醫(yī)院人事人才檔案管理工作的開展與提升舉措

董媛媛

摘 要：隨著醫(yī)療體制改革的不斷推進(jìn)，我國各醫(yī)院的內(nèi)部環(huán)境發(fā)生劇烈變化。人才檔案管理作為當(dāng)下醫(yī)院管理工作中重要組成部分，也是保障醫(yī)院有序發(fā)展的前提。檔案管理水平與醫(yī)院信息服務(wù)的水平有直接聯(lián)系，也直接影響醫(yī)院的核心競爭力。本文將從當(dāng)前人才檔案管理存在的問題入手，對此提出相應(yīng)的解決意見，希望醫(yī)院人事人才檔案管理工作的水平得到提升。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人力資源;有效措施;具體問題

我國當(dāng)前人事檔案管理工作存在諸多問題，主要是因?yàn)獒t(yī)院缺乏重視程度、管理工作難以落實(shí)、管理手段較為傳統(tǒng)，最終導(dǎo)致檔案原件受到破壞，信息也出現(xiàn)丟失等 。隨著新技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)得到廣泛應(yīng)用，很多醫(yī)院在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以此提高了管理工作的精度與效率。

一、人事檔案管理特點(diǎn)

人事檔案管理與其他檔案管理工作相比，其主要具備四大特點(diǎn)：一是保密性，由于人事檔案的內(nèi)容會涉及到員工的工資、處分、獎(jiǎng)勵(lì)、自傳、學(xué)歷等多個(gè)方面，其中涉及諸多隱私部分，所以要求人事檔案管理人員在管理時(shí)，樹立堅(jiān)定的職業(yè)道德意識，尊重他人隱私，拒絕隨意泄露;二是服務(wù)型，人事檔案將始終貫穿在個(gè)人的職業(yè)生涯中，其涉及范圍廣，同時(shí)能快速準(zhǔn)確地提供個(gè)人資料信息;三是及時(shí)性，在檔案收集之后，所有內(nèi)容并非一成不變的，而是會不斷更新;四是專業(yè)性，根據(jù)國家檔案局發(fā)布的有關(guān)規(guī)定，在人事檔案管理過程中，工作人員應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用專業(yè)的管理知識進(jìn)行管理工作，保證檔案具有真實(shí)性與完整性。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

對于多數(shù)醫(yī)院來說，人力資源管理水平的提高與人事檔案管理有密切聯(lián)系，但是很多醫(yī)院仍存在人事檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的問題，未能形成完善的標(biāo)準(zhǔn)與制度，導(dǎo)致管理工作十分混亂，醫(yī)院也無法對工作人員綜合素質(zhì)進(jìn)行客觀的評價(jià)。

1.醫(yī)院管理層缺乏管理意識。醫(yī)院高層在管理過程中，提高服務(wù)水平、購置醫(yī)療設(shè)備等都是醫(yī)院的重點(diǎn)發(fā)展方向，但是卻很少有醫(yī)院將精力放在管理檔案上。人事檔案作為一項(xiàng)具有高度保密性的工作，但是由于管理層缺乏正確認(rèn)識，認(rèn)為其只是簡單的收集與傳遞，不能為醫(yī)院直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，因此未能對其引起重視，導(dǎo)致人事檔案管理工作一直處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。不僅如此，醫(yī)院負(fù)責(zé)檔案的管理人員也對這項(xiàng)工作缺乏正確認(rèn)識，大多數(shù)員工只是一味的將其認(rèn)定為記錄員工思想政治情況與個(gè)人隱私的載體，其主要作用是幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)掌握員工情況。由于人事檔案具有私密性，一般不對外公開，員工都不能查閱個(gè)人資料，所以導(dǎo)致人事檔案的重要性被忽略。比如，某些員工在填寫反映成績的資料時(shí)（學(xué)歷、職業(yè)資格證書等），沒有將這些有關(guān)材料歸檔，導(dǎo)致個(gè)人待遇受到影響;也有部分員工因貪圖便宜，在填寫個(gè)人資料時(shí)對出生日期含糊不清、陰歷陽歷不分，導(dǎo)致表格內(nèi)容缺乏一致性。上述這些行為不僅會影響醫(yī)院員工檔案的可利用性與真實(shí)性，也會給個(gè)人的各類評審與升職帶來影響。

