淺談行政檔案信息化管理的改革策略

張目

【摘 要】行政檔案管理作為事業(yè)單位行政部門(mén)的重要工作內(nèi)容，其復(fù)雜性毋庸置疑，檔案管理質(zhì)量在極大程度上關(guān)乎著單位各項(xiàng)行政工作的開(kāi)展效率。隨著當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，行政檔案管理工作順勢(shì)而為應(yīng)用信息化技術(shù)工具實(shí)施全面改革意義重大且勢(shì)在必行。文章從此視角出發(fā)，在明確行政檔案管理工作基本特征的基礎(chǔ)上，聯(lián)系實(shí)際探討行政檔案管理信息化改革要求，進(jìn)而提出行政檔案管理信息化改革的保障性措施，以期為行政檔案科學(xué)化管理水平的提升貢獻(xiàn)綿薄之力。

【關(guān)鍵詞】行政檔案;檔案管理;信息化

【中圖分類號(hào)】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2019）08-0266-02

行政檔案是承載行政事業(yè)單位各項(xiàng)重要工作信息的載體，主要包括行政文件、科研項(xiàng)目材料、系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)項(xiàng)目材料及合同文件等，是行政事業(yè)單位極具價(jià)值的信息資料，因此行政檔案管理工作始終是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，被提出越來(lái)越高的要求也是社會(huì)發(fā)展的必然。如今，我國(guó)信息技術(shù)的普及應(yīng)用已成定勢(shì)，傳統(tǒng)的行政檔案管理工作難以為繼，與時(shí)俱進(jìn)通過(guò)信息技術(shù)的有效應(yīng)用促進(jìn)行政檔案管理水平的提升成為當(dāng)務(wù)之急。雖然從整體來(lái)看，我國(guó)行政檔案管理的信息化改革已取得階段性成果，但依然有待進(jìn)一步加強(qiáng)。據(jù)此，針對(duì)行政檔案管理的信息化改革措施做更多深入研究，具有重要的理論和實(shí)踐價(jià)值。

1 行政檔案管理工作的基本特征

近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)發(fā)展態(tài)勢(shì)尤為迅猛，行政事業(yè)單位所承擔(dān)的工作內(nèi)容也不斷增加，檔案作為單位工作實(shí)踐的重要信息載體，其內(nèi)容、類型和數(shù)量的快速增長(zhǎng)亦是必然趨勢(shì)。與此同時(shí)，隨著行政檔案管理工作重要性的不斷提升，也在理論和實(shí)踐的推動(dòng)下使得管理理念和方法始終在變革，無(wú)論是規(guī)范性還是科學(xué)性都顯著提升。但與其他類型的檔案相比，行政檔案的差異性明顯體現(xiàn)于其所具有的政治性、權(quán)威性、服務(wù)性與執(zhí)行性等主要特征，主要根源在于行政檔案承載的都是單位的行政管理活動(dòng)，是黨的路線方針與政策執(zhí)行情況的記錄[1]。因此，只有使用科學(xué)的手段保證行政檔案管理質(zhì)量，才能有效發(fā)揮行政檔案的價(jià)值，助力于行政事業(yè)的良好和穩(wěn)定發(fā)展。

2 行政檔案管理信息化改革的要求

信息技術(shù)發(fā)展至今，已憑借明顯的應(yīng)用價(jià)值而成為各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域提高工作效率的重要?jiǎng)恿?。在此形?shì)下，行政檔案管理工作也擁有了新的機(jī)遇，明確信息化改革的現(xiàn)實(shí)要求，做好行政檔案基本管理工作，對(duì)于提高行政檔案管理科學(xué)化水平具有重要作用。

