數(shù)字傳媒下的檔案信息管理工作分析

摘 要：伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以博客、微博、微信為代表的新興媒介正逐漸的滲入到人們的生活之中，在這種環(huán)境下，數(shù)字媒體也呈現(xiàn)著一種高速發(fā)展的狀態(tài)。隨著數(shù)字媒體的出現(xiàn)，這種全新的數(shù)字媒介環(huán)境對(duì)檔案信息管理工作的開(kāi)展也提出了新的要求，并改變著檔案信息管理工作的模式，促使檔案信息管理由以往單一的書(shū)籍管理模式向一個(gè)更加全面、細(xì)致的方向發(fā)展，這為檔案信息管理工作的有序開(kāi)展提供了一個(gè)新的發(fā)展契機(jī)。基于此，文章從數(shù)字傳媒背景下檔案信息管理工作中所存在的問(wèn)題展開(kāi)分析，先對(duì)檔案信息管理工作的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)展開(kāi)了討論，進(jìn)而提出了數(shù)字媒體環(huán)境下檔案信息管理工作的創(chuàng)新途徑。

關(guān)鍵詞：數(shù)字傳媒;檔案信息;管理

數(shù)字傳媒的大背景下，以手機(jī)、微博、微信為媒介的傳播載體正在不斷的蔓延，不僅沖擊著以報(bào)紙為媒介的傳統(tǒng)媒體傳播結(jié)構(gòu)，也刷新了人們?cè)谛畔r(shí)代中的新聞信息傳播方式。跟隨數(shù)字媒體技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，以及其在社會(huì)各方面的不斷深入，檔案信息管理的方式也發(fā)生了很大的變化。不能否認(rèn)的是，數(shù)字傳媒下的新興媒介在信息傳播中占據(jù)著明顯的優(yōu)勢(shì)，并被廣泛的應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域之中，而為了讓檔案信息管理工作得到更加有效的利用，檔案部門(mén)在工作的開(kāi)展中也越來(lái)越多的采用了新媒體。如今，數(shù)字傳媒技術(shù)雖然在檔案信息管理工作中已經(jīng)被應(yīng)用，但依舊存在著一定的問(wèn)題，而為了適應(yīng)檔案信息管理未來(lái)的工作需求，數(shù)字傳播環(huán)境下，檔案信息管理工作的開(kāi)展還需要展開(kāi)創(chuàng)新性的發(fā)展研究。

一、數(shù)字傳媒下檔案信息管理工作中存在的問(wèn)題

1.重視程度不足

檔案信息管理中，很多單位對(duì)數(shù)字傳媒技術(shù)的應(yīng)用都存在著一種只要把檔案資料輸入到電腦中，就表示進(jìn)入或完成信息化管理的誤區(qū)，因此，在對(duì)數(shù)字傳媒的具體應(yīng)用中，人為觀念所造成的影響非常嚴(yán)重，而針對(duì)數(shù)字傳媒下各種傳媒媒介（微信、微博、音頻、視頻等）的應(yīng)用程度根本不足，以此阻礙著檔案信息管理工作的良性發(fā)展。于此同時(shí)，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息管理數(shù)字傳媒工作的開(kāi)展只是口頭上比較重視，在具體的實(shí)際行動(dòng)上卻嚴(yán)重忽視，只有在使用的過(guò)程中才發(fā)現(xiàn)它的重要性，而在不需要的時(shí)候依舊將其放在次要的地位，對(duì)于檔案管理本身也不是非常重視，這些落后的思想普遍存在于檔案信息管理工作中。

2.缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃

雖然信息時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨很久了，但是在檔案管理的具體實(shí)施中，很多單位信息化工作的開(kāi)展還是處于一種起步階段，對(duì)于數(shù)字傳播媒介的應(yīng)用更是剛剛開(kāi)始，尚未掌握科學(xué)合理的管理方法，同時(shí)，對(duì)數(shù)字傳媒下的檔案信息管理工作的發(fā)展戰(zhàn)略也缺乏一定的考慮，沒(méi)有在檔案信息化的推進(jìn)過(guò)程中做好總體的規(guī)劃工作。受這些因素的影響，即使檔案管理工作已經(jīng)將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用其中，已經(jīng)對(duì)數(shù)字傳播媒介進(jìn)行了利用，但如果依舊固守著落后的體制、陳舊的模式，不去根據(jù)實(shí)際制定一套科學(xué)、完整的檔案管理體制，這對(duì)數(shù)字傳播媒介下檔案信息化工作的有序發(fā)展是很不利的。

