航天固定資產(chǎn)投資項目檔案管理方案設(shè)計

摘 要：項目檔案管理是項目工作的重要組成部分，是決定項目質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。本文在分析我企業(yè)當(dāng)前固定資產(chǎn)投資項目檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出了設(shè)計檔案管理方案的原則，并針對性的設(shè)計了與我企業(yè)相適應(yīng)的項目檔案管理職責(zé)體系和流程管理圖，為提升我企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理效率提供的指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：航天;固定資產(chǎn)投資項目;檔案管理;職責(zé)體系;流程

一、引言

所謂固定資產(chǎn)投資項目指的是，企業(yè)在現(xiàn)有國家政策支持的基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步擴(kuò)大企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)和科研能力，開展的一系列新建、擴(kuò)建以及技術(shù)改造等基礎(chǔ)建設(shè)工程。固定資產(chǎn)投資項目檔案管理指的是與上述基礎(chǔ)建設(shè)項目相關(guān)的立項報告、可行性報告、施工以及竣工等各個階段的技術(shù)文檔的歸檔管理。項目檔案管理工作是項目工作的重要組成部分，是確保項目質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。項目建設(shè)成果包括有：物質(zhì)形態(tài)的項目實體和知識形態(tài)的項目檔案。其中，物質(zhì)形態(tài)的項目實體為該項目的建設(shè)情況;知識形態(tài)貫穿于整個項目中，且涉及到與該項目相關(guān)的眾多部門。

近年來，隨著我國航天事業(yè)及社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展，對航天企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作提出了新的要求和更高的挑戰(zhàn)。航天企業(yè)如何在當(dāng)前新的市場經(jīng)濟(jì)體制及航天事業(yè)發(fā)展的新形勢下下開展固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作，是當(dāng)前急需解決的問題。本以某航天企業(yè)為研究對象，在分析該企業(yè)固定資產(chǎn)項目投資管理項目管理現(xiàn)狀的前提下，提出了適應(yīng)該企業(yè)的檔案管理方案，為航天企業(yè)的發(fā)展提供保障。

二、固定資產(chǎn)投資項目檔案管理現(xiàn)狀

固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作涉及到該項目的準(zhǔn)備、施工、運行以及竣工等階段。在不同的階段，所涉及到的部門均不相同;且在不同的階段，項目檔案管理工作的內(nèi)容也不盡相同[3]。本文在充分分析以往我企業(yè)在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作所存在問題的基礎(chǔ)上，將其總結(jié)如下：

1.項目檔案管理制度不健全

在當(dāng)前國際貿(mào)易日益增多的大環(huán)境下，在國家層面上的固定資產(chǎn)投資項目的制度已經(jīng)處于改革階段，且從項目的招投標(biāo)、竣工備案以及相關(guān)的監(jiān)督制度已經(jīng)逐步完善。但是，對于企業(yè)而言，上述相關(guān)的制度還處于研討階段，尚未形成統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范。此外，該企業(yè)對項目檔案管理工作的開展相對較晚，存在欠缺經(jīng)驗且管理方式落后的特點?？偠灾撈髽I(yè)當(dāng)前缺相對完善的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的制度。

2.缺乏對項目檔案管理工作的重視程度

該企業(yè)任何一個基礎(chǔ)建設(shè)項目所持續(xù)的時間均相對較差，且項目部所在地不固定，加之從項目實施到最終的竣工驗收都存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，導(dǎo)致參與項目的人員對項目檔案管理工作不夠重視，更有些項目不單獨設(shè)立項目檔案管理共組的人員，僅由其他人員兼職，使得最終項目的檔案管理工作不到位。經(jīng)調(diào)研可知，在項目實施階段工作人員幾乎不考慮項目檔案的管理工作。此外，由于領(lǐng)導(dǎo)層對項目檔案管理工作的不重視，使得缺乏其相應(yīng)的考核制度。因此，對項目檔案管理工作的不重視是導(dǎo)致其效果不佳的主要原因。

3.項目檔案管理人員能力不足

在當(dāng)前新形勢下，項目檔案管理工作已不單純的一項管理工作，還是一項專業(yè)性極強(qiáng)的工作，對項目檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。而我企業(yè)當(dāng)前項目檔案管理人員具有年齡大、學(xué)歷低以及知識面窄的特點，難以滿足當(dāng)前項目檔案管理對人員的素質(zhì)要求。此外，施工單位的項目檔案管理人員僅由其他人員兼職，尚未接受過嚴(yán)格的培訓(xùn)等，最終直接影響了我企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的水平。

