鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化體系的構(gòu)建及應(yīng)用

韓紅艷

摘 要：衛(wèi)生院是農(nóng)村三級醫(yī)療網(wǎng)點的重點環(huán)節(jié)，是直接解決農(nóng)村看病難、看病貴的重要一環(huán)，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院擔(dān)負(fù)的責(zé)任越來越大，業(yè)務(wù)范圍越來越廣，構(gòu)建鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案的信息化體系也就顯得尤為重要。但是鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院由于思想、基礎(chǔ)設(shè)施等固有問題，檔案信息化的推進(jìn)面臨諸多難題，如信息化意識淡薄、管理設(shè)備落后、人才匱乏、機(jī)制不健全等，基于此對推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化提出自己建議。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院;檔案信息化;構(gòu)建及應(yīng)用

引言

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院擔(dān)負(fù)著整個地區(qū)的醫(yī)療衛(wèi)生工作，既有衛(wèi)生行政工作外還有醫(yī)療預(yù)防。具體而言，領(lǐng)導(dǎo)群眾開展衛(wèi)生運動、普及基本醫(yī)療知識、幫助病患解決病痛、群眾一般體檢等等。隨著信息時代的到來，醫(yī)院越來越多的重視信息化建設(shè)，尤其是對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院來說，諸多的責(zé)任與工作的繁雜、瑣碎要求加快推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案的信息化建設(shè)。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化建設(shè)的重要性

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的工作十分瑣碎，檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院日常工作的依據(jù)，包括登記、運行、業(yè)務(wù)的開展、病人的就診記錄等等，它滲透在正常工作開展的方方面面。再加上鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院人力不足，為減少不必要的資源浪費，通過構(gòu)建檔案信息化，把日常檔案整理、歸檔、電子化尤為重要。它雖然不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，但是可以通過提高群眾對衛(wèi)生院的信任，進(jìn)而推動衛(wèi)生院的經(jīng)濟(jì)效益。

1.有利于檔案信息原件的保存

任何一個地方的建設(shè)、發(fā)展都離不開各種檔案，尤其是影像資料和文字資料，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院來說更是如此，它是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院發(fā)展、群眾的就診、疾病攻關(guān)研究等等的客觀依據(jù)。由于需要經(jīng)常翻閱、借閱，對于其完好無缺的保存造成一定困難。隨著計算機(jī)、影印等信息技術(shù)的發(fā)展，可以通過掃描把原件錄入電腦，這樣對于檔案使用次數(shù)便沒有了限制，也不怕對原件造成損毀，可以提高檔案信息的利用率，而且電腦也有助于大量檔案資料的儲存、分類及快速檢索查詢等。

2.有利于對檔案的查詢

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的管理相對而言并不完善，各科室及各部門之間的界限并不明顯，導(dǎo)致大量的檔案資料沒有明確歸屬，需要查詢檔案時，需要調(diào)動整個衛(wèi)生院。通過信息化體系的構(gòu)建，就可以解決這一問題。管理人員對計算機(jī)的操作可以將檔案信息調(diào)出、分析、整合，同時還可以將檔案信息通過局域網(wǎng)滿足各科室、各部門的查閱需求。

3.有利于對檔案的管理

在沒有電子化以前的檔案管理都是把紙質(zhì)資料收放，條件好的建有檔案室，條件查一下的就是一個柜子。要保護(hù)好這些紙質(zhì)資料，對于檔案管理人員來說，需要做大量工作，比如在不同季節(jié)的防蟲、除濕等，尤其對于南方的衛(wèi)生院。隨著時間的流逝，每天都有檔案資料需要收集，檔案只會越來越多，對其進(jìn)行管理、儲放越來越成為問題。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院本身就人員緊張，再專門配備大量人力做此工作，直接影響到業(yè)務(wù)的開展。通過對檔案信息化，設(shè)置專門負(fù)責(zé)人管理就成了一種趨勢。

