煙草行業(yè)檔案管理信息化發(fā)展研究

摘 要：檔案管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中必不可少的重要工作環(huán)節(jié)，其獨(dú)特的數(shù)據(jù)管理性在公司、單位中都占據(jù)重要的地位。煙草行業(yè)作為我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系中的一部分，其在當(dāng)下信息化社會(huì)不斷推進(jìn)的過(guò)程中應(yīng)積極適應(yīng)新時(shí)代的要求，加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)，充分融入大數(shù)據(jù)時(shí)代，使得檔案資源管理工作在煙草行業(yè)中發(fā)揮出自己的工作價(jià)值。本文基于信息化建設(shè)對(duì)煙草行業(yè)檔案管理的重要意義，分析了當(dāng)下煙草行業(yè)在檔案管理工作中的不足和亟待解決的問(wèn)題，提出了幾點(diǎn)優(yōu)化完善信息化管理的策略方案，希望能推進(jìn)我國(guó)未來(lái)煙草行業(yè)可持續(xù)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：煙草行業(yè);檔案管理;信息化;不足;發(fā)展

一、信息化對(duì)煙草行業(yè)檔案管理的重要意義

煙草行業(yè)作為我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的重要組成部分，其中信息化檔案管理建設(shè)是推進(jìn)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵性工作，是提高企業(yè)生產(chǎn)力的必然需求，隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展和進(jìn)步，各行各業(yè)的文化事業(yè)工作必須緊跟時(shí)代步伐，煙草行業(yè)的檔案數(shù)據(jù)量和利用率近年來(lái)有顯著提高，以往傳統(tǒng)的人工檔案記錄與檢索已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足新時(shí)代的需求，需要企業(yè)積極學(xué)習(xí)利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)內(nèi)部檔案資源數(shù)據(jù)做收集、歸納、分類(lèi)、處理、存儲(chǔ)和檢索利用，同時(shí)要求檔案管理工作人員始終秉持職業(yè)道德觀念，這樣一來(lái)才能推進(jìn)煙草企業(yè)的快速進(jìn)步。

我國(guó)檔案管理局于2018年10月23日公布《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，并將于2019年1月1日起正式施行，規(guī)定中對(duì)我國(guó)企業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理從機(jī)構(gòu)和人員、基礎(chǔ)設(shè)施、管理要求、信息化建設(shè)和獎(jiǎng)勵(lì)與處罰五大方面進(jìn)行了明確聲明和規(guī)范，未來(lái)想要實(shí)現(xiàn)中國(guó)特色社會(huì)主義的飛躍性發(fā)展離不開(kāi)檔案管理工作發(fā)展的支撐，煙草行業(yè)作為國(guó)內(nèi)重要組成部門(mén)必須積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，順應(yīng)時(shí)代潮流，不斷建設(shè)信息化檔案管理工作體系。

二、當(dāng)下煙草行業(yè)檔案管理工作的不足

1.缺乏規(guī)范高效的檔案信息管理制度

我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度可以追溯到20世紀(jì)80年代，在制定一套規(guī)范化的檔案信息管理方案至今已經(jīng)逐漸形成了一套較為完善的體系，但其中煙草行業(yè)中仍然存在檔案數(shù)據(jù)分散化的缺點(diǎn)，難以實(shí)現(xiàn)高效、規(guī)范和集中的檔案管理模式。近年來(lái)隨著信息化技術(shù)的不斷推進(jìn)，不夠高效和集中的數(shù)據(jù)管理問(wèn)題也越發(fā)突現(xiàn)在行業(yè)運(yùn)營(yíng)中，尤其是煙草行業(yè)的檔案管理在整個(gè)市場(chǎng)體系中較為封閉，還未完全在國(guó)家檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。雖然目前已經(jīng)有很多煙草公司在信息化檔案管理的創(chuàng)新思維指導(dǎo)下，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一定的革新和進(jìn)步，但在整體管理模式上還缺乏統(tǒng)一規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，仍存在檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失現(xiàn)象，未能形成一套統(tǒng)一規(guī)范化的管理機(jī)制，導(dǎo)致目前煙草行業(yè)的檔案數(shù)據(jù)管理效率不高，難以實(shí)現(xiàn)突破性的發(fā)展。

