可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數(shù)字化建設(shè)分析

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展，為高校檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支撐。學(xué)生獲取信息方式的轉(zhuǎn)變，也要求學(xué)校進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理，檔案數(shù)字化的管理以其簡單、便捷的優(yōu)勢，深受高校檔案管理人員的青睞，但高校檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，依然存在著不少挑戰(zhàn)，高校檔案管理人員要在積極推進(jìn)各項工作的同時，還要不斷提升自身的水平，以便為高校檔案管理工作更好的服務(wù)。本文將針對可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：可持續(xù)發(fā)展;高校;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，我國高校檔案管理也與時俱進(jìn)，逐漸向現(xiàn)代化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的趨勢發(fā)展。高校檔案管理實現(xiàn)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展已是大勢所趨，是高校實現(xiàn)發(fā)展的不可缺少的重要一環(huán)。高校的檔案管理工作，工作務(wù)量大，而且相當(dāng)繁瑣，若采用檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化管理，能減少學(xué)校檔案管理工作的任務(wù)量，還能降低學(xué)校檔案管理工作的工作難度。本文將對高校檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化建設(shè)過程中要遵循的原則，以及建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化管理的實施策略進(jìn)行分析。

一、可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)遵循的原則

1.經(jīng)濟(jì)性原則。高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中要遵循經(jīng)濟(jì)性原則，在能合格完成高校檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，要盡可能節(jié)省高校經(jīng)濟(jì)投入，用最少的資金完成學(xué)校的檔案數(shù)字化建設(shè)。學(xué)校的數(shù)字化設(shè)備主要由學(xué)校的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定，學(xué)校規(guī)格越高、資金越充足，它能投入到檔案數(shù)字化建設(shè)中的資金相對越多，但是學(xué)校的資金是有限的，而且學(xué)校的很多工作開展都需要資金支撐。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，要堅持適應(yīng)性和節(jié)約性原則，最大限度的為學(xué)校節(jié)約資金。同時，還要避免學(xué)校資源浪費。

2.重點性原則。高校管理的檔案種類繁多，且數(shù)量較多，要將檔案全都轉(zhuǎn)化為信息資源，是一項任務(wù)量巨大的工作，而且學(xué)校檔案管理人員有限，很難短時間內(nèi)完成，這需要檔案管理人員在檔案數(shù)字化的建設(shè)中，有選擇性的推進(jìn)工作，先將檔案加以分析、整理，將重要的檔案，或者學(xué)生使用頻率較高的檔案率先實施數(shù)字化，確保重點檔案在短時間內(nèi)完成數(shù)字化和信息化建設(shè)，其余檔案可在之后逐漸完成。

3.安全性原則。檔案的安全是檔案數(shù)字化建設(shè)中最不容忽視的一點，檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)會增加高校檔案管理的風(fēng)險。因此，學(xué)校要重視檔案的安全防范工作。在檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化建設(shè)過程中，導(dǎo)入、儲存、傳輸、利用等各個環(huán)節(jié)，都可能會出現(xiàn)檔案丟失、失竊，或者被病毒入侵等危險，所以學(xué)校要加強自身的安全意識，確保檔案的安全和完整性。

4.真實性原則。高校檔案的數(shù)字化過程中，高校檔案管理人員可以適當(dāng)對檔案進(jìn)行加工、處理，但這一切要在建立在尊重歷史事實的基礎(chǔ)之上，但是個別檔案人員，因個人素質(zhì)不高或者責(zé)任心不強，可能會出現(xiàn)隨意篡改檔案的情況，導(dǎo)致檔案與事實不符，給查閱人員造成困擾。因此，高校要加強檔案管理，禁止檔案人員對檔案的真實性進(jìn)行篡改。在檔案數(shù)字化管理時代，數(shù)字檔案的真實性和可加工性，也是高校檔案管理中需要面對的一道難題。

