中學(xué)檔案管理工作存在的問題與思考

趙金華

摘 要：中學(xué)檔案管理是一項非常重要的工作內(nèi)容，檔案對于學(xué)校教育教學(xué)工作也是至關(guān)重要的，對于學(xué)生今后的發(fā)展也有著及其重要的作用，所以，必須清楚的記錄并保存起來。但近幾年以來，伴隨著學(xué)校規(guī)模的擴大入學(xué)量的增大，多數(shù)的學(xué)校出現(xiàn)了忽視檔案管理工作以及檔案信息缺失等問題。在以下文章中針對中學(xué)出現(xiàn)的檔案管理問題，做出了詳細(xì)的講解以及探討，有效提高中學(xué)檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：管理效率;檔案管理

一、中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理工作內(nèi)容

當(dāng)前中學(xué)檔案主要分為黨群、行政類文書檔案、教學(xué)類檔案、基建檔案、財會檔案、聲像檔案等，檔案管理的主要工作內(nèi)容就是對各項活動所產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行收集、分類、整理、編目上架等，以保證檔案材料完整的保存。檔案管理人員日常需要對檔案進(jìn)行維護(hù)與清潔，定期對檔案庫房進(jìn)行檢查登記，保證檔案的完整性。另外還需要對各項檔案根據(jù)日期建立檔案冊，并及時在電腦中做好登記。所有的檔案管理與收集都需要檔案管理員自主進(jìn)行，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，做好檔案的保密工作，避免檔案信息泄露。總的來說，檔案在學(xué)校教育教學(xué)中有著非常重要的作用，不但記錄了學(xué)生的成長過程，還記錄了老師的教學(xué)成果，但由于檔案在正常教學(xué)過程中與教師的教學(xué)成果中并沒有起到太大的作用，所以并沒有得到太多的重視。

2.檔案管理工作狀態(tài)

國家在檔案管理方面也出臺了明相關(guān)法律法規(guī)，《檔案法》也實施多年，但這似乎并沒有引起學(xué)校對檔案的重視，正因為對檔案的疏忽，檔案利用率也過于偏低，還可能導(dǎo)致了部分檔案的遺失。有些學(xué)校至今還沒有建立檔案室，檔案管理崗位也處于空缺狀態(tài)。此外還有一部分原因是由于管理員缺少經(jīng)驗，從而影響了檔案工作的進(jìn)展，再加上大家并沒有嚴(yán)重意識到檔案的存檔管理與重要性，因此在他們平時工作中并沒有太多的實質(zhì)性工作。

3.檔案管理人員水平

由于學(xué)校對檔案工作的忽視，檔案員往往是身兼多職，檔案業(yè)務(wù)管理水平并不高，對工作內(nèi)容認(rèn)知度也不是十分清晰，導(dǎo)致工作不上心，另外有一部分檔案管理人員沒有從事過相關(guān)工作經(jīng)驗，甚至有些學(xué)校只是找臨時工或者兼職的老師來擔(dān)任此項工作，除此以外，學(xué)校也疏忽了對檔案管理員的培訓(xùn)與指導(dǎo)，從而導(dǎo)致現(xiàn)如今大多數(shù)的檔案管理并沒有做到條條清晰，檔案員對于檔案管理流程也并不了解，部分相關(guān)人員的工作經(jīng)驗并不豐富，加上崗位缺人，工作意識淺薄，因此導(dǎo)致了部分檔案的缺失。

4.檔案管理意識

檔案管理在學(xué)校各項工作中是不可缺少的重要一部分。如今，大多數(shù)學(xué)校的檔案管理并不是十分完善，檔案管理員的檔案保管意識不強，思想重視不到位，不能準(zhǔn)確的對檔案的重要性進(jìn)行掌握，從而導(dǎo)致了很大程度的工作紕漏，對于現(xiàn)在檔案管理出現(xiàn)的問題主要存在三方面，學(xué)生、家長、以及學(xué)校的認(rèn)知度，他們并沒有意識到檔案的重要意義，也沒有認(rèn)知到檔案對于教師及中學(xué)生今后的發(fā)展及學(xué)習(xí)的重要性。

