如何有效發(fā)揮內(nèi)部審計問題詞條功效

楊熳

[摘要]在內(nèi)部審計中，問題詞條是指對審計發(fā)現(xiàn)問題的精要歸納，是加強問題管理、改善問題分析、促進問題整改的有效介質(zhì)，也是促進內(nèi)部審計知識積累的重要手段。發(fā)揮問題詞條的功效，就要搭建好問題詞條發(fā)揮作用的基礎(chǔ)條件、選擇恰當?shù)慕Y(jié)構(gòu)、構(gòu)筑更新完善的有效機制。

[關(guān)鍵詞]問題詞條? ? 內(nèi)部審計? ? 詞條功效? ? 詞條結(jié)構(gòu)

條是指收列的由字或者詞語組成的有機體及

其釋義。在內(nèi)部審計中，問題詞條是指對審計發(fā)現(xiàn)問題的精要歸納，是分層級展示審計問題的一種方式，問題詞條庫的表征是審計發(fā)現(xiàn)問題的類型庫，其實質(zhì)是通過審計發(fā)現(xiàn)問題積累的知識庫，加強問題管理、改善問題分析、促進問題整改的有效介質(zhì)。

一、充分認識問題詞條的功效

（一）問題詞條的總體功能

本質(zhì)而言，問題詞條管理是一個內(nèi)部審計組織知識積累的過程和結(jié)果。審計人員將審計發(fā)現(xiàn)問題與詞條進行匹配，將該次審計成果反映到詞條數(shù)據(jù)庫中，使審計經(jīng)驗得到沉淀和積累。動態(tài)詞條庫數(shù)據(jù)持續(xù)反映歷次審計結(jié)果和組織一定程度的風險概貌，成為組織管理尤其是組織風險管理的重要知識庫。

有效的詞條庫可對具體審計工作起到巨大的促進作用。從審計前期看，審計人員對照問題詞條進行審計準備，可以有效加強審計準備工作的針對性和主動性;從審計過程看，問題詞條是明確審計發(fā)現(xiàn)問題的性質(zhì)、研判審計發(fā)現(xiàn)問題重要性的有力工具;從審計結(jié)果看，問題詞條起著歸類審計發(fā)現(xiàn)問題的作用，同時又明確了業(yè)務(wù)領(lǐng)域風險事件發(fā)生的頻率及嚴重性。總而言之，問題詞條在內(nèi)部審計及內(nèi)部管理中擁有兩大功能：數(shù)據(jù)管理與知識管理。

（二）問題詞條與內(nèi)部審計數(shù)據(jù)分析

問題詞條可以豐富和充實內(nèi)部審計數(shù)據(jù)分析。促進內(nèi)部審計增值是詞條管理的源動力，也是其價值所在，因此在詞條的設(shè)計過程中，要緊緊圍繞促進內(nèi)部審計增值這一主題，尤其是發(fā)揮在審計發(fā)現(xiàn)問題分析等方面的作用。例如，將統(tǒng)計分析模塊的設(shè)計與問題詞條的內(nèi)容相結(jié)合，將詞條作為內(nèi)部審計數(shù)據(jù)分析的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過一定的統(tǒng)計分析模型，展示內(nèi)部審計發(fā)現(xiàn)問題的各種特征，以增加統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)性、目的性和時效性。

問題詞條在統(tǒng)計分析中發(fā)揮作用的紐帶是問題庫。問題庫中的問題帶著詞條標簽，即審計發(fā)現(xiàn)問題數(shù)據(jù)庫中的問題擁有了一級詞條和二級詞條所攜帶的數(shù)據(jù)屬性，從而發(fā)揮為統(tǒng)計提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的作用。如將詞條的一級詞條統(tǒng)一設(shè)置為業(yè)務(wù)領(lǐng)域，二級詞條統(tǒng)一設(shè)置為業(yè)務(wù)職能，則可以通過設(shè)計一定的統(tǒng)計分析模型，及時了解與審計發(fā)現(xiàn)問題有關(guān)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和業(yè)務(wù)職能狀況。一般在審計現(xiàn)場或?qū)徍蠖寄芗皶r錄入問題及其詞條內(nèi)容，因此，借助詞條對問題庫問題進行分析具有一定的時效性。

