電網(wǎng)工程物資內(nèi)控審計(jì)的創(chuàng)新實(shí)踐

崔燃 陳婷婷 石宇鴻 尚穎 呂鑫 黃松 鄭昕 顧菲

[關(guān)鍵詞]民生工程 ? ?物資 ? ?內(nèi)部審計(jì) ? ?創(chuàng)新

國

一、“望”——通過現(xiàn)場(chǎng)核查對(duì)物資倉儲(chǔ)管理進(jìn)行診斷

（一）盤點(diǎn)物資倉庫，審查物資倉儲(chǔ)實(shí)物管理

通過查詢ERP系統(tǒng)，審計(jì)組發(fā)現(xiàn)16家供電公司的物資庫齡普遍偏高，部分物資的庫齡已達(dá)3年以上，由于長期無法得到有效利用，大量庫存物資可能已失去使用價(jià)值。針對(duì)這一問題，審計(jì)組通過現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)物資倉庫，對(duì)各單位庫存物資的數(shù)量、型號(hào)、庫齡、質(zhì)量等進(jìn)行全面核查。

經(jīng)核查，發(fā)現(xiàn)各單位普遍存在物資庫齡嚴(yán)重超期的情況，物資價(jià)值經(jīng)估算超2000萬元。對(duì)此，國網(wǎng)北京電力物資部高度重視，要求各單位積極開展庫存物資利用工作。一是及時(shí)梳理本單位物資情況，對(duì)于有可利用物資的，嚴(yán)禁新采購;二是強(qiáng)化“平衡利庫”工作，建立庫存物資利用的長效機(jī)制，形成良性循環(huán)。

（二）運(yùn)用ERP系統(tǒng)，審查物資倉儲(chǔ)信息管理

在對(duì)各單位物資倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)，審計(jì)組發(fā)現(xiàn)16家供電公司提供的庫存物資臺(tái)賬、物資出入庫手續(xù)、物資盤點(diǎn)記錄等資料格式、樣式不盡相同，由本單位自行編制，未使用ERP系統(tǒng)中的統(tǒng)一格式進(jìn)行打印。針對(duì)這一問題，審計(jì)組通過查詢ERP系統(tǒng)物資出入庫時(shí)間，與紙質(zhì)版物資出入庫手續(xù)進(jìn)行比對(duì)，判斷是否有效利用信息系統(tǒng)開展物資倉儲(chǔ)管理工作。

經(jīng)核查，16家供電公司的物資管理水平仍停留在出入庫手工記賬、每日手動(dòng)修改庫存物資臺(tái)賬階段，未采用任何信息化手段輔助開展物資倉儲(chǔ)管理，更無法實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的線上同步管理。對(duì)此，國網(wǎng)北京電力物資部高度重視，在ERP系統(tǒng)物資模塊中部署“物資一鍵式結(jié)算系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)物資采購訂單從計(jì)劃上報(bào)、中標(biāo)結(jié)果回傳、合同信息傳輸、履約工作開展等環(huán)節(jié)的全鏈條監(jiān)控，提升物資結(jié)算工作的精益化管理水平，要求各單位積極應(yīng)用倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，項(xiàng)目物資匯總表、項(xiàng)目申請(qǐng)采購物資及其到貨表、剩余物資表、調(diào)入項(xiàng)目使用物資表以及項(xiàng)目物資結(jié)算表等表格均需從系統(tǒng)中直接導(dǎo)出并打印，以信息化手段支持倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）分析盤庫記錄，審查物資倉儲(chǔ)庫存管理

在對(duì)各單位物資倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)時(shí)，審計(jì)組發(fā)現(xiàn)16家供電公司提供的庫存物資臺(tái)賬、出入庫手續(xù)等資料均比較齊全，但多數(shù)單位未對(duì)庫存物資盤點(diǎn)記錄進(jìn)行歸檔，僅能提供最近1—2次的盤點(diǎn)記錄。針對(duì)這一問題，審計(jì)組通過對(duì)16家供電公司近三年的庫存物資盤點(diǎn)記錄進(jìn)行檢查，判斷各單位是否定期開展了盤點(diǎn)工作。

