新時期做好干部人事檔案管理工作策略

丁青

摘 要：干部人事檔案記載了單位干部的個人信息、工作履歷、業(yè)績成就等內(nèi)容，是干部政治、思想、作風的體現(xiàn)，是組織人事部門全面、客觀、準確了解人才、使用干部的參考依據(jù)。而做好干部人事檔案管理工作，是干部人事檔案能否發(fā)揮其應有作用的重要前提?，F(xiàn)結合工作實踐，就新時期如何做好干部人事檔案管理工作談幾點粗淺認識，以期共同探討提升。

關鍵詞：人事檔案;檔案管理;檔案工作

一、干部人事檔案管理工作存在的問題

（一）重視程度不夠

當前，在經(jīng)濟市場背景下單位領導注重的是工作業(yè)績的如何提升，而干部人事檔案雖然很重要，但因其性質(zhì)無法產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益而受到領導重視度不夠的現(xiàn)象。領導認為干部人事檔案與單位整體工作關系不大、無法實現(xiàn)效益最大化，沒有什么實際意義。由于這些偏見思想和認識問題，導致在干部人事檔案管理工作上投入的人力、物力、財力偏少，硬件設備配備不足，人員培訓和日常管理經(jīng)費得不到保障，這樣就會對干部人事檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響，導致人事檔案管理長期處于基礎性管理階段。

（二）管理人員缺乏

干部人事檔案管理人員不僅要具備勝任工作的業(yè)務能力，也要具有良好的政治素質(zhì)和較強責任感，默默無聞，甘于奉獻，同時還要具備良好的保密意識，熱愛檔案工作。然而，由于對干部人事檔案管理工作普遍重視程度不夠，影響管理人員工作積極性不夠，不能及時學習更新業(yè)務技能，管理水平落后，出現(xiàn)被動應付工作的現(xiàn)象;有的單位沒有專門的干部人事檔案管理人員，而是身兼數(shù)職，時間和精力都無法保障有效開展干部人事檔案精細化管理，甚至影響到檔案中干部人事信息的準確性。

（三）制度體系不夠規(guī)范

在干部人事檔案管理的日常工作中，都要遵循干部人事檔案管理制度來執(zhí)行，但從目前來看，很多單位都制定了一些檔案管理制度，但是從人事檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。比如收集歸檔制度不健全，導致收集材料不齊全、不完整;保管利用制度不健全，不能按規(guī)定查閱利用，干部人事檔案價值發(fā)揮受到影響。以上問題都需要完善的制度保障來貫徹執(zhí)行。

二、加強人事檔案管理的措施

（一）提高認識，加強領導

檔案管理工作是一項默默無聞的工作，提高各級領導對檔案工作的重視程度，是做好干部人事檔案工作的關鍵。要做好檔案管理工作，就要堅決克服各級領導對檔案工作的“說起來重要、抓起來次要、用起來需要、忙起來忘掉"的現(xiàn)象。分管領導要定期向檔案管理員了解干部檔案工作情況，積極地幫助檔案管理員研究解決工作中遇到的問題，形成"主要領導重點抓，分管領導主要抓，檔案管理人員具體抓"的良好工作格局。

（二）建立健全各項管理制度

干部人事檔案管理的工作內(nèi)容較為復雜，工作要求也十分嚴格，因此在實際工作中，要想減少檔案管理人員的工作失誤，使檔案管理能夠更加規(guī)范化，就必須要將檔案管理制度體系建立起來，對各類制

度標準進行完善，從而為日常檔案管理工作提供正確指導。要不斷健全和完善人事檔案收集制度、整理制度、保管制度、利用制度、保密制度等，做到有章可循、有制可依。檔案管理員要堅決做到“五不査”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”，即無介紹信不査、非正式黨員不査、涉及本人不査、牽扯家屬不査、未經(jīng)領導批準不査;未經(jīng)領導批準不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，親屬檔案不借;個人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)令不轉(zhuǎn)，材料不全不轉(zhuǎn)，避免檔案的丟失、改動、泄密等問題發(fā)生，有效提高檔案的準確性和工作效率。

（三）重視檔案管理隊伍建設

干部人事檔案是組織人事部門公道正派選人用人的重要基礎，所以，單位必須要對干部檔案檔案管理人員進行嚴格把關，選黨性強、作風正且具有強烈工作責任感的人員來從事檔案管理工作并在工作過程中對其進行思想教育，使其能夠養(yǎng)成勤于學習、忠于職守、嚴守機密的良好品質(zhì)。

（四）提升檔案管理現(xiàn)代化水平

隨著社會的變革發(fā)展，人事檔案數(shù)量越來越多，需歸檔的材料也越來越多，因此，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。利用計算機等現(xiàn)代化手段管理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

三、人事檔案整理需要把握的重點

（一）要責任明確

在人事檔案整理審核工作開始之初，由專人負責組織召開檔案審核人員工作會議，認真組織相關人員學習干部人事檔案審核工作標準、程序、要求，采取“背對背”方式，對照《干部人事檔案專項審核情況登記表》有關風險點對干部檔案逐一排查，發(fā)現(xiàn)問題如實登記，逐卷匯總;根據(jù)“三齡二歷一身份”核查情況及家庭主要成員信息填寫《干部任免審批表》并由本人簽字認可;根據(jù)提報的材料形成《干部人事基本情況確認表》放入檔案五類;將審核中發(fā)現(xiàn)涂改的信息及審核意見匯總至《干部人事檔案專項審核認定表》，由初審人員及復審人員簽字，分管領導簽字后，本人簽字;對審核拒不簽字人員、記錄在案人員、涉嫌造假人員、受處分處理人員全部登記在案。

（二）要重點明確

通過“二查二看”，即一查檔案材料是否齊全，根據(jù)干部履歷表、自傳及近期歸檔的檔案材料記載，看干部的參加工作及經(jīng)歷、政治面貌、獎勵處分、教育培訓、干部任免、學歷職稱、政審考核、工資待遇等材料是否符合認定規(guī)定，前后銜接，完整無缺。二查檔案材料是否真實有效，主要是看檔案材料記載的內(nèi)容是否真實，材料形成的程序是否規(guī)范合法，手續(xù)是否完備，有無不實、涂改、造假的現(xiàn)象。

（三）要目的明確

把檔案工作的準確、真實、規(guī)范、完整作為本次干部人事檔案專項審核工作的最終目的，在審核過程中，克服重重困難，嚴格按照檔案專項審核的要求，以“零失誤”為目標，逐人逐項審核確定，特別是對干部檔案“三齡二歷一身份”認真甄別，力求材料的真實性和準確性。

（四）要強化責任追究

整理歸檔過程中要對管檔人、審檔人、當事人及組織人事部門主要負責同志都提出雅閣的要求，按照干部管理權限和“誰管理、誰把關、誰審核、誰負責”的原則，層層落實責任，對干部檔案管理中出現(xiàn)的問題，直接追究審檔人員和管檔人員的責任，杜絕各種問題發(fā)生。

總之，檔案是國家和社會的寶貴財富，而人事檔案記錄著一個人的一生，人事檔案管理對每一個人至關重要。人事檔案管理既要規(guī)范管理，跟上時代的發(fā)展，又不能墨守成規(guī)，在管理上要有創(chuàng)新。隨著人事制度改革的持續(xù)深入，我們在做好人事檔案的收集、整理、歸檔工作的同時也應解放思想、大膽創(chuàng)新以適應時代發(fā)展的步伐，不斷提高檔案工作水平，使人事檔案的正規(guī)化、科學化管理邁上新的臺階，更好地服務于干部人事工作。