論“鯰魚(yú)效應(yīng)”對(duì)檔案管理的啟示

摘 要：管理學(xué)是一門(mén)研究管理活動(dòng)相關(guān)規(guī)律的學(xué)科，在理論與實(shí)踐中發(fā)展至今已形成一系列較為成熟的原理及理論，廣泛應(yīng)用于實(shí)際生產(chǎn)與管理活動(dòng)。檔案管理學(xué)屬于管理學(xué)的分支，因此管理學(xué)原理在檔案管理活動(dòng)中具有一定指導(dǎo)意義，“鯰魚(yú)效應(yīng)”是其中之一，可應(yīng)用于檔案管理以提高檔案工作效率與組織活力。本文結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀談“鯰魚(yú)效應(yīng)”原理對(duì)檔案管理工作變革與人員激勵(lì)等方面的啟示。

關(guān)鍵詞：“鯰魚(yú)效應(yīng)”;檔案管理;啟示

管理是一種具有目的性的實(shí)施活動(dòng)，管理主體是人，而管理的對(duì)象就是與其目的相關(guān)的人、事、物。檔案管理是人以檔案為對(duì)象的管理活動(dòng)。隨著檔案事業(yè)逐漸發(fā)展，檔案工作也日益科學(xué)化與專業(yè)化，管理學(xué)理論在檔案管理工作中的應(yīng)用日漸成熟。對(duì)于當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題，從管理學(xué)原理“鯰魚(yú)效應(yīng)”中似乎可以尋求解決之道。

一、何為“鯰魚(yú)效應(yīng)”

許多耳熟能詳?shù)男」适聦?duì) “鯰魚(yú)效應(yīng)”原理的由來(lái)進(jìn)行了詮釋，例如，鯰魚(yú)是一種以魚(yú)為主要食物、生性好動(dòng)的魚(yú)類;而沙丁魚(yú)生性喜歡安靜，追求平穩(wěn)。挪威人喜歡吃沙丁魚(yú)，但沙丁魚(yú)在運(yùn)輸過(guò)程中由于缺氧不易存活，而市場(chǎng)上鮮活的魚(yú)價(jià)格要比死魚(yú)高出許多，為了能賣(mài)好價(jià)錢(qián)，一位漁民將鯰魚(yú)放入沙丁魚(yú)魚(yú)槽，鯰魚(yú)進(jìn)入魚(yú)槽后，由于環(huán)境陌生，便四處游動(dòng);而沙丁魚(yú)見(jiàn)了鯰魚(yú)也十分緊張，四處躲避、加速游動(dòng)，存活率大大提高。這樣沙丁魚(yú)運(yùn)輸過(guò)程中的缺氧問(wèn)題就迎刃而解了。鯰魚(yú)在攪動(dòng)沙丁魚(yú)生存環(huán)境的同時(shí)，也激活了沙丁魚(yú)的求生能力。因此，在管理學(xué)中，“鯰魚(yú)效應(yīng)”即解讀為采取一種手段或措施，刺激一些組織活躍起來(lái)投入到市場(chǎng)中積極參與競(jìng)爭(zhēng)，從而激活市場(chǎng)中的同行業(yè)組織。

二、檔案管理現(xiàn)狀

隨著生產(chǎn)力的不斷發(fā)展、人們檔案意識(shí)的不斷提高，檔案事業(yè)得到了顯著發(fā)展。但檔案組織機(jī)構(gòu)、檔案管理工作、檔案管理人員依舊存在不足之處。

1.檔案組織機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案組織機(jī)構(gòu)的定位：“中央和地方級(jí)各類檔案館是集中保存管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)”;檔案機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)是：“維護(hù)國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下，集中統(tǒng)一管理黨和國(guó)家的檔案及有關(guān)資料，維護(hù)檔案的完整與安全，積極提供利用，為社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)”。檔案機(jī)構(gòu)以保存檔案為主要職責(zé)，以開(kāi)發(fā)利用檔案為重要目標(biāo)。檔案機(jī)構(gòu)在社會(huì)大眾印象中地位可能遠(yuǎn)不及圖書(shū)館或博物館。原因有二，其一檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)性并未完全發(fā)揮，開(kāi)放程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及大眾的心理欲求，服務(wù)也未完全觸及大眾日常。其二檔案機(jī)構(gòu)不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)追逐最直接經(jīng)濟(jì)效益的浪潮下，非常容易為大眾所忽視。因此，檔案機(jī)構(gòu)的社會(huì)地位較為尷尬。

