醫(yī)院檔案管理工作的調(diào)查初探

武燕 徐富波 湯曉晨

摘要：伴隨社會主義科技的逐步發(fā)展，檔案資源共享成為現(xiàn)代醫(yī)院結(jié)構(gòu)下的一個重要環(huán)節(jié)。檔案成為醫(yī)院管理工作的主要依據(jù)、醫(yī)學科研的基石、衛(wèi)生宣傳活動的資料，本文就深入研究醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)今下的狀況和存在的問題等因素，根據(jù)存在的狀況與問題給出相對應(yīng)整改措施，共同完善檔案管理工作，對醫(yī)院工作效率是有所受益的。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;調(diào)查

醫(yī)院所有檔案是醫(yī)院的重要資源，加緊對檔案資源的管理，是對現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的重要保障。其工作即是醫(yī)院管理的主要依據(jù)，也是醫(yī)院工作的重要成分之一，在醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮著主體作用。在醫(yī)院大力整改的視域下，一定要尋出醫(yī)院檔案管理工作中所留存的問題，并且將其改良，順應(yīng)現(xiàn)在社會發(fā)展要求，為我國人民提供全方位優(yōu)質(zhì)服務(wù)，增強醫(yī)院在社會上所處地位與形象。

一、醫(yī)院檔案管理工作尚存的問題

（一）針對檔案的開發(fā)利用意識不足

針對檔案管理方面見識較為薄弱，總是抱著可有可無的管理理念，認識不到其管理工作在醫(yī)院綜合管理中的重要意義。對其管理重視程度不足，導致對其資源信息挖掘也不夠，對突出檔案的利用率不明顯。

（二）欠缺科學統(tǒng)一的管理標準

在醫(yī)院綜合管理中，各個醫(yī)院修訂了符合本院的，認為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事部門、行政管理部門、后勤管理制度標準。而醫(yī)院對檔案管理制度卻是欠缺的，在醫(yī)院各種考核制度下也沒有涉及到對檔案管理工作的考核提案。所以，導致了檔案采集工作效率并不高，檔案管理不完善。

伴隨社會科學技術(shù)的逐步發(fā)展，檔案的內(nèi)容與延伸都有了新變化。對于各個醫(yī)院的檔案管理，缺少統(tǒng)一管理標準和框架結(jié)構(gòu)。各個醫(yī)院應(yīng)該依據(jù)自身認識和實踐進行管理，損失了許多理應(yīng)并入管理的檔案沒有并入其中。每個科室的管理分散，不利于綜合運用、檔案歸納的完整性和安全性。各個科室需要整理保存，備份保管，浪費了人力、物力和儲備空間。

（三）檔案管理人員對檔案知識的欠缺

醫(yī)院在大力培養(yǎng)人才方面，普遍注重技術(shù)人才素質(zhì)的提升與培育。針對其管理人員來說，對其素質(zhì)的提升并沒有納入到計劃當中。其人員進修機會并不多，導致其管理工作力度欠缺，往往停留在經(jīng)驗的水準上。管理水準和思想理念不符合當代發(fā)展需求，欠缺活力與創(chuàng)新。

（四）現(xiàn)代化檔案硬件設(shè)施投入不足

就當前局勢來看，計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在醫(yī)院綜合管理中的投入使用，而在檔案管理方面運用卻是較少的。由于其管理技術(shù)相對落后，運用管理設(shè)備落后，阻礙了其業(yè)務(wù)發(fā)展。一部分檔案工作還是利用人工采集、翻閱、信息面很小，大大阻礙了檔案工作的采集、運用和開發(fā)。

二、醫(yī)院管理信息化建立的重要性

首先，檔案資源在醫(yī)院管理和決策中起到至關(guān)重要的作用，在當今網(wǎng)絡(luò)時代，強化其信息化構(gòu)建對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展十分有利。隨著人力資源方面和醫(yī)療體系方面的雙重改革，檔案管理工作隨之變得重要起來。所以，強化醫(yī)院其管理水平，使其資料信息化和數(shù)字化，是醫(yī)院實現(xiàn)檔案信息化的必要環(huán)節(jié)。

其次，在其信息化建立中，醫(yī)院可以利用局域網(wǎng)構(gòu)建其管理平臺，匯聚存儲、共享、傳遞等多種功能。既能防止各個機構(gòu)上傳同種重復的數(shù)據(jù)，又能實現(xiàn)其資源共享，也能使其管理部門工作效率大大提升。相關(guān)信息如需更改時，可以在局域網(wǎng)平臺上直接更改，也能使部門實時收到更新信息，保證其信息的時效性。

最后，醫(yī)院為方便查詢相關(guān)資料需要的人員，對其應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，利用這種模式可以有效的節(jié)約以往查詢資料帶來的費時費力問題。即減輕醫(yī)院服務(wù)成本，又能提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。

