著重要聯(lián)系。高校可以開展定期檔案管理人員培訓(xùn)活動，讓管理人員對知識管理理念有所了解，認(rèn)識到知識管理的重要性，還可以在工作中制定檔案管理內(nèi)容，讓工作人員逐步提升自身管理水平及工作效率。同時，開展檔案管理交流會，與其他高校聯(lián)合交流檔案管理方法，吸收更多先進(jìn)知識，完善檔案管理模式，提高自身檔案管理水平。另外，在人員管理過程中，為了制約管理人員的不當(dāng)行為，需要制定相應(yīng)的管理制度，營造良好的檔案管理氛圍，提升檔案管理效率。并且，重新分配檔案管理人員，招聘新員工，為現(xiàn)有的高校檔案管理工作帶來新的活力。

隨著時代的發(fā)展，目前已經(jīng)成為了知識經(jīng)濟(jì)時代，需要在激烈的競爭環(huán)境中突破創(chuàng)新，才能推動高校檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。傳統(tǒng)的高校檔案管理方式已經(jīng)不能滿足知識經(jīng)濟(jì)時代高校檔案管理需求，檔案管理不僅是對檔案的參考，還需要發(fā)揮其組織知識以及創(chuàng)造利用等價值，利用原有舊知識創(chuàng)造出新知識。需要高校在檔案管理過程中改變過去的管理模式，融入知識管理理念，從而提高我國高校檔案管理水平。

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[2]趙 彥.知識管理視角下的高校檔案數(shù)字化研究[J].無線互聯(lián)科技，2017（14）：87-88.

作者簡介：牛函娟（1981-），女，漢，陜西咸陽，本科，館員，高校檔案管理。

基金項目：陜西省教育廳專項科研計劃項目（18JK0831）