論述當(dāng)前企業(yè)檔案管理中的問題及解決對策

摘 要：企業(yè)檔案作為企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營、管理不可獲取的重要基礎(chǔ)。但是在當(dāng)前的形勢下企業(yè)檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的形勢，因此，如何做好企業(yè)的檔案管理工作值得研究。本文筆者就目前企業(yè)檔案管理存在的主要問題進(jìn)行粗淺的探討，并提出幾點(diǎn)解決對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;問題;對策

前言

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包含文書、科技、人事等多類檔案材料。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，對于實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中競爭力具有重要意義。

1.企業(yè)檔案管理存在問題

在企業(yè)管理過程中，涉及方方面面的工作，在企業(yè)檔案管理方面新時(shí)代的要求還有很多大的差距，個(gè)人認(rèn)為主要存在以下一些問題：

1.1檔案管理的重要性認(rèn)識不夠

隨著國家對企業(yè)改革不斷推進(jìn)，企業(yè)為了在市場競爭中得以立足，取得不敗之地，部分企業(yè)一心追求盈利而忽視檔案管理工作，一些企業(yè)甚至沒有建立檔案室或只有極其簡易無人管理的檔案室。在現(xiàn)實(shí)工作過程中，領(lǐng)導(dǎo)干部及職工也往往只看重安全、生產(chǎn)、效益這些硬性指標(biāo)，對企業(yè)檔案重視不夠，存在著觀念上的偏見，單純地認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)極其簡單的工作，因此導(dǎo)致了企業(yè)對這方面的資金投入的較少，很多檔案建設(shè)所需要的硬件設(shè)施跟不上檔案管理的需要，沒有配備檔案員，以至于企業(yè)檔案工作隨著企業(yè)發(fā)展的不斷改革，更加不受重視，很多企業(yè)檔案管理員出現(xiàn)被其他部門排擠合并等現(xiàn)象，使得檔案管理工作缺乏有力的支持。

1.2檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高、培養(yǎng)不夠

合理的檔案管理隊(duì)伍，要均衡隊(duì)伍人員的能力結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)等。現(xiàn)今不少企業(yè)沒有真正的檔案管理人員，只是部分人員兼職管理，隨著新形勢下檔案管理工作的各種新要求，一部分檔案管理人員的知識水平已難以適應(yīng)當(dāng)下知識更新的速度，而擁有高素質(zhì)、高知識水平的新型人才多熱衷從事生產(chǎn)工程建設(shè)，輕視或放棄企業(yè)檔案管理工作。究其原因，是企業(yè)檔案管理工作枯燥無味大，瑣碎，難出成績。

1.3檔案管理方式落后，檔案“主體”認(rèn)知不足

當(dāng)前，很多企業(yè)檔案管理一直采用的是傳統(tǒng)管理方式，沒有將現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入進(jìn)去，導(dǎo)致了管理方式落后，跟不上形勢的發(fā)展。由于管理方式落后，很多檔案在查找過程中非常不方便，降低了工作效率不說，還很難配合其他部門開展工作。

大多數(shù)企業(yè)在檔案管理認(rèn)知上還存在一定的誤差，只注重人事檔案，即把人事檔案當(dāng)企業(yè)檔案“主體”。以至于忽略了企業(yè)其他資料的管理、收集以及歸檔工作，致使真正有價(jià)值，在企業(yè)發(fā)展中承擔(dān)指導(dǎo)作用的重要信息資源，逐漸流失，無法更好的利用，以此錯(cuò)誤的“主體”認(rèn)知，遏制了企業(yè)檔案的發(fā)展與管理。

2.企業(yè)檔案管理問題的解決對策

當(dāng)前企業(yè)發(fā)展面臨經(jīng)濟(jì)、政治、文化多元化發(fā)展趨勢，檔案類別從原來的員工資料，逐漸增加至技術(shù)圖紙、文件記錄、合同章程等等。要提高檔案管理工作，主要有以下幾個(gè)方面：

