企業(yè)人事檔案管理工作的運(yùn)用與創(chuàng)新探究

徐富波

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力不斷加大，為企業(yè)帶來(lái)全新的挑戰(zhàn)，企業(yè)管理人才的不斷增加，也提高了人事檔案管理工作效率，但由于其傳統(tǒng)的管理模式，致使檔案管理工作漸漸落伍，不能符合時(shí)代的發(fā)展需求，企業(yè)必須對(duì)人事檔案管理模式創(chuàng)新，探究出新的創(chuàng)新手段，為企業(yè)未來(lái)的管理事業(yè)打下良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案管理;創(chuàng)新

目前，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，必須加強(qiáng)人事檔案管理，以配合企業(yè)的自身發(fā)展。所謂的人事檔案管理工作是指對(duì)人力資源的優(yōu)化，提高相關(guān)管理機(jī)制，壯大企業(yè)的高科技管理人才隊(duì)伍，對(duì)人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，引領(lǐng)人力資源部門(mén)，安排人員招聘，處理歸檔信息，加強(qiáng)人員管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、企業(yè)人事檔案管理的概述

所謂的人事檔案是企業(yè)通過(guò)人力資源部門(mén)進(jìn)行招聘人才，安排職位以及培訓(xùn)等工作，真實(shí)地記錄了工作的每一個(gè)員工的工作業(yè)績(jī)，并對(duì)其歸檔保存。檔案管理的資料主要是表格、圖片以及文字等方式，是企業(yè)嘉獎(jiǎng)員工的主要依據(jù)。同時(shí)也是企業(yè)提拔人才的衡量標(biāo)準(zhǔn)。

二、企業(yè)人事檔案管理的意義

企業(yè)設(shè)置人事檔案管理部門(mén)，可以為企業(yè)提供服務(wù)，招攬人才，也為企業(yè)注入了新生力量，由此看出檔案管理的重要作用。企業(yè)必須規(guī)劃好人力資源的管理，加強(qiáng)人才配置，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展。員工的工作政績(jī)和效率，部分歸功于人力資源部門(mén)對(duì)檔案的有效管理。目前，不少企業(yè)為了更好的生存，開(kāi)始轉(zhuǎn)型產(chǎn)業(yè)，尋求市場(chǎng)合作機(jī)會(huì)，人事檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，更新人力資源管理設(shè)備，挖掘每一個(gè)員工的潛力，提高人事檔案管理水平。

三、企業(yè)人事檔案管理工作中面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理模式滯后

任何企業(yè)的發(fā)展，都離不開(kāi)管理，只有管理水平到位，才有利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。人事檔案管理也不例外，經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，激活了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)地位，不少企業(yè)開(kāi)始轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)方式和管理方法，避免人事檔案管理制約企業(yè)的發(fā)展。當(dāng)下所面臨的問(wèn)題是檔案管理模式滯后，一直采用簡(jiǎn)單的檔案管理模式，針對(duì)人事資料，就存在這方面的情況，保管資料不到位，影響人力資源管理效率。此外，人事檔案管理還存在操作繁瑣，資料記錯(cuò)，甚至丟失文件的情形，為其工作人員制造了大量的工作?，F(xiàn)階段，高科技信息技術(shù)已成檔案管理新模式，應(yīng)摒棄陳舊的管理思維，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)揮其信息管理的重要作用。

（二）人事檔案信息不完整

人事檔案管理中存在著員工信息資料不完整的問(wèn)題。這不利于企業(yè)管理人員對(duì)員工的了解，很難做好人才合理安置。不少企業(yè)人力資源部，管理的檔案資料信息不準(zhǔn)確，造成重要信息的缺失。人事檔案管理的內(nèi)容有員工的身份信息、學(xué)歷資料、職稱復(fù)印件以及簽訂的勞務(wù)合同等。其管理人員工作失誤，檔案歸檔時(shí)，出現(xiàn)了紕漏，導(dǎo)致員工手續(xù)不全，資料缺乏真實(shí)性，為企業(yè)提拔人才制造了瓶頸。企業(yè)優(yōu)秀的員工，經(jīng)常會(huì)獲得資格證書(shū)，為自身的福利待遇奠定基礎(chǔ)，但是檔案管理人員并未做好相應(yīng)的記錄工作，影響員工福利待遇的正常發(fā)放。

（三）人事檔案管理人員素質(zhì)低

近些年，信息時(shí)代快速發(fā)展，技術(shù)不斷更新，企業(yè)應(yīng)與時(shí)代共舞，打破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，學(xué)習(xí)管理檔案的新技術(shù)，強(qiáng)化人事檔案的管理。企業(yè)的人力資源部門(mén)，很多老員工，一時(shí)間很難掌握信息化技術(shù)，影響了整個(gè)人力資源的管理水平，與此同時(shí)，企業(yè)招聘人才條件必須符合人事檔案管理專業(yè)，具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)非專業(yè)的人員進(jìn)行加強(qiáng)培訓(xùn)，避免企業(yè)檔案管理出現(xiàn)失誤。