2.信息化發(fā)展仍處于初步探索期

煙草行業(yè)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和發(fā)展下，逐漸由手動(dòng)檔案錄入轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)檔案錄入，從上世紀(jì)80年代至今，煙草行業(yè)整體檔案建設(shè)管理還處于初步探索的發(fā)展階段。首先很多企業(yè)現(xiàn)在仍使用手動(dòng)查詢(xún)數(shù)據(jù)檔案的方式，很難及時(shí)、全面的獲取到原始數(shù)據(jù)信息，無(wú)法適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)數(shù)據(jù)提出的高效、全面、準(zhǔn)確的利用要求，而且當(dāng)下檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)處于封閉管理的模式，很多檔案數(shù)據(jù)仿佛被鎖在了信息庫(kù)里，無(wú)法及時(shí)的獲取并利用，導(dǎo)致大量的檔案數(shù)據(jù)不能及時(shí)流通;其次，煙草行業(yè)的整體數(shù)據(jù)交流效率較低，不同地區(qū)和不同企業(yè)之間的信息化水平也存在較大的差異，甚至在同一企業(yè)內(nèi)的不同檔案管理室內(nèi)也無(wú)法實(shí)現(xiàn)全面的資源共享，同時(shí)一部分企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)和手工檔案錄入，缺乏信息化意識(shí)，沒(méi)有建立全面完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù);最后，我國(guó)目前很多行業(yè)開(kāi)發(fā)的檔案信息技術(shù)不足以維持企業(yè)的高速發(fā)展，達(dá)不到信息時(shí)代提出的要求。

3.缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員

檔案管理工作人員是推進(jìn)煙草行業(yè)信息化檔案建設(shè)的主力軍，目前煙草企業(yè)主要將管理人員分為一般、兼職、專(zhuān)職三種類(lèi)型，其中只有專(zhuān)職管理人員具備綜合的工作素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)能力，而兼職與一般管理人員有專(zhuān)業(yè)限制和經(jīng)驗(yàn)不足的缺陷，他們往往是從其他部門(mén)和行業(yè)臨時(shí)調(diào)動(dòng)而來(lái)，不僅缺少專(zhuān)業(yè)的管理技能，還缺乏對(duì)檔案管理的重視和工作責(zé)任心;在信息化技術(shù)逐漸普及的情況下，此類(lèi)管理人員很難快速的接收新知識(shí)和新技術(shù)，也無(wú)法將其充分的應(yīng)用于煙草行業(yè)的檔案數(shù)據(jù)管理中，是未來(lái)煙草行業(yè)需要著重關(guān)注的問(wèn)題。

三、未來(lái)發(fā)展信息化煙草行業(yè)檔案管理的策略

1.健全檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的全面化建設(shè)是煙草行業(yè)發(fā)展信息化管理的核心工作，檔案信息作為存儲(chǔ)內(nèi)部數(shù)據(jù)和人員基礎(chǔ)信息的依據(jù)，對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展越發(fā)重要?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提到企業(yè)機(jī)關(guān)應(yīng)強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，將檔案管理與企業(yè)整體實(shí)現(xiàn)信息化統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)資源共享，并且在建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫(kù)時(shí)應(yīng)滿(mǎn)足《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》和《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等的要求與規(guī)范。具體可先完善檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索功能，將目錄進(jìn)行統(tǒng)一整理和重新規(guī)劃，提高今后對(duì)專(zhuān)業(yè)文件的快速利用;其次對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中利用率高的重要文件要加大數(shù)字化保護(hù)力度，防止信息的丟失和缺漏，提高檔案數(shù)據(jù)的綜合利用率;最后，企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)新科技和新技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資源進(jìn)行收集與管理，電子檔案作為未來(lái)企業(yè)主要的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，如何實(shí)現(xiàn)利用最大化至關(guān)重要，對(duì)于電子檔案一定要實(shí)現(xiàn)全面的監(jiān)督管理和檢查，優(yōu)化數(shù)據(jù)處理和統(tǒng)計(jì)技術(shù)，不斷實(shí)現(xiàn)信息檔案管理的全面發(fā)展。

2.優(yōu)化檔案管理設(shè)計(jì)方案

檔案信息化管理建設(shè)不能只是紙上談兵，其同樣需要合理的設(shè)計(jì)方案原則作為支撐，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求機(jī)關(guān)部門(mén)應(yīng)依據(jù)不同類(lèi)別、載體或形式對(duì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行協(xié)調(diào)分配和管理，已經(jīng)設(shè)立好的管理方案不能隨意進(jìn)行改變。企業(yè)不僅要充分聯(lián)合企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的文件、資料和數(shù)據(jù)信息，將所有業(yè)務(wù)做到充分的銜接和統(tǒng)一管理，進(jìn)而達(dá)到對(duì)企業(yè)內(nèi)部所有檔案的全面控制。企業(yè)內(nèi)部的整體數(shù)據(jù)檔案管理方案不僅要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，還要考慮到各個(gè)部門(mén)檔案數(shù)據(jù)的特殊需求，從檔案制作、查詢(xún)利用、存儲(chǔ)管理三大方向上建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口，方便今后企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行高效的利用和管理。

