事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

李連剛

摘要：在事業(yè)單位來說，干部的人事檔案管理是十分重要的。只有做好干部管理工作，才能促進(jìn)事業(yè)單位建設(shè)的順利進(jìn)行，為社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。這充分表現(xiàn)出了干部檔案管理工作的重要性和必要性，科學(xué)合理的干部人事檔案管理為企事業(yè)單位發(fā)展注入活力。但是，由于部分單位的個(gè)別原因阻礙了其工作效率，造成了成本浪費(fèi)，為了改變這一現(xiàn)狀，本文對(duì)現(xiàn)階段的干部管理進(jìn)行研究，并提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位干部;人事檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策研究

引言：

近年來，我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，使得原有的黨政機(jī)關(guān)人事檔案管理模式無法適應(yīng)現(xiàn)階段人事管理的工作需要。為了更好地促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，需要融入戶籍制度和人事制度改革的潮流中，進(jìn)行干部人事檔案管理改革，結(jié)合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)狀，發(fā)展人事檔案管理的新模式，提高事業(yè)單位工作效率，使事業(yè)單位與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相互作用，相互影響。

1.當(dāng)前事業(yè)單位干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀及其成因

1.1標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度偏低

人事檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范性程度較低，由于信息時(shí)代發(fā)展存在差異性，導(dǎo)致人事檔案管理內(nèi)容與服務(wù)無法與信息時(shí)代同步發(fā)展，標(biāo)準(zhǔn)化的工作效率低下，這些問題都值得關(guān)注和重視，只有提高標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，才能使人事管理與信息時(shí)代同步發(fā)展。

1.2人事檔案管理人員的素質(zhì)問題

任何一項(xiàng)工作都離不開單位員工的努力，人事檔案管理工作亦是如此。然而，當(dāng)前人事檔案管理存在管理人員素質(zhì)低下的問題，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，綜合素質(zhì)能力以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的適應(yīng)能力都有待提高，只有解決了人員素質(zhì)問題才能順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展潮流。

1.3干部人事檔案服務(wù)效用水平低

目前，干部人事檔案管理與服務(wù)效用水平低下主要體現(xiàn)在內(nèi)容和制作程序方面。一方面，人事檔案的內(nèi)容相對(duì)單一，而且集中表現(xiàn)干部的基本情況，無法進(jìn)行深入了解，當(dāng)然，部分內(nèi)容存在程式化的特點(diǎn)，在選拔干部時(shí)無法展現(xiàn)人事檔案的權(quán)威性，也不能發(fā)揮實(shí)際作用，不利于人才的培養(yǎng)和工作效率的提高。另一方面是干部人事檔案的制作工序繁瑣，勞動(dòng)工作力度大，效率低下，主要體現(xiàn)在剪、切、粘等方面，需要進(jìn)行組卷、裝訂、拆卷、剪裁以及進(jìn)一步的技術(shù)加工上，增大了數(shù)據(jù)錄入量，降低了檢索速度，只注重人事檔案的保存作用，而忽視了服務(wù)效用。

2.事業(yè)單位干部人事檔案管理問題

2.1工作人員的意識(shí)不強(qiáng)

在事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中，很多人認(rèn)為該工作都較為簡(jiǎn)單。實(shí)際上，事業(yè)單位干部人事檔案管理工作面對(duì)較大復(fù)雜性，導(dǎo)致其原因的產(chǎn)生，多是因?yàn)楣ぷ魅藛T未對(duì)其有效投入，無法達(dá)到潛力的充分挖掘。特別是一些領(lǐng)導(dǎo)干部，認(rèn)為事業(yè)單位干部人事檔案管理工作僅僅是普通的抄寫工作，只要確保其保密性和完整性，就能達(dá)到工作的優(yōu)化執(zhí)行和發(fā)展。所以，人事部門的領(lǐng)導(dǎo)人員常常會(huì)應(yīng)用一些兼職人員對(duì)工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，在這種情況下，實(shí)際工作存在明顯的應(yīng)付，無法保證服務(wù)質(zhì)量的提升。

2.2傳統(tǒng)整理方法還需要改進(jìn)

在事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中，其中的檔案材料多為16開規(guī)格的辦公用紙，但是，從整體上看，也會(huì)存在明顯的不規(guī)律、破損以及褶皺等現(xiàn)象，在這種情況下，還需要對(duì)其加工。當(dāng)前，存在的大量材料多為A4紙張，在對(duì)其管理工作的時(shí)候，需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行每個(gè)檔案的翻頁處理和加工，整體上較為復(fù)雜，會(huì)消耗很多時(shí)間。同時(shí)，其也會(huì)存在一些零散的材料，在將其歸檔的時(shí)候，沒有完成有效裝訂工作。在這種情況下，管理人員不僅要花費(fèi)更多時(shí)間，消耗人員精力，帶來的工作重復(fù)性也更強(qiáng)，無法促進(jìn)工作效率的提升。

