基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的電子信息化檔案管理研究

曹曉燕

摘要：本文從分析電子信息化檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異著手，介紹了電子信息化檔案管理的意義；從思想角度和管理手段出發(fā)，分析了大數(shù)據(jù)背景下檔案管理數(shù)據(jù)具有的特點以及發(fā)展趨勢，從而提出了基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息化建設(shè)策略，以期為電子信息化檔案管理提供決策依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；大數(shù)據(jù)時代；電子信息化

一、電子信息化檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異

與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子信息化檔案與傳統(tǒng)檔案在管理上存在著很大的差異。

（一）管存空間不一樣

傳統(tǒng)檔案通常情況下，保存于檔案室，進(jìn)行集中統(tǒng)一保存管理。而電子檔案管理具有相對分散且形式多樣的特點。部分電子檔案是在線集中的方式，將電子文本轉(zhuǎn)移到檔案部門指定的信息地址中進(jìn)行管理，部分是通過檔案部門掌握其信息地址而進(jìn)行管理。還有些是保存到磁帶、磁盤、光盤等載體，然后集中于檔案部門進(jìn)行管理。

（二）管理保存技術(shù)不同

傳統(tǒng)檔案保存環(huán)境只要做好溫度、濕度、防火等常規(guī)技術(shù)，即可進(jìn)行保存管理。而電子檔案管理本身則是通過技術(shù)手段進(jìn)行的收集，因此，對其管理和控制的技術(shù)要求，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了傳統(tǒng)檔案的管理技術(shù)。例如，電子檔案載體的老化、污染、磁場等都會影響其管存質(zhì)量，同時，計算機(jī)病毒軟、硬件系統(tǒng)的升級更新等，也都會影響電子檔案的識讀和利用，而傳統(tǒng)檔案的管存則不存在這些問題。

（三）檔案利用效能不同

傳統(tǒng)檔案在重新利用雖然存在專題性、系統(tǒng)性強(qiáng)的特點，但轉(zhuǎn)化過程速度慢，時效性較低。而電子檔案中的信息，可隨時進(jìn)行提取，并能迅速的作為參考資料供使用者利用。此外，電子檔案的利用還可以采用在線方式，對于用戶來說.基本上擺脫了地域和時間限制，使文件查找速度快，可以實現(xiàn)信息或數(shù)據(jù)的共享，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。

二、電子信息化檔案管理的意義

（一）檔案管理信息化推動檔案管理現(xiàn)代化

大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣化，檔案內(nèi)容分散交叉等顯著特征要求我們必須采用符合時代潮流和要求的現(xiàn)代化的檔案管理方式和方法。

（二）檔案管理信息化提高檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)水平

1、檔案管理省時省力

檔案管理的信息化使得檔案可以一次錄入多次利用，檔案管理和利用的效率極大提高，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，實時化和自動化讓我們的檔案管理工作省時省力。

2、檔案利用更便捷

檔案管理的信息化的一個重要內(nèi)容就是檔案的網(wǎng)絡(luò)化，有檔案使用需要的人可以隨時隨地的查閱和使用網(wǎng)絡(luò)上共享的檔案資料，在一定程度可以幫助加快檔案使用者的工作進(jìn)度；同時，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化使得檔案管理人員對檔案資料的管理和挖掘更便捷和有效[1]。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理數(shù)據(jù)具有的特點以及發(fā)展趨勢

檔案實際上是在人類發(fā)展歷史過程中，人類根據(jù)周圍事物的發(fā)展特征以及改造世界而進(jìn)行的理論文字資料。人們可以通過文字資料的描述來了解當(dāng)今歷史發(fā)展的各個事件，所以檔案也是人類歷史文明發(fā)展的見證者。檔案記錄了我國5000多年來的歷史發(fā)展趨勢和發(fā)展內(nèi)容，假如古人沒有將一些歷史事件記錄到檔案中，則人們很難對我國優(yōu)秀的傳統(tǒng)文化進(jìn)行良好的傳承。并且隨著當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，檔案也結(jié)合了當(dāng)前的時代特征而進(jìn)行了內(nèi)容和形式上的改變，主要有以下幾個方面

（一）從思想角度出發(fā)

人們要根據(jù)當(dāng)前時代的發(fā)展特征，來改變對檔案管理的手段和觀念，在對檔案進(jìn)行管理的過程中，一定要重視以往舊的檔案使用價值。要從大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)傳輸和儲存的特點出發(fā)，利用大數(shù)據(jù)時代下，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，來對之前的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)性的歸納和分類[2]。根據(jù)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，工作人員還要在網(wǎng)絡(luò)平臺上建立起檔案管理平臺，使得以往的檔案資料可以對當(dāng)今時代的發(fā)展具有良好的指導(dǎo)作用。

（二）從管理手段出發(fā)

