事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑研究

彭通康

摘 要：事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將事業(yè)單位活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理和應(yīng)用。本文在分析事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)實(shí)條件和存在的現(xiàn)實(shí)問題的基礎(chǔ)上，就進(jìn)一步做好事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作提出了路徑選擇，對(duì)提升事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作水平具有一定的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;事業(yè)單位;實(shí)現(xiàn)路徑

引言

2017年12月28日，國(guó)家檔案局李明華局長(zhǎng)在部署2018年全國(guó)檔案工作時(shí)強(qiáng)調(diào)，要“突出重點(diǎn)、補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)，在開創(chuàng)檔案事業(yè)新局面上持續(xù)用力”，“要切實(shí)加快各類檔案的整理著錄、數(shù)字化及聯(lián)網(wǎng)共享等工作進(jìn)度，適應(yīng)日益增長(zhǎng)的查檔用檔需要”。事業(yè)單位是指國(guó)家為了社會(huì)公益目的，由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)組織服務(wù)。事業(yè)檔案包括了人員信息、考核業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)檔案等諸多信息，大體可以分為三大部分：文書檔案、人事檔案和基建檔案。

1事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)實(shí)條件

2010年，國(guó)家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案館檢索指南》，在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中也指出，“十二五”期間，我國(guó)在檔案信息化建設(shè)等方面取得了新進(jìn)展，陸續(xù)頒布了《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》等檔案數(shù)字化行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，初步建成了檔案信息管理系統(tǒng)為支撐、以檔案目錄為中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案利用平臺(tái)和檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案信息化體系。

1.1網(wǎng)絡(luò)技術(shù)體系初步建立

20世紀(jì)90年代以來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)領(lǐng)域取得了顯著成績(jī)，網(wǎng)絡(luò)軟硬件技術(shù)體系的發(fā)展初具規(guī)模。事業(yè)單位門戶網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、教育科研網(wǎng)等均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息的互通互聯(lián);此外，事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)應(yīng)用普及程度很高，無論是業(yè)務(wù)工作還是檔案工作都實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)辦理，無紙化、智能化辦公已深入到事業(yè)單位檔案管理的各個(gè)方面。信息、數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化的推廣提供了技術(shù)支持和保障。

1.2數(shù)字技術(shù)保障程度較高

當(dāng)前，IT產(chǎn)業(yè)市場(chǎng)下為事業(yè)單位的辦公提供了各種應(yīng)有軟件，Word、PPT、Excel以及OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)等等，辦公軟件多達(dá)近千款，且不少功能價(jià)值都具備各種應(yīng)用屬性，如信息整合、處理、編目、目錄檢索、歸檔的功能，這些數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展為事業(yè)單位檔案數(shù)字化提供了技術(shù)支持和保障。

1.3人才隊(duì)伍規(guī)模不斷壯大

隨著計(jì)算機(jī)數(shù)字信息技術(shù)與檔案工作的深度融合，數(shù)字信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，近年來，各地各部門都相繼加大了具有計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)知識(shí)專業(yè)背景的人才引進(jìn)力度，并在日常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)都加入了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)內(nèi)容，使掌握一定計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)的人員較以往有了較大幅度的增加，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作的推廣提供了人才支撐。

2事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)實(shí)問題

事業(yè)單位檔案數(shù)字化是指將事業(yè)單位紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入等方式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的備份、檢索和利用的高效、簡(jiǎn)單、快捷和安全等功效的方式。事業(yè)單位檔案數(shù)字化是數(shù)字時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但縱觀當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀來看，主要還存在以下問題：

2.1檔案檢索效率較低

數(shù)字化檔案管理中依托計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索是數(shù)字化的關(guān)鍵，由于事業(yè)單位檔案數(shù)字進(jìn)程還沒有全部完成，且有的基層事業(yè)單位因人員、技術(shù)等因素使數(shù)字化完成的不徹底，雖然采用了計(jì)算機(jī)檢索來替代了傳統(tǒng)的人工檢索方式，但事業(yè)單位檔案的檢索大多還處于手工檢索階段，影響了事業(yè)單位檔案信息檢索的速度和成功率。

2.2設(shè)備配置不夠完善

事業(yè)單位檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜且技術(shù)含量較高的復(fù)雜工作，需要完備的軟硬件設(shè)備和嚴(yán)格技術(shù)支撐，這是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和前提。現(xiàn)階段，雖然事業(yè)單位高度重視檔案數(shù)字化工作，但由于資金等原因，導(dǎo)致相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備和軟件十分缺乏（如計(jì)算機(jī)等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)軟件版本較低等），有些是雖然擁有了相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備和軟件，但設(shè)備老化、軟件未及時(shí)升級(jí)更新，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不穩(wěn)定等等，這些因素的存在都在一定程度上制約了事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作的全面推進(jìn)。

