國有企業(yè)檔案管理工作中的問題及對策探析

摘要：在國有企業(yè)資料檔案管理的過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)重視，并針對資料檔案的特點(diǎn)對工作方法進(jìn)行創(chuàng)新?？茖W(xué)進(jìn)行檔案管理工作，可以促進(jìn)提升國有企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)乃至整個(gè)國家的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：國企檔案工作;檔案工作;問題;對策

資料檔案管理工作是國有企業(yè)的重要工作內(nèi)容，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加強(qiáng)資料的管理十分重要。本文論述了資料檔案在國有企業(yè)中運(yùn)用的重要性，并根據(jù)工作中出現(xiàn)的問題提出了檔案管理工作的對策，旨在提升國有企業(yè)檔案管理效率。

一、國企檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)

（一）檔案意識有待提升

檔案意識是對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的敏感度，以及自覺遵守檔案管理的各種法規(guī)和制度，實(shí)現(xiàn)對辦公文件及時(shí)有效歸檔，實(shí)現(xiàn)依法治檔。國有企業(yè)管理層檔案意識強(qiáng)，但是普通員工的檔案意識較為薄弱。盡管公司制定了全方位的檔案管理制度，但是對檔案工作不了解、具體怎樣開展檔案工作的現(xiàn)象依然存在。除專兼職檔案人員外，員工普遍存在自己不負(fù)責(zé)檔案工作，所以不需要了解檔案工作的誤區(qū)，從而導(dǎo)致該歸檔的文件未歸檔、文件不齊全完整、后續(xù)利用跟不上的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象都是檔案意識薄弱導(dǎo)致的，而檔案管理人員意識薄弱，更會導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作無法順利開展，后續(xù)利用更成了無源之水，從而造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。檔案管理工作的點(diǎn)睛之筆即是檔案的提供利用工作，由于檔案意識的薄弱，有時(shí)候甚至導(dǎo)致檔案的缺失，這是國家財(cái)富的損失，同時(shí)也不利于追溯企業(yè)記憶。

（二）檔案管理制度有待完善

隨著國家對檔案工作的重視及國家標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)的相繼出臺，國企也應(yīng)在遵循《檔案法》和《保密法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)自身情況，制定相關(guān)的檔案管理制度及實(shí)施辦法。國企內(nèi)部主管檔案部門不能照抄照搬國家行政法規(guī)，而應(yīng)具體問題具體分析，根據(jù)業(yè)務(wù)檔案形成的特點(diǎn)，制定符合國企業(yè)務(wù)需要的檔案管理制度，對于歸檔范圍、時(shí)間、著錄要求、保管條件要求、統(tǒng)計(jì)、利用等檔案管理全方位、全流程進(jìn)行詳盡地規(guī)定。但是由于國企本身的屬性，目前還是偏重于紙質(zhì)檔案的管理，對紙質(zhì)檔案管理制度制定較為詳盡。隨著信息化時(shí)代的到來，信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，電子檔案增多，國企也應(yīng)適時(shí)推進(jìn)制定電子檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案的一體化管理，逐步建立起覆蓋整個(gè)文件生命周期的檔案管理制度。

（三）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施需要更新?lián)Q代

國企檔案室中的基礎(chǔ)設(shè)施還不夠先進(jìn)和完善。由于檔案工作屬于后勤工作，為業(yè)務(wù)工作提供信息保障，在產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益上具有滯后性的特點(diǎn)。同時(shí)，為了節(jié)省開支，在檔案室建設(shè)上計(jì)劃資金較少。檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施如電腦、掃描機(jī)和打印機(jī)等，使用周期長，設(shè)備老舊，嚴(yán)重影響了檔案工作的效率，不利于深度挖掘檔案信息。由于國有企業(yè)自身性質(zhì)，有很多涉及國家機(jī)密和商業(yè)機(jī)密的檔案，所以在引進(jìn)文檔管理一體化系統(tǒng)上持保守態(tài)度。隨著信息化時(shí)代的到來，國企中也產(chǎn)生了很多電子檔案，現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)不到國家對于電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施亟須更新?lián)Q代。

