會務(wù)工作易疏忽處及對策

王坤

【摘 要】隨著社會經(jīng)濟(jì)高速的發(fā)展，各部門之間的合作交流日益頻繁，無論是經(jīng)濟(jì)合作、學(xué)術(shù)交流還是政策研討等，多以會議的形式開展。在現(xiàn)代會議中，人們對會議提出了更高的要求，因此會務(wù)組要綜合考慮多方需求、關(guān)注細(xì)節(jié)，會務(wù)人員必須掌握更先進(jìn)的業(yè)務(wù)理論知識，保證會議順利、高效進(jìn)行，不斷提升會務(wù)工作的專業(yè)化水平。

【關(guān)鍵詞】會務(wù)工作;疏忽處;對策

【中圖分類號】C931.4 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）06-0238-02

習(xí)近平總書記在黨的十九大報告中指出，要建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)干部隊伍，著力培育他們的專業(yè)才能。新時代，作為黨組織的會務(wù)工作者，必須以黨的十九大精神為指導(dǎo)，立足會議作業(yè)的實際需求，提高會務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)和會務(wù)工作的專業(yè)化水平。

1 會務(wù)工作概述

會議作業(yè)是指會議議程上的事務(wù)，為黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位召開會議、評論事務(wù)供給提供服務(wù)。大會的一般作業(yè)包含與大會有關(guān)的全部事項，狹義上指與會議有關(guān)的具體事項。

2 會務(wù)工作存在的問題及原因分析

（1）會議操作不規(guī)范。會議作業(yè)具有法律性、程序性和標(biāo)準(zhǔn)性。在會議作業(yè)中，應(yīng)特別注意作業(yè)的合法性和程序標(biāo)準(zhǔn)，它要求一切都要以準(zhǔn)則為基礎(chǔ)，以法律為準(zhǔn)繩。但是，在實際中存在一些違規(guī)行為，主要表現(xiàn)如下：①會議名稱簡化，不標(biāo)準(zhǔn)。常務(wù)委員會會議的法定性質(zhì)對會議有明確的要求。②會議議程組織無序。會議議程決定了審議的質(zhì)量。在實際的會議過程中，通常會務(wù)人員會將專題安排到法規(guī)案前或把人事案排到書面報告前等。同時，對會議文件的用語要規(guī)范，比如“書面聽取”有的時候是需要放在書面報告前，“審議”是在人事任免事項上采用的。這些細(xì)節(jié)都要注意。

（2）會后歸檔整理不周密。會議的召開進(jìn)程大致可分為會前準(zhǔn)備、會議效勞和會后收拾。但是在大家眼里，會前準(zhǔn)備工作和會議過程中的服務(wù)工作是至關(guān)重要的，認(rèn)為好的會議質(zhì)量是由這兩個方面決定的，往往忽視了會后的整理后勤工作。其實會后有大量的工作需要整理，只有高效地完成會后整理工作，才是真正意義上的完成會務(wù)工作。會議的特殊性在于，每次開會后，會務(wù)工作人員要馬上進(jìn)行搜集與整理工作，包括會議的各項要求及參會人員提出的意見。對會議審議過程中的材料分門別類地整理成文，之后還需要打印，分發(fā)到各個政府和相關(guān)部門進(jìn)行研究審議。會后的工作中，審議意見的整理只是其中一部分，其中還包括會議紀(jì)要、會議簡報、會議快報、會議公報及會議過程中做出的決議等。所以，要做好會務(wù)工作，會后整理一定要注意以下兩個方面。一方面，對會議內(nèi)容盡量做到有條理地記錄，并及時梳理和整理會議發(fā)言人的報告。抓住發(fā)言人的立場和觀點，領(lǐng)悟其基本思想，最后總結(jié)會議的精髓和精神，做到信息準(zhǔn)確且高效。另一方面，對會議結(jié)果進(jìn)行整理時，無論是會議紀(jì)要還是布告，言語都要精準(zhǔn)，用詞精確;對會議內(nèi)容的表述應(yīng)盡量詳細(xì)，修改者應(yīng)重新查看表會議紀(jì)要中的關(guān)鍵詞，并用恰當(dāng)?shù)脑~語詳細(xì)解釋關(guān)鍵詞。這些要求充分說明了會后歸檔工作的重要性。在實踐中，會務(wù)人員容易忽視會后落幕作業(yè)，使會后手稿不符合“四個素質(zhì)”（即水平、含義、可行性和合法性）的要求。

