事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

陳子愷

[摘 要] 本文首先從人員素質(zhì)水平、方法現(xiàn)代化水平、建設(shè)重視程度三個方面入手，分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題；其后，圍繞提升管理團隊綜合素養(yǎng)、實現(xiàn)管理方法優(yōu)化轉(zhuǎn)變、強化管理配置投入力度三個角度，提出了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)問題的可行解決措施。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理工作 信息化建設(shè) 信息安全

中圖分類號：C962 文獻標志碼：A

事業(yè)單位作為國家設(shè)立的服務(wù)型機構(gòu)，承擔著極為重要的社會服務(wù)職能與政策落實任務(wù)。在事業(yè)單位的運行發(fā)展過程中，做好各類檔案文件的管理與保存，對提升事業(yè)單位工作效率與質(zhì)量具有重要作用。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

（一）事業(yè)單位檔案管理人員的整體素質(zhì)水平有待提升

現(xiàn)階段，雖然大部分事業(yè)單位的檔案管理工作已實現(xiàn)了現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，各類信息設(shè)備在很大程度實現(xiàn)了人力資源的優(yōu)化節(jié)約。但從根本上講，人才依然是檔案管理信息化建設(shè)的核心元素。從當前來看，事業(yè)單位檔案管理人員團隊的整體素質(zhì)水平仍處在較低水平。一方面，相關(guān)人員在專業(yè)能力、技術(shù)素養(yǎng)上存在欠缺，其工作素養(yǎng)通常只能滿足基本的檔案信息采集、分類與儲存，并未保有良好的技術(shù)開發(fā)能力和工作創(chuàng)新意識，進而導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量長期處在同一水平上，無法實現(xiàn)現(xiàn)代化、動態(tài)化的優(yōu)化提升；另一方面，事業(yè)單位檔案管理團隊大多由其他部門人員調(diào)配組成，使得人員在缺乏系統(tǒng)化崗位培訓(xùn)的同時，未秉持端正的工作態(tài)度，而將檔案管理視為“閑職”。這樣一來，基于人類意識對行為的決定作用，相關(guān)人員實施的工作行為也較為散漫、模糊，最終導(dǎo)致檔案管理的實施與建設(shè)流于表面[1]。

（二）事業(yè)單位檔案管理方法的現(xiàn)代化水平有待提升

現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)備只有與現(xiàn)代化的工作方法相互匹配，才能發(fā)揮出應(yīng)用價值的最大化。但從當前來看，事業(yè)單位檔案管理工作并未實現(xiàn)良好的方法結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變，仍然沿襲傳統(tǒng)中紙質(zhì)化、手工化的檔案管理方式，僅將計算機設(shè)備作為檔案信息登記、查詢的輔助型操作工具。在這樣的工作方法下，紙質(zhì)檔案經(jīng)常會在保存過程中出現(xiàn)文字淡化、頁面缺損甚至文件損毀的情況，增加后續(xù)查閱工作中檔案信息的獲取難度。

（三）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重視程度有待提升

檔案管理信息化建設(shè)的成果質(zhì)量，在很大程度上取決于檔案管理系統(tǒng)、信息化管理設(shè)備的投入水平。此時，若事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員并未對當前社會下信息化的工作需求做出感知理解，把檔案管理信息化建設(shè)視為時代趨勢下的形式主義產(chǎn)物，進而疏于這一建設(shè)領(lǐng)域中人力、物力、財力的足量投入，將無法為檔案管理信息化建設(shè)提供完備的資源支持，事業(yè)單位檔案管理的信息化水平也就很難得到切實強化。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的解決措施

（一）科學(xué)提升檔案管理團隊的綜合素養(yǎng)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化發(fā)展，必須要落實到“人”這一元素上。具體來講，可從以下幾個方面入手，實現(xiàn)檔案管理團隊綜合素養(yǎng)的提升：

首先，要秉持“走出去”與“引進來”相結(jié)合的人才培養(yǎng)策略。一方面，事業(yè)單位應(yīng)圍繞原有檔案管理人員實施“走出去”的培養(yǎng)策略，積極與優(yōu)秀的教育機構(gòu)、組織部門達成合作，定期派遣檔案管理人員進入高校圖書館、企業(yè)檔案部門、地方檔案局等環(huán)境中進行交流學(xué)習，從而為檔案管理人員提供充足的眼界拓展與技術(shù)學(xué)習支持，引導(dǎo)檔案管理人員形成現(xiàn)代化、信息化的工作素養(yǎng)。另一方面，為了改善檔案管理工作“調(diào)任拼湊”的人員應(yīng)用狀態(tài)，事業(yè)單位還應(yīng)通過學(xué)校合作、社會公開招聘等方式，吸引檔案管理、計算機應(yīng)用、大數(shù)據(jù)技術(shù)等專業(yè)的優(yōu)秀人才加入檔案管理隊伍中，為檔案管理信息化建設(shè)中的系統(tǒng)維護與工作創(chuàng)新夯實人力資源基礎(chǔ)[2]。

其次，要致力于端正檔案管理團隊的工作態(tài)度和思想意識。意識決定行為，檔案管理人員只有秉持積極的工作狀態(tài)和嚴謹?shù)墓ぷ魉枷耄拍艹掷m(xù)實施最佳的檔案管理信息化建設(shè)手段。據(jù)此，事業(yè)單位在組建檔案管理團隊時，要結(jié)合政治理念、生活作風、責任意識、既往表現(xiàn)等多項指標，對人員進行嚴格篩選。其后，還應(yīng)定期通過案例分析會、工作研討會、傳統(tǒng)文化教育活動等多種形式，引導(dǎo)人員對檔案管理信息化建設(shè)涉及的法律、文化、崗位價值等知識內(nèi)容進行全面掌握與深刻理解，從而營造出良好的教育文化氛圍，提升檔案管理人員的工作積極性。

