網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化分析

徐富波 湯曉晨 武燕

摘要：如今，互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展給傳統(tǒng)的社會工作帶來了巨大的沖擊，檔案管理也不例外。人事檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，在整個檔案管理中占有重要地位。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人事檔案迫切需要加強數(shù)字化和信息化管理，增強現(xiàn)代化管理水平，提高檔案管理水平和利用效率。本文從當(dāng)前實際狀況出發(fā)，對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;企業(yè)人事檔案管理;現(xiàn)代化分析

現(xiàn)代企業(yè)人事檔案建設(shè)，要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下市場經(jīng)濟主體的發(fā)展趨勢，應(yīng)積極建立和完善適度透明的人事檔案內(nèi)容體系。以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，開展網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理和服務(wù)。如果企業(yè)人事變動通過微博發(fā)布，不僅可以提高企業(yè)的社會關(guān)注度和知名度，還可以為企業(yè)提供一個全新的展示平臺。創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理模式，建立和完善企業(yè)人事檔案信息適當(dāng)披露制度，將更有利于人事檔案的規(guī)范化管理、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)，從而更好地為社會服務(wù)。

一、當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏對互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢的理解和運用

對信息建設(shè)的媒介互聯(lián)網(wǎng)在人事檔案管理和利用中的作用認(rèn)識不足。存在嚴(yán)重的滯后和缺陷。過于強調(diào)人事檔案信息的安全，而忽視了人事檔案信息資源的信息開發(fā)和利用。甚至人事檔案的基本管理規(guī)范也沒有得到落實，嚴(yán)重影響了人事檔案信息資源的價值。它阻礙了企業(yè)人事檔案信息資源的信息化發(fā)展和方便利用，影響了企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的整體步伐。

（二）人事檔案信息的開發(fā)利用不足

造成這一問題的主要原因有三個：第一，目前檔案利用缺乏主動性，檔案生成后往往被管理部門擱置，只是被動地等待領(lǐng)導(dǎo)或其他相關(guān)人員檢查。此外，所查閱的資料主要是集團(tuán)資料和薪酬調(diào)整，忽略了其他個人資料對人才發(fā)展的重要性，不利于根據(jù)員工的個人特點合理分配工作任務(wù)。第二，目前人事檔案信息水平仍然相對較低。只有一些領(lǐng)導(dǎo)人有權(quán)訪問人事檔案，而普通員工被拒絕訪問。這不僅使人事檔案失去了原有的意義，也使人事檔案管理得不到員工的支持，給管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。第三，查詢效率低直接影響了辦事效率，是人事檔案信息開發(fā)利用水平低的重要原因。

（三）人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善。

科學(xué)管理和信息化管理不完善一方面主要是指保存人事檔案的環(huán)境設(shè)施不完善。普通辦公樓用作檔案庫房，使得庫房的溫度和濕度得不到有效控制。倉庫的門窗一般都是普通的門窗，密封不好，容易造成紙質(zhì)文件被人為損壞。而另一方面，它指的是保存人事檔案的現(xiàn)代設(shè)備不完善。目前，一些公共機構(gòu)尚未引入電子人事檔案管理系統(tǒng)。檔案資料僅限于紙質(zhì)檔案的建立和存儲，這使得人事檔案管理效率低下且科學(xué)。

（四）人事檔案管理方法落后，管理水平低。

在現(xiàn)階段，雖然該股已經(jīng)開始將電子人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于其工作。然而，在實際操作中，有些員工只使用計算機進(jìn)行信息輸入，在搜索和查閱檔案信息時仍然依賴人工操作。先進(jìn)的技術(shù)手段沒有得到充分探索，使得人事檔案管理方法落后于現(xiàn)代化、智能化和數(shù)字化的發(fā)展趨勢。

（五）部分管理人員職業(yè)素質(zhì)低，檔案管理效率低。

員工素質(zhì)低是導(dǎo)致人事檔案管理措施落后的重要因素。該單位的許多檔案管理員缺乏一定的職業(yè)培訓(xùn)。由于不能滿足“完整歸檔、項目分類清晰、排列有序、目錄清晰完整、裝訂完整”的要求，很難保證工作的準(zhǔn)確性?！按送猓瑔挝活I(lǐng)導(dǎo)和普通員工對標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理意識薄弱，缺乏重視，也導(dǎo)致檔案管理效率低下。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對企業(yè)人事檔案管理采取相應(yīng)的對策

