關(guān)于高校檔案管理質(zhì)量保障體系構(gòu)建的分析

摘 要：在高校管理工作當(dāng)中，檔案管理是高校管理的基礎(chǔ)以及重要組成部分，高校管理的質(zhì)量直接影響著高校人才的培養(yǎng)和高效發(fā)展的方向，高校的檔案不僅僅記載著高校人才培養(yǎng)的步驟，也記錄了教職工員工的智慧結(jié)晶。本篇文章就分析了我國(guó)現(xiàn)階段高校檔案管理工作的弊端，并且根據(jù)我國(guó)高校檔案管理中存在的問題，提出了一系列的解決措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案;管理;保證體系;分析

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

在高校的建設(shè)工作當(dāng)中，高校檔案管理工作十分重要，高校的檔案管理不僅僅記載著高校人才培養(yǎng)的計(jì)劃以及各種科研成果，同時(shí)在各種各種活動(dòng)開展過(guò)程當(dāng)中也起到了引導(dǎo)作用。高校檔案指的是高校從招生、教學(xué)、管理等活動(dòng)當(dāng)中直接形成對(duì)學(xué)校、社會(huì)有價(jià)值的文字和圖表，這些文字和圖表記載著高校發(fā)展的歷史以及發(fā)展方向，對(duì)高效的建設(shè)有著巨大的推動(dòng)作用，高效的檔案不僅僅記錄了需要發(fā)展的歷史，同時(shí)也凝聚著全體教職工的心血和智慧結(jié)晶。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校檔案的管理工作也有了一定的進(jìn)步。由于高校檔案在高校中有著很重要的地位，高校檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，傳統(tǒng)的高校檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)教育改革的新需求。因此，高校的各個(gè)部門應(yīng)該在這樣的環(huán)境下，不斷創(chuàng)新提高高校的檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理里工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、高校檔案管理中存在的問題

高校管理層面上的檔案意識(shí)薄弱。很多高校并沒有按照相應(yīng)的規(guī)定進(jìn)行檔案的歸檔，有一些高校即使制定了相應(yīng)歸檔的準(zhǔn)則，但是并沒有落到實(shí)處。除此之外，大部分高校檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)非常薄弱，對(duì)高校檔案的建議和管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，只能做一些常規(guī)性的歸檔工作，這種情況十分不利于高校檔案的管理。

高校檔案管理工作缺乏長(zhǎng)期性的發(fā)展規(guī)劃。眾所周知，高校檔案管理在高校發(fā)展中有舉足輕重的地位，所以，其深受各領(lǐng)導(dǎo)管理人員的重視，管理工作較之前相比有著很大的提高。雖然這些工作在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的成效，但是由于管理的持續(xù)力不足，缺乏長(zhǎng)期性的規(guī)劃，很多管理工作的干部對(duì)檔案管理存在認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤，甚至其中部分人錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理的存在無(wú)意義，缺乏檔案在學(xué)校中的認(rèn)識(shí)，最終造成檔案管理工作只是停留于形式，起不到真正的管理作用。

檔案管理工作不夠規(guī)范。目前，高校檔案管理程序不夠規(guī)范化，制度化。例如，收集工作不嚴(yán)謹(jǐn)，不規(guī)范，在檔案收集的過(guò)程當(dāng)中，由于檔案管理制度的落實(shí)不到位，就會(huì)出現(xiàn)某些檔案想交就交，不想交就不交的現(xiàn)象。其次就是檔案整理不規(guī)范。由于檔案整理人員的專業(yè)素質(zhì)較差，在整理檔案時(shí)缺乏一定的規(guī)范性和有序性，這就使得高校檔案管理工作較為混亂，管理人員整理出現(xiàn)的檔案內(nèi)容與實(shí)際整理的文件不能對(duì)應(yīng)，甚至?xí)霈F(xiàn)卷內(nèi)資料漏失的現(xiàn)象，最后就是檔案保管不規(guī)范。由于檔案管理人員對(duì)于檔案外借不夠嚴(yán)格，檔案出現(xiàn)了不能按期歸還的現(xiàn)象，因此造成學(xué)校內(nèi)部檔案材料不齊全或是不完整的現(xiàn)象。