經(jīng)核查，16家供電公司均未嚴(yán)格按照公司規(guī)定定期開展庫存物資盤點(diǎn)工作，個(gè)別單位未留存盤點(diǎn)記錄，部分單位盤點(diǎn)工作開展不規(guī)范，由倉庫管理員單獨(dú)進(jìn)行物資盤點(diǎn)，盤點(diǎn)記錄缺少簽字確認(rèn)手續(xù)，且未將盤點(diǎn)結(jié)果錄入ERP系統(tǒng)，未打印盤點(diǎn)差異表。對(duì)此，國網(wǎng)北京電力物資部要求各單位采取月度盤點(diǎn)和季度盤點(diǎn)相結(jié)合的方式，定期對(duì)庫存物資進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量的檢查，做到賬、卡、物一致。盤點(diǎn)時(shí)協(xié)同財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門共同進(jìn)行，并及時(shí)通過ERP系統(tǒng)記錄和操作，對(duì)于盤盈、盤虧，如實(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理;同時(shí)，采用實(shí)查實(shí)點(diǎn)方式，禁止目測(cè)數(shù)量、估計(jì)數(shù)量，嚴(yán)禁弄虛作假、虛報(bào)數(shù)據(jù)。

二、“聞”——通過多種手段對(duì)廢舊物資管理進(jìn)行診斷

（一）順藤摸瓜，查明工程撤舊物資真實(shí)去向

通過對(duì)各單位的物資倉庫進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)，審計(jì)組發(fā)現(xiàn)16家供電公司倉庫內(nèi)主要存放的物資均為在建工程物資及工程結(jié)余物資，工程撤舊物資數(shù)量極少，與公司近幾年集中開展“煤改電”工程、配電網(wǎng)改造工程等民生工程，形成大量工程撤舊物資的事實(shí)明顯不符。針對(duì)這一問題，審計(jì)組通過對(duì)各單位大型技改項(xiàng)目的撤舊物資退庫手續(xù)進(jìn)行審查，查明撤舊物資的實(shí)際存放地點(diǎn)，判斷是否存在工程撤舊物資未退庫或虛假退庫的情況。

經(jīng)核查，16家供電公司物資倉庫中的撤舊物資數(shù)量均較少，普遍存在工程撤舊物資未及時(shí)退庫或委托施工單位代為保管的問題，相關(guān)拆除施工費(fèi)已全部支付。對(duì)此，國網(wǎng)北京電力物資部高度重視，要求各單位在工程竣工后加快推進(jìn)退役設(shè)備技術(shù)鑒定，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理撤舊物資退庫手續(xù)，堅(jiān)決杜絕將工程撤舊物資隨意存放在施工單位的行為。

（二）在線審計(jì)，分析退役物資處置完成情況

由于各單位絕大部分工程撤舊物資未在主業(yè)物資倉庫中存放，審計(jì)組無法對(duì)16家供電公司的撤舊物資數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，也無法對(duì)廢舊物資的處置情況進(jìn)行分析。針對(duì)這一問題，審計(jì)組通過查詢PMS系統(tǒng)，導(dǎo)出各單位近三年的退役資產(chǎn)明細(xì)，統(tǒng)計(jì)退役物資數(shù)量;通過查詢經(jīng)法系統(tǒng)，導(dǎo)出各單位對(duì)應(yīng)時(shí)段內(nèi)的全部廢舊物資處置合同，統(tǒng)計(jì)廢舊物資處置數(shù)量;通過將兩項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，統(tǒng)計(jì)各單位的退役物資處置完成率。

經(jīng)核查，16家供電公司的退役物資處置完成率均較低，大部分單位的處置完成率低于30%，直接導(dǎo)致廢舊物資在倉庫中的大量積壓。對(duì)此，國網(wǎng)北京電力物資部要求各單位全面實(shí)施廢舊物資處置ERP線上操作，并加大廢舊物資處置考核力度，重點(diǎn)考核各單位競價(jià)成交資金的回收工作成果，根據(jù)各單位近五年技改大修投入金額的年平均值確定考核閾值，對(duì)于未能達(dá)到廢舊物資處置要求的單位進(jìn)行嚴(yán)肅考核問責(zé)。