三、固定資產(chǎn)投資項目檔案管理方案的設(shè)計

1.項目檔案管理方案的設(shè)計原則

為保證所設(shè)計的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理方案能夠完美服務(wù)于我企業(yè)項目檔案管理工作，確保項目檔案管理工作的高效開展，需遵循以下原則：集中性原則、完整性原則、準(zhǔn)確性原則等。

（1）集中性原則：為每個項目配置專職項目檔案管理人員，并根據(jù)項目進(jìn)展及時收集對應(yīng)階段的所有資料，歸檔;

（2）完整性原則：項目檔案管理人員應(yīng)將與該項目相關(guān)的各個階段、各種類型的資料全部歸檔;

（3）準(zhǔn)確性原則：項目檔案管理人員應(yīng)保證所收集的資料均能夠準(zhǔn)確反映各個階段的工作，各個資料均為簽署完成的資料。

2.項目檔案管理職責(zé)體系的設(shè)計

目前，我企業(yè)的項目檔案管理工作由多個部門共同完成，在執(zhí)行過程中存在兼顧不到位的現(xiàn)象。因此，為保證最終的項目檔案管理方案能夠助力企業(yè)的發(fā)展，需根據(jù)企業(yè)情況設(shè)計相應(yīng)的項目檔案管理職責(zé)。

項目檔案管理職責(zé)體系能夠明確職責(zé)和工作程序。由于項目檔案管理組織僅存在于項目的生命周期內(nèi)，因此項目管理組織具有一定的靈活性和柔性。一般的，項目組織形式包括有：職能式項目組織形式、項目式組織形式以及矩陣式項目組織形式。根據(jù)我企業(yè)的實際情況，并在對比三種項目組織形式的基礎(chǔ)上，我企業(yè)所選用的項目組織形式為矩陣式，該組織形式能夠充分調(diào)動我企業(yè)二線部門的優(yōu)勢。如圖1所示為適應(yīng)于我企業(yè)的項目檔案管理組織形式。

明確參與項目各方在項目檔案管理的職責(zé)：

（1）建設(shè)單位的職責(zé)：配置專職的項目檔案管理人員;組織各方項目人員參與項目檔案管理業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn);完成項目立項、設(shè)計、施工以及竣工各個階段建設(shè)項目的資料收集;負(fù)責(zé)收集各方收集的資料。

（2）設(shè)計單位的職責(zé)：為建設(shè)單位提供相關(guān)的檔案資料;若工程項目存在變更，應(yīng)出具設(shè)計變更單。

（3）施工單位的職責(zé)：收集施工期間的所有與項目相關(guān)的檔案資料;向建設(shè)單位移交相關(guān)施工技術(shù)文件和施工圖紙。

（4）監(jiān)理單位的職責(zé)：根據(jù)施工單位提供的資料對項目質(zhì)量進(jìn)行核查;開展好監(jiān)理文件、施工文件以及竣工文件的審核，并保證各項資料的準(zhǔn)確性和完整性。

3.項目檔案管理流程的設(shè)計

目前，我企業(yè)的項目檔案管理流程存在職責(zé)不清、信息不暢的問題，造成我企業(yè)的項目檔案管理效率低下。根據(jù)我企業(yè)當(dāng)前的機(jī)構(gòu)和管理現(xiàn)狀，設(shè)計的項目檔案管理流程如圖2所示：

如圖2所示，我企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理流程包括有：收集、鑒定、整理、審查、歸檔、驗收以及利用7個環(huán)節(jié)。其中，企業(yè)檔案管理部門通過鑒定、審查以及驗收三個環(huán)節(jié)對現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行分析，并將分析結(jié)果反饋到建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位以及監(jiān)理單位，確保固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的完整性和準(zhǔn)確性?；谌鐖D2所示的項目檔案管理流程，能夠有效縮短檔案管理的進(jìn)程，進(jìn)而大大提升了我企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的效率。

四、總結(jié)

當(dāng)前航天固定資產(chǎn)投資項目的不斷增加，對傳統(tǒng)的項目檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。目前，我企業(yè)在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理方面存在缺乏相關(guān)制度、重視程度不夠以及項目管理人員素質(zhì)水平較低的問題。為提升我企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目管理工作的效率，本著集中性、完整性和準(zhǔn)確性的原則設(shè)計了與我企業(yè)相匹配的項目檔案管理職責(zé)體系和相應(yīng)的管理流程。

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作者簡介：王力弘（1975-），女，籍貫：內(nèi)蒙古，學(xué)歷：大學(xué)本科，職稱：館員，單位：北京宇航系統(tǒng)工程研究所，研究方向：檔案專業(yè)。