檔案編研工作中存在的問(wèn)題與解決之策

吳少顏

[摘 要]檔案編研是提升檔案利用效果的有力手段，本文介紹了檔案編研的內(nèi)涵、類型，分析了檔案編研工作中存在的問(wèn)題，并針對(duì)檔案編研工作中存在的問(wèn)題，探討了解決的各項(xiàng)對(duì)策。

[關(guān)鍵詞] 檔案編研 內(nèi)涵 類型

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案編研是檔案開(kāi)發(fā)利用的重要手段，有助于檔案的保護(hù)、檔案信息的良性循環(huán)、檔案質(zhì)量的保證和檔案工作影響力的提升。對(duì)企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)，檔案編研可以為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，所以是衡量檔案工作的重要標(biāo)志，能提高檔案人員的工作熱情。然而檔案編研并非輕而易舉，它是對(duì)檔案資料的深加工，是“編”與“研”的結(jié)合，對(duì)檔案人員專業(yè)素養(yǎng)有較高要求，因此本文對(duì)檔案編研工作中存在的問(wèn)題與解決對(duì)策進(jìn)行了探討。

一、檔案編研內(nèi)涵與類型

（一）檔案編研內(nèi)涵

檔案編研是以檔案部門(mén)保管的檔案為對(duì)象，以開(kāi)發(fā)利用為目的，在研究檔案內(nèi)容基礎(chǔ)上進(jìn)行的收集、篩選、加工工作，它的成果形式可為各種形式的出版物。檔案資料的原始形態(tài)龐雜、散亂，加上副本有限，不利于檔案查閱者利用，通過(guò)整理、加工使檔案具有明確的專題性，這是解決檔案原始形態(tài)與利用需求矛盾的一個(gè)重要方法[1-2]。

（二）檔案編研類型

按照檔案加工的層次和性質(zhì)，檔案編研分為抄纂、編述和著作三類。抄纂即抄錄后再編纂，也就是將抄錄資料重新分類、排列，形成系統(tǒng)化的一次檔案文獻(xiàn)，而不改變檔案的原文形態(tài)。編述是指通過(guò)篩選、加工檔案內(nèi)容，形成某一主題或線索的二次檔案文獻(xiàn)，其形式如企業(yè)大事記、專題綜述等。著作是對(duì)檔案資料更深層次加工，具有濃厚的研究意味，例如編修史書(shū)及地方志等。編研成果形式分為印刷品（如圖書(shū)、報(bào)刊等）、音像制品（如唱片、光盤(pán)等）、數(shù)字型檔案文獻(xiàn)三類[3]。

二、檔案編研工作中存在的問(wèn)題

（一）編研意識(shí)薄弱，工作難有突破

檔案編研是一項(xiàng)耗費(fèi)人力、物力、財(cái)力資源的工作，要做好這項(xiàng)工作，思想上須高度重視，然而現(xiàn)實(shí)中這項(xiàng)工作的重要性并未被充分認(rèn)識(shí)。許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到檔案編研的價(jià)值所在，因?yàn)闄n案編研的投入不能立刻轉(zhuǎn)化為利潤(rùn)。而檔案管理人員自認(rèn)為檔案部門(mén)比不了業(yè)務(wù)部門(mén)，僅是企業(yè)的邊緣部門(mén)，只要做好收集、整理、歸檔、保管等工作就可以了，不值得做更深層次的檔案研究，所以對(duì)于檔案編研不主動(dòng)、不積極，編研工作難有大的進(jìn)展，停滯不前甚至多年不開(kāi)展編研工作[4]。