最后，要實施合理有效的工作激勵手段。為了進一步強化檔案管理人員的工作質(zhì)量，保證檔案管理信息化建設(shè)工作落到實處，事業(yè)單位還應(yīng)實施具有實際性、約束性的工作激勵手段。一方面，應(yīng)將檔案管理工作質(zhì)量與人員薪資水平直接掛鉤，結(jié)合檔案管理目標與實際成果表現(xiàn)，對相關(guān)責任人實施賞罰有度的獎金調(diào)整手段。另一方面，還可定期開展“優(yōu)秀檔案管理工作者”“員工勞動模范”等稱號評比活動，并設(shè)置多層次的獎品內(nèi)容，從而在事業(yè)單位內(nèi)部營造出創(chuàng)先爭優(yōu)的良性競爭氛圍，為檔案管理人員高漲工作熱情的形成與保持提供驅(qū)動支持。

（二）全面實現(xiàn)檔案管理方法的優(yōu)化轉(zhuǎn)變

在信息化建設(shè)的過程當中，檔案管理人員要加快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思想，將先進的數(shù)字技術(shù)、軟件管理應(yīng)用到檔案管理活動當中。具體來講：

第一，要完成檔案信息由紙質(zhì)化向數(shù)字化的載體轉(zhuǎn)變。在日常的工作當中，檔案管理人員應(yīng)致力于在事業(yè)單位內(nèi)部創(chuàng)造信息便利，引導(dǎo)其他部門在制作、提交紙質(zhì)版工作文件的基礎(chǔ)上，形成電子化、數(shù)字化的文件處理習慣，從而降低檔案管理工作的信息轉(zhuǎn)化難度。同時，對于現(xiàn)存的紙質(zhì)化檔案，檔案管理人員需要應(yīng)用掃描設(shè)備、錄入設(shè)備等信息化工具，將文字內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并保存在計算機系統(tǒng)當中。

第二，要完成檔案管理由手動化向自動化的模式轉(zhuǎn)變。一方面，可建立檔案管理網(wǎng)站，將網(wǎng)站與事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行聯(lián)動。在網(wǎng)站的支持下，各部門人員既可通過網(wǎng)站的檢索模塊，進行檔案文件的快速查詢、下載與應(yīng)用，也可通過網(wǎng)站的上傳模塊，將新文件、新信息上傳到網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫當中，進而實現(xiàn)檔案信息的互通共享；另一方面，可將ERP、東軟SEAS等辦公軟件產(chǎn)品應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)當中，從而幫助檔案管理人員在一體化系統(tǒng)的功能支持下，實現(xiàn)檔案信息的高效采集、快速分類與安全存儲，為檔案管理工作的信息化發(fā)展創(chuàng)造便利條件。同時，在檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用背景下，檔案文件將實現(xiàn)由獨立化向云端化的數(shù)據(jù)存儲轉(zhuǎn)變，進而在很大程度上保證信息內(nèi)容的精準性和長效性，降低傳統(tǒng)中因字跡淡化、文件破損等情況引發(fā)的負面影響[3]。

（三）充分強化檔案管理配置的投入力度

“巧婦難為無米之炊”，檔案管理信息化建設(shè)必須有完善的配置基礎(chǔ)作為支持。對此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)明確重視檔案管理信息化建設(shè)的必要性，加大資金資源的投入力度，積極引進檔案管理工作必要的信息化應(yīng)用設(shè)備，如電腦、刻錄機、打印機、掃描儀等。同時，還應(yīng)結(jié)合當前的設(shè)備投入情況，組建專業(yè)的設(shè)備維修與保養(yǎng)團隊，從而進一步提升檔案管理設(shè)備的應(yīng)用質(zhì)量，為檔案管理信息化建設(shè)的高效穩(wěn)定運行提供保障。

此外，事業(yè)單位檔案管理工作涉及人事檔案、文件檔案等檔案類型，包含業(yè)務(wù)合同、政策文件、職工信息甚至國家機密等多種信息內(nèi)容。這些檔案信息一旦發(fā)生丟失或泄露，會對事業(yè)單位及相關(guān)人員造成嚴重的后果影響。但從當前來看，大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員在面對信息安全風險時，僅圍繞事后處理開展工作活動，存在很強的滯后性和表面性，不利于檔案信息的安全穩(wěn)定保護。因此，在強化檔案管理配置投入的過程中，事業(yè)單位還應(yīng)圍繞信息安全這一主題，搭建起高等級的網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)，并聘請高端的專業(yè)技術(shù)人員進行后臺維護，從而保障事業(yè)單位檔案不被泄露或竊取。

總而言之，要想促成事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的切實發(fā)展，就必須要做好人員、設(shè)備、機制等多方面的全面優(yōu)化。一方面，事業(yè)單位要加大資源投入力度，為檔案管理工作提供充足的信息化基礎(chǔ)支持。另一方面，檔案管理部門內(nèi)部也應(yīng)做出變革，實現(xiàn)人員素質(zhì)與工作方法的同步提升。

參考文獻：

[1]宋林靜.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義和方法[J].河北企業(yè)，2019（06）：47- 48.

[2]黃凱.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（14）：209.

[3]夏巍.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2018，15（05）：218- 220.