（三）追根溯源，理順廢舊物資處置管理流程

通過對(duì)調(diào)查問卷進(jìn)行分析，審計(jì)組發(fā)現(xiàn)16家供電公司對(duì)于“廢舊物資處置流程執(zhí)行是否順暢”這項(xiàng)問題的答案無一例外都選擇了“否”，填寫的原因都是客觀因素，沒能找到流程執(zhí)行不順暢的根源。針對(duì)這一問題，審計(jì)組通過對(duì)各單位的流程實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行全面梳理分析，查明制約廢舊物資處置管理流程推進(jìn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

經(jīng)核查，除處置周期長、流拍次數(shù)多等客觀因素外，導(dǎo)致各單位廢舊物資處置不順暢的最根本原因是管理流程出現(xiàn)了脫節(jié)。工程形成撤舊物資后，實(shí)物資產(chǎn)使用保管部門未按規(guī)定辦理報(bào)廢手續(xù)，導(dǎo)致物資部門無法掌握新增廢舊物資信息，也無法上報(bào)廢舊物資處置申請(qǐng)。對(duì)此，國網(wǎng)北京電力物資部要求各單位嚴(yán)格執(zhí)行《國家電網(wǎng)公司廢舊物資處置管理辦法》等制度要求，分層級(jí)開展學(xué)習(xí)，加快推進(jìn)退役設(shè)備技術(shù)鑒定，履行第三方評(píng)估，高效開展廢舊物資處置工作，對(duì)未辦理技術(shù)鑒定的撤舊物資不予入庫，明確暫時(shí)保管的拆舊物資周期不得超過三個(gè)月。

三、“問”——通過訪談?wù){(diào)查對(duì)物資內(nèi)控管理進(jìn)行診斷

（一）填寫調(diào)查問卷，全面了解物資內(nèi)控管理現(xiàn)狀

由于近幾年未開展過全公司范圍的物資專項(xiàng)審計(jì)，且公司近期對(duì)物資職能管理部門進(jìn)行了調(diào)整，部分單位尚未完全調(diào)整到位，導(dǎo)致審計(jì)組對(duì)公司的物資管理情況了解不夠，無法有針對(duì)性地制訂審計(jì)實(shí)施方案。針對(duì)這一問題，審計(jì)組組織16家供電公司填寫工程物資內(nèi)控管理調(diào)查問卷，通過對(duì)物資管理人員主要工作職責(zé)及內(nèi)容、工程結(jié)余物資線上線下管理模式、庫存物資盤點(diǎn)模式及周期、庫存物資利用管理流程、拆舊物資處置流程等事項(xiàng)進(jìn)行描述，全面了解各單位的物資內(nèi)控管理現(xiàn)狀。

通過對(duì)調(diào)查問卷進(jìn)行分析，審計(jì)組發(fā)現(xiàn)各單位的物資管理職能均已由運(yùn)檢部調(diào)整至建設(shè)部，但部分單位的物資管理專責(zé)也隨之進(jìn)行調(diào)整，且正在進(jìn)行工作交接。此外，調(diào)查問卷顯示，各單位形成工程結(jié)余物資后均在ERP系統(tǒng)中退至非項(xiàng)目直發(fā)虛擬庫（9500庫），不會(huì)轉(zhuǎn)入其他在建工程中;但通過查詢ERP系統(tǒng)，對(duì)各單位9500庫中的物資明細(xì)進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)單位的庫存物資價(jià)值均在0—200萬元之間，在審計(jì)過程中應(yīng)予以重點(diǎn)關(guān)注。

（二）組織座談交流，深入了解物資管理難點(diǎn)問題

由于16家供電公司填寫調(diào)查問卷的人員大多為物資管理專職人員，回答問題時(shí)往往站在物資專業(yè)的角度。針對(duì)這一問題，審計(jì)組組織物資管理專職人員以及建設(shè)部、運(yùn)檢部、營銷部等專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理，共同召開座談會(huì)，各自介紹承擔(dān)的物資管理職責(zé)，交流對(duì)本單位物資管理的看法和意見，并提出解決措施。