（二）編研力量薄弱，影響工作開(kāi)展

開(kāi)展檔案編研的核心要素是人，而能夠勝任這項(xiàng)工作的專業(yè)人才往往比較緊缺。一方面是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到檔案編研的專業(yè)性，以為檔案工作就是收集和保管文件資料，不需要專業(yè)、有素養(yǎng)的人員，由于檔案工作人員缺乏編研專業(yè)知識(shí)，編研工作很難深入開(kāi)展下去。另一方面，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)增多，工程建設(shè)頻繁，檔案數(shù)量劇增，檔案工作人員經(jīng)常要參加各類檢查驗(yàn)收活動(dòng)，連資料收集、保管和查閱等日常工作都忙不過(guò)來(lái)，更沒(méi)時(shí)間和精力去鉆研檔案編研，所以影響到編研工作的開(kāi)展。

（三）編研方法局限，制約成果質(zhì)量

檔案編研是檔案信息資源的再開(kāi)發(fā)，對(duì)編研選題、方法運(yùn)用有一定要求，目前來(lái)看這兩方面都存在明顯不足。選題方面局限于企業(yè)內(nèi)部，且大多為企業(yè)大事記、部門(mén)文件匯編、會(huì)議記錄之類的內(nèi)容，缺乏對(duì)本行業(yè)專業(yè)資料的整合，例如220kV架空線工程方案匯編或500kV工程概況匯編等特色主題。編研方法運(yùn)用重“編”輕“研”或“編”強(qiáng)“研”弱，未能實(shí)現(xiàn)從低層次的整理、匯編到高層次的研究、加工轉(zhuǎn)變，編研成果質(zhì)量不高。

（四）編研脫離現(xiàn)實(shí)，成果價(jià)值不高

編研工作的終極目標(biāo)是為檔案信息資源的更好利用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)、科研活動(dòng)提供高質(zhì)量的服務(wù)。但現(xiàn)實(shí)生活中編研工作往往遷就于檢查、考核等任務(wù)指標(biāo)，為了完成任務(wù)不得不突擊編研，如此應(yīng)急式的編研多半是會(huì)議記錄、部門(mén)文件匯編之類的成果，真正有價(jià)值、深層次的編研成果突擊不出來(lái)，例如科研檔案的編研。由于編研與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)，成果實(shí)用性差，編研工作的價(jià)值難于發(fā)揮，進(jìn)一步挫傷了編研工作的積極性。

三、解決檔案編研工作問(wèn)題的對(duì)策

（一）明確編研地位，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展

發(fā)揮編研在檔案開(kāi)發(fā)利用中的作用，首先要明確編研的地位，這樣才能促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員轉(zhuǎn)變觀念并提升檔案編研意識(shí)。轉(zhuǎn)變?nèi)说乃枷胗^念不是一件容易的事情，應(yīng)向行業(yè)中先進(jìn)企業(yè)看齊，學(xué)習(xí)他們?cè)跈n案管理中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，尤其是如何通過(guò)檔案編研推動(dòng)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)、科研等方面進(jìn)步的做法，對(duì)照先進(jìn)才能深刻體會(huì)到自己的不足。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提高了編研意識(shí)，就會(huì)重視檔案編研工作，給予相應(yīng)的支持和關(guān)注，并將檔案編研工作發(fā)展列入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，檔案部門(mén)也可以通過(guò)編研工作計(jì)劃的制定和實(shí)施，使檔案工作人員明確編研工作的重點(diǎn)和方向，創(chuàng)新檔案編研理念，高效完成編研工作，推動(dòng)企業(yè)檔案編研工作在良性軌道上前進(jìn)，從而為企業(yè)發(fā)展助力、加油。

（二）加強(qiáng)編研力量，夯實(shí)工作基礎(chǔ)

