淺談檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用

郭立 楊帆

摘要：檔案作為一項(xiàng)無(wú)形資產(chǎn)，為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供準(zhǔn)確的信息和有效的服務(wù)。但檔案信息又不僅僅是一種無(wú)形的資產(chǎn)，它也是企業(yè)管理和有形資產(chǎn)的依據(jù)、憑證，在企業(yè)管理中彰顯著重要的作用。其潛在價(jià)值是企業(yè)固本強(qiáng)基謀發(fā)展不可或缺的基石。因此，企業(yè)應(yīng)該重視檔案的管理開(kāi)發(fā)與利用，切實(shí)地把檔案管理工作納入企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理工作當(dāng)中，真正落實(shí)到位。

關(guān)鍵詞：檔案；企業(yè)發(fā)展；作用

檔案管理在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮著重要作用，可以實(shí)現(xiàn)信息的傳遞、共享，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。為了在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中保持自身優(yōu)勢(shì)，必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。從實(shí)際情況出發(fā)，制定出切實(shí)可行的策略，為企業(yè)創(chuàng)造更大經(jīng)濟(jì)效益。

1檔案是企業(yè)發(fā)展與改革的歷史依據(jù)

檔案是一個(gè)企業(yè)建立、發(fā)展、改革的歷史進(jìn)程活動(dòng)的真實(shí)記錄，它以承載歷史，探索未來(lái)的特殊性直接服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展建設(shè)。在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著不可或缺的作用。電力企業(yè)發(fā)展至今經(jīng)歷是了數(shù)次體制改革，這些企業(yè)跨越式的歷史發(fā)展足跡只有在檔案里才能得到彰顯。它見(jiàn)證了一個(gè)企業(yè)從小到大、由弱變強(qiáng)的發(fā)展歷程，見(jiàn)證了企業(yè)的艱辛與輝煌，它來(lái)源于企業(yè)又服務(wù)于企業(yè)。這些檔案也是維護(hù)企業(yè)權(quán)益的依據(jù)。在經(jīng)歷的數(shù)次企業(yè)改革過(guò)程中，每涉及企業(yè)資產(chǎn)、人員、經(jīng)營(yíng)等等各方面的情況都需要查閱大量的檔案資料，檔案為改革的方案實(shí)施和改革的順利推進(jìn)提供大量的信息資料，也為企業(yè)改革提供穩(wěn)定保障。因此，在企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和鞏固在好多方面都要以企業(yè)檔案作為基礎(chǔ)，檔案具有不可替代的地位和作用。

2當(dāng)前企業(yè)檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)與不足

集中管理模式。優(yōu)勢(shì)：可以保證檔案的整體性與安全性，有利于工作的全面建設(shè)，可以發(fā)揮出強(qiáng)大功能。檔案管理系統(tǒng)權(quán)利集中、制度規(guī)范，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺檔漏檔情況，便于改進(jìn)，讓其更加完善。不足：集中管理模式比較單一，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，顯示的信息具有滯后性、局限性、很難滿足實(shí)際發(fā)展需要，甚至?xí)霈F(xiàn)錯(cuò)誤指導(dǎo)的問(wèn)題。

3發(fā)揮的作用

3.1檔案是促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)

隨著企業(yè)改革與發(fā)展的不斷深入，企業(yè)檔案管理也被賦予了新的使命，它作為一種無(wú)形的，不可再生的資產(chǎn)在企業(yè)中彰顯著越來(lái)越重要的地位。圍繞南網(wǎng)總公司“打造經(jīng)營(yíng)型、服務(wù)型、一體化、現(xiàn)代化的國(guó)內(nèi)領(lǐng)先、國(guó)際著名企業(yè)”的戰(zhàn)略目標(biāo)，我們的企業(yè)發(fā)展站在了一個(gè)新的、更高的起點(diǎn)上，這就要求我們檔案工作也要提高到更高的層次來(lái)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，要不斷豐富內(nèi)容，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，改進(jìn)服務(wù)手段，圍繞企業(yè)的各項(xiàng)管理加強(qiáng)服務(wù)，提高企業(yè)檔案的利用效能，才能使企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)的管理具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)和輔助決策的作用，使其隱性效益向顯性效益轉(zhuǎn)化，達(dá)到規(guī)范、促進(jìn)、提高的目的。做好企業(yè)檔案工作，對(duì)挖掘企業(yè)生產(chǎn)潛力、提高企業(yè)生產(chǎn)能力、加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)、增強(qiáng)企業(yè)科技創(chuàng)新能力和現(xiàn)代化管理水平、維護(hù)企業(yè)和職工的合法權(quán)益、調(diào)動(dòng)企業(yè)職工的積極性和創(chuàng)造性都具有重要作用。

