血站檔案應(yīng)用全面質(zhì)量管理模式的探索與實(shí)踐

陳翀

[摘 要] 由于無(wú)償獻(xiàn)血的深入開(kāi)展，法制化進(jìn)程的加快，血站檔案管理需要有更高的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理采用傳統(tǒng)的模式已不適合血站的發(fā)展，需要有引入新的管理模式。全面質(zhì)量管理模式應(yīng)用于血站檔案管理，有利于推動(dòng)無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展，對(duì)于控制因輸血引發(fā)的糾紛事件具有一定的促進(jìn)作用。血站要針對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題，借助全面質(zhì)量管理對(duì)檔案管理模式加以優(yōu)化升級(jí)，以提升質(zhì)量管理的效果。

[關(guān)鍵詞] 血站 檔案管理 全面質(zhì)量管理 管理模式

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

血站的檔案管理水平直接反映了基礎(chǔ)管理質(zhì)量。由于無(wú)償獻(xiàn)血的深入開(kāi)展，以及法制化進(jìn)程的加快，血站檔案管理需要有更高的標(biāo)準(zhǔn)。血站的檔案管理不僅要保證區(qū)域內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的輸血安全，也是血站業(yè)務(wù)開(kāi)展與管理決策的基礎(chǔ)。血站檔案強(qiáng)化質(zhì)量管理，創(chuàng)新管理模式，對(duì)于提升檔案管理效果、推動(dòng)血站的發(fā)展具有重要作用。

一、全面質(zhì)量管理的意義

全面質(zhì)量管理是指組織以質(zhì)量管理為目標(biāo)，發(fā)揮全員參與，借助質(zhì)量改善提升顧客的滿意度，所有成員基于質(zhì)量問(wèn)題會(huì)采用持續(xù)改善的方式，以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的不斷提升。全面質(zhì)量管理既體現(xiàn)為一種管理方法，又體現(xiàn)為一種管理理念。這種管理模式不僅注重質(zhì)量的持續(xù)改善，還注重發(fā)動(dòng)組織中的全員參與質(zhì)量工作，提升了質(zhì)量管理的覆蓋范圍[1]。

二、血站檔案管理引入全面質(zhì)量管理模式的意義？

血站檔案應(yīng)用全面質(zhì)量管理模式實(shí)現(xiàn)了血站管理層、檔案產(chǎn)生人員、檔案管理人員的全面參與，借助PDCA，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量的持續(xù)改善。PDCA 方法應(yīng)用于醫(yī)療設(shè)備管理有利于提升設(shè)備管理的水平，當(dāng)前已成為許多醫(yī)院設(shè)備管理的重要方法。作為一種質(zhì)量管理方法，PDCA 最初應(yīng)用于質(zhì)量控制，在后來(lái)的發(fā)展中延伸到多個(gè)領(lǐng)域，成為一種基于持續(xù)改進(jìn)的管理方法，使質(zhì)量不斷得以提升，保證了質(zhì)量改進(jìn)的持續(xù)性。PDCA 包含了四個(gè)方面的內(nèi)容，分別為Plan（計(jì)劃）階段、Do（執(zhí)行）階段、Check（檢查）階段、Action（行動(dòng)）階段。四個(gè)不同的階段緊密聯(lián)系，環(huán)環(huán)相扣，在循環(huán)實(shí)施中提升了管理的質(zhì)量。

血站對(duì)于檔案管理有著較高的標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)相關(guān)管理的要求，血站檔案的內(nèi)容要如實(shí)表明獻(xiàn)血過(guò)程，如對(duì)人員的基本信息和篩選過(guò)程，血液采集、檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、制備、發(fā)放等環(huán)節(jié)的記錄。血站檔案資料要體現(xiàn)出采、供、檢各環(huán)節(jié)的原始記錄，檔案的保管期至少為十年，原始記錄要有簽名確認(rèn)，簽名更改時(shí)要備注原因。血站檔案管理針對(duì)全面質(zhì)量管理模式的引入，全體人員都要有質(zhì)量意識(shí)。血站借助全面質(zhì)量管理模式，應(yīng)用數(shù)理統(tǒng)計(jì)，用收集到的數(shù)據(jù)體現(xiàn)檔案管理質(zhì)量，對(duì)數(shù)據(jù)加以整理和分析，以確定主要原因，并針對(duì)要因采取對(duì)策。影響檔案質(zhì)量的直接因素得以控制，借助貫穿于檔案管理全過(guò)程的質(zhì)量管理體系，提高了檔案質(zhì)量[2]。