二、可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數(shù)字化建設(shè)措施

1.高校檔案數(shù)字化建設(shè)措施

（1）用信息化的構(gòu)建來實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。高校要想實現(xiàn)檔案的數(shù)字化和信息化管理，需要加快自身信息化建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。高校在學(xué)校檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，需要注意這幾個問題。首先，要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在校園內(nèi)部建立一個信息共享平臺，以此來實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)師生之間的信息共享，這能改善校內(nèi)信息資源相對不足的現(xiàn)狀。其次，高校要建立電子文件中心，要將檔案實現(xiàn)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化管理，還要將歸檔文件的實現(xiàn)電子化管理，這有利于學(xué)校檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化的推進(jìn)和各項工作的有序開展。最后，學(xué)校還要將檔案管理和高校政務(wù)途徑有效連接起來，實現(xiàn)信息平臺和檔案信息資源的無縫對接，讓學(xué)校的各項工作開展成為一個連貫的整體。

例如北方一知名高校，在建設(shè)學(xué)校檔案數(shù)字信息化的過程中，由于工作開展的需要，部分檔案資料暫時不能提供給師生查閱，學(xué)校為了彌補開展工作造成的師生信息資源的相對不足，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)了學(xué)校內(nèi)網(wǎng)，然后讓工作人員或?qū)W校師生將一些信息資源傳輸上去，方便學(xué)校師生查閱。同時，學(xué)生還可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺求助相關(guān)資料，從而實現(xiàn)師生之間的資源互享。

（2）學(xué)校檔案建設(shè)要優(yōu)先服務(wù)學(xué)校的重點工作。學(xué)校的檔案資源建設(shè)，是為學(xué)校的各項工作服務(wù)的，但在實際的建設(shè)過程中，由于檔案種類多，數(shù)量龐大，短時間內(nèi)無法全部完成建設(shè)。因此，要根據(jù)檔案的用途，將檔案進(jìn)行整理分類，優(yōu)先將服務(wù)學(xué)校重點工作的檔案實現(xiàn)數(shù)字化和信息化。學(xué)校在進(jìn)行檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程中，先要制定檔案館的歸檔單位和歸檔時間，同時將檔案的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與學(xué)校的重點工作結(jié)合起來，如學(xué)校的重要會議、一些重要的項目和主要的而科研項目，都是學(xué)校的重點工作，學(xué)校在檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，首先要考慮重點檔案的建設(shè)工作，重點工作檔案資料進(jìn)行歸檔時，工作人員不但要高度重視，還要在完成歸檔工作后，進(jìn)行檢查和核對，確保檔案資料的完整性和價值性。對于學(xué)校的一些特別重大項目，檔案人員可以提前介入，對整個項目過程進(jìn)行跟蹤和了解。例如北方一985高校，有一個重大的科研項目，深受師生關(guān)注，但由于項目進(jìn)行時間較長，學(xué)校檔案人員擔(dān)心科研工作完成后，可能會造成項目推進(jìn)過程中的一些資料丟失。因此，學(xué)校檔案管理人員提前介入，隨時了解科研的進(jìn)程和部分情況，為之后的歸檔工作提供了便利，也為師生建立了一個完善的項目檔案資料庫。

（3）挖掘高校文化資源為檔案管理工作服務(wù)

在學(xué)校的檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，要積極挖掘高校的文化資源，并通過高校豐富的文化資源，推進(jìn)學(xué)校檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新。高校不但要加快學(xué)校檔案的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化建設(shè)，以便更好的為師生服務(wù)，還要在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，不斷挖掘和引入新的文化資源，并通過挖掘、引入弘揚學(xué)校優(yōu)秀文化。高校要加強校園文化建設(shè)，形成自己的文化特色和文化內(nèi)涵，在校史館和檔案館之間建立聯(lián)系平臺，實現(xiàn)二者的資源互通，更好的為師生服務(wù)，同時也能起到弘揚學(xué)校優(yōu)秀文化的目的。

現(xiàn)在很多學(xué)校，都特別重視學(xué)校的文化建設(shè)，經(jīng)常開展一些文化活動，或者校史、校慶紀(jì)念活動，目的是提升學(xué)校的文化內(nèi)涵，增強學(xué)校的文化氛圍，學(xué)校文化是學(xué)校經(jīng)過幾十年，甚至上百年的發(fā)展歷史慢慢積淀下來的，學(xué)校的文化史和學(xué)校的校史有很大的重合度，它是學(xué)校校史中的重要一部分，也是學(xué)校的重要檔案資源。因此，學(xué)校在建設(shè)數(shù)字化檔案的時候，要積極挖掘?qū)W校的文化資源，將學(xué)校文化用于到學(xué)校的檔案數(shù)字化建設(shè)中，有助于學(xué)校優(yōu)良文化的傳承和發(fā)揚，也能推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新。