2.1 做好基礎(chǔ)信息的整理工作

眾所周知，檔案的價(jià)值即在于其所承載的信息記錄，傳統(tǒng)時(shí)期的行政檔案管理信息整理均需要依賴于人力，不僅效率低下，信息真實(shí)性與可靠性也難以保證。而信息化的應(yīng)用，則依托于先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)而全面提高了檔案基礎(chǔ)信息的整理效率，但現(xiàn)實(shí)中卻需要以相關(guān)人員能夠具備足夠的專業(yè)知識(shí)、職業(yè)道德和技術(shù)能力為基礎(chǔ)[2]。因此，利用信息技術(shù)做好基礎(chǔ)信息的整理工作是行政檔案信息化改革的首要前提，只有確?；A(chǔ)信息整理工作的準(zhǔn)確性和高效性，才能保證行政檔案管理的科學(xué)性。

2.2 確保檔案合理分類與歸納

在做好基礎(chǔ)信息資料整理工作的基礎(chǔ)上，還需要應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)基礎(chǔ)資料做進(jìn)一步核實(shí)和篩選。一方面，要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性加以有效判斷，以保證行政檔案作為行政決策依據(jù)的重要價(jià)值;另一方面，需利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息所具有的可用性加以分析和評(píng)估，剔除無(wú)效信息、保留關(guān)鍵信息。在此基礎(chǔ)上，利用檔案管理系統(tǒng)的功能對(duì)檔案進(jìn)行合理的分類和歸納，以保證檔案信息價(jià)值含量的有效提升。

2.3 提高信息輸入輸出的效率

檔案內(nèi)容在信息系統(tǒng)當(dāng)中的錄入和輸出，均是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的必要途徑。日常工作中無(wú)論是對(duì)檔案的使用還是創(chuàng)建，都需要通過(guò)信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)信息數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)檔案的意義毋庸置疑，不僅為實(shí)體檔案的存儲(chǔ)節(jié)約了大量的空間，更大大提升了檔案信息的錄入和調(diào)取效率[3]。因此，為了能夠進(jìn)一步提高行政檔案管理的科學(xué)性，有必要在實(shí)際工作中探索更多方法促進(jìn)檔案信息輸入和輸出效率的提升，此為行政檔案科學(xué)管理的一大現(xiàn)實(shí)要求。

3 行政檔案管理信息化改革的保障性措施

雖然當(dāng)前在行政檔案管理中引入信息技術(shù)已經(jīng)初見(jiàn)成效，但憑借信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，決定了行政檔案管理對(duì)此的應(yīng)用價(jià)值有著無(wú)限的拓展空間。也就是說(shuō)，行政檔案管理的信息化改革將是一個(gè)無(wú)止境的過(guò)程，要想保證信息化改革進(jìn)程能夠始終保持科學(xué)性，則需要以做好基本的保障工作為前提。通過(guò)分析，本文認(rèn)為應(yīng)著重做好以下工作。

3.1 創(chuàng)新信息化檔案管理理念

管理理念對(duì)管理質(zhì)量和效率的決定性影響毋庸置疑，因此創(chuàng)新信息化行政檔案管理理念的意義在于能夠?yàn)闄n案管理水平的不斷提升提供基本的保障。具體而言，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)重視行政檔案管理的價(jià)值，順應(yīng)信息化發(fā)展態(tài)勢(shì)，將檔案管理的信息化改革明確定位于數(shù)字化和現(xiàn)代化方向，以科學(xué)發(fā)展觀作為思想的指導(dǎo)，打破固有思維局限，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)檔案管理理念的不斷更新，只有這樣，才能幫助行政事業(yè)單位提高檔案管理的科學(xué)性，并在以后的信息化檔案管理模式改革進(jìn)程中提高適應(yīng)性，更高效地解決更多問(wèn)題。