（一）建立電子數(shù)據(jù)庫

建立起職員檔案數(shù)據(jù)庫，充分運用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，發(fā)掘先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。不僅要通過計算機進(jìn)行簡單的信息錄入，還要利用現(xiàn)代技術(shù)對信息進(jìn)行必要的處理，把圖片以及聲像資料轉(zhuǎn)變?yōu)槲淖仲Y料進(jìn)行歸檔。除此之外，為防止資料丟失，要將檔案的紙質(zhì)版與電子版進(jìn)行雙份并存。

人事部門作為企業(yè)的一個重要子系統(tǒng)，必須引入或開發(fā)人力資源管理信息系統(tǒng)來實現(xiàn)信息化辦公。引入或開發(fā)人事檔案管理信息系統(tǒng)，可以有效整合企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)和人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)和人事檔案管理信息系統(tǒng)的無縫連接，使人事檔案為人力資源管理信息系統(tǒng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息。

（二）加強人事檔案的收集和管理，完善檔案功能

企業(yè)人事檔案的工作目標(biāo)可以分為三個層次：第一層次是最低的目標(biāo)，即提高企業(yè)人事檔案的效率，方便用戶查找和使用;第二個層次是基本目標(biāo)，即整合企業(yè)人事檔案的信息資源，開發(fā)人力資源的信息知識，為企業(yè)人事決策提供準(zhǔn)確高效的信息依據(jù)。第三個層次是最高目標(biāo)，即提升企業(yè)人才信息資源的本質(zhì)，獲得市場發(fā)展。

合理開發(fā)利用人才是促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素，人事檔案是員工信息的載體。因此，為了實現(xiàn)單位的發(fā)展，做好人事檔案管理尤為重要。這就要求我們一方面妥善保存原有的員工檔案，另一方面拓展人事檔案的內(nèi)涵，增加一些醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險、住房情況、績效記錄、日常工作績效等與員工相關(guān)的內(nèi)容。從各方面加強人事檔案和資料的收集，提高人員信息，最大限度地提高檔案收集的完整性和真實性。此外，人事檔案管理還應(yīng)根據(jù)單位發(fā)展的實際需要進(jìn)行職能改革，使人事檔案更好地為單位發(fā)展服務(wù)，提高檔案利用率，充分發(fā)揮應(yīng)有的功能。

（三）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

首先要從提升職員工作意識入手，使其能夠充分意識到檔案管理工作的重要性，具體的可以通過宣講、考核等方式進(jìn)行。其次要加強對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。例如，單位可以邀請專業(yè)素質(zhì)較高的人員進(jìn)行模擬示范;舉辦技能大賽，并鼓勵檔案管理人員積極參與到其中;安排部分職員外出進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。這樣才能提高實現(xiàn)管理人員意識與技能的雙提高，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性，為單位人才開發(fā)與流動提供真實可靠的憑證。

（四）建立人事檔案透明管理制度

在《政府信息公開條例》全面實施的背景下，中國企業(yè)在確保商業(yè)秘密不被泄露的前提下，逐步提高了組織、生產(chǎn)、經(jīng)營和營銷的透明度。這種透明、開放的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營模式，不僅滿足了網(wǎng)絡(luò)時代企業(yè)保持活力和持續(xù)發(fā)展勢頭的需要，也促進(jìn)了企業(yè)人事檔案的社會化和開放管理。這種新的企業(yè)人事檔案管理模式不僅滿足了網(wǎng)絡(luò)時代市場經(jīng)濟主體的需求，而且有效克服了傳統(tǒng)管理模式的諸多弊端。還可以督促人事檔案工作者端正態(tài)度，提高積極性和社會地位。同時，它拓寬了人事檔案的服務(wù)范圍，為社會組織的使用提供了更加便捷的服務(wù)，使人事檔案信息服務(wù)由被動變?yōu)橹鲃印＿@將更有利于人事檔案價值的展示和人事檔案信息資源的整合、開發(fā)和利用。

結(jié)束語：

企業(yè)人事檔案管理以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，開展網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理和服務(wù)。通過創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理模式，建立和完善企業(yè)人事檔案信息適當(dāng)披露制度，將更有利于人事檔案的規(guī)范化管理、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)。為了更好地為企業(yè)服務(wù)，人事檔案管理不僅要推進(jìn)管理體制改革，還要推進(jìn)管理理念創(chuàng)新，積極探索現(xiàn)代管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)并應(yīng)用于工作中，從而提高檔案管理效率，為企業(yè)人力資源的合理配置做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，充分發(fā)揮人力資源優(yōu)勢，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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