三、血站檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺少規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前國(guó)家對(duì)于血站檔案管理缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，血站檔案管理采用人事檔案或工程檔案的管理模式并不適用于血站的實(shí)際。血站檔案管理還需要摸索，以實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步完善。當(dāng)前各個(gè)血站都有相應(yīng)的檔案管理模式，管理的方法、范圍、記錄標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)收集、資料歸檔等環(huán)節(jié)很難實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，血站檔案管理的質(zhì)量受到影響，表現(xiàn)為系統(tǒng)性及完整性存在欠缺。

（二）檔案綜合利用率低

血站中的每份血液流轉(zhuǎn)要經(jīng)過(guò)多個(gè)科室，由于流程長(zhǎng)、速率高，職能科室只負(fù)責(zé)其中一部分工作，導(dǎo)致記錄交接環(huán)節(jié)多，檔案材料分散、數(shù)量大，會(huì)頻繁利用等，及時(shí)歸檔、定期檢查存在薄弱環(huán)節(jié)。部分檔案僅年末集中清查上交，檔案歸檔前由于分散保管易發(fā)生丟失；檔案集中上交期間工作量大，分類(lèi)立卷的質(zhì)量難以保證，血站檔案管理的利用率受到影響。在血站的檔案管理中，檔案資源利用的最大化是檔案管理的目標(biāo)。檔案資源的利用率也是衡量服務(wù)質(zhì)量的標(biāo)志。血站檔案管理不僅要滿足現(xiàn)實(shí)需求，還要考慮到長(zhǎng)遠(yuǎn)利用需要，提高利用效率[3]。

（三）缺乏質(zhì)量管理意識(shí)

部分血站的檔案管理人員缺乏質(zhì)量管理意識(shí)，檔案管理沒(méi)有結(jié)合質(zhì)量管理，實(shí)現(xiàn)同步規(guī)劃與同步發(fā)展，存在檔案管理的整體質(zhì)量不高、檔案資源缺少開(kāi)發(fā)等問(wèn)題。

（四）質(zhì)量管理難以保證落實(shí)到位

由于血站的特殊性，檔案管理要有更高的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。部分血站的檔案管理針對(duì)質(zhì)量問(wèn)題缺少前期規(guī)劃。檔案管理缺少質(zhì)量監(jiān)控，難以實(shí)現(xiàn)持續(xù)性改進(jìn)，管理模式局限于“發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題”，對(duì)管理模式缺乏主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)。

（五）沒(méi)有建立有效的質(zhì)量管理體系

一些血站沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，針對(duì)檔案管理中的質(zhì)量問(wèn)題缺少評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，缺少完善的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，血站、科、個(gè)人沒(méi)有建立起職責(zé)明確的檔案質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)，質(zhì)量管理過(guò)程缺少監(jiān)督、評(píng)價(jià)體系。

四、血站檔案管理中全面質(zhì)量管理模式的應(yīng)用

（一）全面樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)

血站要結(jié)合檔案管理的要求，引入全面質(zhì)量管理模式。為了保證管理效果，首先要注意提升全員的質(zhì)量意識(shí)。全面質(zhì)量管理的核心是保證質(zhì)量管理的全員參與，全員要有質(zhì)量意識(shí)。（1）血站要發(fā)動(dòng)全體人員結(jié)合崗位特點(diǎn)參與質(zhì)量管理。血站檔案管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，參與人員眾多，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。針對(duì)檔案質(zhì)量管理，血站要鼓勵(lì)全員主動(dòng)參與。除了血站檔案管理人員要提升質(zhì)量意識(shí)外，采血科、檢驗(yàn)科、質(zhì)控科、發(fā)血科等相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員都要增強(qiáng)質(zhì)量控制意識(shí)，重視管理方式、方法的規(guī)范化。（2）血站檔案生成、利用的相關(guān)環(huán)節(jié)都要實(shí)現(xiàn)質(zhì)量控制。依據(jù)全面質(zhì)量管理，質(zhì)量管理要覆蓋血站業(yè)務(wù)的全過(guò)程，借助規(guī)范化的質(zhì)量管理，將影響質(zhì)量的相關(guān)因素控制在萌芽狀態(tài)。血站檔案要強(qiáng)化前端控制，注重整體規(guī)劃，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)要融入質(zhì)量監(jiān)控，針對(duì)采血、驗(yàn)血、供血等相關(guān)環(huán)節(jié)存在的質(zhì)量問(wèn)題加以控制，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要注重資料的生成質(zhì)量關(guān)，資料的收集、整理也要保證質(zhì)量。（3）血站針對(duì)管理部門(mén)的職責(zé)要細(xì)化質(zhì)量控制措施。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行全面質(zhì)量管理要求

