關(guān)于企業(yè)管理中降低可控辦公費(fèi)用的研究

郭曉峰

[摘 要] 企業(yè)辦公費(fèi)是指為保障日常辦公需要而產(chǎn)生的辦公用品、設(shè)備、耗材等購置與支出的費(fèi)用，是企業(yè)管理費(fèi)用中的一部分，會直接沖抵企業(yè)的經(jīng)營利潤。因此，需要對辦公費(fèi)用進(jìn)行有效的管控，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營利潤的最大化，提高其經(jīng)濟(jì)效益。本文通過對目前企業(yè)辦公費(fèi)用管理現(xiàn)狀的分析，探討出相關(guān)的降低可控辦公費(fèi)用的有效措施，進(jìn)而降低可控的辦公費(fèi)用，有效提升企業(yè)的經(jīng)營和管理水平。

[關(guān)鍵詞] 經(jīng)濟(jì)發(fā)展 企業(yè)管理 辦公費(fèi)用 精益管控

中圖分類號：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著我國現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)的發(fā)展逐步進(jìn)入新常態(tài)，面對外來市場形式的競爭力和內(nèi)部經(jīng)營的壓力，很多企業(yè)逐漸意識到在進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級過程中，對于成本管控的重要性。但在實(shí)際的辦公費(fèi)用管理過程中，仍然缺乏科學(xué)性和合理性。對辦公費(fèi)用的控制和管理，一般都是由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行預(yù)算管理，其余部門及其下屬單位按需進(jìn)行申購，再交由辦公室以統(tǒng)一結(jié)算的方式對辦公用品進(jìn)行采購和管理。在這個過程中，總量能夠得到控制，也能夠滿足企業(yè)對于辦公用品的需求。但是近幾年，辦公費(fèi)用呈現(xiàn)逐年遞增的趨勢，需要從事辦公費(fèi)用預(yù)算和辦公用品采購的相關(guān)工作人員采取有效的措施，將辦公費(fèi)用控制在一定數(shù)額內(nèi)，進(jìn)而促使企業(yè)的資源利用達(dá)到最大化，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、企業(yè)辦公費(fèi)用管理現(xiàn)狀

（一）缺乏科學(xué)的辦公費(fèi)用管理意識

一直以來，企業(yè)對于精細(xì)管理都局限于生產(chǎn)和經(jīng)營當(dāng)中，缺乏對于生產(chǎn)成本的控制和辦公費(fèi)用的管理認(rèn)識，認(rèn)為辦公費(fèi)用相對于生產(chǎn)成本來說只是無足輕重的一小部分，無法對企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營產(chǎn)生直觀、可見的經(jīng)濟(jì)價值。另外，相關(guān)人員對于辦公費(fèi)用的支出缺乏實(shí)際的管控，使企業(yè)內(nèi)部各部門對辦公經(jīng)費(fèi)和辦公用品支出的隨意性較大，沒有形成節(jié)約辦公資源的意識，對辦公資源的不合理利用造成了不必要的浪費(fèi)[1]。

（二）缺乏規(guī)范的辦公費(fèi)用管理制度

在經(jīng)濟(jì)的新常態(tài)下，企業(yè)面臨更多的挑戰(zhàn)和風(fēng)險，需要不斷探索出新的生產(chǎn)和經(jīng)營模式，尤其是在辦公費(fèi)用管理方面，相關(guān)制度還不夠完善。企業(yè)內(nèi)部的各個部門之間缺乏交流與互動，造成在辦公費(fèi)用核算過程中缺乏財務(wù)部門的參與和監(jiān)督，導(dǎo)致預(yù)算數(shù)據(jù)更新不及時，進(jìn)而使財務(wù)部門的預(yù)算數(shù)據(jù)與實(shí)際的數(shù)據(jù)不相符合，實(shí)際的辦公費(fèi)用支出不能在財務(wù)報表上體現(xiàn)出來。企業(yè)的經(jīng)營管理者不能精確掌握實(shí)際的辦公費(fèi)用支出情況，進(jìn)而不能對企業(yè)的成本進(jìn)行精益管控。目前，我國在企業(yè)的辦公費(fèi)用管理上還缺乏整體的規(guī)劃，沒有建立起與企業(yè)實(shí)際發(fā)展相適應(yīng)的具有規(guī)范性的管理制度。

