煤化工基建項(xiàng)目檔案信息化管理與建設(shè)

徐麗麗

摘要：目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展迅速，煤化工企業(yè)為我國(guó)發(fā)展做出了很大貢獻(xiàn)。在科技不斷發(fā)展的背景下，煤化工企業(yè)在從事大型煤化工在建項(xiàng)目、生產(chǎn)公司改擴(kuò)建項(xiàng)目及EPC項(xiàng)目的建設(shè)管理中，為了更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，也越來越注重檔案的信息化管理與建設(shè)。在項(xiàng)目管理過程中，企業(yè)面臨著參建單位多、辦公環(huán)境惡劣、文件分散且數(shù)量巨大等問題，加之當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)科技及數(shù)字化工廠應(yīng)運(yùn)而生，如何管理并使用好基建項(xiàng)目檔案，并讓信息化成為基建項(xiàng)目檔案管理的關(guān)鍵發(fā)展方向，是一項(xiàng)值得探討的課題。本文即對(duì)煤化工基建項(xiàng)目檔案信息化管理與建設(shè)問題進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：煤化工;基建項(xiàng)目;檔案信息化;管理

在新形勢(shì)下的煤化工項(xiàng)目建設(shè)中，項(xiàng)目檔案必定還會(huì)出現(xiàn)一些新問題、新情況，隨之而來的檔案分類也會(huì)出現(xiàn)新的問題，這些都需要在今后的煤化工項(xiàng)目檔案分類和檔號(hào)編制過程中不斷探索解決問題的辦法。

一、煤化工項(xiàng)目檔案分類的意義

（一）科學(xué)的分類促進(jìn)了煤化工項(xiàng)目檔案的整理

將煤化工項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案整理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。隨著檔案調(diào)用，轉(zhuǎn)移的日益頻繁，其分類問題就越加明顯。由于煤化工項(xiàng)目檔案關(guān)系到許多參建單位，且內(nèi)容復(fù)雜多樣，涉及眾多專業(yè)領(lǐng)域，若不進(jìn)行合理的分類，就無法使其完整性和系統(tǒng)性得到保障，不利于查找翻閱，這樣企業(yè)的工作效率降低。因此煤化工項(xiàng)目檔案分類十分重要。

（二）科學(xué)的分類促進(jìn)了煤化工項(xiàng)目檔案信息的合理利用

將煤化工項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，其電子文件按紙質(zhì)載體的分類檔號(hào)進(jìn)行掃描掛接。這樣文件的排序與實(shí)體案卷保持一致。這樣大大縮小了查詢范圍，提高了查閱效率和準(zhǔn)確性。使用者能夠第一時(shí)間獲取有效資料，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程在線閱讀和下載，真正實(shí)現(xiàn)了資源共享。

二、基建項(xiàng)目檔案信息化管理與建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）電子文件歸檔不到位

由于計(jì)算機(jī)電子文件對(duì)技術(shù)環(huán)境的要求較為復(fù)雜，所以需要采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理辦法才能實(shí)現(xiàn)周全、細(xì)致和較高的操作性，但當(dāng)前在基建項(xiàng)目檔案信息化管理中常常出現(xiàn)電子文件收集管理工作不到位的問題。

（二）檔號(hào)存在多種編碼系統(tǒng)，沒有統(tǒng)一的分類編號(hào)

有的項(xiàng)目單位在分到三級(jí)類目時(shí)，就沿用設(shè)計(jì)代碼做分類號(hào)，設(shè)計(jì)代碼復(fù)雜，只有專業(yè)工程師懂，其他人看不懂;一個(gè)項(xiàng)目檔案的檔號(hào)有多個(gè)專業(yè)代碼并存，檔號(hào)編制不統(tǒng)一，這樣極易造成檔號(hào)組成代碼太多、成分復(fù)雜、案卷封面難以寫全、別人看不懂等現(xiàn)象。

（三）檔案管理軟件兼容性低、平臺(tái)多樣化

基建項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)與管理需要多個(gè)部門、不同單位的支持與配合，而差異化的辦公軟件之間存在文件形式不兼容的問題，影響了檔案資源傳輸?shù)母咝浴６?，在煤化工基建?xiàng)目管理過程中，多家施工單位過程運(yùn)用的軟件多樣化，不具有統(tǒng)一性，檔案資源之間無法互通整合，也成為制約基建項(xiàng)目檔案信息化管理與建設(shè)的一項(xiàng)因素。