3.2 落實(shí)動(dòng)態(tài)化檔案管理機(jī)制

盡管現(xiàn)如今行政檔案管理工作不斷被提出更高的要求，但現(xiàn)實(shí)工作中卻不應(yīng)當(dāng)被一些固化的檔案管理思維模式所束縛。畢竟信息技術(shù)的發(fā)展具有極其靈活的動(dòng)態(tài)性，那么，要想保證行政檔案管理質(zhì)量，顯然也需要緊隨信息技術(shù)的變革而對(duì)管理方式做出更多調(diào)整，也就是要貫徹落實(shí)動(dòng)態(tài)化的行政檔案管理機(jī)制，即依托信息技術(shù)平臺(tái)實(shí)時(shí)更新行政檔案信息，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，使檔案所承載的各類信息資料的可用價(jià)值不斷提升[4]。

3.3 強(qiáng)化檔案管理信息化水平

采取有效措施不斷提升行政檔案管理的信息化水平，無(wú)疑是檔案管理信息化改革的最根本目標(biāo)，是驅(qū)動(dòng)行政檔案管理進(jìn)入現(xiàn)代化模式的必經(jīng)途徑。關(guān)于傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端已無(wú)須贅述，隨著信息技術(shù)在行政檔案管理領(lǐng)域的覆蓋，其優(yōu)勢(shì)顯而易見(jiàn)。因此，未來(lái)的側(cè)重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)更多地放在對(duì)信息系統(tǒng)功能的豐富和創(chuàng)新層面，一方面各行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)著力加大對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)能力的培訓(xùn)力度，另一方面應(yīng)督促技術(shù)部門(mén)全面加大對(duì)檔案管理系統(tǒng)功能的創(chuàng)新開(kāi)發(fā)力度，促進(jìn)檔案管理信息化水平的持續(xù)提升，提高行政檔案信息的實(shí)用價(jià)值和共享效率。

3.4 提高檔案管理人員的能力

檔案管理人員的能力建設(shè)，無(wú)疑是決定行政檔案管理水平的重要基礎(chǔ)。因此，各單位有必要基于對(duì)行政檔案管理的高度重視，有效提升相關(guān)人員的能力和素質(zhì)。一方面，要加大對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)力度，除了基本業(yè)務(wù)技能方面之外，更要做好職業(yè)道德素養(yǎng)的建設(shè)工作，以為行政檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性提供必要的保障;另一方面，人力資源部門(mén)應(yīng)將行政檔案管理信息化應(yīng)用效率納入到績(jī)效考核體系當(dāng)中，通過(guò)獎(jiǎng)懲機(jī)制的約束對(duì)相關(guān)人員能力的提升起到倒逼作用，從而督促相關(guān)人員能夠從主觀層面大力推動(dòng)行政檔案信息管理的信息化改革進(jìn)程，提高行政檔案管理的科學(xué)性與實(shí)效性。

4 總結(jié)

綜上所述，保證行政檔案管理質(zhì)量具有十分重要的意義，需要不斷深化對(duì)行政檔案管理工作的理論和實(shí)踐研究。信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，傳統(tǒng)的行政檔案管理模式弊端不斷凸顯，因此有必要牢牢把握住時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇，順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展浪潮，有力地推動(dòng)行政檔案管理工作理念和模式的同步改革與創(chuàng)新，落實(shí)到實(shí)踐工作當(dāng)中則需要做好基礎(chǔ)信息的整理工作、保證檔案合理分類與歸納并確保信息輸入輸出的效率;而要想有效推動(dòng)行政檔案管理的信息化改革進(jìn)程，更需要以創(chuàng)新信息化檔案管理理念、落實(shí)動(dòng)態(tài)化檔案管理機(jī)制、強(qiáng)化檔案管理信息化水平和提高檔案管理人員能力等為基礎(chǔ)，發(fā)揮出信息化的最大價(jià)值，助力于行政檔案管理科學(xué)化水平的有效提升。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]吳秀杰.淺議行政檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2017（24）：306.

[2]劉思宇.行政檔案管理存在的問(wèn)題以及新的管理思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（6）：125.

[3]楊洋.信息化條件下優(yōu)化醫(yī)院行政檔案管理的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：158.

[4]李媞.行政檔案管理的創(chuàng)新思路分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：103.

[責(zé)任編輯：高海明]