5.硬件設(shè)備

檔案保存不完整的因素，首先可能是硬件設(shè)備不夠完善。由于學(xué)校對檔案的重視程度不足，在檔案經(jīng)費的投入較低，導(dǎo)致學(xué)校檔案室設(shè)備不完善。我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)很多學(xué)校對于檔案硬件管理設(shè)備并不達(dá)標(biāo)，沒有完全發(fā)揮出存檔的真正用途。還有很多學(xué)校的檔案庫房環(huán)境不理想，沒有做到“三鐵”、“八防”等功能，檔案在這樣的條件下保存非常容易破損，這樣的檔案存儲環(huán)境無法保證檔案的完整性，另外存檔設(shè)備也沒有及時更換，同時也就無法滿足現(xiàn)代多樣化的存檔方式，無法進(jìn)行歸檔與分類，所以導(dǎo)致出現(xiàn)隨意亂放、錯誤歸類、檔案不完整的問題，這樣也增加了檔案管理的難度。

二、改善檔案管理對策

1.加強檔案管理制度

首先，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視加強學(xué)校檔案管理工作制度。有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭整理《檔案規(guī)章制度》《檔案管理工作規(guī)定》《檔案管理工作職責(zé)》等等相關(guān)的一切管理規(guī)章制度，打造出一個共同參與的檔案管理氣氛，更加完善校內(nèi)的管理工作制度。其次，大力宣傳檔案法律法規(guī)，讓檔案意識深入人心。將學(xué)校的宣傳設(shè)備都利用起來，例如：板報、校園廣播、校園論壇等各種宣傳方法，給師生普及相關(guān)的規(guī)章制度以及法律法規(guī)，加強校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生的檔案存儲意識。以組為單位建立檔案收集小組，讓所有人積極主動參加到檔案管理活動中，培養(yǎng)出保存檔案的高度意識和維護(hù)檔案的完整理念。

2.管理人員

首先，學(xué)校應(yīng)聘請檔案專業(yè)的人員或有相關(guān)經(jīng)驗的管理人員任專職檔案員，專門負(fù)責(zé)檔案管理項目，提高檔案管理人員各項待遇，這樣管理人員也會盡職盡責(zé)認(rèn)真對待工作，同時工作成果也就得到了更大的保障。其次，學(xué)校也要經(jīng)常對相關(guān)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)與講解，讓管理人員從意識上堅守好自己的崗位，校領(lǐng)導(dǎo)要做到隨時監(jiān)管檔案管理者的積極態(tài)度及相關(guān)知識的考核，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)與修養(yǎng)。只有管理人員自身加強了管理意識，才能百分百投入工作中，才能大大減少工作中出現(xiàn)的失誤，不會把個人情緒帶入到工作中，能避免出現(xiàn)檔案遺漏或丟失保證檔案的完整性。此外，檔案的相關(guān)管理人員要加強自身的管理意識、對于檔案做到及時收納、裝訂和整理，從而讓檔案管理更加井井有條。

3.參加培訓(xùn)加強管理能力

課程在不斷的更新改革，對于管理方法和教學(xué)理念也發(fā)生了很大的變化，隨著時代變化的同時也要提高自己的能力，對于檔案管理者也要跟著時代的進(jìn)步而進(jìn)步。首先要從意識中認(rèn)知到時代的變化與創(chuàng)新，管理者也要隨著時代而一同學(xué)習(xí)成長，提升自我能力，管理人員應(yīng)該積極主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息化管理技能，盡快掌握計算機的相關(guān)知識與技術(shù)，應(yīng)熟練使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，以及常見攝影設(shè)備的使用與操作，跟上時代發(fā)展的腳步。此外在生活中也要多多學(xué)習(xí)，多研究計算機的要領(lǐng)。并且主動參加學(xué)校的各種培訓(xùn)，結(jié)合學(xué)到的知識對檔案管理實施創(chuàng)新實踐。還可以多參加社會中相關(guān)的活動，學(xué)習(xí)更多相關(guān)管理知識，及時了解檔案管理新方法，走在現(xiàn)代科技化的前端。