3.建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范化信息管理

如何對(duì)煙草行業(yè)的數(shù)據(jù)信息歸納、優(yōu)化和整理是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理建設(shè)的根本目的，因此我們應(yīng)基于企業(yè)的核心發(fā)展方向，建立統(tǒng)一規(guī)范的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源利用最大化，這是未來(lái)發(fā)展信息化檔案建設(shè)的必然方向。但企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)注意，在建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的信息管理模式同時(shí)，不能一味的尋求合作伙伴，一味的追求技術(shù)上的領(lǐng)先，而應(yīng)該充分結(jié)合自身企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和實(shí)際形勢(shì)，無(wú)論是從資金投入還是企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)上，都應(yīng)時(shí)刻關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)把控，制定一套適合自身發(fā)展的信息管理模式。

4.維護(hù)檔案管理體系的安全性

信息化檔案管理為煙草行業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了便利，同時(shí)也帶來(lái)了信息安全問(wèn)題，我們?cè)诶眯畔⒓夹g(shù)對(duì)檔案信息做快捷高效的處理和應(yīng)用時(shí)，一定不能忽略檔案信息的特殊性和復(fù)雜性，其在一定程度上會(huì)給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患，這是相關(guān)部門(mén)和工作人員需要重視的關(guān)鍵問(wèn)題?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提到對(duì)數(shù)據(jù)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查、核對(duì)和讀取檢驗(yàn)，一旦發(fā)現(xiàn)有受損文件要做及時(shí)地恢復(fù)和備份，檔案部門(mén)在對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行信息化處理的同時(shí)一定要注意提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全保密性，研究開(kāi)發(fā)一套嚴(yán)密的信息安全保護(hù)技術(shù)方案，防止在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和利用時(shí)發(fā)生泄密的現(xiàn)象，充分保護(hù)企業(yè)的安全運(yùn)營(yíng)。

5.培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的信息管理人才隊(duì)伍

人才是每一個(gè)行業(yè)實(shí)現(xiàn)進(jìn)步與發(fā)展的關(guān)鍵，同樣也是煙草行業(yè)發(fā)展信息化檔案管理建設(shè)的重要資源支撐，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》規(guī)定企業(yè)必須建立專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人和辦公人協(xié)調(diào)處理檔案管理相關(guān)事務(wù)，此外還應(yīng)成立機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，并配備相關(guān)管理人員。企業(yè)應(yīng)面向社會(huì)廣納人才，從日常工作生活中注意培養(yǎng)員工的職業(yè)道德修養(yǎng)和工作責(zé)任心，讓檔案管理人員充分樹(shù)立信息化檔案管理觀念，培養(yǎng)自身良好的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)態(tài)度，不僅要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，還應(yīng)掌握當(dāng)下多元化時(shí)代的知識(shí)體系，從而培養(yǎng)一批綜合型素質(zhì)人才隊(duì)伍。此外，企業(yè)可以充分引入外界優(yōu)秀的學(xué)習(xí)資源，聘請(qǐng)資深的管理專(zhuān)家為企業(yè)內(nèi)部員工做技能培訓(xùn)，通過(guò)與專(zhuān)業(yè)信息部門(mén)的合作交流引入新技術(shù)和新方法，利用多種方式來(lái)不斷提升管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)。

四、結(jié)語(yǔ)與展望

綜上所述，煙草行業(yè)發(fā)展信息化檔案管理工作勢(shì)在必行，是未來(lái)全面推進(jìn)企業(yè)深化改革，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)利益持續(xù)增長(zhǎng)的重要工作。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)和信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)的重點(diǎn)轉(zhuǎn)型方向，我們不僅要從技術(shù)上實(shí)現(xiàn)提升，更要從觀念上實(shí)現(xiàn)根本轉(zhuǎn)變，堅(jiān)持以電子文檔資料更好地服務(wù)于企業(yè)整體發(fā)展的理念，積極面對(duì)當(dāng)下煙草行業(yè)檔案管理工作的不足，分析原因、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，采取相應(yīng)的策略方案不斷地優(yōu)化信息化檔案管理模式，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)更統(tǒng)一規(guī)范、高效完善的信息化管理建設(shè)。

總之，在未來(lái)推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)時(shí)，應(yīng)積極結(jié)合煙草行業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，接和新思想和新技術(shù)，堅(jiān)持“秉持重點(diǎn)，推動(dòng)全局”的根本原則，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部信息資源的流通，從而帶動(dòng)整個(gè)煙草行業(yè)所有部門(mén)的共同進(jìn)步。

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作者簡(jiǎn)介：趙鈺（1985-），女，山西臨汾人，碩士，山西省煙草專(zhuān)賣(mài)局，職稱(chēng)：檔案館員（中級(jí)），研究方向：檔案、新聞、網(wǎng)站、輿情。