（三）缺乏有效的辦公費(fèi)用支出監(jiān)管

目前，很多企業(yè)都在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，獲得了很大的經(jīng)濟(jì)收益，但是在辦公費(fèi)用的管理上沒有實(shí)行精益化管理，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的各個部門在辦公費(fèi)用支出上具有較大的隨意性。有些部門為了自己團(tuán)體的私利，將辦公費(fèi)用挪作他用，主要原因是對于辦公費(fèi)用的管理還缺乏有效的監(jiān)督，在對辦公費(fèi)用進(jìn)行核算時，財務(wù)部門不能清晰地了解每筆支出的來龍去脈。由于對辦公費(fèi)用管理缺乏有效的監(jiān)管，不能保證辦公費(fèi)用的支出都進(jìn)行了合理的利用。

二、降低可控辦公費(fèi)用的有效措施

（一）提高相關(guān)人員對管理的自覺性

辦公費(fèi)用的精益化管理，是關(guān)乎企業(yè)的成本控制和實(shí)現(xiàn)利益最大化的重要一環(huán)。管理過程中需要各個部門和管理人員的積極參與，提高成本意識、提升節(jié)能降耗的自覺性，杜絕對辦公資源的不合理利用和浪費(fèi)。通過召開宣講會、道德講堂、職業(yè)操守教育等形式，增強(qiáng)員工的節(jié)約意識和主人翁意識。通過宣傳教育深化全員、全過程、全方位的精益管理，讓相關(guān)人員能在這種主題宣傳活動中逐步形成對辦公費(fèi)用管理的自覺性。同時，還需要在日常的辦公費(fèi)用支出上制定相關(guān)的規(guī)則，對有效減少辦公費(fèi)用支出的部門給予獎勵，對查實(shí)到不必要辦公費(fèi)用支出的部門給予一定的處罰，通過獎懲制度有效約束部門的辦公費(fèi)用支出情況。從而，能夠逐步形成對辦公經(jīng)費(fèi)的有效管控，提高員工與部門的主人翁意識和自覺性[2]。

（二）通過全面預(yù)算管理降低辦公費(fèi)用

全面預(yù)算管理是現(xiàn)代化管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，在管理中占據(jù)著重要的位置。一個好的預(yù)算方案能夠幫助企業(yè)在管理中實(shí)現(xiàn)對財務(wù)方面的有效管控，可以在一定程度上節(jié)約企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營成本。預(yù)算管理是一項具有系統(tǒng)性和復(fù)雜性的管理工作，要想實(shí)現(xiàn)對辦公費(fèi)用的預(yù)算管理，需要結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營的實(shí)際情況，對預(yù)算管理的相關(guān)工作進(jìn)行綜合分析。同時，主管部門還需要及時掌握企業(yè)內(nèi)部各個部門辦公費(fèi)用的使用情況，以及辦公費(fèi)的實(shí)際支出狀況，從源頭上進(jìn)行適時調(diào)控和管控。主管部門要全程參與到預(yù)算管理的監(jiān)督工作中，與財務(wù)部門、內(nèi)部辦公費(fèi)用的使用部門形成協(xié)助機(jī)制，對預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行及時更新，從而使精益管理充分融入辦公費(fèi)用管理的全部過程中。進(jìn)行全面預(yù)算管理，是對企業(yè)資金進(jìn)行良好規(guī)劃的有效手段，是保證辦公費(fèi)用高效、合理利用的根本保證。

最后，在科學(xué)地制訂好預(yù)算方案以后，還需要加強(qiáng)對預(yù)算項目的落實(shí)。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的合作，使各部門能夠按照預(yù)算方案的要求科學(xué)地安排好預(yù)算費(fèi)用，使企業(yè)的辦公成本能夠控制在合理的范圍內(nèi)，避免由人為因素造成辦公費(fèi)用的浪費(fèi)。

