高校檔案信息化存在的問題及應對策略

[摘 要]由于人財物資源配置不均衡等因素的影響，當前高校檔案信息化工作存在整體發(fā)展較為緩慢、檔案信息化工作缺少總體規(guī)劃、所需的軟硬件設備陳舊、檔案管理系統(tǒng)缺乏妥善維護等問題?；诖?，在學校信息化建設規(guī)劃中制定檔案業(yè)務的發(fā)展規(guī)劃，需要爭取必要的資金支持，改進安全保障體系，豐富檔案數(shù)據(jù)資源，完善檔案管理系統(tǒng)，提高服務質量。

[關鍵詞]高校檔案工作;信息化;問題;建議

[中圖分類號]G434 [文獻標識碼]A [文章編號]1008-7656（2019）05-0090-04

一、高校檔案信息化工作現(xiàn)狀

高校檔案信息化是指高校檔案部門按照國家檔案行政管理部門頒布的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依靠先進的技術和方法，對高校檔案信息進行充分發(fā)掘、有序整理，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，并最終給利用者提供便捷的檔案服務[1]。

隨著信息化工作的快速發(fā)展，高校檔案信息化也取得了長足的發(fā)展，作為“智慧校園”的重要組成部分，國內眾多高校均已開展了檔案信息化建設工作，購買了電子檔案管理軟件，配備了檔案管理所需的服務器、磁盤陣列、光盤庫等硬件設施以及打印機、掃描儀等終端設備。同時，檔案信息化也從最初的機讀目錄建設發(fā)展到目前的全文識別、全文檢索，使館藏檔案的查全率和查準率均有了大幅提升，使檔案工作在服務學校中心工作方面發(fā)揮的作用越來越大。以陜西省為例，全省共有本專科院校95所，截至2017年，西安交通大學、陜西師范大學等73所高校都已開展檔案信息化工作，占該省高校總數(shù)的76.84%;其中，66所高校購置了南大之星、科怡等檔案管理系統(tǒng)，53所高校啟動了全文數(shù)據(jù)庫建設，已達到全文識別、全文檢索的級別[2]。

但我們也應意識到，還有一些高校檔案機構檔案信息化工作處于起步階段，發(fā)展中還存在困難需要解決?？傮w而言，高校檔案信息化工作有待進一步加強。檔案館還不能適應高校信息化對其職能和功能的要求[3]。

二、高校檔案信息化工作中存在的問題

（一）檔案信息化軟硬件建設存在的問題

1.資金投入不足。有的高校檔案館信息化項目在立項時申請的項目資金僅夠用于信息系統(tǒng)開發(fā)、服務器、磁盤陣列的配備等。一旦系統(tǒng)建成，后續(xù)即使有資金撥付，也僅夠用于對館藏部分檔案進行數(shù)字化加工，缺少用于系統(tǒng)更新?lián)Q代的經(jīng)費，久而久之，導致檔案管理系統(tǒng)運轉緩慢，與最新的瀏覽器、數(shù)據(jù)庫等無法兼容，應用體驗下滑，安全漏洞增多，最終使系統(tǒng)被棄用或處于半廢棄狀態(tài)。

2.安保機制需要進一步加強，提高安全風險防范力度。部分高校檔案館在進行檔案系統(tǒng)開發(fā)過程中，主要將精力放在檔案的收集、整理、鑒定等業(yè)務功能上，而忽視了信息安全方面的投入，具體表現(xiàn)在以下三方面。一是制度建設有待加強。個別高校習慣于傳統(tǒng)環(huán)境下的檔案安全策略，面對信息時代的電子檔案安全敏感度不夠，對檔案外包公司缺少全面、嚴謹?shù)囊?guī)章制度。二是保障檔案安全的設施配備不齊全。門禁、監(jiān)控等安保設施配備不到位，也不注重對其存儲介質的質量進行規(guī)范，這些都對檔案的安全構成了潛在的威脅。三是檔案管理系統(tǒng)的風險防范能力有限，有的系統(tǒng)在建設過程中沒有通盤考慮使用系統(tǒng)的所有角色，導致系統(tǒng)權限劃分簡單，沒有遵守最小授權原則，分配多個超級管理員且對其行為無有效管控措施。

