國有集團(tuán)公司費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)探析

摘要：本文探討了國有集團(tuán)公司費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的必要性、原則和關(guān)鍵技術(shù)，以及實(shí)施策略。指出費(fèi)用報銷系統(tǒng)對于優(yōu)化資源配置、強(qiáng)化內(nèi)部控制和加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要意義。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循實(shí)用性、集成性、可擴(kuò)展性和安全性原則，關(guān)鍵技術(shù)包括云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)和區(qū)塊鏈等。在實(shí)施策略上，企業(yè)需進(jìn)行需求分析與規(guī)劃，合理選擇并集成技術(shù)，優(yōu)化與再造報銷流程，同時加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)。通過科學(xué)建設(shè)和有效運(yùn)用費(fèi)用報銷系統(tǒng)，國有企業(yè)可顯著提升財務(wù)管理效率和管理現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：國有集團(tuán)；公司費(fèi)用；報銷系統(tǒng)建設(shè)

引言

在當(dāng)今快速變化的商業(yè)環(huán)境中，國有集團(tuán)公司面臨著資源優(yōu)化配置、內(nèi)部控制強(qiáng)化及數(shù)字化轉(zhuǎn)型等多重挑戰(zhàn)。費(fèi)用報銷作為企業(yè)財務(wù)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其效率和準(zhǔn)確性直接影響著企業(yè)的運(yùn)營成本和決策質(zhì)量。傳統(tǒng)紙質(zhì)報銷方式已難以滿足現(xiàn)代企業(yè)對高效、透明、合規(guī)的財務(wù)管理需求，因此，構(gòu)建一套科學(xué)、完善的費(fèi)用報銷系統(tǒng)顯得尤為重要。文章深入探討了國有集團(tuán)公司費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的必要性、原則、關(guān)鍵技術(shù)及實(shí)施策略，以期為國有企業(yè)提供理論指導(dǎo)和實(shí)踐參考。通過剖析費(fèi)用報銷系統(tǒng)如何促進(jìn)資源優(yōu)化配置、加強(qiáng)內(nèi)部控制，并加速企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，本文將揭示該系統(tǒng)在提升企業(yè)財務(wù)管理效率和管理現(xiàn)代化水平中的核心作用，進(jìn)而為國有企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、國有集團(tuán)公司費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的必要性

（一）優(yōu)化資源配置

現(xiàn)代企業(yè)日常運(yùn)營管理過程中，費(fèi)用報銷是一個頻繁且耗時的工作，傳統(tǒng)紙質(zhì)報銷方式包括填寫、審核、審批等多個環(huán)節(jié)，以線下為主，效率低且極易出錯，加強(qiáng)費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)工作是優(yōu)化國有企業(yè)內(nèi)部資源配置的重要路徑。從員工角度來看，系統(tǒng)采用自動化流程設(shè)計(jì)方案，為財務(wù)人員及其他各部門人員提供了便利。員工只需在系統(tǒng)中提交報銷申請，并按照規(guī)定附帶相應(yīng)的電子發(fā)票或紙質(zhì)憑證的圖片，系統(tǒng)即可自動開展初步審核，驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)巍⒑藢箐N金額等，對于異常數(shù)據(jù)或者信息，轉(zhuǎn)由財務(wù)人員審核，將極大減少人工審核的工作量，還能縮短報銷周期，提高員工的滿意度和工作效率。從企業(yè)管理層角度來看，費(fèi)用報銷系統(tǒng)的實(shí)時數(shù)據(jù)分析功能可為其提供強(qiáng)有力的決策支持。通過自動生成的部門費(fèi)用分布、項(xiàng)目費(fèi)用構(gòu)成、員工報銷記錄等各類報表，管理層能全面掌握企業(yè)內(nèi)部費(fèi)用支出情況，精準(zhǔn)評估各項(xiàng)費(fèi)用開支的合理性，提高資金、設(shè)備、人員等資源調(diào)整的針對性[1]。

