公共圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

李曉堅(jiān)

摘要：檔案管理工作是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，它對(duì)公共圖書(shū)館的各項(xiàng)工作都有著十分重要的指導(dǎo)意義。進(jìn)入信息時(shí)代后，公共圖書(shū)館的檔案管理中發(fā)生著一系列的變化。公共圖書(shū)館的許多工作的開(kāi)展也離不開(kāi)檔案工作的支持，檔案完整地記錄了圖書(shū)館的一切工作歷程，公共圖書(shū)館必須要做好檔案管理工作，努力創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，要敢于突破現(xiàn)有的各種桎梏，趕上時(shí)代發(fā)展的腳步。檔案管理水平的提高必將促進(jìn)公共圖書(shū)館各項(xiàng)業(yè)務(wù)的加速發(fā)展。本文主要分析探討了公共圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策，以供參閱。

關(guān)鍵詞：公共圖書(shū)館；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

公共圖書(shū)館的檔案工作，是圖書(shū)館工作的一個(gè)重要組成部分。檔案全面、系統(tǒng)、真實(shí)的記錄了圖書(shū)館的工作，是對(duì)圖書(shū)館工作考察評(píng)估的重要依據(jù)；同時(shí)，檔案工作驗(yàn)證著圖書(shū)館歷年的工作成果，對(duì)制定計(jì)劃、總結(jié)和開(kāi)展讀者活動(dòng)等具有指導(dǎo)和參考價(jià)值。因此，為更好的服務(wù)于圖書(shū)館事業(yè)，加強(qiáng)圖書(shū)館檔案的管理工作是一項(xiàng)值得認(rèn)真研究和解決的課題。

1公共圖書(shū)館檔案管理工作現(xiàn)狀

圖書(shū)館是我國(guó)精神文明建設(shè)的主要陣地，在精神文明建設(shè)過(guò)程中，圖書(shū)館作為圖書(shū)資源的提供者，發(fā)揮了十分重要的作用。近年來(lái)我國(guó)也十分重視圖書(shū)館建設(shè)工作，文化部對(duì)全國(guó)縣級(jí)以上圖書(shū)館進(jìn)行了多次評(píng)估定級(jí)，其目的是相關(guān)通過(guò)評(píng)估定級(jí)的手段來(lái)調(diào)動(dòng)圖書(shū)館爭(zhēng)優(yōu)創(chuàng)新的積極性，增強(qiáng)圖書(shū)館的業(yè)務(wù)建設(shè)和科學(xué)管理能力，從而不斷提高圖書(shū)館的服務(wù)水平。隨著我國(guó)對(duì)公共圖書(shū)館事業(yè)的重視程度不斷提高，圖書(shū)館的發(fā)展也越來(lái)越迅速，圖書(shū)館中的資源越來(lái)越豐富，產(chǎn)生的檔案信息逐漸增多，例如各種圖書(shū)檔案，不僅是讀者獲取知識(shí)的重要源泉，更是我國(guó)的文化建設(shè)工作得以發(fā)展的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)圖書(shū)館檔案規(guī)范化管理，是未來(lái)圖書(shū)館發(fā)展過(guò)程中的主要任務(wù)。隨著圖書(shū)館檔案管理工作的地位不斷改變，圖書(shū)館對(duì)檔案管理的重視程度也越來(lái)越高，但是在圖書(shū)檔案管理過(guò)程中還是存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理理念比較陳舊，在圖書(shū)館檔案管理過(guò)程中，有的人員依舊習(xí)慣采用人工管理方式，對(duì)各種紙質(zhì)文件、圖書(shū)檔案進(jìn)行收集，而且沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)歸檔，所以導(dǎo)致很多信息雜亂無(wú)章，還很容易丟失。第二，檔案建設(shè)滯后于圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作。圖書(shū)館檔案管理是圖書(shū)館發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容，但是當(dāng)前很多圖書(shū)館的檔案管理過(guò)程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備條件、技術(shù)手段等都比較落后，沒(méi)有專門的檔案機(jī)構(gòu)工作人員，從而對(duì)圖書(shū)館的發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的制約。第三，檔案管理人員水平不高。公共圖書(shū)館的人事管理機(jī)制陳舊，是影響圖書(shū)館發(fā)展的重要因素，由于傳統(tǒng)管理體制的限制，使得很多館員沒(méi)有危機(jī)意識(shí)，在工作過(guò)程中對(duì)各種新技術(shù)的學(xué)習(xí)也不夠。在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，信息化管理是一個(gè)必然趨勢(shì)，當(dāng)前很多圖書(shū)館在管理方面的投入還不足，例如有的檔案管理人員對(duì)信息化和數(shù)字化的認(rèn)識(shí)程度不高，圖書(shū)館的檔案信息化管理系統(tǒng)不夠完善等，這些問(wèn)題都將會(huì)圖書(shū)檔案數(shù)字化融合管理受到極大影響，阻礙圖書(shū)館的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型發(fā)展。

