水利工程檔案管理的分析與對策

周莉艷

摘 要：檔案作為珍貴的文獻(xiàn)是記錄工程開展的重要信息載體，工程檔案更是工程建設(shè)全程記錄及竣工檢修、維護(hù)管理的重要依據(jù)，而對于水利工程竣工驗(yàn)收而言，檔案合格是水利工程驗(yàn)收的必備前提，因此做好工程檔案管理具有重要意義。本文以檔案管理的基本特性為基點(diǎn)，結(jié)合自身實(shí)際工作特點(diǎn)，針對水利工程檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案;管理

檔案作為水利工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄，完善且詳細(xì)的工程檔案可以反映出水利工程建設(shè)的全過程，因此建設(shè)一套“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的檔案管理制度具有重要意義，這是水利工程檔案管理的第一要素;其次要深化和完善載體檔案的歸檔制度，讓紙質(zhì)檔案與信息檔案共同配合推進(jìn)檔案管理，最后要處理好檔案工作的移交和接收程序，保證檔案的機(jī)密性和科學(xué)性。

一、“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的管理

水利檔案管理的完整性要貫穿到工程管理的各個(gè)階段，有始有終，包括水利工程檔案管理的勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理施工等。在檔案管理過程中也要切實(shí)明確相關(guān)部門人員的歸檔責(zé)任及各個(gè)責(zé)任等，同時(shí)在工程初始階段就應(yīng)加大檔案管理密度。準(zhǔn)確性方面要保障水利工程檔案管理中各個(gè)數(shù)據(jù)、人員職責(zé)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目法人、事故處理等基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)確性，同時(shí)也要按照本單位的實(shí)際情況來準(zhǔn)確的完成項(xiàng)目管理的推進(jìn)與實(shí)施。系統(tǒng)性則需要從立項(xiàng)開始就對文件材料進(jìn)行整理和收集，要保障檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步管理，也要同時(shí)驗(yàn)收歸檔文件的完整度和總體質(zhì)量。

另外，完整的檔案管理也應(yīng)注重工程檔案材料的全面性，在實(shí)際管理中要做到所有應(yīng)歸檔的檔案材料必須要齊全劃一，包括水利工程匯總?cè)耸聶n案管理等，準(zhǔn)確的檔案管理要注重反映內(nèi)容的準(zhǔn)確性，其中包括文字、圖形、視頻資料等，特別是施工階段與竣工階段要如實(shí)反映檔案管理的準(zhǔn)確性和實(shí)際性。系統(tǒng)性的材料準(zhǔn)備要將所有歸檔的材料檔案進(jìn)行有機(jī)的統(tǒng)一聯(lián)系，相關(guān)材料要盡量放在一起，防止遺失或被竊，特別要注意的是工程項(xiàng)目文件材料要具有成套性和統(tǒng)一性。

二、完善推進(jìn)載體檔案歸檔制度

完善和推進(jìn)載體檔案的歸檔制度需要做到聲像檔案與電子檔案為紙質(zhì)檔案做后備與補(bǔ)充。水利檔案管理的重要性不言而喻，各參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件的收集、整理、歸檔工作。工程建設(shè)重要階段、重大事件及事故必須要有完整的聲像材料歸檔。歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。

另外，水利檔案管理方面要建立起專業(yè)化隊(duì)伍，如要強(qiáng)化考核機(jī)制的運(yùn)行與監(jiān)督，要求相關(guān)檔案管理人員必須要設(shè)立初審、復(fù)審，層層把關(guān)簽字的工作要求，按照不合格不接收的原則，保證檔案達(dá)到接收標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，嚴(yán)防借機(jī)造假、涂改、抽取、替換材料，杜絕檔案丟失、損毀等情況發(fā)生，可以從制度化管理、人員調(diào)配、人員培訓(xùn)發(fā)展等角度全面深化檔案管理專業(yè)化發(fā)展。同時(shí)聲像檔案管理要注重檔案管理的科學(xué)系，檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)要通過系統(tǒng)培訓(xùn)、自主學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行提升。檔案管理人員要與工程負(fù)責(zé)人進(jìn)行協(xié)商制定信息化檔案管理職能，對于紙質(zhì)檔案的管理協(xié)調(diào)工作要同步信息化檔案管理，如部分檔案管理需要進(jìn)行網(wǎng)上信息報(bào)備時(shí)，由水利工程相關(guān)人員直接對接檔案管理人員，防止檔案管理中重要信息的泄露，同時(shí)監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對施工單位提交的歸檔材料進(jìn)行審核、確認(rèn)并按標(biāo)段（合同）編寫檔案資料質(zhì)量審核意見。

三、處理好檔案移交和接收工作

移交與接收工程檔案資料的時(shí)間，視工程建設(shè)的實(shí)際情況而定。 一般單位工程完工后，就應(yīng)完成有關(guān)工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進(jìn)行檔案資料移交與接收工作。整個(gè)工程檔案資料（包括竣工驗(yàn)收的文件材料）的交接工作，應(yīng)在竣工驗(yàn)收后的3個(gè)月內(nèi)完成。

移交和接收工作中，為保證移交檔案的質(zhì)量，檔案管理及工程檔案管理相關(guān)人員要對檔案管理卷宗進(jìn)行仔細(xì)的審查與核實(shí)，包括檔案的卷宗規(guī)制的合理性，對于不合格的歸檔材料需要求相關(guān)立卷人更正后再完成移交手續(xù)。另外，電子聲像檔案的移交要同步紙質(zhì)檔案的移交和接收，要仔細(xì)檢閱聲像資料的真實(shí)性以及完整性，為避免聲像材料過多而導(dǎo)致檔案移交工作遺漏的事故發(fā)生，相關(guān)單位部門對于水利工程檔案的處理要提上日程，另外對于檔案的移交和接收，雙方必須要做好“移交目錄”準(zhǔn)備，明確負(fù)責(zé)人的效能，最后經(jīng)雙方核實(shí)簽字后，完成接收。

總之，水利工程檔案管理極其重要，在檔案管理過程中要注重將檔案管理工作納入水利工程建設(shè)管理中，對于檔案管理要明確負(fù)責(zé)人職責(zé)，依據(jù)工程實(shí)際情況健全檔案管理制度，統(tǒng)籌安排檔案管理程序，確保水利檔案工作正常開展。

參考文獻(xiàn)：

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