二、做好國企檔案工作的途徑

（一）不斷提高國企管理層和國企員工的檔案意識

強(qiáng)化管理層檔案意識，使之重視檔案業(yè)務(wù)，并且監(jiān)督檔案部門、財(cái)務(wù)部門聯(lián)合做好檔案工作的規(guī)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算。與此同時(shí)，還應(yīng)不斷提高全體員工的檔案意識。國企人員流動性較大，且部門間人員調(diào)崗頻繁，檔案管理人員一般具有不固定性，提高上至領(lǐng)導(dǎo)層、下至每位員工的檔案意識，更加方便檔案管理人員在日常業(yè)務(wù)中注重文件的積累和有序歸檔。國家檔案主管部門加強(qiáng)對國企檔案工作的指導(dǎo)，不僅僅要學(xué)習(xí)檔案主管部門的下發(fā)文件，同時(shí)也要開展和兄弟公司的相互學(xué)習(xí)，組織主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而提升相關(guān)人員的檔案意識。在此基礎(chǔ)上，檔案管理員可以貫徹執(zhí)行檔案主管部門的精神，并且對各業(yè)務(wù)部門兼管檔案的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升整個(gè)檔案系統(tǒng)人員的檔案意識、對檔案工作的認(rèn)可度及業(yè)務(wù)操作能力。最后，將業(yè)務(wù)培訓(xùn)文件等上傳至國企內(nèi)部共享網(wǎng)站，進(jìn)行信息共享，便于員工進(jìn)行查看，逐步建立起檔案意識的環(huán)形網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案意識人員全覆蓋。

（二）完善檔案管理制度，確定獎懲辦法

主管檔案工作的管理層及檔案管理人員應(yīng)該了解國家檔案法律法規(guī)，依法治檔，同時(shí)熟悉國企的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及各個(gè)部門的業(yè)務(wù)范圍和職能，對于各個(gè)部門產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行深入的分析，探討歸檔范圍和保管期限，編制各個(gè)部門的歸檔范圍及保管期限表，督促各個(gè)部門按照歸檔范圍、歸檔時(shí)間及時(shí)向檔案室移交檔案。完善獎懲辦法，對檔案工作作出重大貢獻(xiàn)的人員進(jìn)行獎勵，對檔案工作上出現(xiàn)失誤的人員進(jìn)行處分。同時(shí)，國企管理層及職能部門也應(yīng)該根據(jù)自身具體情況，分析是否需要上線文檔管理系統(tǒng)或者自主研發(fā)文檔一體化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件和檔案的一體化管理，便于檔案工作者對文件前期控制和具體檔案工作的前期指導(dǎo)，從而使得歸檔文件更加規(guī)范，便于后期提供利用工作的開展。

（三）投入專項(xiàng)資金，實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的現(xiàn)代化

國企應(yīng)該合理規(guī)劃檔案投入資金，將檔案管理各項(xiàng)資金納入年度預(yù)算中，及時(shí)將檔案室老舊設(shè)備更新?lián)Q代。加強(qiáng)對檔案庫房、裝具、管理設(shè)備的更新，保護(hù)歷史年代久遠(yuǎn)的檔案，保存國企的記憶。促進(jìn)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的現(xiàn)代化，便于檔案管理各項(xiàng)工作的開展，同時(shí)也為國企開展檔案展覽、推進(jìn)國企走出去、樹立良好的國企形象助力。

三、結(jié)語

綜上所述，要想做好國企檔案的管理工作，需要從人力、物力、財(cái)力的各個(gè)方面開展，不斷地提高國企工作人員的檔案意識，制定詳盡的檔案制度，完善檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施，配備素質(zhì)良好的檔案工作人員。從上述四方面開展國企檔案工作，能夠促進(jìn)國企檔案的法制化，提高檔案工作效率，為國企具體業(yè)務(wù)工作的開展提供強(qiáng)有力的信息支持，提升國企企業(yè)形象，增強(qiáng)國企的文化競爭力。

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作者簡介：周智（1978.11-），女，重慶開州人。