精細(xì)化管理理念下高職院校辦公室管理服務(wù)質(zhì)效提升探討

摘要：本文通過介紹精細(xì)化管理理念的定義和原理以及精細(xì)化管理在提升高職院校辦公室管理質(zhì)效中的重要意義，結(jié)合當(dāng)前高職院校辦公室管理現(xiàn)狀，找尋背后存在的問題，并提出與之相對應(yīng)的解決路徑，以此能夠更好地推進(jìn)精細(xì)化管理理念在高校管理中的實(shí)際運(yùn)用，為提升高校治理水平和治理能力現(xiàn)代化提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；高校辦公室管理；管理質(zhì)效

引言

精細(xì)化管理是一種管理理念，同時也體現(xiàn)了現(xiàn)代管理學(xué)中的“科學(xué)”“精細(xì)”的文化內(nèi)涵。這種理念起源于科學(xué)管理、精益生產(chǎn)，是現(xiàn)代管理學(xué)中不可或缺的重要組成部分。在學(xué)術(shù)領(lǐng)域中，精細(xì)化管理理念是由科學(xué)管理之父泰勒在1911年發(fā)表的《科學(xué)管理原理》書中提及。這本書被譽(yù)為世界上第一本精細(xì)化管理著作[1]。

精細(xì)化管理是通過對組織內(nèi)各個細(xì)節(jié)和環(huán)節(jié)進(jìn)行精確規(guī)劃、有針對性地控制和持續(xù)改進(jìn)，以提高管理效能和組織績效。其核心原理是將管理工作分解為更小、更具體的任務(wù)和步驟，通過精確地規(guī)范和操作，實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)配置和工作流程的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。精細(xì)化管理注重細(xì)節(jié)，以提高組織的靈活性、適應(yīng)性和反應(yīng)速度，從而增強(qiáng)組織的競爭力[2]。

一、研究背景

近年來，國家頒布了一系列著力推進(jìn)職業(yè)教育發(fā)展的政策方針，職業(yè)教育迎來了重要發(fā)展時機(jī)，“職業(yè)教育大有可為”的認(rèn)知開始在全社會普及，高職院校拉開了新一輪爭先創(chuàng)辦職教本科的競爭帷幕，從人才培養(yǎng)方案、高校師生比到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、學(xué)?？蒲袑?shí)力水平等都是競爭的重要指標(biāo)，而高校管理質(zhì)效的提升也成為爭創(chuàng)職教本科的重要一環(huán)，因此在高職院校發(fā)展的黃金時期、競爭的關(guān)鍵時機(jī)，高職院校掌握并深入推進(jìn)高校辦公室精細(xì)化管理勢在

必行[3]。

二、精細(xì)化管理在高職院校辦公室管理中具有重要意義

學(xué)校辦公室作為整個學(xué)校樞紐部門，承擔(dān)著上傳下達(dá)、組織協(xié)調(diào)、管理督辦等重要職能，其管理效果和質(zhì)量的優(yōu)劣一定程度上影響著高校治理能力和水平現(xiàn)代化推進(jìn)水平。如何高效、科學(xué)、精細(xì)化管理是高職院校辦公室面臨的普遍挑戰(zhàn)。

（一）精細(xì)化管理直接影響行政管理模式的質(zhì)效

高校行政管理模式在實(shí)際工作中影響著管理工作的質(zhì)量和效率。隨著高校改革推進(jìn)不斷向深處推進(jìn)，要求高校在新形勢下改革發(fā)展管理模式，“數(shù)字校園”的不斷推廣，促使高校行政管理模式不斷發(fā)展變化，探索新形勢下“互聯(lián)網(wǎng)+”辦公模式，通過精確的信息收集、整理和傳遞，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作，提升決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性[4]。精細(xì)化管理還能夠有效管理和配置人力資源、財務(wù)資源以及設(shè)備和設(shè)施，提升資源利用效率和節(jié)約成本。最后，精細(xì)化管理還能夠加強(qiáng)對行政工作績效的管理和評估，通過設(shè)定明確的目標(biāo)和績效指標(biāo)，激勵和獎勵員工的優(yōu)秀表現(xiàn)，提升工作質(zhì)量和員工滿意度。

（二）精細(xì)化管理有助于規(guī)范和優(yōu)化行政工作的流程

高校為了降低人力成本，將重心傾斜于師資隊伍的建設(shè)，對于行政人員的隊伍的發(fā)展建設(shè)存在一定的忽視。但是隨著高校改革的深入、“雙高計劃”項目建設(shè)、職教本科的激烈角逐，辦公室業(yè)務(wù)量在實(shí)際工作中陡然增多，提升工作效率是高職院校辦公室人員必備功課。精細(xì)化管理在實(shí)際工作中通過不斷優(yōu)化改進(jìn)工作流程、制定崗位職責(zé)，細(xì)化工作內(nèi)容來保證責(zé)任到人，從而能夠提高辦公室的工作效率、降低事務(wù)錯誤率，推動行政工作的高效運(yùn)行[5]。

