中國古代檔案管理思想對當(dāng)代檔案管理的借鑒研究

盧曉地 陳東 趙榮榮

摘 要：檔案是人類在各種活動過程中所形成的歷史記錄，也是一種重要的社會信息資源。本文分析了中國古代檔案在收集、整理、鑒定保管等主要環(huán)節(jié)特征的基礎(chǔ)上，提出了對做好當(dāng)代檔案管理的對策，對指導(dǎo)當(dāng)前檔案管理工作具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：古代檔案;管理要求;借鑒;思想要求

檔案管理模式和方法隨著社會發(fā)展不斷更新、進(jìn)步，在檔案管理制度日益完善的同時，也產(chǎn)生了對檔案的重視程度減弱、信息化背景下安全隱患等很多新問題。通過古今檔案管理的立法、分類、安全等層面對比，從古代檔案管理中汲取精華、繼承創(chuàng)新，對當(dāng)代檔案管理具有積極的現(xiàn)實意義。

一、古代檔案管理思想概要

1.立法統(tǒng)一思想。檔案作為歷史的重要載體，對鞏固政權(quán)、維護(hù)國家統(tǒng)治有著至關(guān)重要的作用。檔案管理為歷代王朝統(tǒng)治階級所重視，在歷代王朝更迭中不斷得到完善，為集權(quán)統(tǒng)治服務(wù)的同時也保存了珍貴的史料。嚴(yán)密的檔案管理體系需要行之有效的檔案管理制度，從商代甲骨檔案的形成到秦漢王朝檔案管理立法開始萌芽，檔案管理成為政治統(tǒng)治的重要一環(huán)。隨著封建王朝更迭，檔案管理從政治、軍事擴(kuò)展到戶籍、地圖，檔案管理體系也更加嚴(yán)密、統(tǒng)一。檔案管理的立法早在先秦時就開始萌芽，在西周有史記載“凡幫之大盟約，往其盟書，而登之于天府，大史、內(nèi)史、司會及六官，皆受其貳而藏之?！?，對檔案副本制度作出了規(guī)定;到秦漢、三國兩晉南北朝，檔案立法得到初步發(fā)展;在隋唐，檔案立法不斷豐富，得到全面發(fā)展，檔案立法真正系統(tǒng)化是在宋元時期，這時候建立起了完備的檔案管理法律法規(guī)體系，對檔案的收集、編撰、保存、移交各個環(huán)節(jié)作出詳細(xì)規(guī)定，明清時候，進(jìn)一步成熟完善。

古代檔案管理集中體現(xiàn)了奴隸制、封建制王朝對政權(quán)統(tǒng)一的要求，其統(tǒng)一和立法都為集權(quán)服務(wù)，體現(xiàn)統(tǒng)治階級意志，其立法統(tǒng)一的自覺存在鮮明的階級性。

2.專業(yè)分類思想。中國古代檔案可謂卷帙浩繁，在信息并不發(fā)達(dá)的狀況下，如何對檔案進(jìn)行合理編制，分類便必不可少。不同類別的檔案的管理方式也有區(qū)分，簿籍的管理相對案牘管理程序要簡單些，只需編號抄目，而案牘則要粘連、印縫、計數(shù)，一案一卷等，這主要因為它們類別性質(zhì)有差異，這也就決定了它們需要分開保管。除了從類別性質(zhì)上進(jìn)行管理區(qū)分，古代檔案管理以時間分類也頗具影響力，宋代周湛創(chuàng)立了“千文架閣法”，即以檔案形成的不同時間，以千字文為號來進(jìn)行編排，后來朝廷頒諸路為法”。此外，在組織機(jī)構(gòu)上，檔案管理也有明確分類，宋代“各房架閣，逐案異架”即文書庫分設(shè)三類庫房，分別保管三部檔案，三部以下的機(jī)構(gòu)再分架閣，不能混同。不同類別的檔案的管理方式也有區(qū)分，簿籍的管理相對案牘管理程序要簡單些，只需編號抄目，而案牘則要粘連、印縫、計數(shù)，一案一卷等，這主要因為它們類別性質(zhì)有差異，這也就決定了它們需要分開保管。除了從類別性質(zhì)上進(jìn)行管理區(qū)分，古代檔案管理以時間分類也頗具影響力，宋代周湛創(chuàng)立了“千文架閣法”，即以檔案形成的不同時間，以千字文為號來進(jìn)行編排，后來朝廷頒諸路為法”。此外，在組織機(jī)構(gòu)上，檔案管理也有明確分類，宋代“各房架閣，逐案異架”即文書庫分設(shè)三類庫房，分別保管三部檔案，三部以下的機(jī)構(gòu)再分架閣，不能混同。