2.檔案管理工作現(xiàn)狀。（1）檔案開(kāi)放制度不夠健全。盡管?chē)?guó)家大力宣揚(yáng)檔案的開(kāi)放利用，但現(xiàn)實(shí)與理想的差距還是存在的。1980年中央提出“開(kāi)放歷史檔案”方針;20世紀(jì)90 年代開(kāi)始推行的政務(wù)公開(kāi)制度實(shí)行信息公開(kāi)。我國(guó)檔案開(kāi)放的發(fā)端比信息公開(kāi)探索早了十多年，但是由于歷史原因和文化傳統(tǒng)的差異，與發(fā)展態(tài)勢(shì)十分迅速的信息公開(kāi)相比，檔案開(kāi)放實(shí)踐仍處處受制。由于檔案信息的保密性特點(diǎn)，在開(kāi)放過(guò)程中，相應(yīng)的安全保障制度是檔案開(kāi)放的必要保障，而檔案開(kāi)放法規(guī)制度略顯陳舊亟待更新與完善，使得檔案管理活動(dòng)難以“施展拳腳”。（2）檔案工作氛圍缺乏活力。由于檔案工作的“幕后”性，其工作氛圍常常顯露冷冷清清的“死水”狀態(tài)。由于檔案信息量的幾何倍數(shù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，工作量也逐年遞增，且相對(duì)來(lái)說(shuō)工作內(nèi)容較為單一。組織機(jī)構(gòu)封閉、工作模式僵化、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)的欠缺等現(xiàn)象依舊大量存在，嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，檔案管理急需放入“鯰魚(yú)”來(lái)改善檔案工作的環(huán)境與社會(huì)印象，刺激檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.檔案管理人員現(xiàn)狀。（1）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。檔案人員的素質(zhì)問(wèn)題在很大程度上決定了檔案管理工作的開(kāi)展，大多數(shù)檔案管理人員并非專業(yè)出身，很多都是轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)的，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)。有些檔案管理人員甚至對(duì)檔案的管理內(nèi)容和要求都不甚熟悉，計(jì)算機(jī)技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)更是匱乏，管理水平不高，無(wú)法運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備提供服務(wù)，更談不上對(duì)檔案信息的深層次研究和開(kāi)發(fā)。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，“受過(guò)正規(guī)檔案專業(yè)教育（大專以上）的人員僅占總?cè)藬?shù)的17.87%，具有中高級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員占已評(píng)定人員總數(shù)的12.61%，而在圖書(shū)館專業(yè)，這一比例為31.1%”。盡管近幾年檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)明顯改善，但社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出了更高的要求。（2）檔案管理人員社會(huì)刻板印象——女性化趨勢(shì)。社會(huì)上對(duì)于檔案管理工作存在既定印象和認(rèn)知，例如穩(wěn)定但發(fā)展前景有限，細(xì)致卻單一無(wú)趣，因此較多的女性工作者意愿從事檔案工作，而且社會(huì)上潛移默化地也認(rèn)同這樣的現(xiàn)象與觀點(diǎn)，久而久之形成了社會(huì)對(duì)檔案工作與檔案人員的刻板印象。“根據(jù)國(guó)家檔案局1996～2004 年統(tǒng)計(jì)資料，全國(guó)檔案人員中女性占有 65%（平均數(shù)）左右的比例，且這個(gè)數(shù)據(jù)一直保持穩(wěn)定狀態(tài)”。社會(huì)公眾對(duì)檔案管理人員的刻板印象在一定程度上反映了社會(huì)公眾對(duì)該行業(yè)的評(píng)價(jià)，而對(duì)于某個(gè)職業(yè)的“性別”偏向認(rèn)知不是一個(gè)行業(yè)發(fā)展的有利表現(xiàn)。（3）檔案管理人員的職業(yè)倦怠嚴(yán)重。職業(yè)倦怠即人們?cè)诼殬I(yè)發(fā)展過(guò)程中，因?yàn)樽陨碓蛞约肮ぷ鳝h(huán)境中的特殊因素，造成工作熱情喪失和工作績(jī)效下降，繼而出現(xiàn)的各種生理、心理兩方面的不適應(yīng)和疲勞癥狀。與一般職業(yè)相比，政府和公共事業(yè)領(lǐng)域職業(yè)倦怠比例較高。然而，在公共事業(yè)中，檔案工作作為一項(xiàng)服務(wù)工作，且重復(fù)性高，對(duì)外開(kāi)放程度相對(duì)受限，因此，比其他公共事業(yè)更易表現(xiàn)出職業(yè)倦怠。而檔案工作長(zhǎng)期以來(lái)得不到相應(yīng)關(guān)注和重視，“更嚴(yán)重挫傷了檔案人員的積極性和主動(dòng)性”。