三、高職院校辦公室管理現(xiàn)狀

從國家政策和職業(yè)教育發(fā)展形勢看，職業(yè)教育目前處在改革發(fā)展的紅利時期，各院校將提升內(nèi)部治理體系和治理能力現(xiàn)代化水平作為重要抓手，高職院校辦公室作為校內(nèi)上傳下達(dá)的喉舌部門，其管理水平的高低實(shí)際是校內(nèi)治理的優(yōu)劣關(guān)鍵點(diǎn)之一，也是推動學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展的重要保障的核心所在。當(dāng)前，高職院校辦公室管理雖然得到廣泛關(guān)注，但在實(shí)際工作中仍存在一些問題。

（一）缺乏先進(jìn)管理理念

理論指導(dǎo)實(shí)際工作，高職院校辦公室管理隊伍沒有與時俱進(jìn)的管理理念武裝頭腦，在實(shí)際工作中辦公效率很難得到實(shí)質(zhì)性提升。當(dāng)前，高職院校辦公室工作人員主要還是依靠“前輩經(jīng)驗”的工作思路，同時也存在一定“明哲保身”和“惰性思維”的情況，在實(shí)際工作中，辦公室工作人員對于具體業(yè)務(wù)事項的內(nèi)容和具體流程主要是聽取老員工的工作經(jīng)驗，總將“以前”“以往”掛嘴邊，持續(xù)沿用陳舊經(jīng)驗去開展和推動工作，加之，沒有主動學(xué)習(xí)較為先進(jìn)的管理知識，難以將新思想、新模式與實(shí)際工作相結(jié)合。此外，辦公室干部隊伍目前還沒有完全實(shí)現(xiàn)年輕化，對于一些新知識、新理念，部分干部存在一定的畏難情緒，更傾向于按照慣例辦事，一定程度上對工作質(zhì)效的提升產(chǎn)生了阻力。

（二）管理職能模糊不清

隨著高職院校事業(yè)發(fā)展不斷提速，辦學(xué)模式不再只有單一的傳統(tǒng)模式，新形勢下的合作辦學(xué)、遠(yuǎn)程教育等現(xiàn)代化教育形式的普及，使高職院校內(nèi)部教師與職工的邊界線愈發(fā)模糊，辦公室人員工作量不斷攀升，對于工作職責(zé)和要求也在不斷提高，在實(shí)際工作中，通常辦公室人員工作職責(zé)沒有實(shí)際定量，存在一定的特殊性。此外，高職院校為了提升治理能力和治理水平，加速推進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展，會制定完善內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位職責(zé)。但是在實(shí)際工作中，制度的起草、崗位工作的內(nèi)容均是由各部門辦公室工作人員自行擬定，存在一定程度上的敷衍了事，同時，在制定的過程中多數(shù)參考了其他兄弟院校方案，并沒有完全結(jié)合自身實(shí)際情況草擬，因此即使各院校均出臺制定相應(yīng)的制度和崗位職責(zé)的通知，但實(shí)際的含金量仍需要打折扣，缺乏一定的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。

（三）管理人才隊伍匱乏

高職院校承擔(dān)著高等教育職能，教書育人，為社會培養(yǎng)高素質(zhì)技術(shù)技能型人才是使命和宗旨，因此高職院校中在推進(jìn)師資隊伍和高校輔導(dǎo)員建設(shè)上往往占據(jù)絕對重量，對于學(xué)校的管理人員，尤其是辦公室管理人員的重視度較輕，致使辦公室管理工作人員晉升通道狹窄，大多數(shù)人員不愿意從事該崗位工作。高校為了節(jié)約人力資源成本，將財政資金使用效率達(dá)到最大，往往傾向于精簡管理人員，同時，在實(shí)際工作中管理人員的工作量極大：文書材料、會務(wù)接待、各教育行政部門下達(dá)的工作任務(wù)、學(xué)校自身事業(yè)發(fā)展規(guī)劃等，“事多人少”的狀況在高職院校辦公室中極為普遍。逼仄的晉升通道、瑣碎繁雜的事務(wù)加之工作量龐大等一系列原因?qū)е罗k公室管理工作人員稀少，人才匱乏[6]。