3.安全保密思想。古代檔案管理的安全保密工作主要在檔案庫房構(gòu)建和對人的各項嚴(yán)密制度上，體現(xiàn)出檔案管理的嚴(yán)酷性、權(quán)威性。為了保證檔案的安全完整，統(tǒng)治者們建立了專門的檔案庫房，庫房的牢固安全成了檔案管理的重要環(huán)節(jié)。古代檔案庫房多為磚石結(jié)構(gòu)，這樣的建構(gòu)工藝可有效防火、防蟲、防鼠、防熱、防盜，造就了中國古代最古老最完整的檔案庫。古代檔案的保密貫穿于檔案管理的各個環(huán)節(jié)，從檔案的起草，到檔案的傳遞、公布、保存，均有細(xì)致的制度規(guī)定。在隋唐時期設(shè)有“四禁”：“一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰忘誤，所以重王命也”明確了對檔案起草者的要求;而對傳遞、公布檔案者設(shè)置了嚴(yán)苛禁令，漢代的律法對檔案傳遞、公布的泄密者給予嚴(yán)懲，有腰斬、棄世等。對于檔案管理的保密，秦代專門設(shè)有禁室，擅闖禁室偷看檔案者死罪;明清時法度更加嚴(yán)苛，明朝的后湖黃冊庫所在的后湖被稱作“禁湖”，擅越湖者重治。

二、當(dāng)代檔案管理現(xiàn)狀與問題探究

1.當(dāng)代檔案管理現(xiàn)狀掠影。當(dāng)今社會高速發(fā)展，檔案更加繁多豐富，檔案管理面臨更多的問題。檔案類別不斷增加，檔案管理部門更加細(xì)化，而檔案管理制度不再一以貫之，不同的管理單位和管理主體開始針對各自所管理檔案的類別性質(zhì)和實際操作應(yīng)用制定具體的管理制度，而國家制定的檔案管理的法律法規(guī)對不同單位的約束也存在差異，這種檔案管理的多樣性造成檔案管理問題的復(fù)雜性。當(dāng)今社會物質(zhì)豐厚、科技進(jìn)步，信息化的社會環(huán)境為檔案的收集、編制、保存提供了便利，極大節(jié)省了人力物力，尤其是電子檔案的產(chǎn)生，極大提高了檔案的社會性和廣泛性。與此同時，檔案類別不斷增加，檔案管理部門更加細(xì)化，而檔案管理制度不再一以貫之，不同的管理單位和管理主體開始針對各自所管理檔案的類別性質(zhì)和實際操作應(yīng)用制定具體的管理制度，而國家制定的檔案管理的法律法規(guī)對不同單位的約束也存在差異，這種檔案管理的多樣性造成檔案管理問題的復(fù)雜性。當(dāng)今檔案管理在面對復(fù)雜局面的同時，也有著巨大優(yōu)勢，當(dāng)今物質(zhì)的豐厚、科技的進(jìn)步，信息化的社會大環(huán)境為檔案的收集、編制、保存提供了便利，極大節(jié)省了人力物力，尤其是電子檔案的產(chǎn)生，極大提高了檔案的社會性和廣泛性。

2.當(dāng)代檔案管理問題探究。隨著手段、渠道的日益豐富，當(dāng)代檔案收集的領(lǐng)域拓寬，收集范圍擴(kuò)大、速度提升，使得檔案收集的數(shù)量大增;檔案收集機(jī)構(gòu)、人員的多元化，使得檔案收集缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量稂莠不齊，檔案信息收集的斷層為檔案管理的后續(xù)工作制造了一定麻煩。以上這些問題的根源在于政治體系、經(jīng)濟(jì)模式、社會環(huán)境的變遷。封建制度的瓦解造成檔案管理的下移，檔案不再只為統(tǒng)治階級服務(wù)，而成為整個社會有效運(yùn)轉(zhuǎn)的組成部分，不同社會單元也具備了檔案管理的部分權(quán)限。以人事檔案為例，部分企業(yè)同樣擁有檔案管理權(quán)限，企業(yè)檔案為不同企業(yè)制定管理，整個檔案管理體系不再是下級對上級負(fù)責(zé)，作為上級分支的模式，而出現(xiàn)平行序列、點狀分布等。檔案整理階段需要對前期收集的檔案進(jìn)行鑒別，確保檔案的真實性、連續(xù)性，信息的共享性為檔案整理提供便利，這便對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求。隨著經(jīng)濟(jì)科技發(fā)展，檔案保管的硬件得到顯著提升，相比古代檔案保管模式更為靈活機(jī)動，程序設(shè)置得到優(yōu)化，這在節(jié)省人力的同時易出現(xiàn)疏漏，容易被人鉆空子。社會環(huán)境日益開放，檔案的社會性增強(qiáng)，檔案的借用、調(diào)動也日益頻繁，檔案對人口流動的限制相對減弱，社會上甚至出現(xiàn)了“棄檔族”，更有甚者根本無檔案可查，這些人群在當(dāng)今開放的社會環(huán)境下仍可求生存，這就為社會發(fā)展埋下了諸多隱患。在這些客觀因素的另一面是人們對檔案管理思想認(rèn)識的轉(zhuǎn)變，檔案不再是人生“烙印”、社會“烙印”，而成為整個高速運(yùn)轉(zhuǎn)的社會的“浮標(biāo)”，人們輕視、弱化檔案的存在。如何通過先進(jìn)科學(xué)的手段讓人們從思想上重新認(rèn)識、重視檔案，促進(jìn)檔案管理的法制化、科學(xué)化，迫在眉睫。