在我國傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于大部分的檔案資料都是通過紙質(zhì)進(jìn)行保存，因此，管理手段也大部分是用人工進(jìn)行資料的歸納和總結(jié)。但是隨著當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，工作人員應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中，運(yùn)用先進(jìn)的信息化手段來進(jìn)行系統(tǒng)的管理，在當(dāng)前檔案管理工作中加入信息化的技術(shù)，將當(dāng)前檔案資料做成電子版本并且上傳于網(wǎng)絡(luò)，方便管理人員可以根據(jù)實際需求來進(jìn)行相關(guān)檔案的搜集管理。

四、運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息化管理策略

隨著當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下，信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的管理人員可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)上大量的企業(yè)發(fā)展管理建議和發(fā)展措施，來完善自身的企業(yè)決策管理。但是企業(yè)的管理人員一定不要根據(jù)自身以往的管理經(jīng)驗來進(jìn)行企業(yè)的決策和發(fā)展方向，企業(yè)管理人員在制定發(fā)展模式時，一定要立足于用戶的實際需求和體驗感覺[3]。所以管理人員一定要根據(jù)當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下的信息技術(shù)來進(jìn)行先進(jìn)的檔案管理模式和技術(shù)的更新，根據(jù)我國信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，管理人員可以從以下方面進(jìn)行信息檔案的管理工作。

（一）建立先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及配套的軟件及硬件支撐

隨著當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，工作人員要根據(jù)實際檔案信息管理現(xiàn)狀，來建立技術(shù)含量高的管理軟件，并且還要定期對管理軟件的運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行隨時的監(jiān)測，從而可以逐步實現(xiàn)將傳統(tǒng)資料數(shù)字化的轉(zhuǎn)型。對于檔案管理中的收集以及儲存工作，工作人員需要用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來作為基礎(chǔ)性的技術(shù)支撐，工作人員還要根據(jù)實際的管理情況，來引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)、交換機(jī)等先進(jìn)的信息處理設(shè)備。在軟件建設(shè)方面，建設(shè)以企業(yè)檔案管理平臺及企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理模式的成功轉(zhuǎn)型。

（二）完善信息化管理手段

隨著信息化時代檔案信息的不斷增加，工作人員要根據(jù)實際檔案信息儲存量來制定合理的檔案信息管理手段，使得企業(yè)所制定的檔案信息管理手段，可以符合當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展[4]。

（三）信息安全防護(hù)體系是系統(tǒng)健康發(fā)展的基礎(chǔ)

在檔案電子化轉(zhuǎn)型的過程中，工作人員一定要注意檔案中的商業(yè)機(jī)密和企業(yè)的核心數(shù)據(jù)保護(hù)工作，運(yùn)用當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)來從根本上制止機(jī)密泄露的情況。并且根據(jù)當(dāng)前信息化的技術(shù)來建設(shè)反病毒、反黑客等防護(hù)墻來加強(qiáng)企業(yè)發(fā)展機(jī)密的保護(hù)工作[5]。將機(jī)密數(shù)據(jù)的傳輸過程，利用加密算法來進(jìn)行隱蔽的傳輸，在機(jī)密數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中，管理人員還要保證參與機(jī)密數(shù)據(jù)傳輸工作人員的數(shù)量，從而保證信息傳遞過程中具有較高的穩(wěn)定性。

（四）提高企業(yè)檔案信息化人才隊伍素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時代下檔案信息管理工作中，除了要運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)來進(jìn)行檔案信息的管理工作。企業(yè)還要加強(qiáng)內(nèi)部文化建設(shè)來建立一批高素質(zhì)的企業(yè)檔案信息化管理人才，并且還要在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)和各個部門之間的數(shù)據(jù)交流。因此企業(yè)針對當(dāng)前信息化檔案管理工作人員提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息管理人員不僅要懂得當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下的管理先進(jìn)技術(shù)，還要學(xué)會應(yīng)用一些辦公自動化的軟件，進(jìn)行檔案信息的處理，從而可以有效地對檔案信息的安全性進(jìn)行保證[6]。

五、結(jié)語：

隨著我國當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的來臨，人們的工作生活逐漸朝著快節(jié)奏的方向發(fā)展，與此同時，人們還接受著信息爆炸對檔案信息管理工作帶來的挑戰(zhàn)，面對信息量激增的檔案信息，工作人員要結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)來提高檔案管理的信息化手段，從而可以最大程度地實現(xiàn)檔案信息的價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊永久.大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究[J].中國管理信息化，2018，21（01）：120-121.

[2]于斌.大數(shù)據(jù)時代檔案管理面臨的問題及對策[J].機(jī)電兵船檔案，2016（06）：69-72.

[3]戴玲，彭延國，彭長根.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的電子檔案信息安全問題及對策[J].蘭臺世界，2015（29）：25-26.

[4]劉陽. 大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究[D].湘潭大學(xué)，2015.