關(guān)于企業(yè)印章管理的風(fēng)險與思考

葉傲嘉 陳筠

[摘 要] 印章是代表機關(guān)、組織或個人權(quán)力的標志，在社會經(jīng)濟活動中發(fā)揮著重要的作用。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，企業(yè)的印章管理在生產(chǎn)經(jīng)營中的重要程度越來越顯著，印章管理的難度和風(fēng)險也越來越大。因此，加強印章管理的風(fēng)險防范，提高印章風(fēng)險的防控能力已經(jīng)成為企業(yè)日常管理的重要事項。本文對目前企業(yè)在印章管理中普遍存在的風(fēng)險進行了分析，提出了印章管理的改善建議，以防范企業(yè)印章管理的風(fēng)險。

[關(guān)鍵詞] 印章管理 風(fēng)險防范 規(guī)范化

中圖分類號：F272 文獻標志碼：A

在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各個環(huán)節(jié)中，企業(yè)印章發(fā)揮著重要的作用，它代表企業(yè)的意志，具有相應(yīng)的公信力和極強的法律效力，是確認企業(yè)經(jīng)濟活動和經(jīng)營管理行為合法性的重要依據(jù)。因此，印章的管理工作應(yīng)該得到企業(yè)的高度重視，以保障印章使用的合規(guī)性、合法性，防范用印風(fēng)險，降低用印風(fēng)險發(fā)生的可能性，保證企業(yè)自身的合法權(quán)益不受侵犯。

保證印章和用印的安全，是印章管理的首要任務(wù)。但在實際管理過程中發(fā)現(xiàn)， 因為存在用印涉及部門多、范圍廣、印章數(shù)量及種類多等問題，所以印章的管理存在一定的難度，易給企業(yè)的正常經(jīng)營活動帶來風(fēng)險和隱患。

一、印章管理的風(fēng)險識別與判定

為了讓企業(yè)發(fā)現(xiàn)在印章管理過程中存在的風(fēng)險，筆者在下表中列出了印章管理普遍存在的十項風(fēng)險管理點，企業(yè)可根據(jù)自身的管理情況和下表的項點進行判定，檢測印章管理的完整性與有效性。

根據(jù)以上管理項點，若企業(yè)能做到其中八項以上，則說明該企業(yè)的印章管理是有效且可控的；若企業(yè)僅能做到五項或更少，則說明企業(yè)未重視印章管理，需大大加強印章管理力度，避免管理中的潛在風(fēng)險。

二、企業(yè)印章管理工作中存在的風(fēng)險

根據(jù)以上風(fēng)險管理項點，企業(yè)在印章管理工作中存在的風(fēng)險可以歸納為以下三個方面。

（一）制度流程方面的欠缺

企業(yè)印章管理在制度流程方面的欠缺主要包括兩個方面，一是制度流程建設(shè)的缺失，即企業(yè)未針對印章管理建立相應(yīng)的管理制度和流程，或未及時更新相應(yīng)的管理制度和流程，在印章的刻制、使用、廢除等過程中無參照執(zhí)行的管理依據(jù)，印章使用無限制、無校核、無審批，使用混亂，企業(yè)存在用印法律風(fēng)險；二是制度流程執(zhí)行不到位，即印章的管理和使用未按照文件制度的要求進行，提前用印、隨意用印的現(xiàn)象屢見不鮮，管理制度成為一紙空文，用印流程可有可無，造成部分用印行為脫離企業(yè)監(jiān)管，給企業(yè)帶來了風(fēng)險。

（二）印章使用意識的缺乏

印章要實現(xiàn)規(guī)范管理，需要印章保管人加強對用印的把關(guān)，同時也需要印章使用人增強印章使用的風(fēng)險意識，但是在實際管理過程中，有的印章管理人責任心缺乏，無法堅持用印原則，不能保證用印的合法、合規(guī)，保管不嚴、用印不登記、提前蓋章、擅自蓋章的現(xiàn)象頻出。此外，用印人員合法、合規(guī)使用印章的意識淡薄，帶著自認為“沒問題”的文件去蓋章，覺得加蓋印章是一件小事，強迫或為難印章保管人對無流程審批的文件蓋章。

（三）印章分類界定的模糊

企業(yè)的印章主要分為企業(yè)公章、合同專用章、法人章、財務(wù)章、發(fā)票專用章等五類。隨著企業(yè)的發(fā)展，印章的種類也變得越來越多，如部門印章、檢測印章、發(fā)貨章等。印章種類增加后，員工對印章分類的界定變得模糊起來，關(guān)于印章的疑問也多起來：何時要加蓋合同章？什么文件必須蓋財務(wù)章？部門印章的效力如何？等等。 企業(yè)未對各類印章的效力進行界定，員工在模糊的概念下使用印章，印章錯用、亂用、混用的現(xiàn)象就會時常發(fā)生，給企業(yè)帶來經(jīng)營風(fēng)險和法律風(fēng)險。

