行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理分析

刁迎濱

摘 要：行政事業(yè)單位非盈利組織，肩負(fù)著社會(huì)管理和執(zhí)法監(jiān)督的重任。在信息時(shí)代下，數(shù)字化檔案管理的推廣情況尚不盡人意，在具體實(shí)施環(huán)節(jié)尚存不少問題。本文先論述了行政事業(yè)單位實(shí)施數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)，再闡述開展檔案數(shù)字化管理的對(duì)策，以期能增強(qiáng)檔案管理水準(zhǔn)。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化

前言

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，在行政事業(yè)單位檔案管理中，必須將現(xiàn)代化信息技術(shù)及軟件設(shè)備等合理運(yùn)用其中，踐行數(shù)字化檔案管理。然而，在數(shù)字化檔案管理的具體運(yùn)用中，尚存不少亟待改進(jìn)的問題，使得行政事業(yè)單位在發(fā)展進(jìn)程中受阻，亟待采取行之有效的措施予以改正。本文將淘汰行政事業(yè)單位數(shù)字化管理的對(duì)策。

一、行政事業(yè)單位實(shí)施數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）有助于更好地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值

行政事業(yè)單位之前采取紙質(zhì)化管理的方式開展檔案管理，需要將紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)在指定位置，伴隨著紙質(zhì)檔案的持續(xù)增多，檔案存儲(chǔ)需要占用的空間也逐步擴(kuò)大，使得檔案數(shù)據(jù)信息更新相對(duì)遲緩，難以及時(shí)找出所需檔案信息。且考慮到行政事業(yè)單位檔案不輕易開放的特點(diǎn)，能夠閱覽、查詢這些檔案的人員相對(duì)較少，若在檔案存儲(chǔ)過程中出現(xiàn)損壞，往往難以找回相應(yīng)信息。通過采取數(shù)字化檔案管理，能夠?qū)n案信息以數(shù)字化形式儲(chǔ)存起來，此舉能夠有效突破時(shí)間和空間的局限，并能夠及時(shí)依據(jù)檔案信息變化在數(shù)據(jù)庫內(nèi)進(jìn)行更新。除此之外，數(shù)字化檔案管理具備強(qiáng)大的檢索和分類功能，檔案管理人員能夠通過輸入關(guān)鍵詞，快速獲取所需檔案資料，此舉能夠讓檔案信息的利用率顯著提升。

（二）有助于降低在檔案管理上的成本

傳統(tǒng)檔案管理模式的管理成本相對(duì)較高，一旦紙質(zhì)檔案被損毀，難以及時(shí)修復(fù)，在檔案室構(gòu)建、后期管理等環(huán)節(jié)需要予以高度關(guān)注，在這些方面耗費(fèi)的成本處于逐年增多的情況。通過實(shí)施數(shù)字化檔案管理，雖然前期在數(shù)字化檔案時(shí)構(gòu)建上需要投入較大資金，以確保相應(yīng)設(shè)備配置得當(dāng)，在此期間還需由專業(yè)人員進(jìn)行設(shè)備維護(hù)。但在基礎(chǔ)社會(huì)構(gòu)建成功后，后期投入會(huì)大幅度降低，在具體檔案管理期間耗費(fèi)的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于傳統(tǒng)檔案管理。通過實(shí)施數(shù)字化檔案管理方式，有利于科學(xué)應(yīng)對(duì)由紙質(zhì)檔案受損導(dǎo)致的信息不全等問題，此舉均有助于降低在檔案管理上耗費(fèi)的成本。

二、行政事業(yè)單位優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的對(duì)策

（一）切實(shí)保障檔案信息儲(chǔ)存安全

在選擇檔案信息儲(chǔ)存方式時(shí)，相應(yīng)工作人員需將確保檔案信息的安全作為首要目標(biāo)。在運(yùn)用數(shù)字化檔案管理時(shí)，需加強(qiáng)防火墻等建設(shè)，切實(shí)保障檔案信息的安全性，有效抵御黑客、病毒等惡意攻擊。為保障檔案性存儲(chǔ)的安全性，可以著眼于以下方面：其一，在計(jì)算機(jī)內(nèi)安裝防火墻、殺毒軟件等，針對(duì)電腦系統(tǒng)實(shí)施全方位監(jiān)控，在對(duì)相應(yīng)信息開展嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的篩選分析后，若發(fā)現(xiàn)異常情況，需在一定時(shí)間發(fā)出攔截警告，引起管理人員的重視，從而得到及時(shí)處理;其二，隨著信息時(shí)代的來臨，病毒和黑客的供給能力及危險(xiǎn)系數(shù)也處于持續(xù)更新和提升之中，故而殺毒軟件等也需及時(shí)更新升級(jí)，并將備份工作落實(shí)到位，嚴(yán)厲打擊信息失真、被篡改等問題，避免釀成難以預(yù)估的損失;其三，行政事業(yè)單位要立足與檔案管理特點(diǎn)，出臺(tái)對(duì)應(yīng)安全管理制度，全面考慮相應(yīng)問題，明確界定各部門的職責(zé)及權(quán)限，將保密工作落實(shí)到位。

