淺析科技檔案管理工作中存在的問題及對策

郭亞楠 王會玲

摘要：當(dāng)前社會信息資源在獲取的途徑上主要依靠檔案資源，因此科技檔案的管理手段得到了較大的關(guān)注度，在當(dāng)今世界的其他國家，檔案管理已經(jīng)應(yīng)用了集中管理的形式，這對于我國數(shù)量大、領(lǐng)域廣的檔案管理工作帶來了一定程度上的便捷，同時也能夠?qū)⒐芾淼男蔬M(jìn)行提升，在一定程度上對科技發(fā)展起到了促進(jìn)作用。基于此，本文主要探討了科技檔案管理工作中存在的問題及對策。

關(guān)鍵詞：科技檔案;問題;對策

中圖分類號：R821.7+9? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：C

引言

科研單位要想在自身的發(fā)展過程中保證社會地位和發(fā)展的基礎(chǔ)實(shí)力，就要重視科技檔案的管理工作，要結(jié)合現(xiàn)代化發(fā)展的社會需要，以及企業(yè)自身的發(fā)展水平，探究并發(fā)現(xiàn)目前檔案管理工作中的缺點(diǎn)，并及時的進(jìn)行管理意識、技術(shù)以及制度上的創(chuàng)新，在對策的實(shí)施方面，要切合實(shí)際情況，保證措施能夠行之有效，才能保證科技檔案管理工作促進(jìn)科研發(fā)展進(jìn)步。

1科技檔案管理工作中存在的問題

科技檔案管理在經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動下，已經(jīng)逐漸的開始了創(chuàng)新，但是在創(chuàng)新的過程中，應(yīng)該緊緊的把控住自身的實(shí)際問題，結(jié)合自身發(fā)展的特性進(jìn)行創(chuàng)新，杜絕照搬照抄的情況。結(jié)合當(dāng)今科技檔案管理的現(xiàn)狀來看，其具有較大的變動性、真實(shí)性問題的同時，還存在著其他的問題。

1.1資料整理不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)

科技檔案相關(guān)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)規(guī)章制度宣傳普及工作缺失或做得不到位。部分科研項(xiàng)目組對相關(guān)檔案制度不了解，又未能在項(xiàng)目研發(fā)初期結(jié)合本項(xiàng)目組實(shí)際情況指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集積累工作，以至于造成責(zé)任不明確、不到位。因?yàn)闆]有制度約束、參考，長期處于隨心所欲，任性收集整理的狀態(tài)，又因?yàn)闆]有相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)可依只能根據(jù)自己的想法隨性收集，隨意整理，造成整理不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)，嚴(yán)重影響了科技檔案的質(zhì)量。

1.2資料收集不齊全、不完整

由于檔案管理人員到科研工作第一線宣傳指導(dǎo)工作不力，科技檔案管理相關(guān)制度、規(guī)范缺失，再加之科研項(xiàng)目組資料收集責(zé)任不明確，造成科技文件資料收集不齊全、不完整。筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，推廣、應(yīng)用（橫向）項(xiàng)目相較于重點(diǎn)科技攻關(guān)項(xiàng)目，其文件材料的缺失率更高。

1.3檔案利用率不高

目前多數(shù)科技管理部門對科技檔案以保管為主，科技檔案工作歷來重保管，輕利用。首先，作為科技檔案的主要利用者—科技工作者對科技檔案利用的主管意識不強(qiáng)，很少到檔案館去查詢、利用科技檔案信息。其次，因?yàn)榭萍紮n案收集和編纂工作開展不夠。截至目前，科技檔案管理相關(guān)部門依舊存在不能及時收集檔案文件的問題，導(dǎo)致在需要時不能滿足工作所需，而保存的部分內(nèi)容因含金量低，保密性差，有價值的信息沒能開發(fā)出來，無法實(shí)現(xiàn)科技信息資源的共享，起到相應(yīng)的作用，利用率不高。

2 提高科技檔案管理水平的相關(guān)對策

在科技檔案的收集整理及移交歸檔工作中，要嚴(yán)格遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，并注意保持科技檔案之間存在的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)而確?？萍紮n案完整、準(zhǔn)確。在科技檔案管理工作開展中，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該提高檔案工作重要性的認(rèn)知程度，只有這樣才能確保各項(xiàng)工作更加高效開展。

2.1完善科技檔案信息管理系統(tǒng)

良好的科技檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)該能夠涵蓋科技檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，在管理模式、管理平臺、信息收集、儲存以及管理技術(shù)方面都應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的制度把控，還要在檔案管理的思想意識方面進(jìn)行重視，將各個企業(yè)中的科技檔案管理觀念進(jìn)行充實(shí)，并及時的將現(xiàn)代化的管理技術(shù)、先進(jìn)的管理想法和創(chuàng)新意識進(jìn)行落實(shí)，才能夠保證管理制度有效的實(shí)施，并達(dá)到最初既定的目標(biāo)。