三、關(guān)于放入“鯰魚(yú)”于檔案管理中的設(shè)想

如果檔案機(jī)構(gòu)僅僅滿足于“保管員”的身份，那么其社會(huì)關(guān)注與社會(huì)地位只會(huì)裹足不前。俗話說(shuō)，有壓力才有動(dòng)力。但我更愿意將這條“鯰魚(yú)”看作是一種革新、一種激勵(lì)：一種對(duì)于檔案工作的革新;一種對(duì)于檔案人員的激勵(lì)。

1.對(duì)于檔案管理工作的革新。（1）提升控制手段的有效性。從完善體制、制度、標(biāo)準(zhǔn)層面上去提升員工的工作效率?？茖W(xué)的檔案管理制度、檔案人員評(píng)價(jià)體系及檔案實(shí)操標(biāo)準(zhǔn)是檔案事業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展的有力保障。盡可能大的實(shí)現(xiàn)檔案的工具價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行控制。制度層面是引導(dǎo)整個(gè)事業(yè)發(fā)展走向的根本，完善制度也是變革檔案工作的根本性工作。牽一發(fā)而動(dòng)全身，完善檔案體制建設(shè)是潛在而根本的“鯰魚(yú)”，乃治本之舉。（2）擴(kuò)大檔案文化效益的社會(huì)認(rèn)同。完善檔案開(kāi)放制度與安全保障制度。最大限度地將密級(jí)允許范圍內(nèi)的檔案信息向社會(huì)公眾開(kāi)放。當(dāng)前公眾對(duì)于信息需求的快捷與精準(zhǔn)提出了更高要求，對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也更為依賴。因此，建立檔案信息網(wǎng)站，利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)公眾進(jìn)行開(kāi)放是一個(gè)非常有效的方式。同時(shí)，由于檔案的政治性、保密性特點(diǎn)，還應(yīng)提升檔案安全保護(hù)的技術(shù)手段。檔案服務(wù)質(zhì)量的提高、檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)和利用必定改善檔案工作的大眾心理形象和地位。（3）嘗試經(jīng)濟(jì)效益的開(kāi)發(fā)。社會(huì)活動(dòng)對(duì)信息的需求與日俱增，檔案信息資源作為社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，其真實(shí)性更有保障。我們提出檔案信息資源這樣一個(gè)概念，本身就已經(jīng)承認(rèn)了檔案信息直接或間接的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。例如，開(kāi)發(fā)文化產(chǎn)品。更有甚者，我們可以利用“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的紅利，將全國(guó)對(duì)外開(kāi)放的檔案信息進(jìn)行篩選、加工、整合，利用微信公眾號(hào)平臺(tái)、開(kāi)發(fā)app等形式拓寬檔案信息獲取渠道，增加檔案信息經(jīng)濟(jì)效益實(shí)現(xiàn)途徑。嘗試經(jīng)濟(jì)效益的開(kāi)發(fā)不代表改變檔案管理的服務(wù)性本質(zhì)，而是說(shuō)，檔案管理可以在做好服務(wù)性工作的同時(shí)，做到一定程度上的“經(jīng)濟(jì)獨(dú)立”。例如在政府經(jīng)費(fèi)或企業(yè)投入支出外，要求檔案組織機(jī)構(gòu)自行解決10%—20%的創(chuàng)收，用以解決員工的福利問(wèn)題。這樣將人員收入與工作績(jī)效更緊密的聯(lián)系起來(lái)，一方面減輕了政府或者企業(yè)負(fù)擔(dān);另一方面這樣的創(chuàng)收壓力最為實(shí)際地提高了檔案人員的工作積極性，也使得檔案管理工作更為靈活，更適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)。