3.2增強(qiáng)法制意識(shí)，維護(hù)企業(yè)利益

檔案工作是一項(xiàng)政治性、專業(yè)性、技術(shù)性、服務(wù)性和時(shí)效性很強(qiáng)的工作。在企業(yè)發(fā)展，可能因?yàn)楦鞣N原因產(chǎn)生較大爭(zhēng)議問(wèn)題或者法律糾紛的時(shí)候，檔案的客觀性和真實(shí)性成為具有說(shuō)服力的證據(jù)，從而更好地維護(hù)企業(yè)的利益。企業(yè)檔案就如一座無(wú)聲的豐碑，記錄著企業(yè)發(fā)展和前進(jìn)的步伐。一個(gè)企業(yè)，如同一個(gè)生命，而檔案如同是記錄了這個(gè)生命的形成、發(fā)育、成長(zhǎng)的生命軌跡和歷史的唯一依據(jù)，見(jiàn)證著生命成長(zhǎng)的每一步足跡。而檔案員肩負(fù)的就是管理和保護(hù)好這歷史依據(jù)的神圣使命和責(zé)任，任重道遠(yuǎn)。

3.3檔案是企業(yè)獲得科研方法的選擇及技術(shù)方案決策的重要依據(jù)

從電力企業(yè)的角度來(lái)說(shuō)，在電力生產(chǎn)建設(shè)以及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，科技檔案的應(yīng)用有著較為重要的作用。在電力企業(yè)的施工設(shè)計(jì)和電網(wǎng)改造上可以提供重要的依據(jù)。在電力企業(yè)發(fā)展中，在發(fā)生事故的時(shí)候，企業(yè)檔案可以作為原始依據(jù)，可以提供一手的資料，從而更好地制定出可行的工作方案。另外在一些電力企業(yè)，原始檔案通過(guò)深層次編研形成較為系統(tǒng)的檔案，從而傳遞給企業(yè)相關(guān)決策者，從而幫助企業(yè)決策者制定出切實(shí)可行的策略。如：?jiǎn)挝辉?013年建立輸電線路數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門從檔案室查閱了203卷共802件工程檔案，檔案室提供的原始資料為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集提供了大量、真實(shí)、完整的依據(jù)，在線路維護(hù)研究等領(lǐng)域提供了較大的幫助。

4企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新策略

4.1文檔流程創(chuàng)新

這是一種全新的管理理念，是建立在先進(jìn)信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)之上的，在平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)操作。文件管理階段主要是面向不同的用戶，提供相應(yīng)的任務(wù)，建立一系列的制度保證借閱文件的質(zhì)量，形成文件關(guān)聯(lián)體或者文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機(jī)制，保證順利執(zhí)行。檔案管理階段主要是為普通用戶提供檔案信息利用的便利性，信息主要以簡(jiǎn)便、直觀為主，整理歸納數(shù)據(jù)，并能夠及時(shí)切換視窗，讓管理人員掌握具體情況。同時(shí)要注意建立安全機(jī)制，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)上可能會(huì)遇到風(fēng)險(xiǎn)，容易造成信息丟失的情況，所以要提高檔案管理安全等級(jí)，只有內(nèi)部人員才能進(jìn)入，防止對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行損壞。

4.2管理機(jī)制創(chuàng)新

信息安全管理主要通過(guò)對(duì)信息本身與工作人員實(shí)施管理兩個(gè)方面進(jìn)行。采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件上消除安全隱患，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢安全可靠。針對(duì)于工作人員方面而言，建立管理政策，保證每個(gè)人各司其職，實(shí)現(xiàn)相互之間的協(xié)調(diào)合作，保持信息的流暢。定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高人員綜合素質(zhì)，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。對(duì)待工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，減少失誤情況的發(fā)生。

4.3工作平臺(tái)創(chuàng)新

新時(shí)期的創(chuàng)新管理，企業(yè)應(yīng)該在傳統(tǒng)流程基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，積極引入信息技術(shù)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，充分實(shí)現(xiàn)電子化，可以減少人為主觀因素造成的失誤，提高資料的完整性和可靠性，使用起來(lái)也會(huì)非常方便。為企業(yè)提供數(shù)據(jù)信息管理平臺(tái)，對(duì)內(nèi)部情況有全面的了解，在進(jìn)行活動(dòng)的時(shí)候可以對(duì)信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、利用方式靈活等進(jìn)行多樣化要求，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。管理人員要用發(fā)展眼光去看待問(wèn)題，積極引入先進(jìn)技術(shù)，不斷提高檔案管理現(xiàn)代化，從而為企業(yè)更好發(fā)展服務(wù)。

5結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理在企業(yè)發(fā)展中具有重要意義，可以為決策提供科學(xué)依據(jù)。要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，體現(xiàn)出檔案的實(shí)用價(jià)值，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王玥.企業(yè)人事檔案管理及其模式創(chuàng)新[J].企業(yè)改革與管理，2017（19）：81-82.

（作者單位：湖南黑麋峰抽水蓄能有限公司1

山東泰山抽水蓄能電站有限責(zé)任公司2）