2.2 加強(qiáng)對科技電子檔案的認(rèn)識

企業(yè)在科技檔案管理過程中，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)對科技電子檔案的收集歸檔工作。隨著我國社會信息化程度的不斷提高，企業(yè)科研工作的電子信息化程度日益加深，科技電子檔案產(chǎn)生的數(shù)量正逐步超過傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，成為企業(yè)科技檔案的主要形式。在此情況下，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)清晰地認(rèn)識到電子檔案是未來檔案工作的重要內(nèi)容與發(fā)展趨勢，一方面要加強(qiáng)宣傳教育，使企業(yè)檔案工作人員正確認(rèn)識電子檔案，增強(qiáng)對電子檔案的信任度并提高對電子檔案價值的甄別能力，擴(kuò)大科技檔案的收集歸檔范圍;另一方面，考慮到企業(yè)科研工作中形成的電子檔案種類繁多、數(shù)量巨大、格式特殊，在檔案收集歸檔過程中，應(yīng)采取靈活的處置措施。如針對科技管理類的電子檔案，可采取“雙套制”，即電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套保存;而一些單位內(nèi)部使用、不涉及法律問題的電子檔案，或價值不大、短期保存的電子檔案，或數(shù)量巨大、無法打印保存的電子文檔，不應(yīng)強(qiáng)制雙套保存，應(yīng)創(chuàng)造條件以數(shù)字化的形式進(jìn)行存檔。

2.3 重視企業(yè)科技檔案中過程性檔案的收集歸檔

科技檔案是對企業(yè)科研工作過程及結(jié)果的記錄，是企業(yè)科技工作的重要依據(jù)。企業(yè)科技活動的過程性材料，雖然不是最終的科技成果，但卻記錄了企業(yè)科研過程中所采取的思路、步驟及方法等，涵蓋了企業(yè)科研活動的方方面面，是企業(yè)極其寶貴的信息與知識財富，其中有些科技創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，甚至比最終的科研成果更有價值，對企業(yè)持續(xù)的科技創(chuàng)新具有重要的參考價值與借鑒意義。因此，企業(yè)在科技檔案收集歸檔過程中，要重視將科研活動的過程性文件列入檔案收集歸檔的范疇，如科研工作日志、階段報告、進(jìn)展報告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)計算、中間性材料等;而且在科研項(xiàng)目驗(yàn)收中，不僅要驗(yàn)收最終成果檔案，還要驗(yàn)收過程性檔案。

2.4 堅持企業(yè)科技檔案管理的利用服務(wù)導(dǎo)向

企業(yè)科技檔案的價值只有通過開發(fā)利用才能得以實(shí)現(xiàn)，只藏不用謂之無用。對于企業(yè)檔案管理部門及檔案工作人員來說，管理科技檔案的最終目的也應(yīng)是服務(wù)于企業(yè)的科研工作。因此，在科技檔案管理實(shí)踐中，企業(yè)檔案部門及相關(guān)管理人員要轉(zhuǎn)變“重藏輕用”的檔案管理觀念，樹立以需求為導(dǎo)向、以服務(wù)為核心的工作理念，大力開展企業(yè)科技檔案的開發(fā)利用工作，滿足企業(yè)科技創(chuàng)新對科技檔案的利用需求，將科技工作者的滿意度、對科技工作的支持度作為工作質(zhì)量與服務(wù)水平的主要評價標(biāo)準(zhǔn)。

2.5提高科技檔案管理人員素質(zhì)

人員管理是科技檔案管理中最基礎(chǔ)，也是最重要的環(huán)節(jié)。管理制度以及管理體系都是由人指定的，那么就要從最基礎(chǔ)的人員方面進(jìn)行入手，首先，將科技檔案管理人員的基礎(chǔ)知識水平進(jìn)行提升，可通過培訓(xùn)、考核等方式。其次，在管理人員的工作態(tài)度以及個人素質(zhì)方面，也應(yīng)進(jìn)行把控，可以在人員入職過程中進(jìn)行素質(zhì)考核，在工作中建立業(yè)績制度、薪資制度，保證管理人員能夠擁有工作積極性。在精通管理技術(shù)、了解管理知識的同時，擁有工作的熱情，才能夠保證制度、體系的完善。

結(jié)束語

在當(dāng)今的檔案管理模式中，科技檔案管理是比較普遍的形式，并且在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的同時，科技檔案管理的形式也逐漸向著信息化的方向發(fā)展，但是現(xiàn)代化發(fā)展具有時效性和緊迫性，這就導(dǎo)致了科技檔案管理出現(xiàn)了諸多的問題，因此必須結(jié)合相關(guān)的實(shí)際情況，將這些問題進(jìn)行解決，才能夠保證檔案管理工作能夠得以實(shí)施。

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（作者單位：1山東省菏澤市鄄城縣民政局2.鄄城縣自然資源和規(guī)劃局）