（三）問題詞條與內(nèi)部審計知識管理

有效的問題管理可以為審計質(zhì)效的提升提供知識支撐。搭建以問題詞條為檢索關(guān)鍵詞的案例庫，典型案例在脫敏后入庫管理，為審計經(jīng)驗的有效積累和便捷共享提供了平臺，從而促進審計知識的集中存儲和內(nèi)部審計經(jīng)驗的有效分享。知識管理包括入庫管理和共享管理兩個過程：

入庫管理。入庫管理體現(xiàn)的是審計知識的積累，也是知識共享的前提和基礎(chǔ)。有關(guān)人員將本次審計發(fā)現(xiàn)的典型問題去除敏感信息和無效信息后，通過系統(tǒng)自動加入案例庫，使某項詞條下的案例數(shù)量增加。同時通過明確標準和方法，做好入庫案例的質(zhì)量管理。

共享管理。查閱案例是審計知識共享的過程，審計人員可以在權(quán)限內(nèi)通過搜索某項詞條查閱該詞條下的案例，進行借鑒學習，使內(nèi)部審計的經(jīng)驗和知識得以傳承和延續(xù)。

二、搭建問題詞條發(fā)揮功效的必要基礎(chǔ)

（一）明確問題詞條的質(zhì)量標準

高質(zhì)量的問題詞條是審計人員進行問題歸類的基礎(chǔ)，所以需要明確詞條的質(zhì)量標準，使詞條建設(shè)具有明確的方向。問題詞條本身的質(zhì)量標準有兩個：基于詞條本身的質(zhì)量標準和基于用戶體驗的質(zhì)量標準。

就詞條本身而言，高質(zhì)量的問題詞條庫一般應(yīng)具有以下特征：一是架構(gòu)清晰。整個詞條庫有著清晰的脈絡(luò)，與組織內(nèi)部的業(yè)務(wù)實際相匹配。二是內(nèi)容明確。詞條的用語準確、清晰，能夠給出客觀的概念定義。三是結(jié)構(gòu)完整。問題詞條庫應(yīng)該包含審計中可能發(fā)現(xiàn)的所有問題類型，一般應(yīng)包括兜底詞條。四是更新及時。優(yōu)良的詞條庫一般設(shè)置合理的開放標準并保持一定的詞條內(nèi)容更新度。

就用戶體驗角度而言，高質(zhì)量的詞條庫應(yīng)該具有以下特征：一是可理解性強，能夠讓審計人員稍加辨別即可從詞條庫中找到與審計發(fā)現(xiàn)問題相匹配的詞條。二是具有現(xiàn)實意義，只有充分發(fā)揮詞條在問題分類、數(shù)據(jù)存儲、管理統(tǒng)計等方面的作用，才能使審計人員更加主動地參與到詞條使用和維護中來。

（二）創(chuàng)造問題詞條發(fā)揮作用所需條件

詞條在內(nèi)部審計中發(fā)揮有效作用需要一定的條件，包括詞條與業(yè)務(wù)實際的匹配性以及詞條使用的環(huán)境狀況兩個方面。擬定的詞條框架、詞條內(nèi)容、詞條修訂的及時性都影響著詞條的適用性和準確性。因此，性能優(yōu)良的詞條要真正發(fā)揮作用還需要組織積極的推動力以及審計人員應(yīng)用的積極性。

總而言之，科學的詞條框架是詞條得到有效應(yīng)用并發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，動態(tài)改進是保證詞條質(zhì)量和時效性的必備條件，良好的氛圍是問題詞條得以應(yīng)用的外部條件。創(chuàng)造問題詞條發(fā)揮作用的內(nèi)外部條件需要從詞條框架、詞條內(nèi)容、氛圍建設(shè)等方面著手。

三、選擇恰當?shù)膯栴}詞條結(jié)構(gòu)

問題詞條的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)全面反映問題詞條庫的總體框架、問題詞條應(yīng)具備的要素、各要素之間以及詞條之間的邏輯安排等內(nèi)容。良好的詞條結(jié)構(gòu)可以極大地推動詞條功效的發(fā)揮。