3.資源開(kāi)發(fā)不足

長(zhǎng)久以來(lái)，對(duì)于普通群眾來(lái)講，他們都無(wú)法獲得利用檔案的權(quán)利，或者說(shuō)是缺乏一定的檔案利用意識(shí)，只有部分人存在檔案利用的行為。但是，隨著新媒體的發(fā)展，以數(shù)字傳播媒介為載體的各種傳播方式擴(kuò)大了檔案利用人群的規(guī)模，也進(jìn)一步的滿(mǎn)足了人們對(duì)檔案的多元化需求，但是，從目前的情況分析，室藏檔案的數(shù)字化加工力度依舊不大，固守原有管理模式的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，在檔案資源的開(kāi)發(fā)上存在一定的局限性，開(kāi)發(fā)力度有所限制，因此導(dǎo)致檔案管理的信息化程度明顯較低，甚至有些部門(mén)的檔案管理信息化建設(shè)工作尚處于備案狀態(tài)，還沒(méi)有展開(kāi)具體的活動(dòng)，這些情況的存在都導(dǎo)致檔案無(wú)法在數(shù)字傳媒中提供更加豐富的檔案數(shù)據(jù)查詢(xún)，也導(dǎo)致檔案所具有的各項(xiàng)服務(wù)功能無(wú)法得到進(jìn)一步的發(fā)揮。

二、檔案信息管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

1.檔案信息數(shù)字化

數(shù)字媒體以信息技術(shù)為支撐，在信息化的高度普及下，很多單位工作的開(kāi)展都是依靠辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，展開(kāi)的是一種無(wú)紙化的辦公模式，在這種環(huán)境下，檔案的生成方式、存儲(chǔ)方式、閱讀方式等都發(fā)生了重大的變革。例如，在起草和簽發(fā)文件、催辦和文件歸檔工作的開(kāi)展中，都對(duì)信息化的管理模式進(jìn)行了有效的利用，檔案文件中所包含的文書(shū)多是以數(shù)字化的形式而存在的，此時(shí)，檔案就是以電子媒介的形態(tài)而存在的，不僅便于管理，還具有存儲(chǔ)方便的優(yōu)勢(shì)，還能通過(guò)數(shù)字媒介來(lái)展開(kāi)檔案的收集、篩選、存數(shù)、使用等整個(gè)管理流程，由此可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的檔案信息管理工作呈現(xiàn)著一種數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)。

2.利用多樣化

社會(huì)的進(jìn)步促使檔案管理的水平也在不斷的提升，在逐漸豐富的工作環(huán)境下，檔案的內(nèi)容多種多樣，一方面利用檔案展開(kāi)工作的人數(shù)和對(duì)象在不斷的擴(kuò)大，另一方面人們對(duì)檔案利用的需求也在隨之不斷的增加。如今，在數(shù)字傳媒的背景下，檔案管理工作的進(jìn)行將這一傳統(tǒng)的利用方式打破了，通過(guò)數(shù)字傳媒下的新聞媒介，以及微博、微信等新興媒介，為人們檔案的利用提供了一定的便利性，而它的利用價(jià)值也發(fā)生了新的變化，逐漸的突破了單純的參考、憑證等用途，逐漸的將檔案所具有的知識(shí)性、休閑性展現(xiàn)出來(lái)，將它們的利用變?yōu)橐环N可能。

3.服務(wù)大眾化

隨著網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)、數(shù)字電視等新媒體形式的發(fā)展，以及在人們生活的廣泛應(yīng)用，由此衍生出了微博、微信等很多新興的數(shù)字傳媒形式，為檔案服務(wù)利用的方式實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新。就檔案信息管理工作的開(kāi)展來(lái)講，部分地方政府的規(guī)章中，已經(jīng)在檔案館的信息管理文件中開(kāi)放了檔案服務(wù)工作的相關(guān)規(guī)定，甚至在智能手機(jī)還沒(méi)出現(xiàn)的時(shí)代，就創(chuàng)造性的開(kāi)通了手機(jī)短信查詢(xún)檔案和現(xiàn)行文件目錄業(yè)務(wù)，檔案利用和新媒體的接觸由來(lái)已久。傳統(tǒng)檔案的利用是通過(guò)到檔案館查詢(xún)實(shí)現(xiàn)的，但是通過(guò)數(shù)字傳媒技術(shù)下的各種衍生物，這就實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案隨時(shí)利用的目的，將檔案便捷利用的潛能激發(fā)了出來(lái)，促進(jìn)了檔案利用人群的多元化和規(guī)?；l(fā)展趨勢(shì)。

三、數(shù)字媒體下檔案信息管理工作的創(chuàng)新途徑

1.以數(shù)字傳播媒介為載體，展開(kāi)檔案宣傳工作

數(shù)字傳媒環(huán)境下，檔案信息工作的開(kāi)展需要從媒介傳播的方式著手，并在適應(yīng)這一傳播方式的基礎(chǔ)上展開(kāi)檔案信息管理工作。例如，在檔案宣傳管理活動(dòng)中，除了開(kāi)展傳統(tǒng)的檔案制度和業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座、開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽、舉辦檔案文化沙龍等宣傳途徑外，還可以和數(shù)字傳播媒介緊密結(jié)合。以微博為例，作為一種新型的傳播媒介，微博具有傳播速度快、受眾范圍廣、時(shí)效性強(qiáng)和交流互動(dòng)效果好等優(yōu)勢(shì)，檔案宣傳工作中開(kāi)通微博是占領(lǐng)媒體宣傳的新要求，通過(guò)發(fā)布微博不僅能夠?qū)ψ陨磉M(jìn)行宣傳，還能加強(qiáng)和公眾的互動(dòng)交流能力，對(duì)檔案社會(huì)影響力的擴(kuò)大非常有益。同時(shí)，通過(guò)微博這一傳播平臺(tái)，檔案部門(mén)可以更加自由、靈活的發(fā)布更多的檔案文化信息，將和檔案相關(guān)的照片、視頻等內(nèi)容發(fā)布出來(lái)，通過(guò)微博上實(shí)現(xiàn)互動(dòng)交流，參與到公眾對(duì)檔案的關(guān)注之中，以更好的適應(yīng)當(dāng)前人們對(duì)檔案文化的需求。