（4）建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊伍

高校檔案管理團(tuán)隊的整體素質(zhì)，會影響學(xué)校檔案的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化推進(jìn)，但一般而言，學(xué)校的檔案管理人員的整體素質(zhì)都比較高，不過即便如此，還要不斷的加強和提升學(xué)校檔案管理人員的整體素質(zhì)。學(xué)校的檔案管理人員，雖然總體文化水平較高，但一些是非專業(yè)出生人員，對檔案管理工作的一些具體專業(yè)知識不太熟悉，這可能會影響他們具體業(yè)務(wù)的開展，而且高校的檔案管理是不斷發(fā)展進(jìn)的。因此，高校檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)檔案管理知識，提升自己的業(yè)務(wù)水平，以便更好的為高校師生服務(wù)。學(xué)校檔案管理工作是一項復(fù)雜的工作，而且隨著檔案管理工作的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，需要檔案管理人員掌握的技能不斷增多。將來高校的檔案管理工作需要高水平、復(fù)合型人才。高校可以通過培訓(xùn)、吸引更多優(yōu)秀人才加入等多種方式，提升高校檔案管理人員的整體素質(zhì)，以培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型人才為目標(biāo)，不斷優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，力求建設(shè)一支高知識、高素質(zhì)、懂技術(shù)的創(chuàng)新性檔案管理團(tuán)隊，高水平的檔案管理團(tuán)隊，不但能更好的推進(jìn)學(xué)校的檔案館管理工作，還能為高校檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新奠定人才基礎(chǔ)。

2.高校應(yīng)對檔案數(shù)字化挑戰(zhàn)的重要舉措

（1）對學(xué)校的檔案管理部門進(jìn)行科學(xué)改造。高校的檔案管理部門，要先改變自己的檔案管理思路和管理方式，要變被動為主動，先將學(xué)校的檔案利用率展開全面調(diào)查，了解各類檔案的學(xué)生利用情況，同時也要了解學(xué)生所需要的各項信息資源，將它們收集起來提供給學(xué)生查閱，還要公開學(xué)校的館藏資源，讓學(xué)生對檔案館資源有個基本了解，以便學(xué)生能更好的利用檔案館的數(shù)字資源。

（2）完善檔案管理制度。檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，改變了學(xué)校的檔案管理方式，這需要學(xué)校在檔案管理制度上有所創(chuàng)新，以便適應(yīng)新的檔案管理方式。學(xué)校在檔案信息化的過程中，要重視檔案資源信息化和網(wǎng)絡(luò)化的特點，對數(shù)字檔案進(jìn)行高效的制度化管理，如檔案的保密制度、一體化制度、歸檔制度等，能使高校的檔案管理工作更加穩(wěn)定、安全、高效，提升高校檔案管理服務(wù)水平，這一系列制度的制定和施行，也能避免高校數(shù)字檔案的損壞。

三、總結(jié)

在當(dāng)今時代，人們的信息獲取主要來源于網(wǎng)絡(luò)。因此，高校的檔案管理也應(yīng)采用數(shù)字化管理，而且也是一種大勢所趨，檔案數(shù)字化管理具有方便、快捷、高效的特點，能給師生提供更好的服務(wù)，但是同時數(shù)字化管理，也給學(xué)校的檔案管理工作帶來了一些挑戰(zhàn)，尤其是檔案的安全性和真實性，需要高校檔案管理人員加以重視，加強安全方法意識，制定一系列的管理制度，將高校的檔案數(shù)字化管理制度化，同時高校檔案管理人員還要不斷的提升自身水平，以便為高校檔案管理工作更好的服務(wù)。

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作者簡介：尹小莉（1982-），女，四川宜賓人，在讀研究生，西安翻譯學(xué)院，研究方向：檔案學(xué)，職務(wù)：檔案館館長。