4.有利于提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的工作效率

一直以來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理依靠工作人員把紙質(zhì)版檔案收集、歸類、整理、收藏，使用時需要翻閱很多檔案，給工作人員帶來很大工作量，而且每天都是重復(fù)，工作效能感不強(qiáng)。應(yīng)用檔案信息化體系后，將改變傳統(tǒng)檔案管理的收集方式和處理方式，大大提高了信息收集和處理的效率。它可以方便鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的辦公，節(jié)約了大量的人力和物力，緩解了醫(yī)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，使得衛(wèi)生院諸多繁瑣的工作因為檔案的查詢方式、利用方式得以改變，工作人員可以把更多精力投入到對病人的救治中，解決病患問題，更好的服務(wù)病人。也就是說，通過信息體系化的構(gòu)建可以提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的管理水平，從而有利于衛(wèi)生院的可持續(xù)發(fā)展。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化面臨的主要問題

1.思想上不夠重視

先進(jìn)的思想指導(dǎo)先進(jìn)的行為，很大程度上，衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化的重視程度決定了檔案信息化體系的構(gòu)建。有些領(lǐng)導(dǎo)者因為忙于行政工作、業(yè)務(wù)工作等種種日常工作，對于信息化的了解不夠，不愿意投入物力、精力，沒有足夠的重視。在領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)下，衛(wèi)生院的檔案信息管理員或者醫(yī)務(wù)工作者的觀念也比較落后，尤其是在一些偏遠(yuǎn)、落后的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，導(dǎo)致衛(wèi)生院信息體系的構(gòu)建受阻。

2.沒有專業(yè)的檔案管理人員

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作多是行政人員、護(hù)士或者臨近退休人員、臨時工等來做，他們的專業(yè)素養(yǎng)、理論水平、文化程度等各不相同，甚至有的是身兼數(shù)職，隨意性、流動性大。專業(yè)的檔案管理人員幾乎沒有，更不用說會用信息化系統(tǒng)的專業(yè)人員。再加上思想觀念、知識老化、業(yè)務(wù)不了解等問題，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的發(fā)展跟不上時代的進(jìn)步，難以適應(yīng)信息技術(shù)時代對檔案管理的要求。

3.檔案管理制度不健全，信息收集率不高

目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的管理制度是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院文化的呈現(xiàn)方式，衛(wèi)生院都建有較為完善的管理制度和各類人員崗位責(zé)任制，這些與工作人員的待遇水平相掛鉤，但是沒有完備的檔案管理制度。不成制度則無依據(jù)遵循，很多有價值的資料未能及時歸檔，使得檔案收集率不高，造成信息流失，為日后工作造成困擾。再加上互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，沒有信息化的檔案變成了孤軍奮戰(zhàn)，不利于衛(wèi)生院跟上時代的步伐。

4.基礎(chǔ)實施不完善，現(xiàn)代化管理水平不高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院一般都很小，基本的科室劃分都不健全，對于診治、醫(yī)療的用地都捉襟見肘，更別說專門的檔案室，導(dǎo)致資料的隨處堆放，完全不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理設(shè)備基本上就是帶鎖的柜子，談不上管理技術(shù)。隨著計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的普及，雖然也在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院使用，但多數(shù)用來結(jié)賬，除此之外，作用甚少。對于檔案的收集和整理依然停留在手工記錄、收集、檢索上，信息量小，人員流動帶來的信息流失等問題，不利于檔案收集更不便于對信息的開發(fā)。

三、推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化的對策

1.加強(qiáng)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)者檔案信息化的管理意識

理論是先導(dǎo)，只有接受了檔案信息化管理的意識，進(jìn)而更新衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)的管理觀念。要從思想上加以重視，可以通過對其進(jìn)行宣傳，讓他們看到信息化體系帶來的種種便利，從而重視檔案信息化的建設(shè)，同時在建設(shè)過程中投入相應(yīng)的人力、物力、精力。把構(gòu)建檔案信息化體系的構(gòu)建提上議事日程，認(rèn)真踐行此項工作。