（二）應用系統(tǒng)建設存在的問題

1.高校業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)信息共享程度有待進一步加強。個別高校在檔案信息化建設過程中，也未與業(yè)務部門及時溝通，導致檔案管理系統(tǒng)建設時無法與業(yè)務系統(tǒng)有效對接，進而給本校信息資源的整合開發(fā)帶來不便。

針對上述問題，有些高校檔案館退而求其次，不再將重心放在推進檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的互聯(lián)互通上，而是以傳統(tǒng)的檔案管理方式為主，結合已有的檔案信息化成果，不再考慮構建連通各個業(yè)務系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，而是在之前利用電子目錄檢索利用的基礎上，升級為利用單機檔案管理系統(tǒng)進行檢索。但檔案館將檔案工作的重心放在館藏檔案的數(shù)字化上的做法，相比之前來說，雖然增加電子原文的查詢數(shù)量，但是管理對象依舊是以傳統(tǒng)載體檔案為主，無法滿足使用者多樣化的工作需求。

還有的高校檔案館將檔案管理系統(tǒng)嵌入到業(yè)務系統(tǒng)或學校的辦公平臺上，作為其中的一個功能模塊。這種方案表面上看似不錯，但實質上會使檔案系統(tǒng)缺乏一定的獨立性，當學校新增其他業(yè)務系統(tǒng)時，便難以再與其連通，不利于未來的進一步發(fā)展。

2.系統(tǒng)后期維護依然存有上升空間。個別高校開展檔案信息化工作較早，但自其檔案管理系統(tǒng)自研發(fā)上線后便不再更新，導致系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫、前端瀏覽器無法兼容高版本，系統(tǒng)安全性也隨之降低。此外在前端設計方面，沒有充分考慮檔案網(wǎng)站的專業(yè)性，版塊設置上存在非檔案專業(yè)信息過多、過雜、檔案信息版塊設計過少等問題，如展示有學校的綜合新聞信息，卻沒有展示館藏實物、機構沿革等與本校檔案工作相關的內容。有的高校網(wǎng)站檢索功能過于單一或形同虛設，無法檢索館藏檔案信息。

（三）數(shù)字檔案資源建設存在的問題

1.支撐數(shù)字檔案資源開發(fā)建設的規(guī)章制度有待進一步完善。信息化背景下的傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)章已不能完全應用于數(shù)字檔案資源的建設。比如在非網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案資源建設不需考慮對檔案的元數(shù)據(jù)等背景信息制定專門的方案，在檔案信息的傳播、復制方面也較好控制。但在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，由于信息復制傳播快，發(fā)生泄密事件難以控制，不安全因素高等特點，針對數(shù)字檔案資源建設的規(guī)章制度不但要充分考慮網(wǎng)絡環(huán)境的特點，還要制度先行，在檔案信息受控的前提下進行檔案資源建設。

2.館藏檔案數(shù)字化工作進展有待于進一步發(fā)掘潛能。高校每年會產(chǎn)生大量的檔案，但個別高校在檔案數(shù)字化方面缺乏持續(xù)性和連貫性，隔若干年才會開展一次檔案數(shù)字化工作，從而對利用者查找檔案帶來不便。長期無法查找若干時間段或某個范圍的檔案，必然降低用戶對系統(tǒng)的使用粘性，轉而退回到傳統(tǒng)的借閱利用方式以降低時間成本。還有高校在檔案數(shù)字化過程中，對館藏同一年度或同一保管期限的檔案挑選出自認為比較重要的檔案進行數(shù)字化，這就使得檔案提供利用過程中，隨著時間的推移，不管是檔案館工作人員還是借閱利用人員均難以確定某范圍的檔案是否全部數(shù)字化，抑或在檔案管理系統(tǒng)中未檢索到的檔案是否有相關實體，進而導致一旦在檔案管理系統(tǒng)上未查到某檔案，不得不再翻閱紙質目錄二次查找，未享受到檔案信息化的便利，反而增加了工作成本。