（二）強(qiáng)化內(nèi)部控制

費(fèi)用報銷是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，也是防范財務(wù)風(fēng)險的關(guān)鍵領(lǐng)域，費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)將有效規(guī)范企業(yè)報銷的流程，提高風(fēng)險防范的有效性。一方面，系統(tǒng)可通過預(yù)設(shè)審批流程和設(shè)置權(quán)限，為企業(yè)費(fèi)用報銷建立一套嚴(yán)謹(jǐn)而有序的操作規(guī)范。員工能清晰地看到報銷所需的各項(xiàng)信息和步驟，并實(shí)時查看費(fèi)用報銷的進(jìn)程。系統(tǒng)可自動記錄每一個審批環(huán)節(jié)的操作時間和審批意見，支持報銷流程可追溯，確保在出現(xiàn)問題時，能以最快的速度找到責(zé)任人并制定針對性的解決方案，增強(qiáng)費(fèi)用報銷的公正性和透明度。另一方面，費(fèi)用報銷系統(tǒng)具備風(fēng)險防范這一保障性功能，對費(fèi)用支出實(shí)時監(jiān)控，一旦出現(xiàn)異常情況，可立即向財務(wù)人員發(fā)出預(yù)警，避免潛在的財務(wù)損失，同時自動對報銷憑證真?zhèn)芜M(jìn)行查驗(yàn)，包括發(fā)票代碼、號碼、金額等，進(jìn)一步避免虛假發(fā)票問題，降低企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。

（三）加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型

在信息技術(shù)快速更新?lián)Q代的背景下，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的不可逆趨勢。對于國有企業(yè)而言，加強(qiáng)費(fèi)用報銷系統(tǒng)的建設(shè)是推進(jìn)現(xiàn)代化和智能化進(jìn)程的關(guān)鍵步驟，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有顯著的正面影響。同時，費(fèi)用報銷系統(tǒng)作為財務(wù)管理體系的關(guān)鍵組成部分，通過整合企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）、辦公自動化（OA）、人力資源管理系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)流程的無縫對接。這不僅有助于將國有企業(yè)內(nèi)部各部門緊密聯(lián)系起來，形成一個協(xié)調(diào)一致的整體，而且推動了企業(yè)財務(wù)管理向精細(xì)化方向的持續(xù)進(jìn)步。面對外部發(fā)展環(huán)境，數(shù)字化轉(zhuǎn)型的加速為國有企業(yè)帶來了諸多競爭優(yōu)勢。企業(yè)不僅能夠依靠高效的數(shù)字化系統(tǒng)提升內(nèi)部運(yùn)營效率，降低管理成本，還能有效提升企業(yè)的透明度、合規(guī)性和信譽(yù)度，從而在激烈的市場競爭中脫穎而出[2]。

二、國有集團(tuán)公司費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的原則和關(guān)鍵技術(shù)

（一）原則

國有企業(yè)在搭建費(fèi)用報銷系統(tǒng)時，應(yīng)遵循一定的原則，具體如下。一是實(shí)用性。這是系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循的首要原則，即滿足國有企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，確保系統(tǒng)能解決企業(yè)當(dāng)前所面臨的費(fèi)用報銷工作問題，且高效便捷、易于操作。二是集成性。國有企業(yè)各部門屬于一個有機(jī)整體，所搭建的費(fèi)用報銷系統(tǒng)應(yīng)同財務(wù)核算、預(yù)算管理、ERP、OA等系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報銷數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)自動同步，避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入和信息孤島問題。三是可擴(kuò)展性。需全面考量國有企業(yè)未來的發(fā)展趨勢，采用模塊化設(shè)計(jì)以及松耦合架構(gòu)，為系統(tǒng)功能的擴(kuò)展與升級奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，以保障系統(tǒng)能夠持續(xù)展現(xiàn)出優(yōu)異的性能及便于維護(hù)的特性。四是安全性。費(fèi)用報銷系統(tǒng)中涉及大量的財務(wù)數(shù)據(jù)和員工個人信息，數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要，國有企業(yè)需從人員意識、權(quán)限管理、登錄認(rèn)證等多個維度出發(fā)，確保系統(tǒng)運(yùn)行的安全穩(wěn)定性。同時，開發(fā)過程中嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度，提高合規(guī)性[3]。

（二）關(guān)鍵技術(shù)