（四）配套基礎(chǔ)設(shè)施落后

當(dāng)前，“互聯(lián)網(wǎng)+”經(jīng)濟(jì)形態(tài)盛行，各行業(yè)爭相利用互聯(lián)網(wǎng)平臺的優(yōu)勢和集成作用，不斷推進(jìn)信息化建設(shè)加速，國家出臺完善一系列教育數(shù)字化戰(zhàn)略，高職院校也在不斷落實(shí)國家有關(guān)戰(zhàn)略方針，推進(jìn)優(yōu)質(zhì)數(shù)字資源共建共享，充分發(fā)揮數(shù)字校園在教學(xué)、科研、管理等方面的保障支撐作用。但目前高職院校數(shù)字化校園建設(shè)現(xiàn)狀仍然不太樂觀，部分高職院校雖然建立了有關(guān)線上關(guān)公、教學(xué)等系統(tǒng)，但頂層設(shè)計不到位，各系統(tǒng)之間存在脫節(jié)、聯(lián)系不緊密，操作系統(tǒng)不夠便捷，系統(tǒng)反應(yīng)緩慢等一系列問題。同時，辦公室的辦公硬件設(shè)施設(shè)備存在更新?lián)Q代不及時，硬件設(shè)備的優(yōu)劣在一定程度上也影響辦公效率的提升，總體而言，高職院校辦公室配套基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，影響推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理進(jìn)程。

四、提高高職院校辦公室提升精細(xì)化管理舉措

（一）引進(jìn)先進(jìn)管理理念，提升服務(wù)效能

高職院校辦學(xué)實(shí)力和水平的高低一定程度上與是否有先進(jìn)管理理念為指引有關(guān)。高職院校作為承擔(dān)高等教育載體之一，教育理念和管理對人才培養(yǎng)、治理效能的提升息息相關(guān)。應(yīng)當(dāng)引入先進(jìn)管理理念，為辦公室工作人員日常工作提供指引。高校辦公室人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加快融合先進(jìn)教育理念、服務(wù)事項與精細(xì)化管理理念，積極作為，與時俱進(jìn)，提高服務(wù)師生的水平和能力，在日常辦公與服務(wù)過程中，辦公室工作人員需要增強(qiáng)精細(xì)化管理理念，學(xué)習(xí)精細(xì)化管理方式方法，比如，在傳遞信息環(huán)節(jié)，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念由“需要問”向“主動給”，不再是師生前來詢問信息，而是主動提供訊息，從而能夠發(fā)揮精細(xì)化管理的作用，更好地實(shí)現(xiàn)行政管理目標(biāo)。

（二）精細(xì)化制度體系，明確管理職能范圍

“求木之長者，必固其根本”，沒有扎實(shí)穩(wěn)固的基礎(chǔ)，高樓萬丈就會岌岌可危。制度，是提升高職院校辦公室工作質(zhì)效的基礎(chǔ)；是高職院校辦公室工作體現(xiàn)精細(xì)化管理的關(guān)鍵；是提高高職院校治理能力和治理體系現(xiàn)代化的根基。高職院校辦公室需要高度重視制度體系的構(gòu)建和完善。首先，隨著職業(yè)教育改革不斷深入，高職院校新一輪的競爭拉開序幕，高職院校辦公室的工作內(nèi)涵也隨之產(chǎn)生一系列的變化，傳統(tǒng)的制度模式與新形勢的發(fā)展要求適配度逐漸降低，一些傳統(tǒng)思維模式下制定的制度已經(jīng)無法滿足新形勢下有效約束和管理，所以需要結(jié)合當(dāng)前階段院校發(fā)展的實(shí)際情況，搭建精細(xì)化的制度體系，為辦公室日常管理工作提供行之有效的制度依據(jù)。其次，在行之有效的制度建設(shè)下，明確各崗位職責(zé)，劃清工作范圍，精細(xì)化規(guī)章制度條款。在前文也提及過，部分高職院校雖然制定了有關(guān)工作職責(zé)的文件制度，但是沒有具體結(jié)合各校工作實(shí)際，擬定的過程中存在敷衍了事的情況，導(dǎo)致雖然制定了相關(guān)的規(guī)章制度但因?qū)嵅僦写嬖谌毕輳亩茨馨l(fā)揮到監(jiān)督、約束的作用。因此，需要工作人員在擬定的過程中充分根據(jù)實(shí)際工作情況，統(tǒng)籌考慮不同類型工作的各個環(huán)節(jié)，制定細(xì)化、可實(shí)行的規(guī)章制度，做到全環(huán)節(jié)有章可依。最后，制定并完善考核監(jiān)督體系，作為將制度執(zhí)行到位、工作落實(shí)落地的重要環(huán)節(jié)，考核體系必不可少。需要安排相應(yīng)的監(jiān)督管理人員，開展不定期跟蹤檢查，將工作中的失誤降至最低，從而確保工作的質(zhì)效?？傊?，高職院校辦公室精細(xì)化管理需要構(gòu)建完善的制度體系，明確崗位職責(zé)，壓實(shí)個人工作責(zé)任，確保工作開展和職能劃分有章可循，并在實(shí)際工作中，發(fā)揮考核體系的監(jiān)督管理作用，確保提高工作效率。