檔案管理硬件設(shè)施落后。由于許多高校的管理人員對(duì)到案管理存在錯(cuò)誤的認(rèn)知，對(duì)檔案管理事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足，就使得檔案管理的各種設(shè)施十分落后，沒有辦法滿足檔案庫(kù)房的實(shí)際需求在庫(kù)房中很容易發(fā)生，檔案的丟失和損壞。

檔案管理手段落后，信息化程度不高。目前我國(guó)高校的檔案管理工作人員中，使用傳統(tǒng)的手工管理方法的現(xiàn)象依然普遍，這樣不但增加一定的工作量，且無(wú)法提升工作效率。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的手工高校檔案管理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)今時(shí)代的發(fā)展需求，因此，我國(guó)目前高校的數(shù)字化管理和理想狀態(tài)存在著很大的差距。

三、高校檔案質(zhì)量管理保障體系的構(gòu)建

建立健全高校檔案管理的體系和高校檔案管理規(guī)章制度，建立科學(xué)有效的管理體系有助于檔案工作再高校的開展。學(xué)校在開展到管理時(shí)，首先要建立健全各種管理體系和保障制度，可以設(shè)立專門的管理機(jī)構(gòu)，這一機(jī)構(gòu)具有公開性，受其他各部門的監(jiān)督，并且在電子科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到了各行各業(yè)，傳統(tǒng)的高校檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，因此，為了保證高校檔案管理的蓬勃發(fā)展，檔案管理工作必須進(jìn)行不斷的改革適應(yīng)當(dāng)前的管理局勢(shì)。同時(shí)，要使檔案管理制度建立在符合實(shí)際情況的基礎(chǔ)上。規(guī)范制度化的檔案管理和逐漸完善的管理機(jī)制，使得檔案管理可以更好地服務(wù)于社會(huì)和學(xué)校。學(xué)校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，也應(yīng)該充分利用地方立法的權(quán)限，建立起一套具有學(xué)校特色的檔案制度使得檔案管理走向規(guī)范化和科學(xué)化。

加強(qiáng)當(dāng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，明確團(tuán)隊(duì)績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制。在檔案管理過(guò)程當(dāng)中，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及管理能力在質(zhì)量管理體系當(dāng)中起到了十分重要的作用，因?yàn)檫@些管理人員的職業(yè)素養(yǎng)直接影響著高校檔案管理的質(zhì)量。因此，高校就應(yīng)該重視和不斷加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)以及管理創(chuàng)新能力。比如說(shuō)在高校檔案管理開展之前，要加強(qiáng)檔案管理人員的崗位前培訓(xùn)以及繼續(xù)教育，不斷豐富崗位人員的知識(shí)以及管理能力。除此之外，還有加強(qiáng)對(duì)科學(xué)技術(shù)以及云計(jì)算等新型科學(xué)理論的學(xué)習(xí)，使得檔案管理人員可以運(yùn)用現(xiàn)代化的思想，為高校檔案管理工作服務(wù)，不斷培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新思維和創(chuàng)新能力。最后，學(xué)校還應(yīng)該建立檔案工作的檢查以及獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于懶散和不重視檔案管理工作的人員進(jìn)行處罰，而對(duì)那些積極認(rèn)真，善于管理的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。提高管理人員的工作積極性，為自身構(gòu)建出一支具有優(yōu)良作風(fēng)，敬業(yè)職守的高校檔案管理人才隊(duì)伍。

實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。利用信息化技術(shù)管理高校檔案。隨著我國(guó)現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，各種信息設(shè)備融入到了人們的工作和生活當(dāng)中。檔案管理也不例外。新新設(shè)備以及信息技術(shù)給人們生活帶來(lái)的巨大的便利，因此，在高校檔案管理工作當(dāng)中也應(yīng)該應(yīng)用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，使得高效的但管理真正適用于現(xiàn)階段的時(shí)代要求。因此，在進(jìn)行檔案管理之前，高校就應(yīng)該促進(jìn)檔案管理人員培養(yǎng)信息化的管理工作理念，認(rèn)真落實(shí)檔案管理的信息化工作方式，比如說(shuō)在建立檔案管理系統(tǒng)時(shí)，一定要對(duì)檔案的建立質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)。