（3）會務(wù)工作隊伍不專業(yè)。在日常會議作業(yè)中，一部分臨時調(diào)任的會務(wù)人員的專業(yè)性有待提高，作業(yè)時間和作業(yè)態(tài)度有時難以保證。在作業(yè)時，人們往往更注重書面資料。一部分工作人員認(rèn)為自己能寫資料，是核心人員，他們對辦公室作業(yè)和會務(wù)人員不夠重視。會務(wù)人員有時會遇到地位低、晉升不成功和作業(yè)壓力大的問題。更重要的是，許多人不愿意進(jìn)入會務(wù)崗位。商務(wù)訓(xùn)練也以寫作或信息為主，很少進(jìn)行與會議事務(wù)有關(guān)的商務(wù)訓(xùn)練。會議作業(yè)經(jīng)驗的形成主要依靠會議作業(yè)人員自己在日常作業(yè)中的積累和探索，這種情況不可避免地給會議作業(yè)隊伍的建設(shè)帶來了困難。此外，會務(wù)人員的頻頻流動，也是導(dǎo)致會議作業(yè)能力不足和專業(yè)會議人員不足的主要原因。以合肥市企業(yè)業(yè)務(wù)辦公室現(xiàn)有4名作業(yè)人員為例，只有1名工作人員在會議室作業(yè)1年以上。而暫時調(diào)入會議組的作業(yè)人員往往認(rèn)為自己是“臨時工”，很少深化學(xué)習(xí)會議作業(yè)。

3 完善會務(wù)工作的對策

（1）加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)。一是提高工作人員對會議作業(yè)重要性的認(rèn)識。會議作業(yè)缺少大家的認(rèn)可，歸根結(jié)底，是大家對大會作業(yè)的作用及重要性知之甚少，對大會的作業(yè)內(nèi)容、流程缺少深入的了解。普遍認(rèn)為，會議作業(yè)只是移動椅子和擺放卡片的小事。事實上，會議作業(yè)繁雜，任務(wù)很重，雖然大多都是小事情，但這些小事情卻會逐步成為“大角色”。為了加強(qiáng)會議作業(yè)宣傳工作，會務(wù)人員自身要先注重會議作業(yè)，挖掘細(xì)節(jié)，充分利用報紙、網(wǎng)站等媒體，加強(qiáng)會議作業(yè)核心內(nèi)容的宣揚(yáng)。靈活運(yùn)用各種宣傳手段，通過舉例、現(xiàn)場訪談等方法使人們更直接地了解會議作業(yè)。二是對會務(wù)工作進(jìn)行新聞推廣。號召工作人員關(guān)注宣傳平臺，將常委會務(wù)機(jī)關(guān)的工作力量集中在會務(wù)工作的每個細(xì)節(jié)當(dāng)中，讓默默無聞的會務(wù)工作也能像其他文字工作者一樣“閃閃發(fā)光”，讓大家都認(rèn)識到會務(wù)工作的重要性。當(dāng)然，宣傳工作也少不了與電視臺、廣播臺進(jìn)行合作。

（2）重視記錄歸檔。加強(qiáng)會議記載。會議記載是會議期間的記載。除一些不能以會議、記載、備忘錄等形式記載的非正式會議外，其他一切正式會議都應(yīng)當(dāng)記載在案，并按記載執(zhí)行。從已經(jīng)備案的規(guī)定可以看出，在審查公司相關(guān)情況的時候，會議記錄是重要的審核依據(jù)。從會議記錄中可以看到公司是否依法履行各項法律職責(zé)。會議記錄中記錄了大小會議的內(nèi)容，從中可以反映各個領(lǐng)導(dǎo)階層的各項活動，是考察與了解一個部門或團(tuán)隊運(yùn)營情況的關(guān)鍵步驟，會議記錄具有很高的參考價值。為了完善會議記錄工作，必須注意以下幾個方面：一是完善會議記載的相關(guān)準(zhǔn)則。有必要明確哪些類型的會議有必要記載和存檔。例如，常務(wù)委員會、人民代表大會和其他重要會議，有必要依照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行記載和歸檔工作。

（3）加大培養(yǎng)力度。21世紀(jì)的競爭是人才的競爭，對人才的需求量越來越大，培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人才勢在必行。會務(wù)工作雖然不像其他工作，讓人才互相競爭，但是會務(wù)工作人才的建設(shè)也必不可少。首先，應(yīng)該對會務(wù)工作人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，注重學(xué)歷，重點培養(yǎng)流動性相對較小的一些人員，避免出現(xiàn)隊伍老齡化嚴(yán)重的現(xiàn)象。只有注重這些問題，才能真正加強(qiáng)會務(wù)工作隊伍培養(yǎng)工作，提升團(tuán)隊的專業(yè)化水平，保證會務(wù)工作的井然有序。只有注重會務(wù)人員的培養(yǎng)，才能適應(yīng)社會發(fā)展，不斷地接受新鮮事物，學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)。例如，在會務(wù)工作中經(jīng)常會使用比較先進(jìn)的電子設(shè)備（包括音響系統(tǒng)、電子顯示屏及藍(lán)牙設(shè)備等），這就要求會務(wù)人員必須掌握新的技能，為多元化的會務(wù)工作提供基礎(chǔ)保障。其次，會議作業(yè)的多樣性決定了工作人員在工作中必須非常仔細(xì)，注重細(xì)節(jié)和一些小的變化。因此，作業(yè)人員應(yīng)注重將會務(wù)作業(yè)技術(shù)和新的科學(xué)技術(shù)結(jié)合運(yùn)用。

參 考 文 獻(xiàn)

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[責(zé)任編輯：高海明]