三、強化對醫(yī)院檔案管理工作的對策

（一）強化學習《檔案法》提升依法歸案的自覺性

加強檔案工作宣傳力度，讓院領(lǐng)導和職員都能夠高度正視檔案工作的重要作用，重視檔案和自身工作的緊密聯(lián)系，更好的擁護其工作開展，從此推動全體職員對檔案工作意識的形成。根據(jù)“《檔案法》”規(guī)定：其工作實現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的方式，維系其完整性和安全性，有利于以后社會上的應(yīng)用。由于，檔案法制理念薄弱，欠缺依法工作的自覺性，所以，要宣傳和學習《檔案法》的重要性。

（二）檔案集中統(tǒng)一管理不可分散管理

利用行政和法律手段對其實行統(tǒng)一管理，促進其標準化的管理基礎(chǔ)。利用統(tǒng)一管理也能夠規(guī)范管理醫(yī)院檔案。真正做到發(fā)揮其運用的作用。

（三）構(gòu)建科學合理的檔案管理體制，完善檔案管理制度

推進檔案工作管理范疇，建設(shè)其科學管理體制，完善檔案管理制度，是推動其工作管理的重點。醫(yī)院要結(jié)合院內(nèi)的實際情況，依據(jù)相關(guān)法律例如：“《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》”，制定出科學、完整、切合實際檔案管理制度。對所有科室的檔案實行集中管理、一同考核，讓其管理和醫(yī)療業(yè)務(wù)共同考核，達到共同發(fā)展的局勢。

（四）強化培訓、配合實踐、提升檔案管理人員自身素質(zhì)

檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)影響著檔案管理水平，醫(yī)院應(yīng)該統(tǒng)一為檔案管理工作人員制定系統(tǒng)的醫(yī)院人才培訓計劃，為提升檔案工作人員素質(zhì)做出基本的保障。一種方法是利用專業(yè)訓化 、逐漸教育、知識創(chuàng)新、進修深造等提升其業(yè)務(wù)水準;另一種方法是深入臨床調(diào)查，研究科研、教學和醫(yī)療對檔案的要求。實時歸納探究檔案管理工作，順應(yīng)其事業(yè)的發(fā)展，促進其管理水平。

（五）增強投資 、提升設(shè)備配置、實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理模式

增強對資金的投放，使用現(xiàn)代化設(shè)備和科學技術(shù)，它是完善現(xiàn)代化檔案管理重要條件。首先，要提升檔案保護設(shè)施、強化現(xiàn)代化技術(shù)配備。例如：“檔案庫的滅火設(shè)備、空調(diào)等諸多設(shè)備。這類設(shè)備與技術(shù)運用，是現(xiàn)代化檔案管理的必要內(nèi)容”。其次，要運用計算機進行管理，利用計算機儲備醫(yī)院所有檔案。即節(jié)約了時間，又省去不少財力資源、物力資源和人力資源。提升了工作效益，消減了計算機管理檔案的空間，對資料收藏方便又快捷，也強化檔案保密程度。所以，醫(yī)院應(yīng)該用計算機管理應(yīng)用計劃完整的軟件設(shè)備和現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)辦公設(shè)備。完善檔案自動化管理和現(xiàn)代化管理。

（六）高度重視、合理開發(fā)利用、發(fā)揮檔案的社會效益

檔案管理的終極目標就是檔案能夠得到足夠利用，由此，醫(yī)院其管理人員必須建立服務(wù)意識，從諸多渠道挖掘檔案信息資源。讓醫(yī)院的檔案能夠充分為科研、教學、醫(yī)療與臨床工作服務(wù)。此外，也要強化檔案被利用后反饋信息的管理。實行各個醫(yī)院之間的聯(lián)系和檔案信息資源共同分享，來滿足教學、醫(yī)療和科研工作要求。從而提升檔案利用率，足夠發(fā)揮檔案社會效益。

（七）構(gòu)建三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)

可用醫(yī)院法人（院長）直接分管，組成一個以分管院長全面領(lǐng)導、辦公室主任負責、各個科室負責人和專職檔案人員為成員的三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，醫(yī)院的檔案管理應(yīng)該實現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一保管的原則，從而增強了組織監(jiān)督機構(gòu)工作能力，有助于檔案的采集和運用，有助于處理其管理中的經(jīng)費、人員、設(shè)備等問題，為醫(yī)院的檔案開發(fā)運用通過可靠性依據(jù)。

結(jié)束語：

近年來，我國社會和經(jīng)濟發(fā)展水平呈上升趨勢，醫(yī)院檔案資源在社會上各方面的工作中起到了十分重要的作用。而且檔案資料完整性和準確度也逐漸突顯出來。結(jié)合上文中所述醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)存問題，醫(yī)院檔案管理機構(gòu)的責任變大，任務(wù)變重。通過對其對策的強化，不但能夠保證檔案準確性和完整性大幅度上升，還能夠顯著提升其運用效率和查閱速度，更能強有力推動現(xiàn)代化醫(yī)院管理模式可持續(xù)性發(fā)展。所以，醫(yī)院檔案管理工作的建設(shè)會是醫(yī)院未來發(fā)展中必然的趨勢和需求。

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