通過座談交流，審計(jì)組發(fā)現(xiàn)各單位物資管理專職人員與項(xiàng)目經(jīng)理之間的合作并不順暢，雙方都認(rèn)為對(duì)方?jīng)]有履行好工作職責(zé)。一方面，由于各單位普遍只設(shè)立一個(gè)物資管理崗位，個(gè)別單位的物資管理專職人員甚至還要承擔(dān)部分項(xiàng)目管理工作，導(dǎo)致工作量大時(shí)流程推進(jìn)比較緩慢，往往會(huì)影響項(xiàng)目經(jīng)理的正常工作進(jìn)度;另一方面，一旦遇到休假、培訓(xùn)等特殊情況，物資管理專職人員責(zé)就需要將ERP系統(tǒng)賬號(hào)與項(xiàng)目經(jīng)理共享，否則無法正常開展工作。由于部分項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于ERP系統(tǒng)操作不熟練，常常因錯(cuò)誤操作導(dǎo)致工程物資反復(fù)發(fā)貨沖銷，甚至濫用操作權(quán)限，給物資管理專職人員的正常工作帶來較大影響。

（三）開展審計(jì)訪談，重點(diǎn)了解物資內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)隱患

由于本次工程物資內(nèi)控審計(jì)范圍較大，涉及全部16家供電公司，導(dǎo)致每家單位的現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)時(shí)間十分緊張，如果不能提前獲取審計(jì)線索，鎖定審計(jì)重點(diǎn)，很難在有限的時(shí)間內(nèi)完成既定審計(jì)目標(biāo)。針對(duì)這一問題，審計(jì)組組織物資管理專職人員、項(xiàng)目經(jīng)理及倉儲(chǔ)配送班人員分別開展審計(jì)訪談，重點(diǎn)了解各單位物資管理存在的主要內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，初步確定現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)的關(guān)注重點(diǎn)。

通過組織開展訪談，審計(jì)組發(fā)現(xiàn)16家供電公司的物資管理普遍存在以下內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)：一是倉儲(chǔ)管理人員嚴(yán)重缺失，大多數(shù)單位僅配置1人負(fù)責(zé)物資倉儲(chǔ)工作，很難開展正常的物資盤點(diǎn)工作。此外，倉庫管理人員年齡普遍偏大，無法熟練掌握信息系統(tǒng)操作方法。二是受制于“兩金壓降”庫存指標(biāo)壓力，工程形成結(jié)余物資后無法正常退至9500庫，只能暫時(shí)存放在其他在建工程中，經(jīng)過多次調(diào)入調(diào)出后，已經(jīng)很難掌握結(jié)余物資的存放位置，無法有效開展結(jié)余物資的利庫工作。三是由于工程建設(shè)任務(wù)繁重，項(xiàng)目經(jīng)理疲于在各個(gè)施工現(xiàn)場(chǎng)奔波，沒有精力辦理工程撤舊物資的報(bào)廢手續(xù)，導(dǎo)致廢舊物資長期無法得到有效處置，形成嚴(yán)重的庫存積壓。

四、“切”——通過大數(shù)據(jù)分析對(duì)結(jié)余物資管理進(jìn)行診斷

（一）鎖定關(guān)鍵數(shù)據(jù)線索，厘清結(jié)余物資管理職責(zé)權(quán)限

通過對(duì)調(diào)查問卷進(jìn)行分析，審計(jì)組發(fā)現(xiàn)，各單位物資管理專職人員對(duì)于利用在建工程存放結(jié)余物資的情況雖然有所了解，但是并不清楚該類結(jié)余物資的數(shù)量及金額，具體數(shù)據(jù)只由各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理掌握。針對(duì)這一問題，審計(jì)組通過統(tǒng)計(jì)工程成本明細(xì)中“用戶”這一關(guān)鍵信息，對(duì)ERP系統(tǒng)虛擬庫的操作權(quán)限進(jìn)行分析，判斷是否存在職責(zé)權(quán)限混亂情況。