（三）強(qiáng)化流程審批，降低辦公費(fèi)用

當(dāng)下，在企業(yè)辦公費(fèi)用審批過程中，常常會出現(xiàn)先使用、后辦手續(xù)的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生對辦公費(fèi)用審批的嚴(yán)肅性影響很大，造成審批流程的形式化，不能完全發(fā)揮審批流程的有效作用[3]。因此，為強(qiáng)化流程審批對于辦公費(fèi)用管理的約束作用，需要建立行“管部門申請—辦公室進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)審核和預(yù)算—分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批確認(rèn)—辦公室按照申請單購買物資—部門驗(yàn)收—辦公室完成登記、報賬并進(jìn)行公示”這一系列完整的審批流程，從而降低無序申請和采購所造成的資源浪費(fèi)，使財務(wù)報銷流程逐步明朗化。另外，由于在這個過程中供應(yīng)商起著傳遞物資和單據(jù)的作用，整個采購流程并不會因此環(huán)節(jié)而降低效率。

三、加強(qiáng)財務(wù)的監(jiān)督作用

企業(yè)在管理中降低可控辦公費(fèi)用的有效措施離不開資金監(jiān)管，保障資金的監(jiān)督作用。加強(qiáng)辦公費(fèi)用的財務(wù)監(jiān)督，需要從以下三個方面入手：

（1）加強(qiáng)財務(wù)部門和辦公費(fèi)用管理，審計部門不僅要對企業(yè)內(nèi)部的各個部門的辦公費(fèi)用日常支出情況進(jìn)行監(jiān)督，還需要對財務(wù)管理的各項工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，從而強(qiáng)化審計部門的監(jiān)督作用，強(qiáng)化內(nèi)部審核的作用，使財務(wù)部門的各項工作具有合法性。及時查處企業(yè)內(nèi)部的挪用辦公費(fèi)用的違紀(jì)行為，進(jìn)行事前預(yù)防，用行政的手段加強(qiáng)對辦公費(fèi)用的有效管理。

（2）在加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)督的基礎(chǔ)上，企業(yè)還需要采取相關(guān)的措施有效避免鋪張浪費(fèi)的現(xiàn)象。辦公費(fèi)用的管理部門應(yīng)針對辦公費(fèi)用的日常支出情況進(jìn)行分析，強(qiáng)化預(yù)算管理的嚴(yán)肅性，對一些部門不嚴(yán)格按照辦公費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行的將給予一定的處罰，嚴(yán)禁公司內(nèi)部的某些部門將不是辦公費(fèi)用的項目也挪進(jìn)辦公費(fèi)用當(dāng)中。

（3）企業(yè)需要對辦公用品的領(lǐng)取進(jìn)行規(guī)范，制定領(lǐng)取標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照科學(xué)的管理辦法，實(shí)現(xiàn)對辦公費(fèi)用的支出全程可控，減少辦公資源的浪費(fèi)。在每月月底，對辦公費(fèi)用的支出進(jìn)行分析和梳理，對不必要的支出進(jìn)行公示，提醒相關(guān)部門在今后的費(fèi)用支出上盡量減少不必要的開支。通過財務(wù)部門的監(jiān)督和管理，能夠有效查找企業(yè)辦公費(fèi)用支出方面不必要的支出，并對其進(jìn)行改善，從而建立起一套合理的辦公費(fèi)用管理體系。

四、結(jié)語

總的來說，針對企業(yè)的辦公費(fèi)用管控不合理的情況，需要企業(yè)的管理人員根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況采取一系列有效的對策，盡可能地降低企業(yè)可控的辦公費(fèi)用。當(dāng)然，必須在保證所采取的措施合理、系統(tǒng)、多維的前提下，通過提高相關(guān)人員對管理的自覺性，采取全面預(yù)算管理、強(qiáng)化流程審批、強(qiáng)化財務(wù)部門的監(jiān)督等措施，進(jìn)而能夠有效降低辦公費(fèi)用的支出和辦公資源的浪費(fèi)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]李欣.國企辦公室費(fèi)用的精益管理[J].北方經(jīng)貿(mào)，2015（7）：246，248.

[2]黃家嘉.全面預(yù)算管理模式下的行政辦公費(fèi)用精益化管控方法[J].經(jīng)濟(jì)管理（文摘版），2015（10）.

[3]張麗榮.淺談企業(yè)辦公費(fèi)用精益管控[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（06）：281，284.