2.1強(qiáng)化檔案管理工作重要性的認(rèn)識

企業(yè)各級人員應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理工作的作用，這不但是企業(yè)管理的需要，也是企業(yè)健康發(fā)展的重要保障，真正認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的重要作用。在每月的工作例會上應(yīng)有分管領(lǐng)導(dǎo)專門布置落實(shí)檔案管理工作的具體措施，將檔案管理工作列入年度考核工作中，確保檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處。積極開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)的安全生產(chǎn)、技術(shù)開發(fā)、員工管理等各項(xiàng)工作中的作用，從個(gè)人意識上提高對檔案重要性的認(rèn)識。

2.2加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

當(dāng)前很多企業(yè)檔案管理都是采取兼職管理，兼職檔案員日常工作繁多、工作變動(dòng)頻繁、新手多、專業(yè)水平低等，針對此種情況要有目的地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對新上崗兼職檔案員要進(jìn)行檔案管理的基本知識和基本技能、實(shí)際操作方法、文件價(jià)值鑒定的原則和方法等內(nèi)容的培訓(xùn)，確保檔案資料前期收集整理到位。企業(yè)應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況針對性對檔案管理員進(jìn)行后期培訓(xùn)，確保各類檔案管理人員能夠逐步提高檔案管理知識，向?qū)I(yè)檔案管理員靠攏，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加檔案職稱培訓(xùn)，考取相關(guān)職稱證書，讓其享受相應(yīng)待遇。

2.3創(chuàng)新檔案管理工作

在檔案管理的工作中，企業(yè)及管理員大膽創(chuàng)新，改變滯后單一的工作方法，不墨守成規(guī)。檔案管理員以本單位的實(shí)際情況出發(fā)，積極聯(lián)系上級和下級、全局和局部、共性和個(gè)性的相互關(guān)系，把各個(gè)要素有機(jī)的結(jié)合在一起，能夠在解決問題上面大膽創(chuàng)新，面對那些疑難問題、敏感問題勇于負(fù)責(zé)，樹立好服務(wù)企業(yè)的思想。

2.4增加檔案管理財(cái)力投入，完善管理機(jī)制

企業(yè)對檔案管理應(yīng)當(dāng)適當(dāng)增加資金投入，配備相關(guān)設(shè)施設(shè)備，適時(shí)更新檔案管理新技術(shù)、新設(shè)備，提高檔案管理人員的薪酬和福利待遇，為檔案管理人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。完善檔案管理人員進(jìn)出渠道建設(shè)，強(qiáng)化競爭意識，遴選出適應(yīng)能力強(qiáng)、知識水平高的優(yōu)秀人才將其納入到檔案管理隊(duì)伍中去。

檔案管理工作涉及多部門，內(nèi)容繁雜，必須堅(jiān)持規(guī)范原則、集中管理，以制度建設(shè)促進(jìn)檔案管理工作的提高。對檔案材料收集、整理、借閱和歸檔等建立可操作的規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行。要逐步建立健全檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度，如在我們福能集團(tuán)已經(jīng)建立了HR信息化系統(tǒng)，下屬各級公司應(yīng)結(jié)合系統(tǒng)全面推進(jìn)檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化全面形成。

結(jié)束語

時(shí)代的發(fā)展對企業(yè)檔案管理提出新的要求，企業(yè)檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理的過程，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況、內(nèi)外部環(huán)境的變化發(fā)展，必須提高檔案相關(guān)工作的重視，加大對其建設(shè)力量的投入，提高管理人員的綜合素質(zhì)，最終建立有效運(yùn)轉(zhuǎn)的管理體制，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。企業(yè)檔案運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，提高信息處理能力，為安全生產(chǎn)、科研攻關(guān)、職工管理和企業(yè)發(fā)展服務(wù)，形成良勝循環(huán)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]高金宇、唐明瑤.檔案管理實(shí)務(wù).科學(xué)出版社.2017年10月

[2]唐明瑤.檔案管理.科學(xué)出版社.2016年2月.

作者簡介：

陳榮海，男，1975年6月生，本科學(xué)歷，高級工程師，現(xiàn)任福建省天湖山能源實(shí)業(yè)有限公司人力資源部副經(jīng)理。