2.對(duì)于檔案管理人員的激勵(lì)。（1）內(nèi)部激勵(lì)。內(nèi)部激勵(lì)指在排除外部因素條件下，對(duì)現(xiàn)有人員的激勵(lì)?？煞譃槲镔|(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)兩個(gè)部分：物質(zhì)激勵(lì)即改善福利待遇。這里的改善不代表收入待遇的無(wú)條件提高，而是優(yōu)化檔案部門(mén)組織人員的績(jī)效考核制度，明確量化指標(biāo)。在此基礎(chǔ)上，一定限度地提高檔案工作及檔案人員相關(guān)的經(jīng)費(fèi)投入;其次，精神激勵(lì)有多種方式，例如：增加競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、開(kāi)展業(yè)余活動(dòng)。很多企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)都會(huì)組織野外拓展活動(dòng)，那么如檔案部門(mén)以服務(wù)性為主的部門(mén)，也可以舉辦這樣的活動(dòng)。例如保利集團(tuán)舉辦的大型檔案知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)非常重視，檔案部門(mén)的工作人員參與熱情也很高。這樣的活動(dòng)也是一種變相的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅能增長(zhǎng)理論知識(shí)，也可以帶動(dòng)整個(gè)檔案工作的活力。（2）外部激勵(lì)。引進(jìn)“鯰魚(yú)型”人才。針對(duì)當(dāng)前檔案人員素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象，我們應(yīng)重視和完善檔案人員招聘制度。當(dāng)前檔案學(xué)教育的專業(yè)化和高等化不斷提升，使得我國(guó)檔案事業(yè)的人才隊(duì)伍正逐漸的經(jīng)歷著更新?lián)Q代及優(yōu)化升級(jí)的過(guò)程。改變公眾對(duì)檔案工作的刻板印象，擺脫檔案人員的性別束縛，提高引進(jìn)人才的理論與實(shí)踐水平要求，重視技術(shù)與管理人才的培養(yǎng)。另外，增加檔案部門(mén)對(duì)于特殊人才的引進(jìn)。對(duì)于人員的引進(jìn)不僅要有專業(yè)知識(shí)的要求，更應(yīng)該朝著多元化的方向發(fā)展，不同專業(yè)的人員各司其職。例如可以引進(jìn)“業(yè)務(wù)員”這樣一種具備交際能力和業(yè)務(wù)能力的人才。

非洲草原上，跑得最慢的鹿力求跑得比最快的獅子快，而跑得最慢的獅子力求比跑得最慢的鹿快;否則他們將被吃掉或者餓死。盡管這些設(shè)想比較“象牙塔”，但“鯰魚(yú)效應(yīng)”對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，在信息高速發(fā)展的社會(huì)，檔案管理工作也應(yīng)該參與到這樣的發(fā)展節(jié)奏中去。作為檔案工作者，我們需要勇敢的尋求出口，努力奔跑起來(lái)。

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作者簡(jiǎn)介：謝愷璇（1992-），女，漢族，湖北人，現(xiàn)任單位：華南師范大學(xué)檔案館，碩士研究生，助理館員，研究方向：檔案事業(yè)現(xiàn)代化。