在影響檔案編研的各種因素中，人的因素始終是核心因素，只有具備一定專業(yè)素質(zhì)和實(shí)踐能力的編研隊(duì)伍，才能保障企業(yè)檔案編研工作穩(wěn)步推進(jìn)。因?yàn)闄n案編研與普通收錄工作還是有明顯差別的，前者要求檔案工作人員從大量的原始檔案信息中去蕪存菁、提煉精華，不僅需要掌握文獻(xiàn)編纂學(xué)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)操作、較強(qiáng)的文字表達(dá)與分析能力，而后者只需鑒別文件資料有沒(méi)有保存價(jià)值即可，所以檔案部門(mén)必須加強(qiáng)編研隊(duì)伍建設(shè)。一方面，配齊編研專業(yè)人才，滿足檔案編研工作需要。另一方面，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的培養(yǎng)。人與物的本質(zhì)區(qū)別是可塑性，現(xiàn)有人員的知識(shí)、技能可能不足，但經(jīng)過(guò)培訓(xùn)加上自身的努力，是有可能彌補(bǔ)這方面缺憾的。當(dāng)然，很重要的一點(diǎn)是合理的用人機(jī)制，要按照人才成長(zhǎng)規(guī)律，為人才脫穎而出創(chuàng)造條件[5]。

（三）注重調(diào)查研究，服務(wù)中心工作

檔案編研選題關(guān)系到后續(xù)編研工作的開(kāi)展，對(duì)于企業(yè)檔案編研來(lái)說(shuō)，選題應(yīng)圍繞企業(yè)的中心工作，這樣編研成果才能順應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，因而檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)需求的調(diào)查研究，密切關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)、科研活動(dòng)，準(zhǔn)確把握企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，緊貼現(xiàn)實(shí)，有的放矢，必然能夠選出適合企業(yè)需求的編研課題，從而提高編研成果質(zhì)量和利用效果。選題之后還要合理選材，首先以本檔案室資料為基礎(chǔ)選擇，如果資料仍不能滿足要求，可聯(lián)系上級(jí)檔案部門(mén)查找，還可以借助網(wǎng)絡(luò)、專題數(shù)據(jù)庫(kù)等搜集資料。開(kāi)展編研工作時(shí)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和組織，明確責(zé)任和任務(wù)要求，首先組織本部門(mén)的精干編研力量推動(dòng)編研開(kāi)展，另外還可以利用社會(huì)力量，通過(guò)與科研院所合作解決本單位編研能力不足的問(wèn)題。

（四）深化編研層次，提高成果質(zhì)量

既是編研，就不僅要做好“編”的工作，還要加強(qiáng)“研”，通過(guò)增加編研深度，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。增加編研深度，首先要保證檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，可能的情況下擴(kuò)大資料搜集范圍，使檔案資料內(nèi)容豐富、數(shù)量足夠、特色鮮明。其次，嚴(yán)格資料的驗(yàn)收把關(guān)，不完整、不系統(tǒng)、不準(zhǔn)確、不可靠的資料不要用。第三，充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新編研方式方法，例如利用先進(jìn)信息處理技術(shù)完成編研中的編輯、加工、轉(zhuǎn)錄等工作，提高編研工作效率。在編研成果展示方面也要加強(qiáng)創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)文書(shū)檔案編研的桎梏，將文字說(shuō)明與圖表、圖冊(cè)、相冊(cè)結(jié)合起來(lái)，提升成果的表現(xiàn)力。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是為檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)的，而提高檔案利用率的關(guān)鍵是有效的編研工作。因此，檔案部門(mén)不僅要高度重視編研工作的開(kāi)展，還要充分發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性，立足企業(yè)中心工作，服務(wù)企業(yè)發(fā)展需求，創(chuàng)新編研方式方法，提升編研成果質(zhì)量，同時(shí)還要加強(qiáng)編研成果的宣傳、推廣，使編研成果能切切實(shí)實(shí)地發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)：

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[3]馮軼雯.工程建設(shè)單位檔案編研工作存在的問(wèn)題與對(duì)策探析[J].城建檔案，2016（1）：24- 25.

[4]孫衛(wèi)紅.企業(yè)檔案編研工作存在的問(wèn)題與建構(gòu)路徑[J].機(jī)電兵船檔案，2018（3）：67- 68.

[5]賈聰聰，周耀林.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)電子檔案編研問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案與建設(shè)，2016（5）：16- 19.