由于傳統(tǒng)的檔案管理一般都是紙質(zhì)檔案管理，這就導(dǎo)致檔案的使用價(jià)值和利用價(jià)值的發(fā)揮受到了很大的限制。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足我國(guó)現(xiàn)階段信息化的社會(huì)需求。除此之外，由于高校檔案具有一定的復(fù)雜性，傳統(tǒng)的檔案管理會(huì)擁有極大的采集量，使得工作人員的管理壓力很大，加大了管理人員的工作復(fù)雜性，工作人員在這一期間很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，而信息化的檔案管理模式可以大大減少工作人員的工作壓力，減輕工作人員工作的復(fù)雜度，高校通過(guò)引進(jìn)各種先進(jìn)的信息化技術(shù)，真正意義上實(shí)現(xiàn)了檔案的自動(dòng)化歸類，提高了檔案管理人員的工作效率以及檔案管理的質(zhì)量。除此之外，高校還應(yīng)該開發(fā)檔案信息發(fā)布網(wǎng)站以及微信公眾平臺(tái)等，利用這些方式對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的整合，開發(fā)和利用，還可以建立智慧檔案，促進(jìn)高校檔案管理向智能化和精細(xì)化轉(zhuǎn)變。利用這種方式可以開發(fā)各種民生檔案，以此實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的檔案資源共享。此外，還可以建立網(wǎng)上展廳，向外界人士展示學(xué)校發(fā)展的歷史以及各種科研成果，提高高校檔案公眾服務(wù)的能力和水平。

提升檔案安全保障監(jiān)管能力。為了真正提高高校檔案管理的工作質(zhì)量，就應(yīng)該實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息安全保障。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高校就應(yīng)該在檔案管理工作當(dāng)中配備現(xiàn)代化的安全管理設(shè)備，采用先進(jìn)的保密技術(shù)和材料，積極改進(jìn)目前的檔案管理保密的環(huán)境。其次，還應(yīng)該建立健全各種檔案安全制度，形成人防，物防和技防三位一體的檔案安全保障體系。管理人員也應(yīng)該利用各種新型的手段保障檔案的安全。建立健全檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系。高校要加強(qiáng)檔案信息公開發(fā)布保密審查，確保高效的個(gè)人檔案信息開放，并且可以安全利用到服務(wù)當(dāng)中。另外，還要建立健全檔案安全應(yīng)急處理機(jī)制，保證檔案遇到被盜風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，可以及時(shí)采取應(yīng)急措施，確保檔案受到危害時(shí)可以被優(yōu)先搶救和妥善處理，最后還要不斷建立和完善檔案滅被機(jī)制，做好各種重要檔案的數(shù)字化登記備份工作。對(duì)于重要的電子檔案和數(shù)字化成果進(jìn)行實(shí)時(shí)的備份，全面提高高校檔案安全保障的水平，確保高效的檔案可以被安全的管理和利用。

加強(qiáng)檔案的利用工作，積極開展檔案研究。我國(guó)高校檔案部門收集檔案的根本目的是為了滿足廣大師生對(duì)檔案資源的利用需求，因此，為了加強(qiáng)高校檔案的利用工作，高效，就應(yīng)該從檔案利用辦法制定入手，建立檔案閱覽室，為學(xué)校的學(xué)生和老師提供檔案閱覽服務(wù)。其次還要加大檔案的開發(fā)力度，根據(jù)現(xiàn)有的檔案，總結(jié)學(xué)校年度匯編工作，更好地保證檔案可以為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。除此之外，還要加強(qiáng)檔案信息的編輯服務(wù)，利用高校的各種科研成果，加強(qiáng)檔案的編輯，更好的為師生和社會(huì)服務(wù)。最后，學(xué)校要開展檔案研究工作，根據(jù)某一課題積極的開展學(xué)術(shù)交流，提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

總而言之，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)高校的檔案管理工作也應(yīng)該滿足時(shí)代的發(fā)展變化，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，建立健全檔案管理制度保障體系，除此之外，高校也應(yīng)該對(duì)管理人員進(jìn)行管理技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力，不斷建立考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲措施，提高當(dāng)管理人員的工作積極性。最后，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案的安全保障監(jiān)管能力，保障檔案管理工作的質(zhì)量以及安全。

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作者簡(jiǎn)介：陳秋妹（1975-），女，漢族，廣東饒平人，廣東社會(huì)科學(xué)大學(xué)助理會(huì)計(jì)師，大學(xué)本科，學(xué)士學(xué)位，研究方向：管理。