（一）問題詞條庫的總體框架

問題詞條的總體框架是指問題詞條庫的總體安排，包含體現(xiàn)詞條具體內(nèi)容的主體部分和對詞條管理提供幫助的輔助部分。主體部分系統(tǒng)地展示問題詞條所具備的要素以及各要素之間的邏輯安排，是詞條庫的核心部分。而輔助部分為非問題詞條的組成部分，其目的是促進詞條主體部分得到更好的利用。

主體部分的詞條要素是指組成詞條核心內(nèi)容的最基本的語義單元，這些語義單元按照一定順序組成一條完整的詞條。例如，三個語義單元“財務(wù)收支”“預(yù)算編制方面”“預(yù)算編制與實際情況相脫節(jié)”共同構(gòu)成了一條問題詞條“在財務(wù)收支的預(yù)算編制方面存在預(yù)算編制與實際相脫節(jié)”，這三個語義單元分別代表該問題發(fā)生的職能領(lǐng)域、業(yè)務(wù)范圍和問題狀況。

輔助部分的安排主要是為了提高詞條使用的效率，其形式和內(nèi)容往往沒有統(tǒng)一規(guī)定，如有的詞條庫中設(shè)置了該詞條的應(yīng)用舉例，為詞條使用者提供參考。

（二）詞條主體部分各要素的邏輯安排

問題詞條是一類審計發(fā)現(xiàn)問題的綜合性概述，如何通過有效的方式展示各詞條要素是一個值得思考的問題。詞條要素的邏輯結(jié)構(gòu)包括多維結(jié)構(gòu)、樹型結(jié)構(gòu)、網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)和列表結(jié)構(gòu)等幾種形式。

1.多維結(jié)構(gòu)。詞條庫的多維結(jié)構(gòu)是指每個詞條都是多個要素的聚合項目，一類要素為一個維度，通過整合各個關(guān)聯(lián)要素，形成一個具體、詳盡的問題詞條，見圖1。其實質(zhì)是將各個要素存放在一個N維的數(shù)組中。如在詞條庫中，設(shè)置時間、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、職能部門、問題內(nèi)容、風險類型等多個維度，這些維度之間沒有層次關(guān)系。當詞條要素減少至兩個維度時，就成為二維結(jié)構(gòu)。

2.樹型結(jié)構(gòu)。問題詞條的樹型結(jié)構(gòu)展示了問題詞條庫的層次分解關(guān)系，通過層級得到展示的問題詞條，往往分為二到五級等不同的層級。每個層次的節(jié)點要素只與上一級和下一級的節(jié)點連接，各要素不會越級連接;同一級的節(jié)點要素之間也不連接。樹型結(jié)構(gòu)是目前采用較多的一種要素邏輯安排方式，見圖2。

3.網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)是指各個要素節(jié)點與其他要素節(jié)點相連接，形成網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，要素節(jié)點分為普通節(jié)點和樞紐節(jié)點，樞紐節(jié)點不直接與其他節(jié)點相連接，見圖3。

4.列表結(jié)構(gòu)。列表結(jié)構(gòu)是指詞條中的各要素以一個整體展示，一項詞條與其他詞條之間獨立存在，見圖4。

（三）選擇恰當?shù)膯栴}詞條結(jié)構(gòu)

選擇恰當?shù)膯栴}詞條結(jié)構(gòu)要基于對各結(jié)構(gòu)優(yōu)劣的了解。多維結(jié)構(gòu)中各要素并列存在，用戶直接選擇要素相應(yīng)的內(nèi)容，比較直觀和簡便。其缺點是可能導致使用者的無序感。樹型結(jié)構(gòu)的最大優(yōu)點是易于擴展，上一級詞條可以延伸出很多下級詞條，這些新的節(jié)點和新的分支都能很容易地加入原有詞條框架中。其缺點是下級詞條對上級詞條的依賴性強，如果上一層次出現(xiàn)錯誤設(shè)置，那么節(jié)點以下的詞條均為錯誤詞條。網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的最大優(yōu)點是上一節(jié)點可以共享下一級節(jié)點，從而起到優(yōu)化資源配置的作用，但其使用的前提條件是審計內(nèi)容和類型具有一致性，這使得使用范圍受到限制。列表結(jié)構(gòu)是最簡單的詞條結(jié)構(gòu)，在詞條數(shù)量較少、業(yè)務(wù)類型較簡單的情況下比較適用，其缺點是在業(yè)務(wù)類型復(fù)雜、詞條數(shù)量較大的情況下不宜使用。