2公共圖書(shū)館檔案管理發(fā)展策略

2.1增強(qiáng)人員檔案管理意識(shí)

圖書(shū)館檔案管理員從自身做起，認(rèn)識(shí)到圖書(shū)館檔案管理工作的重要性，它是提高圖書(shū)館工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。做好檔案管理的宣傳工作，增強(qiáng)主動(dòng)性，積極與各部門溝通協(xié)調(diào)，完成檔案管理的基礎(chǔ)工作。隨著檔案管理意識(shí)的增強(qiáng)，社會(huì)對(duì)檔案工作的重視，做好檔案管理工作的作用會(huì)更好的發(fā)揮出來(lái)。

2.2豐富檔案館藏結(jié)構(gòu)

由于檔案室歷史原因，大量檔案之存在于紙質(zhì)狀態(tài)?？萍及l(fā)展出現(xiàn)多樣化的存儲(chǔ)方式，檔案室要采取多載體、異地異質(zhì)保存等方式來(lái)回溯建庫(kù)，保障信息安全。在紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上，有條件的圖書(shū)館可以建立檔案陳列室，利用聲、光、電等多種手段向館內(nèi)職工和參觀學(xué)習(xí)人員展示實(shí)物檔案，宣傳本館歷史和發(fā)展沿革。根據(jù)本館業(yè)務(wù)，分析館藏特色，建立專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)形成自己的文化特色，如特色講座視頻檔案；圖書(shū)館等級(jí)評(píng)估專題資料等，提升歸檔材料系統(tǒng)性和完整性和獨(dú)特性。從民眾中征集有歷史價(jià)值的資料，經(jīng)過(guò)專家評(píng)估后確定檔案價(jià)值，來(lái)豐富館藏資源也是豐富館藏結(jié)構(gòu)的重要通道。

2.3開(kāi)發(fā)適合公共圖書(shū)館實(shí)際的檔案管理軟件

計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不僅大大提高了檔案管理的工作效率和質(zhì)量，也使檔案管理工作的準(zhǔn)確性大為提高。圖書(shū)館可以組織自己的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，借鑒其他檔案管理系統(tǒng)并結(jié)合自身特點(diǎn)，研發(fā)適合自己圖書(shū)館工作實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)。自主研發(fā)檔案管理軟件有利于軟件后期的維護(hù)與升級(jí)；因與本單位情況緊密聯(lián)系，軟件更實(shí)用，簡(jiǎn)單，易掌握；同時(shí)節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。

2.4推行責(zé)任制，加強(qiáng)考核

圖書(shū)館在實(shí)施目標(biāo)責(zé)任制管理時(shí)，應(yīng)將檔案的立卷歸檔也明確列入目標(biāo)責(zé)任制管理中，制定相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，定期進(jìn)行考核評(píng)比，與獎(jiǎng)金掛鉤，讓業(yè)務(wù)人員真正負(fù)起業(yè)務(wù)文件材料形成、積累、整理和歸檔的責(zé)任，從而確保檔案的收集歸檔。

2.5提高圖書(shū)館檔案管理人員的素質(zhì)

圖書(shū)館檔案管理工作的實(shí)施是依靠檔案管理人員來(lái)進(jìn)行的，檔案管理人員的素質(zhì)是影響圖書(shū)館檔案工作實(shí)施的一項(xiàng)重要因素。一名優(yōu)秀的檔案管理工作者，只有具備了較強(qiáng)的政治素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)水平，才能夠做好圖書(shū)館的檔案管理工作。因此，圖書(shū)館需要不斷地加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平的教育，積極地引導(dǎo)圖書(shū)館檔案管理人員掌握檔案管理相關(guān)的新技能與新知識(shí)，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)圖書(shū)館檔案管理的需要。目前從圖書(shū)館檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，提高圖書(shū)館檔案管理人員的素質(zhì)主要集中體現(xiàn)在高尚的職業(yè)道德、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)、較強(qiáng)的外文翻譯能力、強(qiáng)烈的信息意識(shí)和信息處理能力四個(gè)方面。

3結(jié)束語(yǔ)

公共圖書(shū)館檔案管理工作的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是以“積極收集整理、有效提供利用”為中心，圍繞公共圖書(shū)館工作的總體部署和要求，充分利用圖書(shū)館檔案這一信息平臺(tái)，積極探索檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的新思路和新方法，增強(qiáng)與外界的溝通、交流與聯(lián)系，主動(dòng)地、創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，充分發(fā)揮檔案、文件的諸多功能，為提高公共圖書(shū)館的整體效益做出新貢獻(xiàn)，為圖書(shū)館事業(yè)建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙紅梅.淺析公共圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].中文信息.2018（01）.

[2]郝匯蓉.淺談公共圖書(shū)館檔案管理工作[J].區(qū)域治理.2018（28）.

（作者單位：臨汾市堯都區(qū)圖書(shū)館）