2.管理方法和手段較為落后。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要是由專門人員進(jìn)行管理，隨著計(jì)算機(jī)時(shí)代的到來，醫(yī)院逐步將計(jì)算機(jī)應(yīng)用在人事檔案管理工作中，對醫(yī)院人力資源管理進(jìn)行升級。當(dāng)前來看，醫(yī)院的主要信息管理工作是對各項(xiàng)信息條目進(jìn)行整理，由工作人員手工錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，由于系統(tǒng)在檢索、法、分析、統(tǒng)計(jì)等多個(gè)方面功能處于較弱狀態(tài)，導(dǎo)致其難以滿足醫(yī)院的需求。同時(shí)，在進(jìn)行管理過程時(shí)，對檔案采取封閉性管理模式，通常只提供給單位領(lǐng)導(dǎo)使用，不對外進(jìn)行公開。此種方式具有封閉性，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理秩序不完善，缺乏系統(tǒng)性，在人事信息采集時(shí)較為被動，不能為醫(yī)院提供豐富的資料。

3.檔案管理人員工作量大。很多醫(yī)院為節(jié)約資本，在人事檔案管理工作中，通常只配備一名管理人員進(jìn)行管理。醫(yī)院在招錄時(shí)未能對新招收的員工檔案進(jìn)行核查與傳遞，主要負(fù)責(zé)對大量的人事檔案進(jìn)行常規(guī)性歸檔，且日常工作量較大且耗費(fèi)時(shí)間長。檔案管理人員在處理常規(guī)檔案時(shí)，通常會對檔案進(jìn)行審核，保證檔案的真實(shí)性與有效性，隨后檢查檔案紙張的實(shí)際情況，對需要進(jìn)行裁剪、打孔、加紙裱糊的檔案進(jìn)行仔細(xì)檢查與處理。由于上述工作工程量較大且十分繁瑣，如果在整理時(shí)出現(xiàn)問題，則會導(dǎo)致員工利益受到損害。

在很多醫(yī)院，人事檔案管理人員尚未經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練，在進(jìn)行管理工作時(shí)，通常是依靠自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，難以發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)的問題。同時(shí)由于缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)，檔案管理人員的自身素質(zhì)未能得到提高，導(dǎo)致檔案管理工作基礎(chǔ)十分薄弱。

三、醫(yī)院人事檔案工作提升措施

1.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。醫(yī)院在檔案管理方面，都是采用傳統(tǒng)手工管理方式，這種方式不僅效率低，還容易出現(xiàn)紕漏。信息化時(shí)代的到來，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理已經(jīng)成為重中之重。通常來說，醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)需要經(jīng)過以下四個(gè)階段：規(guī)劃階段，在這個(gè)階段中，要明確醫(yī)院的服務(wù)對象、應(yīng)用范圍、開發(fā)目標(biāo)等，從而制定系統(tǒng)，以此幫助各類信息進(jìn)行管理;開發(fā)階段，此階段要求醫(yī)院利用如合作開發(fā)、外包、自主開發(fā)等多種形式，開發(fā)出符合醫(yī)院要求的系統(tǒng);運(yùn)維階段，如果醫(yī)院出現(xiàn)問題，則需要系統(tǒng)運(yùn)行進(jìn)行解決;更新階段，根據(jù)醫(yī)院開展業(yè)務(wù)的實(shí)際需要，定期對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級。

2.提高檔案工作人員職業(yè)技能與綜合素質(zhì)。首先，應(yīng)當(dāng)做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。人事檔案管理工作具有重要性，醫(yī)院在選擇人事檔案管理人員是應(yīng)當(dāng)對其政治素質(zhì)、責(zé)任心等進(jìn)行查考，確保工作人員能夠?qū)Υ芾砉ぷ饔懈叨鹊呢?zé)任心與耐性。醫(yī)院應(yīng)對檔案管理工作加派更多人手，由兼職工作轉(zhuǎn)為專職工作，使檔案管理人員有更多的時(shí)間與精力投入到檔案管理工作中。同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)加大對硬件的投入力度，設(shè)置專門的檔案管理室，派專人專門對庫房進(jìn)行管理，并且將辦公區(qū)域與庫房分開，確保檔案從收集環(huán)節(jié)到管理環(huán)節(jié)都能在指定的區(qū)域范圍內(nèi)進(jìn)行。

其次，做好檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)工作?，F(xiàn)下，醫(yī)院在對人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，對工作人員的綜合素質(zhì)有了更高要求，所以為提高工作人員綜合素養(yǎng)，應(yīng)當(dāng)對其開展多項(xiàng)培訓(xùn)工作，這包括以下兩點(diǎn)：一方面主要是工作人員可以采取自主學(xué)習(xí)方法，通過加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對日常工作中遇到的問題進(jìn)行總結(jié)，使自己管理水平得到提高，從而成為既懂得操作計(jì)算機(jī)，又善于進(jìn)行檔案管理的復(fù)合型人才;另一方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極主動為檔案管理人員提供培訓(xùn)機(jī)會，對工作年限較久的老員工進(jìn)行培養(yǎng)，使他們了解與學(xué)會使用人事檔案信息管理系統(tǒng)，確保老員工能夠及時(shí)更新管理觀念與管理知識，從而跟上時(shí)代發(fā)展的步伐;對于新員工則是應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)培養(yǎng)其關(guān)于人事檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)操作，使新員工在短時(shí)間內(nèi)更好地掌握材料的借鑒方法與分類方法，使得新員工快速進(jìn)入工作中。