（四）印章管理內(nèi)容的缺失

印章管理雖然只是企業(yè)管理中的一小部分，但是“麻雀雖小，五臟俱全”，印章管理起來并不簡單，其管理內(nèi)容涉及很多方面，如發(fā)放的管理、使用的管理、移交的管理、作廢的管理等等。然而，因為很多企業(yè)對印章的管理不重視，導(dǎo)致在印章管理中存在管理內(nèi)容的缺失。首先，企業(yè)最容易忽視的管理環(huán)節(jié)就是印章的作廢，當印章無須使用時，應(yīng)及時收回并作廢，如企業(yè)在實施項目時通常會以項目的名義刻制、發(fā)放印章，以便項目文件的發(fā)放及結(jié)算，但有的項目持續(xù)時間長，在項目結(jié)束后，印章管理人員容易忘記將項目印章進行回收和作廢， 造成項目印章無人管理甚至丟失。其次，企業(yè)最難對用印風(fēng)險進行把控的環(huán)節(jié)就是印章的借出，例如，企業(yè)在外地進行商務(wù)談判或簽訂合同時，有時要求雙方現(xiàn)場簽訂合同并加蓋印章，因此，印章外借的情況時有發(fā)生。印章一旦外借，則很難對用印的情況進行監(jiān)督，若在借出時印章用于其他不法用途，會給企業(yè)經(jīng)營帶來很大的法律風(fēng)險。如何加強對印章外借情況的監(jiān)管是企業(yè)在印章管理中需要重視的問題。此外，印章的防偽是企業(yè)在印章管理中容易缺失的環(huán)節(jié)，部分印章管理人員缺乏對印章防偽重要性的認識，印章無防偽標志，這使印章被盜刻的風(fēng)險變大。要保證印章的公信力與法律效力，應(yīng)給印章加上防偽標志，如加上防偽編碼和防偽紋等，這樣才能避免私自刻章帶來的用印風(fēng)險。

三、加強企業(yè)印章規(guī)范化管理的建議

（一）完善管理制度

“制度是執(zhí)行的基礎(chǔ)”，因此，企業(yè)要建立健全企業(yè)印章管理制度，按照制度要求設(shè)立印章使用流程，對印章管理人員的責任和權(quán)利進行明確，保證管理制度的內(nèi)容涉及印章管理的發(fā)放、使用、交接、外借、回收等各個環(huán)節(jié)。在印章刻制發(fā)放時， 要保證印章需求屬實并且理由充分；在印章使用時，要對用印文件進行檢查，保證用印有登記、有審批；在印章進行交接時，要保證有備案留存；在印章外借時，要防范隨意用印的風(fēng)險，印章歸還時，要對外出用印文件進行備存；在印章回收時，要對印章的完整性進行檢查，與發(fā)放時的印章式樣進行對比。此外，要將各類印章的適用范圍進行明確，加強印章的規(guī)范化管理，避免印章混用的現(xiàn)象，讓印章的管理有規(guī)可依、印章的使用有制可循，從管理的源頭避免用印風(fēng)險事件的發(fā)生。

（二）強化風(fēng)險意識

首先，企業(yè)應(yīng)大力加強對印章管理相關(guān)知識和印章涉及的管理風(fēng)險的普及宣傳，不僅要提高印章管理人員的管理能力和管理意識，同時也要加強企業(yè)管理層及其他員工對印章管理的重視程度，改變蓋章只是一種形式、蓋章不用負責任的想法，增強用印的風(fēng)險意識，避免違規(guī)用印、錯誤用印、隨意用印的行為，在企業(yè)內(nèi)部形成合規(guī)、合法用印的意識與習(xí)慣。另外，企業(yè)應(yīng)加強印章管理人員的責任意識，在日常的印章管理過程中，要根據(jù)管理制度的要求來進行管理，堅持管理原則，保證印章的存放安全、使用安全、交接安全。

（三）加強印章管理的督查

印章管理風(fēng)險在企業(yè)的經(jīng)營管理過程中屬于潛在風(fēng)險，但是風(fēng)險一旦暴露，則一般會出現(xiàn)較大的問題。印章的管理內(nèi)容比較細小、瑣碎、重復(fù)，因此印章管理人員在管理時容易出現(xiàn)疏漏，但是小疏漏很可能造成大問題。為保持印章管理人員在管理過程中的警惕性，印章的歸口管理部門應(yīng)加強對印章管理的督查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，避免大風(fēng)險的出現(xiàn)。

（四）加快電子印章的上線

在遵守有關(guān)法律法規(guī)的前提下，電子印章的使用具有和傳統(tǒng)印章相同的法律效力。完成電子印章的上線，將電子用印與印章使用流程聯(lián)通，在線上完成印章審批流程后，可自動加蓋電子印章，這樣就能避免提前用印、混亂用印、無審批用印、偽造用印的現(xiàn)象，實現(xiàn)印章的規(guī)范化使用。

四、結(jié)語

隨著企業(yè)的發(fā)展，印章的種類、數(shù)量會不斷增多，印章的管理難度將會越來越大，隨之而來的風(fēng)險也會越來越多。因此，企業(yè)要規(guī)避在印章管理中的風(fēng)險，就需要加強對印章管理的重視，完善管理制度和管理內(nèi)容，在企業(yè)內(nèi)部強化印章管理的風(fēng)險意識，對印章的管理和使用進行監(jiān)管，通過電子印章等信息化手段規(guī)避用印風(fēng)險，實現(xiàn)對印章的規(guī)范化管理。

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