高校流動人才檔案信息化管理研究

連美琴

摘要：在信息技術(shù)廣泛普及的時代背景下，信息化管理也滲透到了高校當(dāng)中，在高校流動人才檔案管理工作當(dāng)中，信息化的技術(shù)也體現(xiàn)著不可低估的應(yīng)用價值。信息化的管理模式，不僅使得高校檔案管理的工作效率得以提升，除此之外也很大程度降低了工作成本。但是任何技術(shù)的應(yīng)用，都要經(jīng)過一定時間的摸索，信息化管理技術(shù)在高校流動人才檔案管理工作中的應(yīng)用也需要我們展開進(jìn)一步思考，明確管理要點。

關(guān)鍵詞：高校管理;流動人才檔案管理;信息化管理

高校的流動人才檔案管理工作，是高校的一項基本工作，在當(dāng)前的時代發(fā)展趨勢下，隨著信息技術(shù)的不斷普及，更給高校流動人才檔案管理帶來了革新的契機(jī)。信息技術(shù)在給我們帶來便利的同時，卻也給相關(guān)人員的工作帶來了挑戰(zhàn)，為了體現(xiàn)出信息化檔案管理技術(shù)的作用，必須要首先思考流動人才檔案的信息化管理策略，進(jìn)而為相關(guān)工作給出一定借鑒。

一、對于檔案信息化管理制度體系的建立與完善

我國教育部于2008年與國家檔案局共同協(xié)商并頒布了對于高等院校的檔案管理的相關(guān)辦法，也提出了針對高校學(xué)歷檔案管理工作的相關(guān)要求，明確了相關(guān)規(guī)范。但是對于高校教職員工的學(xué)歷檔案管理卻并沒有詳細(xì)、針對性的現(xiàn)行規(guī)范。各高校主要依據(jù)校方實際的教學(xué)需求去規(guī)劃檔案管理的內(nèi)容、形式等等，提出了統(tǒng)一要求，包括檔案審批制度的建立等等，通過對于使用者檔案調(diào)用的過程加以約束去保證檔案的真實性及安全性。此外需建立重要檔案的雙軌制管理制度，對于重要性高的檔案資料，特別是機(jī)密資料，需要利用電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合的管理手段去達(dá)成管理目標(biāo)表。除此之外，也制定了檔案存儲和設(shè)備管理的相關(guān)管理規(guī)范，對于檔案的存儲與應(yīng)用方式進(jìn)行規(guī)范。對于部分電子檔案管理所需的硬件設(shè)施，必須要做到委派專人進(jìn)行管理，要做到專機(jī)專用，除此之外，要做好定期的管理與維護(hù)，嚴(yán)格限制電子檔案文件的應(yīng)用權(quán)限。而且為保證系統(tǒng)安全，要保證登錄密碼得到定期更新，進(jìn)而防范非法訪問以及信息刪改等風(fēng)險出現(xiàn)。

二、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案的信息化管理工作

信息化的管理無法脫離上層管理部門的重視及支持，而且信息化管理工作的質(zhì)量提升不能僅僅停留在口號上，要對教職工廣泛提倡信息化、無紙化的辦公手段，對于檔案管理部門參與管理工作的學(xué)生也應(yīng)當(dāng)提倡無紙化作業(yè)。在減少實體紙張資源耗費的同時，也能夠保證師生對信息資源的利用率，培養(yǎng)師生利用信息技術(shù)開展工作的的意識與能力。除此之外，必須要緊隨時代的步伐去開展工作，保證學(xué)生對于檔案管理信息化相關(guān)知識與技術(shù)的掌握。當(dāng)前在社會各個領(lǐng)域工作過程中應(yīng)用最為廣泛的微信、微博等平臺，可用于發(fā)布公開信息，都有利于達(dá)成信息共享的目標(biāo)。但是為了保證對于檔案信息的統(tǒng)一化管理，在檔案的錄入、存儲及調(diào)用等方面，應(yīng)當(dāng)選擇統(tǒng)一的專業(yè)性平臺去處理。由于高校中有著人員流動頻繁的特點，所以也就造成了檔案處于動態(tài)變化的階段。所以建立檔案基本信息庫不僅可以掌握學(xué)校中的具體情況與教職工的工作情況，同時也可以實現(xiàn)隨時調(diào)用與隨時使用的目標(biāo)，實現(xiàn)了信息的有效傳遞與快速處理。因此在發(fā)展中就要從建立高校流動人才檔案信息管理系統(tǒng)出發(fā)，確保所開展的檔案管理工作能夠滿足實際需求，依靠計算機(jī)來保證工作的多層次性，從而實現(xiàn)對各項數(shù)據(jù)與信息的有效處理。在面對流動的人才檔案時通過采取完整與準(zhǔn)確的管理模式，不僅可以減少工序的浪費時間，同時也可以實現(xiàn)對檔案的登記與傳遞，明確其進(jìn)出變化與發(fā)展情況。