要在深入了解各類結(jié)構(gòu)優(yōu)缺點的基礎(chǔ)上，根據(jù)內(nèi)部審計數(shù)據(jù)管理和知識管理的需要，結(jié)合內(nèi)部審計的實際情況，對詞條主體部分各要素選擇恰當?shù)倪壿嫿Y(jié)構(gòu)。

四、構(gòu)筑問題詞條更新完善的有效機制

審計發(fā)現(xiàn)問題是一個動態(tài)的過程，隨著審計范圍、審計內(nèi)容以及審計對象內(nèi)部管理情況的改變而改變。詞條管理也是一個動態(tài)的過程，需要構(gòu)筑問題詞條更新完善的有效機制，在原有詞條庫基礎(chǔ)上不斷地改進詞條結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。

（一）實現(xiàn)問題詞條的閉環(huán)管理

問題詞條的維護管理是包含制訂（修訂）、運用、發(fā)現(xiàn)不足三個維度的閉環(huán)管理，是一個持續(xù)、耗時的工程。詞條管理的循環(huán)是：制定框架基本齊全、內(nèi)容基本完整的問題詞條庫;將該詞條庫運用到具體審計項目之中，在不斷應(yīng)用中提出問題和建議;對具體使用過程提出的修改意見和建議進行甄別，對詞條庫進行有針對性的改進;完善后的詞條庫繼續(xù)在審計過程中使用，并且在使用中繼續(xù)提出修改建議。

（二）搭建問題詞條持續(xù)改進的反饋機制

在問題詞條的閉環(huán)管理中，反饋使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題是促進循環(huán)過程通暢的必備條件。因此，搭建問題詞條的良性反饋機制十分必要。反饋機制的主體內(nèi)容應(yīng)明確反饋主體、反饋內(nèi)容、反饋途徑以及反饋回應(yīng)。

問題詞條持續(xù)改進的反饋主體應(yīng)該是廣大內(nèi)部審計人員，由其在使用過程中根據(jù)實際情況提出修改意見及改進措施。反饋內(nèi)容包含詞條使用過程中涉及的詞條本身以及詞條使用界面等各種問題。反饋途徑包含現(xiàn)場反饋和事后反饋兩種方式，現(xiàn)場反饋是指審計人員在發(fā)現(xiàn)問題的同時就可以通過系統(tǒng)提供的某種途徑進行及時反映，如通過彈框進行報告等;事后反饋是指定期或不定期地匯總詞條使用過程中的問題，通過正式或非正式的途徑向上級進行匯報。反饋回應(yīng)是指對反饋內(nèi)容作出的反映，包括行動回應(yīng)、書面答復(fù)和口頭應(yīng)答等方式。

（三）以內(nèi)部審計增值為導向

促進內(nèi)部審計增值是詞條完善的源動力，也是其價值所在，因此在詞條完善過程中，要緊緊圍繞使內(nèi)部審計增值這一主題。在具體實施中，一要與風險管理思路相結(jié)合，將詞條的問題分類功能與風險管理結(jié)合起來，充分發(fā)揮其在構(gòu)建風險地圖、標識風險領(lǐng)域等方面的作用;二要與審計發(fā)現(xiàn)問題的分析統(tǒng)計功能相結(jié)合，充分發(fā)揮其在審后問題分析及問題整改追蹤方面的作用。這樣就可以避免問題詞條更新完善的過程陷入無方向的混亂之中，從而增強詞條更新完善的針對性和詞條在內(nèi)部審計中的有效性。

（作者單位：中國人民銀行杭州中心支行，

郵政編碼：310001，電子郵箱：yangman26@126.com）

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