經(jīng)核查，16家供電公司均存在ERP系統(tǒng)職責(zé)混亂問題，項(xiàng)目經(jīng)理操作權(quán)限過高，直接導(dǎo)致大量結(jié)余物資隨意轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出在建工程。此外，由于工程結(jié)余物資信息散落在各項(xiàng)目經(jīng)理手中，物資管理專職人員不能掌握本單位結(jié)余物資的整體情況，無法有效組織開展周轉(zhuǎn)利庫工作。對(duì)此，國網(wǎng)北京電力物資部高度重視，對(duì)ERP系統(tǒng)虛擬庫的操作權(quán)限進(jìn)行了調(diào)整，各單位項(xiàng)目經(jīng)理保留項(xiàng)目直發(fā)虛擬庫（9100）的操作權(quán)限（物資發(fā)貨項(xiàng)目，無沖銷權(quán)限），其余虛擬庫操作權(quán)限全部取消;各單位物資管理專職人員開通項(xiàng)目直發(fā)虛擬庫（9100）、非項(xiàng)目直發(fā)虛擬庫（9500）和廢舊物資拆舊現(xiàn)場(chǎng)虛擬庫（9700）權(quán)限，全面負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)庫存管理工作，統(tǒng)籌管理結(jié)余物資和本單位跨項(xiàng)目物資調(diào)撥等工作，規(guī)范ERP系統(tǒng)操作權(quán)限。

（二）建立數(shù)據(jù)分析模型，摸清工程結(jié)余物資真實(shí)體量

為控制庫存物資金額，完成“兩金壓降”存貨指標(biāo)，16家供電公司形成工程結(jié)余物資后普遍不按規(guī)定進(jìn)行正常退庫，而是直接存放于其他在建工程中;由于各單位工程結(jié)余物資管理權(quán)限混亂，導(dǎo)致物資管理專職人員無法掌握該類結(jié)余物資的數(shù)量及價(jià)值。針對(duì)這一問題，審計(jì)組通過建立數(shù)據(jù)分析模型，導(dǎo)入在建工程成本關(guān)鍵數(shù)據(jù)，對(duì)16家供電公司的工程結(jié)余物資體量進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)分析。

經(jīng)統(tǒng)計(jì)，ERP系統(tǒng)中反映的庫存結(jié)余物資信息嚴(yán)重失實(shí)。對(duì)此，國網(wǎng)北京電力物資部高度重視，在ERP系統(tǒng)中建立實(shí)物代保管工廠（9900庫），要求16家供電公司將全部工程結(jié)余物資轉(zhuǎn)入9900庫中，建立可利用庫存物資信息表，嚴(yán)禁將結(jié)余物資隨意轉(zhuǎn)入在建工程。

（三）運(yùn)用審計(jì)信息系統(tǒng)，查清大量結(jié)余物資形成根源

在逐步消除工程結(jié)余物資存量的同時(shí)，更重要的是源頭控制增量，只有找到結(jié)余物資形成的根源，才能確保結(jié)余物資數(shù)量不再持續(xù)增加。針對(duì)這一問題，審計(jì)組通過查詢ERP系統(tǒng)，對(duì)16家供電公司竣工決算項(xiàng)目的物資入庫金額與退庫金額進(jìn)行比較，統(tǒng)計(jì)各單位每年度形成結(jié)余物資的體量。

經(jīng)統(tǒng)計(jì)，各單位由于項(xiàng)目物資需求計(jì)劃提報(bào)不準(zhǔn)確、審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致大量工程結(jié)余物資的產(chǎn)生，16家供電公司物資退庫比例均在20%以上。對(duì)此，國網(wǎng)北京電力物資部要求各單位堅(jiān)持“先利庫、后采購”的原則，切實(shí)加強(qiáng)可研、初步設(shè)計(jì)深度，提升項(xiàng)目物資需求計(jì)劃提報(bào)的準(zhǔn)確性，要求物資退庫比例不得超過5%。一是工程管理部門在項(xiàng)目可研、初步設(shè)計(jì)階段，要對(duì)照可利用庫存物資信息表，優(yōu)先選用庫存物資或可用退役資產(chǎn)，編制庫存物資利用計(jì)劃，向物資公司提出申請(qǐng)。二是物資部門要對(duì)各單位報(bào)送的需求計(jì)劃進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，凡是倉庫內(nèi)可利庫物資，原則上不允許重新采購。

（作者單位：國網(wǎng)北京市電力公司，郵政編碼：100031，電子郵箱：ctt_ttc@163.com）