三、加強(qiáng)信息平臺建設(shè)，匯集學(xué)生的就業(yè)信息資源。

高校的信息平臺建設(shè)中，要保證平臺的功能全面，信息的傳播及時、覆蓋范圍廣，能夠體現(xiàn)學(xué)校人才實際就業(yè)情況。功能全面主要是指高校就業(yè)信息平臺的區(qū)塊齊全，不僅要包括最基本的人才就業(yè)信息呈現(xiàn)板塊，同時還要展示校園年招聘會、就業(yè)宣傳欄與宣講會等等。為了整合人才就業(yè)相關(guān)信息，要建立起全方位提供就業(yè)信息的綜合性平臺。信息傳播及時，主要是指校方網(wǎng)站上的人才就業(yè)相關(guān)信息，各個專欄都應(yīng)有專門的技術(shù)人員實時監(jiān)測運行狀態(tài)，提升就業(yè)信息匯集總結(jié)的合理性和科學(xué)性。相關(guān)技術(shù)人員要大量收集就業(yè)相關(guān)信息，第一時間發(fā)布共享，而且要實時更新，為學(xué)校的教育改革和安排提供必要的信息內(nèi)容。覆蓋范圍廣，主要是指對就業(yè)相關(guān)信息的收集，不應(yīng)盡局限于本省或是本市，對于源于全國各地的就業(yè)信息，都要廣泛收集，同時實現(xiàn)多個平臺的發(fā)布，并且要將就業(yè)信息與檔案信息相匹配，這樣可以發(fā)揮信息平臺的作用。只有真正實現(xiàn)信息化建設(shè)，才能便于各職能部門及時獲取相關(guān)信息與情況，才能避免出現(xiàn)重復(fù)建立信息數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)象，從而實現(xiàn)資源共享目標(biāo)。因此在發(fā)展中就要求管理部門要正確使用人才檔案數(shù)據(jù)庫，依靠不同的表報等進(jìn)行綜合化處理，結(jié)合教師隊伍結(jié)構(gòu)與層次等進(jìn)行準(zhǔn)確劃分，避免減少外界因素干擾的基礎(chǔ)上來提高檔案的合理性，實現(xiàn)對檔案信息化的準(zhǔn)確利用。在現(xiàn)階段發(fā)展中可以看出，檔案信息化不僅可以實現(xiàn)對管理軟件的有效檢索，同時也可以實現(xiàn)資源共享目標(biāo)。因此在發(fā)展中就要加大檔案信息化建設(shè)力度，做好開發(fā)與研究工作，提升其服務(wù)范圍，確保檔案信息的有效利用，實現(xiàn)多元化立體化發(fā)展目標(biāo)。

四、對應(yīng)就業(yè)實情

對于就業(yè)相關(guān)信息的收集，是流動人才檔案管理的一項重要工作，也是引導(dǎo)學(xué)生就業(yè)的重要一步。學(xué)生要有更好的就業(yè)前景，必須要在大學(xué)臨近畢業(yè)的階段廣泛收集有利于自身就業(yè)前景的信息。校方收集信息，建立檔案，能夠保證學(xué)生的去想更加明確。其中所涉及的信息包括由校方及上級管理部門所組織的招聘會、網(wǎng)絡(luò)與報刊發(fā)布的招聘信息等等。這些信息與學(xué)生的檔案信息相比對，能夠為學(xué)生的就業(yè)指出更加明確的方向。對于歷屆學(xué)生的就業(yè)去處，都應(yīng)有存檔，以保證就業(yè)情況的統(tǒng)計有依據(jù)。對于校內(nèi)教職員工的就業(yè)檔案，也要做好記錄與管理。歷屆人員變動、職階的調(diào)動等等，都要建檔，錄入系統(tǒng)，認(rèn)真管理，有信息變動，必須要第一時間增減，保證檔案信息的完善性與真實性。為了保證檔案中就業(yè)相關(guān)信息的即時性，可靠性，與當(dāng)前的就業(yè)背景相對應(yīng)，必須要做好信息的更新。對于就業(yè)信息的存檔周期，要做好規(guī)劃，只有已經(jīng)超過周期的資料，才能夠刪除存檔，對于尚處于存檔周期的資料，則應(yīng)當(dāng)認(rèn)真管理，要利用專業(yè)的安全軟件，規(guī)避信息安全風(fēng)險，盡可能避免資料丟失或是被篡改的問題出現(xiàn)。

五、優(yōu)化相關(guān)人員能力素養(yǎng)

人員培訓(xùn)是檔案信息管理工作的必然需求，信息管理并非簡單的工作，管理人員首先需要具備信息技術(shù)基礎(chǔ)，同時要具備認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，要意識到信息管理工作的重要意義，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，包括信息錄入時的復(fù)查習(xí)慣、系統(tǒng)病毒檢測的習(xí)慣等等，只有做到認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，才能做好管理工作，保證檔案信息安全。為此校方應(yīng)當(dāng)積極組織培訓(xùn)，以保證相關(guān)人員的管理能力得以提升。

結(jié)語：

在人才流動性越來越強(qiáng)的大趨勢下，做好檔案管理，把握大趨勢，精準(zhǔn)傳達(dá)就業(yè)信息，是高校的管理工作要點。為此需要基于當(dāng)前的大背景去思考高校的信息管理重點，望為管理工作給出一定的參考，提升管理工作的效率與質(zhì)量，保證檔案信息的可靠性，為高校工作打下更好的基礎(chǔ)。

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