（四）高素質專業(yè)人才需要增加

信息環(huán)境下的檔案人員單靠檔案專業(yè)知識已難以應對檔案信息化工作，以致于個別高校檔案人員在開展信息化工作過程中對項目管理知識、軟件開發(fā)知識、信息系統(tǒng)集成知識等缺乏深入了解，在與系統(tǒng)集成商溝通過程中，無法充分與系統(tǒng)開發(fā)商進行需求溝通，導致系統(tǒng)開發(fā)中存在所需與所實現(xiàn)略有不同的問題。因此，檔案館在人才培養(yǎng)及選擇方面，應根據(jù)時代的變化，有目的地選擇或培養(yǎng)跨學科的人才。

三、推進高校檔案信息化工作的策略

根據(jù)目前信息化工作的發(fā)展趨勢，高校檔案信息化工作應以《數(shù)字檔案館建設指南》為指引，切實開展基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、保障體系建設，在建設過程中需要檔案部門、信息管理部門、各業(yè)務部門和保密部門共同參與實施[4]。

（一）最大程度爭取人財物支持

檔案信息化的軟硬件建設最根本的還是必要的人財物支持，因此檔案館應積極利用一切機會，爭取校方對檔案信息化工作的理解與支持。同時在信息化建設立項、實施過程中最好能夠納入本校信息化項目中，這樣可以減少招投標等工作環(huán)節(jié)，將精力集中于檔案信息化工作上。此外，對項目資金的使用要充分規(guī)劃，既要保證系統(tǒng)建設有充裕的資金，還要為系統(tǒng)升級、維護留有必要的經(jīng)費;既要考慮將存量檔案盡快全部數(shù)字化，還應顧及增量檔案的數(shù)字化費用。

（二）不斷加強安保體系建設

首先，要配備安保所需的必要設施設備。隨著信息技術的發(fā)展，安保設施也在不斷升級換代，指紋識別、人臉識別、遠程監(jiān)控等技術可考慮在機房等存放檔案數(shù)據(jù)的核心部位安裝應用。其次，對使用檔案管理系統(tǒng)的任何用戶都要按照最小授權的原則劃分級別及權限。目前，一般倡導分角色的方法進行權限分配，即設置系統(tǒng)管理員、安全審計員及檔案管理員三個角色，其中系統(tǒng)管理員負責檔案管理系統(tǒng)的更新維護，安全審計員負責對系統(tǒng)管理員及檔案管理員的行為進行監(jiān)控，檔案管理員則負責對用戶對檔案的增、刪、改、用等行為進行管理。通過三個角色的互相制約，以確保檔案的安全、真實。再次，由于目前購買第三方服務的方式已經(jīng)非常普遍，檔案館人員還應對外包工作提供指導，檔案館與高校、專業(yè)公司三方之間應加強溝通，定期召開協(xié)調會議，并制定具體明確的標準，讓工作人員有章可循，確保檔案外包工作的規(guī)范化和科學化。外包工作開展過程應根據(jù)項目管理的方法，由項目實施單位定期匯報工作進展，對工作中遇到的問題及時通過會議、現(xiàn)場調研等方式研究解決[5]。

（三）加強檔案管理系統(tǒng)建設

在檔案管理系統(tǒng)建設方面，需要考慮系統(tǒng)的布局方式，對于沒有分校的高校可考慮集中式布局，即將檔案管理系統(tǒng)布局在校機房或檔案館，由學校信息化部門統(tǒng)一維護管理，各業(yè)務部門只需定期上傳數(shù)據(jù)即可，此舉可以減少系統(tǒng)維護成本。對于有分校的高?？煽紤]采用分布式布局的方式，由于檔案的利用特征為誰產(chǎn)生誰利用較多，因此每個院校利用率最高的檔案一般是與本校相關的。采用分布式布局可以緩解系統(tǒng)的壓力，同時一旦分校的網(wǎng)絡或設備出現(xiàn)故障時，不會對總部檔案產(chǎn)生影響。