血站檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品類(lèi)似，檔案的形成包括多個(gè)環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)相互影響。（1）在質(zhì)量策劃階段。血站檔案管理要強(qiáng)化體系的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)，針對(duì)質(zhì)量管理設(shè)計(jì)不同的管理模塊，要對(duì)血站的檔案制度加以完善，明確人員的職責(zé)與具體流程，明確質(zhì)量控制方法。檔案管理的前端人員要明確管理的質(zhì)量控制要求。針對(duì)質(zhì)量管理，血站可以對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行質(zhì)量培訓(xùn)，人員要明確血站檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，防止后期質(zhì)量沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)而發(fā)生的返工，引發(fā)人力、物力存在的浪費(fèi)現(xiàn)象。（2）針對(duì)檔案管理的全過(guò)程。血站檔案管理引入全面質(zhì)量管理模式要結(jié)合血站檔案的形成，包括記錄的收集、匯總、分類(lèi)、立卷、保管、開(kāi)發(fā)、利用等，檔案管理針對(duì)這些環(huán)節(jié)要考慮到如何實(shí)現(xiàn)質(zhì)量控制。檔案管理的規(guī)范化要求加強(qiáng)行文管理，資料的鑒定、立卷、歸檔保證標(biāo)準(zhǔn)化。血站檔案生成的實(shí)體資料要規(guī)范化入庫(kù)、上架。針對(duì)數(shù)字檔案信息，要利用好數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)血站檔案借助信息化管理體現(xiàn)出多方面的優(yōu)勢(shì)，也是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。入庫(kù)檔案針對(duì)信息化管理要編碼，明確。比如借閱或歸還掃描二維碼即可實(shí)現(xiàn)，管理體系可體現(xiàn)出狀態(tài)，標(biāo)明“借閱”或“歸還”。（3）針對(duì)質(zhì)量監(jiān)控。此環(huán)節(jié)涉及檔案管理的內(nèi)部管理優(yōu)化，檔案管理要強(qiáng)化鑒定審查、歸檔入庫(kù)、借閱流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)。質(zhì)量監(jiān)控要在系統(tǒng)中存有痕跡，以全面控制血站檔案的狀態(tài)。（4）針對(duì)改進(jìn)。全面質(zhì)量管理要強(qiáng)化過(guò)程控制，針對(duì)質(zhì)量要采用循環(huán)管理的方式，對(duì)已運(yùn)行的質(zhì)量管理體系要加以反思，分析質(zhì)量管理存在的難點(diǎn)問(wèn)題，在后續(xù)加以解決[4]。

（三）全面質(zhì)量管理體系的完善

（1）血站要完善相關(guān)的管理制度。血站針對(duì)質(zhì)量管理要用規(guī)范化制度來(lái)控制，如依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的具體要求，結(jié)合《血站管理辦法》的內(nèi)容，結(jié)合血站檔案管理的質(zhì)量實(shí)際，完善《血站檔案管理質(zhì)量控制方案》。此外，科室或部門(mén)針對(duì)檔案質(zhì)量控制也要制訂《檔案管理操作手冊(cè)》，管理要保證檔案收集、歸檔、交接、保管、借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)操作的規(guī)范化，業(yè)務(wù)交接也要加以規(guī)范化管理。（2）血站要完善組織機(jī)構(gòu)。血站針對(duì)檔案管理除了要建立管理制度外，還要借助組織機(jī)構(gòu)保證各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)得以具體執(zhí)行。（3）加強(qiáng)信息化管理。在信息時(shí)代，檔案管理日益繁雜，僅借助人工難以有效識(shí)別檔案信息，信息化建設(shè)代替這些簡(jiǎn)單又枯燥的工作，不僅降低了人力成本，還提高了檔案管理的質(zhì)量控制效果。

五、結(jié)語(yǔ)

血站檔案管理的質(zhì)量效果會(huì)影響到血站業(yè)務(wù)的開(kāi)展。血站引入全面質(zhì)量管理體系實(shí)現(xiàn)了質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)，有利于更好地發(fā)揮檔案在血站工作中的重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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