三、優(yōu)化基建工程檔案信息化管理的策略

（一）調(diào)整檔案室布局結(jié)構(gòu)，實(shí)行分級(jí)保管

檔案的布局結(jié)構(gòu)是關(guān)系到檔案信息資源能否合理配置和最大限度開發(fā)利用的重要因素。因此，調(diào)整布局結(jié)構(gòu)事關(guān)重大。必須正確理解和分析“集中統(tǒng)一管理全部檔案”的含義，樹立檔案直接為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的觀念，為檔案能夠充分發(fā)揮作用創(chuàng)造條件。加強(qiáng)政治理論和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高對(duì)政策的理解能力，準(zhǔn)確把握煤化工公司不同時(shí)期檔案資料形成的作用和意義，做到準(zhǔn)確、細(xì)致地鑒別各類檔案的歸檔范圍，確保管理規(guī)范細(xì)致、檢閱快捷方便。

（二）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實(shí)現(xiàn)基建項(xiàng)目檔案信息化管理與建設(shè)的基本條件之一就是擁有齊全的軟硬件設(shè)施，而且要多方統(tǒng)一到一個(gè)平臺(tái)或引入接口，但這首先需要強(qiáng)調(diào)資金投入的合理性，以刨設(shè)優(yōu)質(zhì)的檔案信息化管理?xiàng)l件完善計(jì)算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)設(shè)施;其次要立足于基建項(xiàng)目行業(yè)當(dāng)下發(fā)展的實(shí)際情況緊跟時(shí)代發(fā)展，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和有關(guān)管理軟件，不斷強(qiáng)化信息化管理功能;最后，圍繞實(shí)踐操作選聘專業(yè)的維護(hù)人員，以維護(hù)整個(gè)管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件以及網(wǎng)絡(luò)及時(shí)嚴(yán)格的管控。

（三）構(gòu)建基建電子化檔案

將現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到基建工程檔案管理中可促進(jìn)檔案事業(yè)的有效發(fā)展，有利于檔案事業(yè)與日俱進(jìn)，同時(shí)有利于推動(dòng)環(huán)保工作的開展。實(shí)際上基建工程檔案管理事業(yè)在一定程度上反映出社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展水平，在檔案管理中應(yīng)將先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用其中，促進(jìn)現(xiàn)代化管理工作的開展，促進(jìn)檔案管理效率的提升。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，基建工程檔案管理逐漸朝無紙化時(shí)代發(fā)展，基于這種發(fā)展情況下電子檔案逐漸增多，由于電子檔案具有便于保存、存儲(chǔ)能力強(qiáng)等特點(diǎn)，符合時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，對(duì)基建工程檔案事業(yè)的發(fā)展起到有效促進(jìn)。企業(yè)部門在檔案管理中應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用其中，加大投入力度更新計(jì)算機(jī)設(shè)備，同時(shí)企業(yè)還應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的應(yīng)用軟件來實(shí)施檔案信息的編輯與存儲(chǔ)，掌握現(xiàn)代化管理手段，同時(shí)企業(yè)還應(yīng)對(duì)必要硬件設(shè)施進(jìn)行配備，例如：掃描儀、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀等，在工程設(shè)計(jì)中應(yīng)用CAD繪畫應(yīng)用軟件可為數(shù)據(jù)的錄入節(jié)省更多的精力與時(shí)間。在檔案管理中企業(yè)要不斷分析和創(chuàng)新檔案的信息化管理方式，這就要求企業(yè)部門的檔案管理人員，充分利用檢索的手段不斷探尋出管理的新規(guī)律和新方法，有效提高檔案資料的利用效益。因此，企業(yè)部門必須要加強(qiáng)相關(guān)檔案信息的檢索工作，豐富各類存儲(chǔ)檔案的信息資源，深化檔案資料信息的內(nèi)容。如此一來，既可以打破傳統(tǒng)管理模式對(duì)檔案資料管理工作的限制，同時(shí)又可以充分滿足各類檔案資料的檢索需求，讓企業(yè)部門能夠根據(jù)自身的實(shí)際需求來編制相應(yīng)的檔案資料信息，推進(jìn)項(xiàng)目工程檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程。

四、結(jié)語

隨著社會(huì)的發(fā)展，煤化工基建項(xiàng)目檔案要充分利用研發(fā)的軟件系統(tǒng)功能來實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升。針對(duì)施工過程中的管理創(chuàng)新和技術(shù)改革都需要進(jìn)行相應(yīng)的檔案編研，而通過軟件及網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)來提高檔案資料的利用價(jià)值，在實(shí)現(xiàn)基建項(xiàng)目檔案動(dòng)態(tài)管理的同時(shí)大大地節(jié)省人力和物力，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化工廠交付奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李霞，新時(shí)期基建工程檔案管理工作方法思路探究[J]建材與裝飾，2016 （37）