1.云計(jì)算與大數(shù)據(jù)。云計(jì)算屬于一種以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的計(jì)算模式，主要通過互聯(lián)網(wǎng)連接遠(yuǎn)程服務(wù)器為企業(yè)提供計(jì)算資源和服務(wù)。將該技術(shù)引入到費(fèi)用報銷管理系統(tǒng)中，企業(yè)只需按照使用量支付云服務(wù)費(fèi)用，無須投入大量的資金購買和維護(hù)本地服務(wù)器等硬件設(shè)備，成本較低，其可根據(jù)國有企業(yè)實(shí)際需求動態(tài)分配計(jì)算資源、存儲資源和網(wǎng)絡(luò)資源，確保系統(tǒng)在業(yè)務(wù)高峰階段也能平穩(wěn)運(yùn)行[4]。

2.人工智能與自動化。人工智能是一種模擬人類智能的科學(xué)技術(shù)，能根據(jù)不同場景和任務(wù)開展適當(dāng)?shù)男袆印Ｔ趪衅髽I(yè)的費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)過程中，依托光學(xué)字符識別（OCR）、自然語言處理（NLP）、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，可有效實(shí)現(xiàn)發(fā)票的智能審核，并支持智能問答和預(yù)測分析為員工提供個性化服務(wù)，具體見圖1。

3.移動互聯(lián)技術(shù)。移動互聯(lián)技術(shù)的主要作用是打破報銷環(huán)節(jié)的時間空間限制，增強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用報銷的靈活性。通常依托企業(yè)開發(fā)的移動軟件或小程序?qū)崿F(xiàn)，員工通過移動設(shè)備可以隨時隨地提交費(fèi)用報銷申請，不受辦公地點(diǎn)的限制，還可以實(shí)時查看報銷申請的審批進(jìn)度和狀態(tài)，一旦報銷審批通過，員工將收到具體結(jié)果的信息通知。移動互聯(lián)技術(shù)與企業(yè)其他移動辦公軟件集成，能將具體的費(fèi)用數(shù)據(jù)直接關(guān)聯(lián)到報銷申請中，可減少煩瑣的操作流程[5]。

4.區(qū)塊鏈技術(shù)。區(qū)塊鏈技術(shù)具有去中心化、不可篡改等特征，為企業(yè)的費(fèi)用報銷管理提供了新的可能性。在費(fèi)用報銷系統(tǒng)中，所有的費(fèi)用報銷申請、審批記錄、財務(wù)處理等數(shù)據(jù)都可被存儲到區(qū)塊鏈上，一旦記錄將無法被修改，有助于降低費(fèi)用報銷中欺詐行為、數(shù)據(jù)造假等問題出現(xiàn)的風(fēng)險。同時，該技術(shù)采用去中心化的分布式賬本，支持國有企業(yè)內(nèi)部的員工、審批人員、財務(wù)人員等各參與方直接進(jìn)行交互和驗(yàn)證，減少中間環(huán)節(jié)，也能降低信任成本。

三、國有集團(tuán)公司費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)施策略

（一）需求分析與規(guī)劃

需求分析是國有企業(yè)開展費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)同財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等進(jìn)行深入溝通和交流，明確其對于費(fèi)用報銷環(huán)節(jié)的具體需求和意見。例如，財務(wù)部門作為費(fèi)用報銷的核心管理部門，相關(guān)人員對數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和合規(guī)性的關(guān)注度要求較高，而業(yè)務(wù)部門則更加關(guān)注費(fèi)用報銷的便捷性和及時性；企業(yè)應(yīng)立足不同部門對費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)展開規(guī)劃，旨在充分發(fā)揮其價值，滿足各部門員工的要求，形成合力促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。與此同時，企業(yè)還應(yīng)廣泛收集現(xiàn)有費(fèi)用報銷環(huán)節(jié)中存在的問題，包括審批周期長、票據(jù)管理混亂、費(fèi)用超支等，將其作為新系統(tǒng)建設(shè)的依據(jù)，盡可能避免問題再出現(xiàn)。