四、企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

（一）重視人事檔案管理

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理，定期對(duì)人力資源部門(mén)培訓(xùn)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理所發(fā)揮的重要作用。加強(qiáng)其他部門(mén)之間對(duì)人力資源部門(mén)工作的配合。同時(shí)讓員工加強(qiáng)其檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，積極配合人力資源部門(mén)的工作，主動(dòng)反應(yīng)自己的工作表現(xiàn)，為評(píng)定優(yōu)秀員工提供機(jī)會(huì)。由此看出，重視認(rèn)識(shí)檔案管理，必須構(gòu)建完整的管理體系，加強(qiáng)整頓力度。例如：慶陽(yáng)市華池縣某個(gè)企業(yè)，針對(duì)檔案管理問(wèn)題，做到了規(guī)范化要求，落實(shí)企業(yè)員工的人事檔案材料歸檔工作，定時(shí)收集，跟蹤員工的相關(guān)業(yè)績(jī)，同時(shí)鑒別材料的真實(shí)性，并對(duì)員工按照學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)績(jī)等進(jìn)行不同的等級(jí)分類，確保無(wú)誤后經(jīng)過(guò)本人簽字才能歸檔。此外，制定了《員工檔案歸檔工作細(xì)則》，每年整理一次，定期考核，具備晉升的員工給予崗位調(diào)動(dòng)，為企業(yè)人才的選拔奠定基礎(chǔ)。

（二）革新人事檔案管理理念

事檔案管理不同于其他的管理工作，具有一定的專業(yè)性，為企業(yè)提供專業(yè)的人才，而且也屬于保密機(jī)構(gòu)。企業(yè)對(duì)其管理態(tài)度必須嚴(yán)謹(jǐn)，制定相應(yīng)的管理?xiàng)l例以及規(guī)章制度等，明確規(guī)定人力資源管理人員對(duì)檔案的歸檔流程，時(shí)刻控制在一定的范圍內(nèi)，同時(shí)加強(qiáng)保密工作監(jiān)管。當(dāng)下，不少企業(yè)都采取了新技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備記錄信息，不僅便于查閱，也便于改善其工作效率，不斷落實(shí)人事檔案管理理念革新。

（三）資源和信息共享策略

人事檔案管理主要通過(guò)計(jì)算機(jī)管理模式，加強(qiáng)企業(yè)員工的信息化管理。運(yùn)用信息技術(shù)的同時(shí)，將檔案資料內(nèi)容轉(zhuǎn)化，加強(qiáng)對(duì)其管理，便于將信息內(nèi)容傳遞各大平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源和信息共享，保證人事檔案信息的利用率。該信息技術(shù)軟件可以隨時(shí)更新員工相關(guān)情況，對(duì)其工作業(yè)績(jī)、表現(xiàn)都一一記錄在案。這與傳統(tǒng)的人事檔案管理更具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性，便于企業(yè)管理者隨時(shí)都可以了解員工的動(dòng)態(tài)，也可以線上管理，提高員工工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

（四）落實(shí)區(qū)域性檔案管理

區(qū)域性檔案管理是指建立企業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理，采取信息技術(shù)手段，系統(tǒng)化管理員工檔案，保證服務(wù)于現(xiàn)代化企業(yè)。區(qū)域性檔案管理必須服務(wù)社會(huì)，合理配置人才，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理職能，滿足時(shí)代的發(fā)展，保護(hù)企業(yè)員工的信息，規(guī)避對(duì)檔案的損壞。最后，區(qū)域性檔案管理相對(duì)可以減輕企業(yè)的用人負(fù)擔(dān)，節(jié)省了物力、人力，同時(shí)挖掘更多的新型人才服務(wù)于企業(yè)。

（五）嚴(yán)格把控人事檔案保管工作

不少企業(yè)的人才流動(dòng)大，一時(shí)間引發(fā)檔案保管問(wèn)題，由此也成為企業(yè)檔案管理的焦點(diǎn)問(wèn)題。人事檔案管理部門(mén)需要嚴(yán)格把控檔案保管。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部人員發(fā)現(xiàn)職務(wù)變動(dòng)或離職的情況，必須先通知人事檔案管理部門(mén)，提前做好檔案的變更或退檔工作，針對(duì)檔案歸屬問(wèn)題，應(yīng)告知職務(wù)變動(dòng)的員工或離職的員工，并對(duì)其檔案進(jìn)行核對(duì)，若需要增加內(nèi)容補(bǔ)充，必須聯(lián)系好相應(yīng)的員工，確保檔案的真實(shí)性和有效性。

（六）提高檔案管理人員工作水平

人事檔案管理部門(mén)的工作人員，是否具備檔案管理工作水平，直接影響著企業(yè)的管理工作。目前檔案管理人員工作素質(zhì)落后，工作水平有限，必須定期開(kāi)展培訓(xùn)，拓展其工作人員的管理知識(shí)，加大對(duì)計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)力度，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)需要招聘專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，避免企業(yè)員工因變動(dòng)，交接時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致檔案丟失情況發(fā)生。

結(jié)束語(yǔ)：

本文簡(jiǎn)單闡述了企業(yè)人事檔案管理工作的運(yùn)用與創(chuàng)新探究，分析了企業(yè)人事檔案管理的概述、意義以及面臨的問(wèn)題。企業(yè)應(yīng)高度重視人事檔案管理，革新人事檔案管理理念，嚴(yán)格把控人事檔案保管工作，落實(shí)區(qū)域性檔案管理以及資源和信息共享策略，才有效加強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，確保企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。

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