三、古代檔案管理思想借鑒

1.古今檔案管理異同 。當(dāng)今檔案管理借鑒繼承了古代檔案管理立法統(tǒng)一、專門分類、安全保密等很多思想。當(dāng)今檔案管理的法律法規(guī)更為人性化，沒有古代律法的嚴(yán)酷性。例如《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第十九條規(guī)定：轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機(jī)要交通、或派專人送取，不準(zhǔn)通過郵寄或交本人自帶。但仍存在檔案由個人自帶郵寄現(xiàn)象，且并沒有法律懲治措施，這就容易造成檔案管理的漏洞。與古代檔案管理分類依附于政府組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不同，當(dāng)代檔案管理分類更加專業(yè)，它根據(jù)不同領(lǐng)域、不同行業(yè)，有了更多的分類、層次以適應(yīng)社會發(fā)展需要。以電子檔案為例，從網(wǎng)絡(luò)管理角度分析，它有物理層、鏈路層、網(wǎng)絡(luò)層、傳輸層，每個層次都面臨不同安全風(fēng)險，需要逐層分析解決。所以當(dāng)代檔案管理分類在更加專業(yè)化、精細(xì)化的同時，也存在更多隱患。同樣是安全保密，借助現(xiàn)代科技，當(dāng)代檔案管理很容易規(guī)避蛇蟲鼠蟻、火災(zāi)等自然因素的破壞，因此人們很容易掉以輕心，對風(fēng)險預(yù)估的降低也相應(yīng)降低了人們重視防災(zāi)的程度。從主觀層面講，當(dāng)代檔案管理的安全保密性不見得比古人做得更到位。而電子檔案等產(chǎn)生，一定程度上弱化了人們對紙質(zhì)檔案的管理，而電子檔案因依托于計算機(jī)技術(shù)，存在更為高級的安全隱患，一旦遭到破壞很難追回，所以對紙質(zhì)檔案的管理不可輕視。

2.古代檔案管理思想借鑒與出新。通過古今檔案管理的分析比照，古代檔案管理思想的優(yōu)長可見一斑。中國古代檔案管理思想是根植于古代社會體系、主流思想的，它樸素實用蘊(yùn)含著中國古代先人的智慧。首先，我們要學(xué)習(xí)古人對檔案的重視，增強(qiáng)歷史感、責(zé)任感。只有認(rèn)識它的重要性，才能真正將檔案管理的各項制度、措施落實到位，這需要我們以史為鑒，從檔案管理歷史中汲取經(jīng)驗教訓(xùn)，才能傳承精華。其次，規(guī)避檔案管理的嚴(yán)酷性，實現(xiàn)檔案管理的法治。需要對檔案管理的法律制度有全新的認(rèn)識，要提升檔案管理人員的法律素養(yǎng)，明確檔案管理的法律禁令，完善檔案管理系統(tǒng)，要有切實有效的監(jiān)督。嚴(yán)格按照法律法規(guī)辦事，以消除檔案管理過程中的漏洞和弊端。 最后，學(xué)習(xí)古人精細(xì)化制檔管檔的態(tài)度，追求檔案管理先進(jìn)性。學(xué)習(xí)他們對檔案管理精益求精的態(tài)度，并運(yùn)用現(xiàn)代科技實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、專業(yè)化。從思想上解決問題，才能在行動中落實執(zhí)行。以上是對中國古代檔案管理和當(dāng)代檔案管理的粗淺認(rèn)識，從檔案管理的立法、分類、安全等層面，對古代檔案管理思想進(jìn)行了概括，并結(jié)合當(dāng)今檔案管理事例，做了比較探究，以求解讀當(dāng)代檔案管理困境的根源，并從古代檔案管理思想中汲取精華、剔除糟粕、繼承創(chuàng)新，從思想上認(rèn)同檔案管理的法制化、科學(xué)化、專業(yè)化。時代在高速發(fā)展，檔案管理如何適應(yīng)時代的步伐，需要我們不斷探求、不懈努力。

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