（二）技術(shù)選型與集成

技術(shù)選型與系統(tǒng)集成是費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接影響著系統(tǒng)運(yùn)行的效率。企業(yè)應(yīng)基于發(fā)展需求和發(fā)展趨勢分析結(jié)果，考量云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)、區(qū)塊鏈等技術(shù)優(yōu)勢，并選擇具備強(qiáng)大處理能力和快速響應(yīng)速度的技術(shù)平臺作為技術(shù)價值發(fā)揮的重要支撐，確保費(fèi)用報銷系統(tǒng)在不同的環(huán)境下均具有良好的性能表現(xiàn)，提升其運(yùn)行穩(wěn)定性。采用標(biāo)準(zhǔn)化的接口和數(shù)據(jù)格式，將費(fèi)用報銷系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)無縫集成，提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐暾院蜏?zhǔn)確性。以H集團(tuán)公司為例，在建設(shè)費(fèi)用報銷系統(tǒng)時，為提高集成的可靠性，相關(guān)技術(shù)人員采用了企業(yè)服務(wù)總線（ESB）技術(shù)，其優(yōu)勢在于可以將不同系統(tǒng)的集成邏輯集中管理，為后期維護(hù)和升級提供便利。采用松耦合架構(gòu)，不同系統(tǒng)之間可以通過服務(wù)調(diào)用完成交互，若某個系統(tǒng)發(fā)生變化，也不會對其他系統(tǒng)造成較大的不良影響，根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行消息路由和轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)格式和協(xié)議的轉(zhuǎn)換。

（三）流程優(yōu)化與再造

引入現(xiàn)代化信息技術(shù)用于建設(shè)費(fèi)用報銷系統(tǒng)，將打破現(xiàn)有費(fèi)用報銷流程的限制，企業(yè)需對現(xiàn)有的費(fèi)用報銷流程進(jìn)行全面梳理，去除其中煩瑣的、不必要的手續(xù)，為流程再造和功能明確提供參考。H集團(tuán)公司自動化費(fèi)用報銷系統(tǒng)流程詳見圖2。

該國有企業(yè)所建設(shè)的費(fèi)用報銷系統(tǒng)具備報銷申請、審批流程、預(yù)算管理、財務(wù)處理、系統(tǒng)管理等多個模塊。其中，報銷申請模塊中可錄入各種費(fèi)用信息，包括費(fèi)用類型、費(fèi)用金額、費(fèi)用日期、費(fèi)用說明等，可提供下拉菜單、自動填充等功能，降低信息錯誤概率；對于電子發(fā)票，系統(tǒng)可以直接從第三方發(fā)票平臺上獲取，減少員工手動上傳的工作量。財務(wù)處理模塊具備費(fèi)用核算、付款管理功能，根據(jù)費(fèi)用類型和會計(jì)科目自動分類和記賬，對于涉及多個項(xiàng)目或部門的費(fèi)用報銷情況，采用費(fèi)用分?jǐn)偣ぞ?，輔助財務(wù)人員快速且準(zhǔn)確地完成費(fèi)用核算工作。

（四）數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)

數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)是至關(guān)重要的。在構(gòu)建費(fèi)用報銷系統(tǒng)的過程中，企業(yè)必須運(yùn)用高級加密技術(shù)對系統(tǒng)內(nèi)的敏感信息進(jìn)行保護(hù)，這包括但不限于員工的身份證號碼、銀行賬戶信息以及家庭背景等。例如，H集團(tuán)公司通過實(shí)施數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)，顯著提升了數(shù)據(jù)存儲的安全級別，并采用了SSL/TLS加密協(xié)議來確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全。此外，建立訪問控制系統(tǒng)是確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問費(fèi)用報銷系統(tǒng)的有效手段，這可以通過用戶名和密碼、數(shù)字證書等多種身份驗(yàn)證技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練同樣不可或缺，將數(shù)據(jù)備份至異地服務(wù)器或云存儲設(shè)施，以便在本地數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或被非法篡改時，能夠迅速恢復(fù)，從而保障費(fèi)用報銷流程的持續(xù)運(yùn)作。

四、結(jié)語

數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程不斷加快背景下，越來越多的企業(yè)提高了財務(wù)管理信息化建設(shè)的重視度，費(fèi)用報銷系統(tǒng)作為財務(wù)管理體系中的重要組成部分，加快其建設(shè)步伐，將有效提升企業(yè)財務(wù)管理效率。具體實(shí)踐過程中，企業(yè)應(yīng)立足自身發(fā)展需求和發(fā)展趨勢，科學(xué)引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代化技術(shù)，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性，并切實(shí)做好技術(shù)選型與集成、流程優(yōu)化與再造、安全保障系統(tǒng)建設(shè)等工作，推動費(fèi)用報銷系統(tǒng)優(yōu)化成為國有企業(yè)提高現(xiàn)代化管理水平的重要工具。

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（作者簡介：郜浩然，河南日報報業(yè)集團(tuán)有限公司中級會計(jì)師。）