應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的工資待遇，使他們受到重視。由于檔案管理工作未能給醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此檔案管理工作未能受到高度重視，醫(yī)院檔案管理人員的待遇與其他部門的人員相比較低，導(dǎo)致員工工作缺乏積極性[7]。為解決這項(xiàng)問題，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人員的勞動保護(hù)工作，為他們配備相應(yīng)的用品與用具，確保他們在接觸大量文件后不會對自身造成危害。同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)對表現(xiàn)優(yōu)異的人事檔案管理人員進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，以此使他們對此項(xiàng)工作更加具有積極性。

3.加強(qiáng)宣傳力度。醫(yī)院為提高管理層與檔案管理人員對檔案管理的重視，應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，提高各方意識。比如可以采取座談、展板、講座等形式，使工作人員了解相關(guān)的法規(guī)制度，提高檔案管理意識，指導(dǎo)工作人員真實(shí)、準(zhǔn)確地填寫各項(xiàng)人事材料。不僅如此，醫(yī)院還要不斷強(qiáng)化醫(yī)院工作人員與單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視，工作人員意識的不斷強(qiáng)化，使其能夠正確認(rèn)識到檔案與自身生活之間的聯(lián)系，從而更加嚴(yán)肅認(rèn)真的填寫資料，并積極配合醫(yī)院檔案工作;單位領(lǐng)導(dǎo)意識的提高與強(qiáng)化，能夠?qū)n案管理歸納到日常的工作中，將其作為醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)，加大重視程度。

4.加強(qiáng)動態(tài)化管理。隨著現(xiàn)代生活壓力加大，人的生活節(jié)奏也逐步加快，所以醫(yī)院相關(guān)工作人員的檔案就會不定期的出現(xiàn)變化，包括婚姻狀況、有無子女、健康狀況等，為保證檔案具有真實(shí)性與有效性，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對檔案進(jìn)行更新，保證檔案與實(shí)際相符合。當(dāng)醫(yī)院工作人員學(xué)歷、家庭、健康狀況、婚姻等發(fā)生變化時(shí)，工作人員可以主動向人事檔案部門申請對個(gè)人檔案進(jìn)行變更。不僅如此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期對檔案進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)某些檔案已經(jīng)缺乏保存價(jià)值或者信息過時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行剔除，保證檔案的及時(shí)性與有效性。而發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)不完整情況時(shí)，則需要及時(shí)補(bǔ)充，從而使其能夠滿足醫(yī)院人力資源方面的要求。

綜上所述，現(xiàn)如今，各醫(yī)院日后發(fā)展、人力資源挖掘等與醫(yī)院人事檔案管理水平有直接聯(lián)系。現(xiàn)代化生活節(jié)奏較快，醫(yī)院工作人員檔案會不定期發(fā)生變動，比如健康狀況、婚姻狀況、學(xué)歷等，如果未能對檔案管理工作引起高度重視，那么就會無形中為醫(yī)院與個(gè)人帶來損失。醫(yī)院人事檔案管理工作較為復(fù)雜，其涉及人員多、跨越年限長，此項(xiàng)工作并不是一朝一夕的事，這就需要醫(yī)院不斷強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)與管理意識，動態(tài)化進(jìn)行人事管理，從而使得醫(yī)院人事檔案管理水平得到提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]任景蘭.淺議當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作出現(xiàn)的問題以及改進(jìn)方法[J].人力資源管理，2018（01）：182-183.

[2]桑愛萍，陳芳菊.烏魯木齊市三級甲等醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及完善策略探究[J].新疆中醫(yī)藥，2017，35（04）：91-93.

[3]劉吉明.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院人事管理信息化的思路探索[J].信息系統(tǒng)工程，2018（09）：60.

[4]張 莉.基于人力資源開發(fā)視角下的醫(yī)院人事檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（17）：158.

[5]林潔珩.探討醫(yī)院人事檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢的需要[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018，15（21）：15-17.

[6]林 晨.淺析醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)與信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑[J].中國管理信息化，2018，21（14）：162-163.