2.增加數(shù)字媒體檔案比重，拓展檔案收集的廣度

信息時(shí)代的大背景下，檔案已經(jīng)不是傳統(tǒng)意義上以書(shū)籍形式而存在的物體，音頻、視頻等逐漸成為檔案的一部分，并占據(jù)著很大的比例，尤其體現(xiàn)在廣播電視事業(yè)之中。在新的社會(huì)發(fā)展形式下，檔案工作的完善和豐富需要對(duì)視頻、音頻等形式的檔案做好收集工作，將反應(yīng)企業(yè)、學(xué)校、公共檔案館特色改革發(fā)展實(shí)踐中的講話錄像、活動(dòng)錄像、會(huì)議錄像，以及在廣播和新聞上的報(bào)道等其他的多媒體素材納入到檔案的收集范圍之中。當(dāng)然，這些檔案收集工作的進(jìn)行是建立在數(shù)字傳媒基礎(chǔ)之上的，視頻、音頻以攝像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、手機(jī)為主要載體，各種活動(dòng)、會(huì)議中所呈現(xiàn)的一些細(xì)節(jié)都需要詳細(xì)錄入。原本，單純依靠這些載體是很難實(shí)現(xiàn)這一收集目標(biāo)的，但媒體環(huán)境的變化和數(shù)字傳媒技術(shù)的進(jìn)步都為這些動(dòng)態(tài)檔案的收集提供了支持，使檔案收集的類(lèi)別和內(nèi)容更加的豐富、廣泛，而檔案的記錄者和收集者也可能是身邊的每一個(gè)人，有效的拓展了檔案資源的收集渠道，增加了新媒體檔案的比重。

3.緊抓媒介技術(shù)升級(jí)契機(jī)，拓寬檔案利用形式

目前，面對(duì)數(shù)字傳媒這一發(fā)展環(huán)境，檔案服務(wù)工作的開(kāi)展在任何一個(gè)環(huán)境下都需要由“主動(dòng)服務(wù)”向“被動(dòng)服務(wù)”，由“單一服務(wù)”向“立體服務(wù)”轉(zhuǎn)變，而檔案管理部門(mén)更需要和其他相關(guān)部門(mén)一起展開(kāi)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化改革進(jìn)展。在這個(gè)需求下，檔案部門(mén)可以和相關(guān)的職能部門(mén)通過(guò)數(shù)字媒介，整合相關(guān)的社會(huì)制作力量，構(gòu)建一個(gè)專(zhuān)業(yè)化的制作團(tuán)隊(duì)共同編輯一個(gè)網(wǎng)絡(luò)版的《檔案通訊》，將單位在發(fā)展進(jìn)程中的各項(xiàng)決策內(nèi)容、依據(jù)、發(fā)展歷史、政策導(dǎo)向等情況，通過(guò)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)，或者借助微博、微信等信息傳播媒介，將相關(guān)內(nèi)容發(fā)送給各個(gè)職能部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)人員，給予他們決策性的參考意見(jiàn)。當(dāng)然，對(duì)于能力比較高的單位，檔案信息管理工作的開(kāi)展還有更好的拓寬渠道，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、移動(dòng)電視等展開(kāi)全方位的升級(jí)活動(dòng)，讓公眾通過(guò)這些傳媒來(lái)了解檔案、促使檔案工作能夠更好的服務(wù)于大眾。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在我國(guó)數(shù)字傳媒技術(shù)的不斷發(fā)展中，各種新興的傳播媒介正在不斷的擴(kuò)大，作用也在不斷的凸顯，這一發(fā)展環(huán)境對(duì)檔案信息管理工作的開(kāi)展來(lái)講，不僅是一個(gè)機(jī)遇，也是一種挑戰(zhàn)。因此，面對(duì)檔案信息管理中所存在的各種問(wèn)題，檔案工作的開(kāi)展需要盡快的實(shí)現(xiàn)和辦公自動(dòng)化的對(duì)接，更需要將新興媒介應(yīng)用其中，給予足夠的重視，這樣才能更好的拓寬檔案信息管理的渠道，收集更多的檔案信息，將檔案的作用最大化的發(fā)揮出來(lái)。

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作者簡(jiǎn)介：夏歆鈺（1976-），女，漢族，浙江溫州人，溫州市中心醫(yī)院，館員，研究方向：檔案管理。