（三）明確管理目標(biāo)，打通管理上升空間

精細(xì)化管理體系建設(shè)和能力發(fā)展中人的因素至關(guān)重要。高職院校組織辦公室行政管理人員承擔(dān)著高校信息的收集、管理和發(fā)布的任務(wù)，在提升管理效能中具有不可動搖的核心地位。因此，在精細(xì)化管理過程中為了明確管理目標(biāo)，提高辦公室工作效率，需要高度重視辦公室管理人員的業(yè)務(wù)水平和上升發(fā)展空間。加大對辦公室管理人員的關(guān)注度，部分制度從頂層設(shè)計層面向辦公室工作人員傾斜，制定管理人員崗位晉升實(shí)施和績效考核等辦法，確保管理人員在職業(yè)發(fā)展規(guī)劃中有前景、有期盼。從規(guī)章制度層面，激發(fā)辦公室管理人員內(nèi)生動力，發(fā)揮其最大的主觀能理性，提高工作熱情，從而提升工作質(zhì)效。此外，在管理目標(biāo)制定的過程中，需要工作人員充分體現(xiàn)精細(xì)化管理理念，詳細(xì)、準(zhǔn)確地制定管理目標(biāo)。高職院校管理人員可以按階段性制定管理目標(biāo)的完成情況，以便更有效、更實(shí)際地推進(jìn)工作。通過在前期的充分調(diào)研了解，廣泛聽取各類人員的意見和建議，確保管理目標(biāo)制定的科學(xué)性和合理性。在管理過程中，根據(jù)實(shí)際開展情況做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，保證更有效地開展工作?？傊?，一方面需要打通管理人員上升空間，從內(nèi)激發(fā)管理人員工作積極性，另一方面，需要精細(xì)化管理目標(biāo)，為工作人員指明方向，保障工作高效有序開展。

（四）加快信息化建設(shè)，提高精細(xì)化管理質(zhì)效

充分抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”經(jīng)濟(jì)形態(tài)發(fā)展的紅利時期，加快高職院校自身信息化建設(shè)，在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支持下，對辦公設(shè)備和配套基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。根據(jù)國家教育部門關(guān)于推進(jìn)數(shù)字校園建設(shè)的有關(guān)政策，高職院?？梢砸罁?jù)自身現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)配套建設(shè)基礎(chǔ)，推進(jìn)線上管理系統(tǒng)的開發(fā)和使用，不斷完善線上辦公系統(tǒng)軟件的使用，在前期系統(tǒng)開發(fā)階段，著重加強(qiáng)對線上辦公具體流程的關(guān)注度，統(tǒng)籌考慮教學(xué)、科研、學(xué)生管理和辦公管理等系統(tǒng)，一體化設(shè)計，結(jié)合線下辦公的工作慣例，充分考慮教職工使用的便捷性和可操作性，制定詳細(xì)的工作流程，在線上辦公運(yùn)用推廣階段，要時刻根據(jù)教職工使用反饋進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建立和使用，打通部門信息壁壘，真正實(shí)現(xiàn)資源共建共享，從而降低行政工作成本，提高精細(xì)化管理質(zhì)效。

結(jié)語

精細(xì)化管理在高校辦公室行政工作中的應(yīng)用具有重要意義。通過精細(xì)化管理，可以提高工作效率、優(yōu)化資源利用、加強(qiáng)信息管理和提高工作質(zhì)量。精細(xì)化管理帶來的好處包括提高工作效率、優(yōu)化資源利用、加強(qiáng)信息管理和提升工作質(zhì)量。然而，實(shí)施精細(xì)化管理也面臨一些挑戰(zhàn)，如組織文化轉(zhuǎn)變、技術(shù)支持和數(shù)據(jù)安全以及資源投入。為了解決這些問題，可以采取措施如建立積極的組織文化、加強(qiáng)技術(shù)支持和數(shù)據(jù)安全、管理資源投入和持續(xù)培訓(xùn)和人才發(fā)展。總體而言，精細(xì)化管理在高校辦公室行政工作中能夠帶來積極的效果和改進(jìn)，而克服挑戰(zhàn)需要綜合考慮組織文化、技術(shù)支持和資源管理等方面的因素。通過解決問題和持續(xù)改進(jìn)，精細(xì)化管理將為高校行政工作提供更大的支持和推動力，實(shí)現(xiàn)高效、優(yōu)質(zhì)的行政管理服務(wù)。

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（責(zé)任編輯：袁麗娜）