（二）強(qiáng)化管理人員綜合素養(yǎng)

為推進(jìn)行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理順利開展，一方面需要聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員，一方面要強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，組織相應(yīng)工作人員開展專業(yè)化培訓(xùn)，增進(jìn)管理人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的認(rèn)知，明確需要掌握的技術(shù)及知識(shí)，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理技術(shù)及知識(shí)。由于檔案管理涉及到機(jī)密文件和重要信息，故而檔案管理人員必須具備良好的保密意識(shí)。在實(shí)施數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程中，行政事業(yè)單位必須注重強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍構(gòu)建，確保檔案管理人員具備相應(yīng)工作能力及資質(zhì)，將海量信息儲(chǔ)存和研究工作一一落實(shí)，并檢測(cè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在運(yùn)行過程中是否存在問題，切實(shí)保障信息的安全性。除此之外，行政事業(yè)單位要組織檔案管理人員開展多元化培訓(xùn)活動(dòng)，讓其數(shù)字化管理能力得以穩(wěn)步提升。

（三）切實(shí)保障數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性

數(shù)字化檔案管理涵蓋了多方面內(nèi)容，諸如數(shù)據(jù)采集、整理歸納、信息儲(chǔ)存等均屬于此范疇，在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的輔助下，有助于提升檔案管理效率及質(zhì)量，并讓檔案信息的利用率有效提升，故而在實(shí)施數(shù)字化管理時(shí)，必須將各個(gè)環(huán)節(jié)的工作落實(shí)到位，采取嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的管理。行政事業(yè)單位要依據(jù)檔案管理的要求，出臺(tái)具有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)制定對(duì)應(yīng)參考標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息采取嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的管理，著眼于制度和人員這兩大層面，約束和規(guī)范相應(yīng)工作人員的行為及操作。

（四）讓文書處理和歸納落實(shí)數(shù)字化管理

行政事業(yè)單位在日常辦公中，文字編制屬于其中必不可少的環(huán)節(jié)，在檔案管理中，需要將這些文書進(jìn)行數(shù)字化處理，在計(jì)算機(jī)設(shè)備的輔助下，準(zhǔn)確及時(shí)地錄入相應(yīng)該文件，有效突破時(shí)間和空間之間的局限，讓文書管理的局限性得到科學(xué)應(yīng)對(duì)。通過利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，行政事業(yè)單位能夠針對(duì)電子文化實(shí)施統(tǒng)一化管理，此舉一方面有利于減少在檔案管理上的時(shí)間，一方面可以降低工作人員的工作負(fù)荷。

（五）改進(jìn)數(shù)字化檔案管理相應(yīng)配置

為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)，需要以相應(yīng)信息設(shè)備為基礎(chǔ)。故而為優(yōu)化行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理，必須以健全的軟硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，故而需要在此過程中投入大量資金。在資金相對(duì)局限的情況下，行政事業(yè)單位可以采取分步建設(shè)的方式，逐步完善數(shù)字化檔案信息的配置及設(shè)備，推動(dòng)檔案管理配置逐步健全和優(yōu)化。與此同時(shí)，為確保數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)配置符合檔案管理的具體要求，必須以行政事業(yè)單位檔案管理的基本內(nèi)容及特點(diǎn)為基礎(chǔ)，立足實(shí)際對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)和調(diào)整。

總結(jié)

伴隨著信息時(shí)代的來臨，行政事業(yè)單位檔案管理必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的價(jià)值。管理層必須正視實(shí)施數(shù)字化檔案管理的價(jià)值，從資金、制度等諸多方面予以適當(dāng)支持。另外，檔案管理人員要明確自身肩負(fù)的職責(zé)，正視當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的中的不足，并以此研究有效應(yīng)對(duì)措施。

參考文獻(xiàn)

[1]張黎一.機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究[J].科技風(fēng)，2019（26）：217.

[2]李娟.數(shù)字化管理在婚姻登記檔案工作中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（24）：32.

[3]林俏瑾.人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）：166-167.