在系統(tǒng)集成商的選擇上，重點考慮以下三個方面。一是系統(tǒng)集成商相關項目經(jīng)驗是否豐富？可以要求集成商提供開展高校檔案信息系統(tǒng)建設的案例，如果相關案例較多，且用戶評價較好，可作為候選對象。二是系統(tǒng)集成廠商在本地是否有服務點？由于檔案管理系統(tǒng)的特殊性，在系統(tǒng)使用初期以及使用較長時間之后，問題數(shù)量會不斷增加，如果廠商在本地沒有相關服務點，必然會給用戶的使用帶來不便。三是系統(tǒng)集成廠商的售后承諾是否較其他廠商更具優(yōu)越性？系統(tǒng)建設重在維護，后期的維護承諾如果比較優(yōu)越可以大量節(jié)省本校的維護成本。因此也是需要重點考慮的因素。

（四）豐富館藏數(shù)字資源，提高利用效果

加強館藏資源是檔案信息化工作的重中之重，只有以豐富的館藏為依托，檔案利用者才能享受到信息化建設的成果。而豐富館藏資源，一要在確保傳統(tǒng)接收渠道的基礎上，主動出擊，加大電子文件的收集力度，這樣可以節(jié)省對檔案信息二次加工的時間。二要向社會開展檔案征集活動，對散落在外或保存在個人手中的檔案，通過征集、數(shù)字化加工等手段，在豐富館藏的同時，讓更多人得以利用。三要優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，使之在檢索策略上不斷升級，能夠為利用者提供更有針對性的內容，以提高用戶體驗滿意度。

此外，檔案信息化建設應樹立開放共享思維，檔案作為一種重要的信息資源已是不爭的事實，檔案的利用是實現(xiàn)檔案價值的唯一方式。長久以來，檔案工作者一直致力于檔案的利用服務，高校檔案館可借鑒其他領域檔案工作中的利用方式，提供多元化的信息共享服務，促進檔案利用。此外，高校檔案館也可在已有編研成果上想辦法、出奇招，結合信息部門的技術力量，通過數(shù)據(jù)分析、挖掘等技術提供個性化產(chǎn)品[6]。

（五）完善服務管理機制

一要培養(yǎng)和引進復合型工作人員。檔案信息化工作絕非檔案館單獨便可實施的，需要與本校的信息化部門、保密部門、各業(yè)務部門以及信息系統(tǒng)開發(fā)公司等相互配合，才能確保信息化工作的預期效果。因此，作為高校檔案工作人員，不但要熟練掌握檔案專業(yè)知識，還要對互聯(lián)網(wǎng)技術、軟件開發(fā)技術、項目管理技術等均有所了解方可更好地開展工作。二要建立以用戶為中心的理念。要明確檔案保存的最終目的是提供利用，因此在系統(tǒng)、界面設計上要充分考慮用戶的使用習慣，將用戶放在對檔案工作不熟悉的角度去考慮用戶的使用習慣，而非以檔案人員的視角去進行系統(tǒng)設計，以此確保用戶對檔案管理系統(tǒng)的使用粘性。還要建立用戶使用效果反饋機制，以便定期收集用戶需求，不斷完善、優(yōu)化系統(tǒng)，提升系統(tǒng)使用滿意度。

[參考文獻]

[1]孟祥喜.民航系統(tǒng)檔案信息化建設策略[J].辦公室業(yè)務，2018（11）.

[2]鄭勇.陜西高校檔案工作紀實（1988-

2017）[M].西安：陜西師范大學出版社，2018.

[3]連念.高校電子文檔管理機制創(chuàng)新實踐探索[J].檔案學通訊，2013（6）.

[4]國家檔案局.數(shù)字檔案室建設指南（檔發(fā)〔2014〕4號）[Z].2014.

[5]史江，秦慧，趙德喜.歷史檔案數(shù)字化進程中的業(yè)務外包問題探索[J].檔案學通訊，2010（1）.

[6]朱毅凱.論數(shù)字化校園建設背景下高校檔案館的角色轉變[J].檔案學通訊，2009（6）.

[作者簡介]蔣周凌（1983-），女，廣西桂林人，廣西廣播電視大學教師，館員，碩士，研究方向：檔案管理、檔案利用。

[責任編輯 時錦雯]