企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思路

王術(shù)波

摘 ?要：隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，檔案已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?，現(xiàn)如今許多單位幾乎全部使用電子檔案，企事業(yè)單位也不例外。本文通過對企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進行詳細的分析，希望對企業(yè)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)和科學技術(shù)的快速發(fā)展和普及，傳統(tǒng)的檔案管理方式無法適應(yīng)現(xiàn)新時代發(fā)展需求，而在傳統(tǒng)檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展過程中，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案管理信息管理模式得以快速發(fā)展。電子檔案管理是時代發(fā)展的產(chǎn)物，是信息共享、資源整合的重要方式，可以促進工作效率的提升，從而提高企事業(yè)單位管理水平。

一、制定檔案信息化總體規(guī)劃

制定檔案信息化總體規(guī)劃，應(yīng)符合企事業(yè)單位的發(fā)展情況。這就需要企事業(yè)單位詳細分析本企事業(yè)單位的情況和戰(zhàn)略發(fā)展目標，制定切實可行的檔案信息化總體規(guī)劃，從而形成標準統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)管理方式，促進檔案信息化的長久發(fā)展。除此之外，還應(yīng)提高檔案管理信息系統(tǒng)的實際運行效果，使得其能夠更好的服務(wù)于企事業(yè)單位檔案管理，同時也應(yīng)要重視系統(tǒng)的靈活性和發(fā)展性，為未來的創(chuàng)新發(fā)展提供保障。

二、建立完善的檔案信息網(wǎng)站

建立完善的檔案信息網(wǎng)站，可以使得企事業(yè)單位可以通過網(wǎng)頁進行瀏覽和查詢檔案信息，可以有效的對檔案信息進行分類，可以大大提高利用率[2]。檔案信息網(wǎng)站是檔案數(shù)字化的重要表現(xiàn)形式，也是推動檔案信息化建設(shè)的重要手段，具體而言：（1）在對檔案信息化建設(shè)過程中，可以將檔案管理系統(tǒng)與企事業(yè)單位管理系統(tǒng)相結(jié)合，建立統(tǒng)一標準的管理制度。可以對企事業(yè)單位各部門的信息進行綜合性考慮，資源共享，從而使得管理系統(tǒng)充分發(fā)揮其自身優(yōu)勢。（2）選擇符合實際情況的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的重要條件之一。只有選擇符合本企事業(yè)單位的檔案管理并且檢索能力比較強的軟件，才可以充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而保障企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。（3）選擇的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)要與相關(guān)標準制度相適應(yīng)，并且應(yīng)優(yōu)先選擇流行的產(chǎn)品設(shè)備，這樣可以得到軟件廠家的支持，從而可以避免今后設(shè)備升級更新時無從下手問題的發(fā)生。除此之外，要詳細考慮設(shè)備的傳輸速度、反應(yīng)能力等合理配置設(shè)備。

三、向檔案信息資源數(shù)字化發(fā)展

檔案信息資源數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點，是保障檔案信息的重要方式，也是建設(shè)數(shù)字化檔案綜合服務(wù)信息系統(tǒng)的重要內(nèi)容[2]。檔案數(shù)字化是依靠先進的信息技術(shù)，對檔案部門傳統(tǒng)的檔案資料（音頻、視頻等）轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，從而為建立檔案目錄資料數(shù)據(jù)庫提供幫助。需要注意的是在館藏檔案資源中實現(xiàn)數(shù)字化，并不是將所有的館藏檔案全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，而是對館藏檔案進行詳細的分析，采取切實可行的方式，循序漸進的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案資料。另外，將館藏檔案資料信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案信息，并不是不在使用傳統(tǒng)檔案館，而是企事業(yè)單位根據(jù)實際情況，將傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案相結(jié)合，從而促進檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

