企業(yè)文書檔案管理工作存在的問題與對策

張洪

摘要：對于一家企業(yè)來說，日常的工作過程中需要面對大量的文書檔案進行統(tǒng)一的管理，在以往的檔案管理中一般都是采取紙質(zhì)文檔管理的方式較多，但是隨著企業(yè)的進一步發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部需要儲存的數(shù)據(jù)和材料越來越多，需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行文檔的線上管理，既節(jié)省了人力物力，也使得文檔的查找更加地方便快捷。因此，本文將重點論述當(dāng)前企業(yè)中文檔管理工作中面臨的問題，以及企業(yè)優(yōu)化文檔管理工作的具體措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文書檔案;管理工作;問題;對策

文檔管理就是要求工作人員對于企業(yè)發(fā)展所需要的一些文字性的資料進行分類、整理保存，在企業(yè)要用到一些文檔的時候能快速地找出相應(yīng)的文檔。文檔還是對于企業(yè)重要資料的保存和企業(yè)日常工作的記錄，因此文檔管理工作非常重要，在進行文檔管理的過程中工作者需要做到細心和謹慎，對于管理中遇到的問題應(yīng)及時解決，避免文檔的損壞和丟失，以此造成不必要的麻煩

一、當(dāng)前企業(yè)中文檔管理工作中面臨的問題

（一）文檔管理模式落后，難以適應(yīng)信息化時代

企業(yè)的資料等文件一般都是由紙質(zhì)版和電子版兩份的文檔進行管理，在進行紙質(zhì)文檔保存的過程中，工作者往往面臨巨大的工作量需要在短時間內(nèi)完成，對于文檔管理者來說是一項壓力很大的工作任務(wù)。尤其是進入信息時代以來，有許多的文檔資料都可以用電腦硬盤進行保存和整理，企業(yè)的文檔管理模式若還是要經(jīng)過大量的人工工作難免會加大管理的難度。在信息技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)在，一些企業(yè)的文檔管理工作已經(jīng)落后于時代的發(fā)展，在進行日常工作時，不能進一步提高工作效率，利用信息化手段實現(xiàn)方面快捷的工作流程[1]。

（二）忽視文檔管理工作的重要性，管理制度不完善

一些企業(yè)在日常工作的各個環(huán)節(jié)中，對于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營等工作的重視度很高，但是對于文檔管理工作的重視程度卻不高，企業(yè)認為文檔管理是一項很輕松的工作，實則不然。文檔管理看似只需要對于這些資料進行保存、整理，但是在此過程中也需要耗費大量的人力物力，工作人員在進行管理的過程中常常面臨一些難題，例如對于文檔的分類，文檔保存的安全性，查找的便捷性都需要人為進行管理。此外，企業(yè)對于文檔管理工作的工作制度制定并不完善，一些工作者容易在工作中消極怠慢，對于文檔管理持有不嚴謹、敷衍了事的態(tài)度，一旦造成文檔管理中出現(xiàn)問題，對于企業(yè)則是不可挽回的損失。

（三）文檔管理人員的能力不足，工作協(xié)作水平較低

企業(yè)的一些文檔管理人員可能并沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，可能是其他崗位調(diào)過來的工作者，他們對于文檔管理的流程還很陌生，對于工作環(huán)節(jié)和注意事項還不太了解，在管理文檔的過程中往往面臨能力不足的問題。雖然文檔管理工作難度不算大，但是卻需要工作者異常的仔細、認真，對于工作人員的要求很高。尤其是一些其他專業(yè)或部門調(diào)過來的工作者，對于業(yè)務(wù)不熟悉，就容易與其他工作者缺乏一定的默契，在工作中很難快速融入崗位，與其他人進行良好的工作協(xié)作，一些需要對接的工作不能順利地完成。

二、企業(yè)優(yōu)化文檔管理工作的具體措施

（一）建立信息化文檔庫，方便資料儲存和查找

企業(yè)應(yīng)該在文檔管理工作中聘請一些具有高技術(shù)手段的工作者，在文檔管理的過程中建立起一個企業(yè)內(nèi)部的文檔庫，工作者可以將文檔保存在信息庫中，在其中進行整理，企業(yè)其他部門想要搜索文檔時，可以登錄文檔信息庫就可以找到自己所需要的文件，這樣的操作模式節(jié)省了大量的人力物力，文檔管理者只需要日常對于信息庫進行管理和維護就好，不需要細化到每一個儲存和查找的細節(jié)。文檔信息庫精簡了文檔管理工作部門以及內(nèi)部工作者的工作環(huán)節(jié)，使他們能夠精力放在更加具有難度和需要人為操作的工作中，將他們從一些簡單繁瑣的工作中解放出來。

（二）加強對于文檔管理工作的監(jiān)督，完善相關(guān)制度

企業(yè)要對文檔管理部門進行不定期的抽查和監(jiān)督，對內(nèi)部的管理工作進行考察，提出相關(guān)的工作意見，確保文檔管理工作能夠順利地運行。企業(yè)應(yīng)該制定完善的文檔管理制度，對于工作者的行為進行一定的約束，監(jiān)督他們的日常工作，對于那些不良的工作風(fēng)氣要進行及時地糾正，對于在工作中造成失誤的人員，應(yīng)該根據(jù)管理制度進行相應(yīng)的處罰措施。同時，對于在工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的工作者要提出表揚，在部門內(nèi)部形成獎罰分明的制度要求，能夠?qū)ぷ髡咝纬勺罨镜募s束和激勵作用，使他們能夠?qū)⒕Ψ旁诠ぷ髦校M一步提高文檔管理工作的效率fzl

（三）定期對管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高工作協(xié)作能力

企業(yè)要對文檔管理人員進行定期的培訓(xùn)工作，尤其是進入信息化時代，企業(yè)的文檔管理面臨著技術(shù)上的更新，一些工作者對于這些技術(shù)或設(shè)備的使用還不太熟練，在工作中很難提高效率。因此，企業(yè)就要派專業(yè)人士對于工作者進行專業(yè)的培訓(xùn)，幫助他們掌握技術(shù)設(shè)備的使用方法，熟悉工作流程，對于一些非專業(yè)的工作者進行工作上的指導(dǎo)。工作者之間也要形成良好的合作能力，增強彼此之間的默契程度，在工作中能夠更好更快地完成任務(wù)。

三、結(jié)束語

總之，通過以上對于企業(yè)中文檔管理工作的探討可以看出，文檔管理工作在企業(yè)日常工作流程中的重要性。對于文檔管理當(dāng)前所面臨的一些問題，如文檔管理模式與當(dāng)前的管理模式不符，企業(yè)對文檔管理工作的不重視等，企業(yè)應(yīng)該及時進行工作改進。在信息化的背景下主動使用科技進行文檔工作改革，在對文檔工作進行監(jiān)督的過程中不斷地提升內(nèi)部工作者的管理能力和水平，有助于企業(yè)實現(xiàn)長足的發(fā)展。

參考文獻：

[1]哈麗布努爾·毛達汗.淺談企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題與解決對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（4）：152-152.

[2]余潔萍.試論企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2018，No.231（13）：253.