2.3專業(yè)素能有待提升

事業(yè)單位檔案數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理方式，是網(wǎng)絡(luò)、信息、數(shù)字化等技術(shù)的集成，對(duì)從事檔案數(shù)字化人員的信息技術(shù)等專業(yè)素能要求較高?？v觀當(dāng)前事業(yè)單位檔案工作的從業(yè)人員結(jié)構(gòu)來看，無論是年齡結(jié)構(gòu)還是知識(shí)結(jié)構(gòu)都與檔案數(shù)字化工作的需要有一定的距離。從年齡結(jié)構(gòu)來看，事業(yè)單位從事檔案工作的年齡總體偏大，檔案工作相對(duì)業(yè)務(wù)工作來說相對(duì)“枯燥”，年輕人對(duì)檔案工作的認(rèn)可度不高。

3新時(shí)期事業(yè)單位檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的路徑選擇

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理能夠有效提升單位檔案及工作效率，提升機(jī)關(guān)的現(xiàn)代化管理水平。鑒于事業(yè)單位檔案數(shù)字化有著嚴(yán)格的規(guī)范性和程序性要求，做好當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化應(yīng)做到：

3.1源頭把控

實(shí)現(xiàn)文書工作數(shù)字化。文書工作是事業(yè)單位檔案工作的基礎(chǔ)和源頭，既要從文書處理到文書歸檔都要嚴(yán)格按照數(shù)字化的要求推進(jìn)，積極引入OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)文書進(jìn)行登記、辦公室審核、分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)、辦公室制發(fā)、檔案部門歸檔等流程做好文書檔案的全過程管理。其中，文書檔案歸檔工作是關(guān)鍵，要按文件的批次以及受閱權(quán)限實(shí)現(xiàn)在單位局域網(wǎng)中傳閱、歸檔。傳閱時(shí)設(shè)置時(shí)限，及時(shí)提醒受閱人及時(shí)歸還，歸還后將需要納入歸檔范圍的文書進(jìn)行預(yù)立卷整理，防止年底突擊歸檔而增加工作負(fù)荷，實(shí)現(xiàn)了文書檔案全時(shí)段數(shù)字化歸檔。

3.2技術(shù)支撐

完善信息技術(shù)系統(tǒng)化。事業(yè)單位檔案數(shù)字化始終離不開過硬的技術(shù)支持，也是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，包括數(shù)字化總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、數(shù)字化設(shè)備選型、軟件開發(fā)、查詢管理、安全保障等。為此，應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位自身的業(yè)務(wù)內(nèi)容和職能設(shè)置，建立完善的數(shù)字化信息技術(shù)支撐體系。要保障該系統(tǒng)具有良好的升級(jí)能力，事業(yè)單位的職能是不斷發(fā)展變化的，要確保數(shù)字化檔案系統(tǒng)的持續(xù)推進(jìn)，就要保證所開發(fā)的數(shù)字化系統(tǒng)具有較強(qiáng)的可擴(kuò)展性和可在線擴(kuò)容。

3.3人才保障

打造高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍。事業(yè)單位檔案數(shù)字化開展始終離不開一支高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍，既要加大對(duì)既熟悉檔案業(yè)務(wù)又掌握一定數(shù)字化業(yè)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才的引進(jìn)力度，也要做好單位現(xiàn)有檔案人員的數(shù)字技術(shù)以及檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)培訓(xùn)，不斷提升單位檔案管理人員的綜合素能。此外，還要加大職業(yè)精神的培育，檔案數(shù)字化工作需要廣大檔案管理人員具備優(yōu)秀的道德素養(yǎng)、較高的奉獻(xiàn)精神，為事業(yè)單位發(fā)展守好史、建好檔，甘于在平凡崗位中執(zhí)著堅(jiān)守。

4結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理的必由之路，能夠提升檔案管理效率，促進(jìn)檔案科學(xué)利用，之于事業(yè)單位管理能力的增強(qiáng)有著十分積極的意義。本文將探討事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義所在，并針對(duì)當(dāng)前實(shí)踐工作中存在的主要問題制定相應(yīng)的解決對(duì)策，希望能夠給事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)提供切實(shí)可行的思路，促進(jìn)相關(guān)工作的穩(wěn)步有序落實(shí)，從而為事業(yè)單位獲取更多經(jīng)濟(jì)效益以及保持良好發(fā)展態(tài)勢(shì)提供有力的保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇分析[J].邢萌.辦公室業(yè)務(wù).2018（20）.

[2]試論事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)與管理[J].張薇.東方企業(yè)文化.2012（24）.

[3]事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇分析[J].夏靜.才智.2019（22）.