2.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理水平

既可以通過招聘專業(yè)檔案管理人員，也可以通過提升現(xiàn)有管理人員的水平將此項工作開展。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的條件比較艱苦、基礎(chǔ)設(shè)施查，很多專業(yè)人員認(rèn)為在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院還沒有開展檔案信息化管理的基礎(chǔ)條件，會導(dǎo)致招聘工作很難。但是還可以通過把現(xiàn)有人員到先進(jìn)的上級單位進(jìn)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，加大對信息管理人員的培訓(xùn)，更新工作人員的檔案管理觀念，通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識、技術(shù)充實他們的頭腦，進(jìn)而激發(fā)創(chuàng)新意識，并通過與日常實踐工作相結(jié)合，探索出適合自己的檔案管理新思路、新方式?；ヂ?lián)網(wǎng)+的新時代，檔案管理工作需要新面貌，只有培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高水平、高技術(shù)的檔案管理工作人員，才能充分發(fā)揮出檔案信息化的最大作用。

3.健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

健全的制度是規(guī)范工作的重要保障，對于檔案管理工作來說更是如此，本身工作性質(zhì)的特殊性，需要嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅的工作態(tài)度。只有建立完善的規(guī)章制度，才能顯現(xiàn)檔案管理工作的重要性。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院可根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法規(guī)，結(jié)合自己檔案工作實際，形成具有自身特色的檔案管理的各項規(guī)章制度，使檔案工作每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，有明確的要求和制度的約束。將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

4.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作是為整個醫(yī)院、全部病患提供便利的，如果充分利用好，它將發(fā)揮出重大作用。一直以來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案工作復(fù)雜、繁重、瑣碎再加上人為操作，在工作中出現(xiàn)失誤不可避免。通過現(xiàn)代化的計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高衛(wèi)生院檔案管理的信息化程度，進(jìn)而提高相應(yīng)檔案資料的有效性和安全性，可以通過簡潔的人機(jī)互動界面，實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸、儲存、查詢、調(diào)用。還可以幫助傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理提升效率。最為重要的是對于檔案管理要有一個全方位、各角度全面的考慮，結(jié)合自己的實際情況，制定可行性方案，再根據(jù)方案對信息化體系進(jìn)行構(gòu)建，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢作用，有效地提高檔案管理的水平，進(jìn)而提升整個衛(wèi)生院的工作效率。除此之外，在檔案管理工作當(dāng)中，需要科學(xué)地按照其完整性、準(zhǔn)確性、安全性對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、完善和再提煉，以保障檔案資料的全面完整。

5.健全以及完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化管理系統(tǒng)

幫助鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院建立起一整套完整的檔案信息管理系統(tǒng)是完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院日常工作的重要內(nèi)容。這需要從具體問題著手，保證基礎(chǔ)設(shè)施的完善，進(jìn)行合理規(guī)劃，明確的規(guī)章制度，安排專業(yè)工作人員管理，將工作落于實處，結(jié)合各鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院自己工作實際，創(chuàng)新工作方式，營造信息化管理的環(huán)境，以此提升醫(yī)院檔案管理工作能力。

四、結(jié)語

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案的信息化已經(jīng)成為制約其發(fā)展的短板，在醫(yī)療改革的大環(huán)境，更需要加快推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的信息化建設(shè)。首先，要對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的信息化建設(shè)有全面、清醒的認(rèn)識，高瞻遠(yuǎn)矚，看到其價值所在和建設(shè)的必要性以及迫切性。其次，構(gòu)建系統(tǒng)的過程中，嚴(yán)格遵循系統(tǒng)化以及規(guī)范化的基本原則。然后，設(shè)立專門的檔案管理室，在對其進(jìn)行設(shè)置的時候，要合理應(yīng)用信息化技術(shù)，禁止發(fā)生不重視紙質(zhì)檔案的情況。最后，要想達(dá)到現(xiàn)代化管理目的，需要有效地因地制宜，從實際出發(fā)，結(jié)合自身情況，通過不斷改進(jìn)和優(yōu)化，將檔案信息化的價值凸顯出來。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈方琦.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀與信息化管理建設(shè)措施研究川.經(jīng)貿(mào)實踐，2018（4）.

[2]周 萍.中國公立綜合性醫(yī)院戰(zhàn)略定位類型、醫(yī)院文化、醫(yī)院績效的關(guān)聯(lián)機(jī)制研究[D].復(fù)旦大學(xué)，2015，2.

[3]徐國斌.構(gòu)建軍醫(yī)大學(xué)附屬醫(yī)院基礎(chǔ)性財會信息建設(shè)模塊化體系的研究[D].第三軍醫(yī)大學(xué)，2014，11.