4.檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

隨著社會不斷的發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作也在不停的進(jìn)步，最原始的檔案記載僅限于紙質(zhì)方法的存檔記載，現(xiàn)如今已經(jīng)有了很大的發(fā)展變化，因為目前已經(jīng)實現(xiàn)了電子版存檔、視頻存檔、以及圖片存檔等，所以，在將來檔案管理辦法中會有更加先進(jìn)快捷的管理方法。首先我們在理念上要有創(chuàng)新，要隨著科技的發(fā)展而不斷的學(xué)習(xí)進(jìn)步，作為檔案的管理人員也要以積極向上的心態(tài)去面對，主動學(xué)習(xí)新的理念提前做好準(zhǔn)備，避免因為時代的變化科技的發(fā)展給工作帶來跟大的壓力和阻礙，并且要將學(xué)習(xí)到的信息科技充分利用起來。例如，使用計算機進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)分析，第一時間提供給學(xué)校更多的相關(guān)信息，隨時做好迎接新的時代變化與潮流。

5.信息化管理

信息化管理檔案信息，搭建系統(tǒng)式檔案管理，首先最基本的需要是建立一個校園檔案網(wǎng)站，將檔案備份存儲到網(wǎng)站中保存。一、更加方便各部門查找，二、還可以避免電腦出現(xiàn)故障文檔同時遭到損壞，其次，老師可以自己注冊賬戶，注冊完畢登錄后方可自己查找相關(guān)資料，但不能給予自行修改的權(quán)限。如果在查閱時發(fā)現(xiàn)檔案中有任何問題，可以進(jìn)行留言處理。網(wǎng)站會對每一位登錄者進(jìn)行時間和姓名記錄，對于有機密性質(zhì)的文件給予授權(quán)方可查看。最后，對于檔案管理項目，包括檔案設(shè)計到的每一項內(nèi)容。實現(xiàn)系統(tǒng)管理統(tǒng)一體化，利用網(wǎng)站第一時間完成整理、數(shù)據(jù)分析、存檔等所有工作內(nèi)容、

除此以外，還可以利用各種軟件完成數(shù)字管理。并且使用軟件分析數(shù)據(jù)查詢更加方便快捷，能以最快的速度提供相關(guān)信息。為了更加方便管理目前多數(shù)的單位或?qū)W校都采用了這種管理辦法。

6.增加檔案經(jīng)費投入，及時更新硬件設(shè)備

檔案管理中，硬件設(shè)備也是非常重要的，硬件設(shè)備在存檔中是必不可少的，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)時代發(fā)展，及時根據(jù)需要更換更現(xiàn)在化的設(shè)備，這主要是在每年的檔案經(jīng)費預(yù)算中，加大對檔案工作經(jīng)費的投入。這就要看學(xué)校對檔案管理的要求與條件了，不過對于不合格的設(shè)備也要及時進(jìn)行更換。如果能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動管理一體化，不但保證了檔案的安全方便快捷性，同時還能更有效的開展檔案管理智能化，給工作進(jìn)展帶來更大的效益。

三、結(jié)束語

中學(xué)檔案不但記錄著學(xué)校一路的發(fā)展經(jīng)歷，也記錄著學(xué)生在中學(xué)時期的成長史，會涉及到學(xué)生與學(xué)校生活中密切的聯(lián)系，也是學(xué)校內(nèi)基礎(chǔ)日常工作之一，對于學(xué)校一定要將檔案管理重視起來，因為這也是學(xué)生和老師共同創(chuàng)造出的最大財富，也是各位教師努力創(chuàng)造出來的財富，有著珍貴的保存價值，同時還有著不可再生的特殊性質(zhì)，因此要有著嚴(yán)格的管理理念。雖然我們已經(jīng)實現(xiàn)了現(xiàn)代信息化管理，但我們還需要不斷的加強學(xué)習(xí)，還需要學(xué)校與教師投入更多的經(jīng)歷在工作上，在未來的發(fā)展道路上找出更新的技術(shù)方案，在管理道路上不斷的學(xué)習(xí)與創(chuàng)新。

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