四、制定標準化、系統(tǒng)化的檔案信息

標準化、系統(tǒng)化是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，也是檔案信息化建設(shè)的標志。因此這就需要企事業(yè)單位應(yīng)遵循國家信息化建設(shè)相關(guān)規(guī)章制度和標準，并結(jié)合自身的實際發(fā)展情況，制定標準化、系統(tǒng)化的檔案信息內(nèi)容，從而促進檔案信息管理工作效率的提升，可以大大減少由于設(shè)置、格式等變化導(dǎo)致信息錯誤現(xiàn)象的發(fā)生。

檔案目錄數(shù)據(jù)庫既要符合國家建設(shè)標準，又要便于操作。因此各個企事業(yè)單位的文件和檔案的內(nèi)容、格式等應(yīng)要有統(tǒng)一的標準，對檔案數(shù)據(jù)庫管理軟件等建立統(tǒng)一的標準，從而使得電子錄入之后可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享的目的，可以有效避免由于操作軟件的不同導(dǎo)致兩者之間不能夠轉(zhuǎn)化和讀取問題的發(fā)生。

五、為檔案信息化設(shè)置安全保密問題

檔案信息化建設(shè)推動檔案資源的開發(fā)和利用，數(shù)字化的檔案信息雖然可以為用戶帶來更多的便利，但卻存在著諸多的安全問題。

檔案信息最為重要的是具有保密性，有些檔案可以不用加密，供任何用戶下載、瀏覽和使用;而有些重要的檔案信息就不宜公開，需要設(shè)置密保問題。數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容和位置很容易發(fā)生變，可能會引發(fā)檔案資料的丟失，因此對檔案信息有著巨大的威脅[3]。這就需要采用合理的防護措施，對檔案信息化提供強有力的保護，具體而言：（1）建立完善的規(guī)章制度，保障檔案信息的安全性，同時還應(yīng)加強檔案人員的保密教育培訓工作，提高其自身綜合素質(zhì)。（2）安全穩(wěn)定的計算機系統(tǒng)，可以保障信息安全。因此這就需要制定信息安全規(guī)范體系和嚴謹科學的管理計劃，明確責任制度，從而保障網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性。（3）對檔案信息要定期進行備份和異地存儲，可以有效避免信息系統(tǒng)崩潰或者受損信息數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象發(fā)生。同時在服務(wù)器中可以使用鏡像硬盤，如果數(shù)據(jù)丟失或者病毒入侵，另一個硬盤還是可以使用。（4）網(wǎng)絡(luò)上是保障數(shù)字化檔案的重要部分，所以可以建立防火墻、身份認證和訪問控制等，從而提高安全系數(shù)。

六、提高檔案人員的綜合能力

在企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，主要是依靠計算機和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，采用信息技術(shù)檔案管理工作方式，使得傳統(tǒng)手工方式錄入檔案資料轉(zhuǎn)變更加自動化、智能化的錄入方式，從而可以為企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供保障。由于檔案管理越來越趨于自動化、智能化，因此對檔案人員的綜合能力提出更高要求。檔案人員應(yīng)要更新觀念，努力學習先進的知識和技術(shù)，能夠熟練掌握相關(guān)操作流程，并且能夠?qū)Ａ康臄?shù)據(jù)信息進行分類、標記和管理，從而使得檔案信息充分發(fā)揮其自身優(yōu)勢，滿足企事業(yè)單位對檔案的需求。

結(jié)束語

總而言之，檔案管理對企事業(yè)單位工作發(fā)揮著十分重要的作用。在現(xiàn)階段的檔案信息管理充滿著挑戰(zhàn)，并且檔案管理工作的好壞，在一定程度上影響著工作效率。因此在檔案信息化建設(shè)前期階段應(yīng)做好準備工作，加強對檔案信息安全管理等方面的重視度，充分利用一切資源，推動檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展，從而促進企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

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[3] ?邸志紅.做好企事業(yè)單位檔案管理工作之我見[J].黑龍江檔案，2017（02）：67.