2.3管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格

在事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中，由于人員流動(dòng)更為頻繁，所以，工作中也打不到嚴(yán)格發(fā)展。人事檔案管理工作在具體執(zhí)行期間，其整個(gè)過程沒有按照我國(guó)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，整體上較為隨意，常常存有修改、涂改、偽造等現(xiàn)象，增加了人事檔案的違法行為，無法保證其可靠性和真實(shí)性的獲取。在這種情況下，事業(yè)單位干部人事檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確，擅自更改現(xiàn)象更為嚴(yán)重。

3.提高干部人事檔案管理的相關(guān)對(duì)策

3.1對(duì)檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范

對(duì)于人事檔案管理材料存在的一些問題，包括內(nèi)容不準(zhǔn)確、填寫不規(guī)范等問題，需要對(duì)相關(guān)的管理制度進(jìn)行規(guī)范，制定出科學(xué)的規(guī)法標(biāo)準(zhǔn)。首先，要針對(duì)該項(xiàng)工作制度性、原則性強(qiáng)的特點(diǎn)，對(duì)各項(xiàng)制度進(jìn)行健全，這樣就能夠使每項(xiàng)工作都有章可循，促使該項(xiàng)工作的準(zhǔn)確性。其次，嚴(yán)格按照《檔案法》以及《檔案工作條例》等規(guī)定執(zhí)行。同時(shí)，事業(yè)單位需要結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況，制定八項(xiàng)制度（查閱、借閱、收集、鑒別檔案、檢查核對(duì)、保管保密、工作人員職責(zé)以及轉(zhuǎn)遞），這樣就能夠確保工作的規(guī)范化。并且需要注意的是需要把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保每個(gè)環(huán)節(jié)有有章可依。第三，規(guī)范獎(jiǎng)懲制度。對(duì)于表現(xiàn)的好的員工予以獎(jiǎng)勵(lì)，包括精神上的獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)。規(guī)范好懲罰制度，特別是對(duì)于一些違法行為，包括擅自涂改、偽造信息等行為必須予以嚴(yán)懲;并且對(duì)于損毀以及丟失檔案的要根據(jù)相關(guān)條款對(duì)責(zé)任加以追究。

3.2加強(qiáng)管理人員管理意識(shí)

第一，檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)該項(xiàng)工作引起重視，起到帶頭作用。在檔案管理人員任免上要選擇工作能力強(qiáng)，有責(zé)任感的員工，建立完善的崗位職責(zé)制。同時(shí)，需要事業(yè)單位投入相應(yīng)的管理經(jīng)費(fèi)，以此來對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。第二，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理工作的宣傳力度，給該項(xiàng)工作營(yíng)造一個(gè)良好的氛圍，提高管理人員的重視度。第三，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，組織相關(guān)的培訓(xùn)課程，使其管理工作更好的專業(yè)化。這樣也能使員工從思想上引起對(duì)該項(xiàng)工作的重視。

3.3創(chuàng)新管理方式

在檔案管理中，對(duì)于紙張規(guī)格可以放寬要求，并且根據(jù)管理的實(shí)際情況作出相應(yīng)的調(diào)整，這樣能夠使該項(xiàng)工作更加的科學(xué)化、合理化。同時(shí)，要對(duì)相應(yīng)的程序進(jìn)行簡(jiǎn)化。比如，在檔案紙質(zhì)材料管理中統(tǒng)一使用的是16開，不一定非要是16開的，A4的也可以，這樣就簡(jiǎn)化了管理的工序，減少了不必要的重復(fù)性工作。具體的操作如下：對(duì)于小于16開的不需要做裱糊，對(duì)于那些受損的材料需要做裱糊。對(duì)于大于A4紙的材料可以進(jìn)行折疊，邊界保持一致就可以。這樣做不僅節(jié)省了紙質(zhì)檔案管理的時(shí)間，而且提高了管理效果。

3.4提高管理信息化程度

利用信息化管理干部人事檔案管理是潮流發(fā)展的趨勢(shì)，能夠改變管理人員的思維方式與習(xí)慣，因此，在具體的工作要盡可能的運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)，提高檔案管理的工作水平。首先，利用掃描儀以及計(jì)算機(jī)把有關(guān)的資料輸入到計(jì)算機(jī)里，之后再進(jìn)行技術(shù)加工，把圖片、文字以及聲像等都作為數(shù)據(jù)資料，并建成數(shù)據(jù)資料庫(kù)，方便查閱。其次，在使用現(xiàn)代信息技術(shù)時(shí)，要遵循保密原則，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，提高科技管理水平。

4.結(jié)束語

綜上所述，干部管理工作是事業(yè)單位建設(shè)中的重中之重，在具體實(shí)施工作過程中，必須對(duì)干部人事檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，分析現(xiàn)有檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行完善與修正，只有這樣才能不斷提高事業(yè)單位的工作效率，充分發(fā)揮干部人事管理的作用。

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