EXCEL函數(shù)在教務(wù)工作中的應(yīng)用初探

周旋

摘要：本文基于合肥市第十九中學(xué)的實際教務(wù)工作情況，對課程安排、考務(wù)安排、工作量統(tǒng)計以及成績分析中Excel函數(shù)的具體應(yīng)用進行總結(jié)，展現(xiàn)出Excel在教務(wù)工作中便捷、及時、準(zhǔn)確的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：Excel函數(shù) 課程安排 考務(wù)安排 成績分析

教務(wù)處是學(xué)校的核心部門之一，教務(wù)工作的有效落實是學(xué)校教育教學(xué)工作正常開展的前提。近年來，伴隨著我校辦學(xué)水平的穩(wěn)步提升，生源亦在逐年增長，教務(wù)工作量劇增，工作內(nèi)容更顯紛繁復(fù)雜。因此，研究出一套適用于本校教務(wù)工作的管理系統(tǒng)極有必要。

我校常規(guī)的教務(wù)工作主要涉及課程安排（含常規(guī)課程、放心班課程及晚自習(xí)課程）、文化課及體育學(xué)科的考務(wù)安排、各項統(tǒng)計以及成績分析等。以上工作涉及大量繁雜的數(shù)據(jù)，手工處理耗時耗力不說，還極易出錯。Excel是辦公室自動化中非常重要的一款軟件，其內(nèi)置的各類函數(shù)可以很好地解決常規(guī)教務(wù)工作中出現(xiàn)的各類問題。

基于我校陳松校長自行編制的成績分析及考務(wù)系統(tǒng)，結(jié)合我校教務(wù)工作的實際需要，通過一段時間的探索、運行及優(yōu)化，我校目前使用的教務(wù)系統(tǒng)已能夠滿足各類需求，實現(xiàn)了教務(wù)工作的信息化，極大地提高了工作效率。

一、Excel函數(shù)在課程安排中的應(yīng)用

1.課程安排需要注意的事項

課程安排是一項極其煩瑣的工作，需要安排者極具耐心且細(xì)心。第一，排布過程中要避免出現(xiàn)重堂的現(xiàn)象，共用某一功能室的幾位教師視為同一人進行排布。第二，部分教師要空出某些固定時間段，如各學(xué)科每周均要有固定半天時間參加教研活動，校領(lǐng)導(dǎo)班子每周二下午定期召開行政會，兼帶少年宮課程的老師周二、周四下午第四節(jié)課要上少年宮課程等，這些時間段內(nèi)的相關(guān)教師均不能安排課程。第三，需時刻關(guān)注各班級各學(xué)科的周課時是否符合課時標(biāo)準(zhǔn)，超出或不足都會嚴(yán)重拖延課程安排的進度。第四，周課時數(shù)較多的學(xué)科在排布時要均勻分布，避免單日節(jié)次過多或空缺;周課時數(shù)較少的學(xué)科要隔日排布，避免過于集中。第五，在達(dá)到以上要求后，還要關(guān)注每一位教師的個人課程分布，避免個人上午最后一節(jié)課和下午第一節(jié)課過多，避免同學(xué)科幾位教師間上下午課程分布失衡，力求實現(xiàn)課程安排的合理、公正和人性化。

2.課程安排Excel表格的設(shè)計

該表格中包含“教師安排表”“放心班課表”“晚自習(xí)課表”“常規(guī)課表”“教師放心班課位表”“教師晚自習(xí)課位表”“教師常規(guī)課位表”“班級課表”等內(nèi)容。

（1）“教師安排表”按班級（橫向）、學(xué)科（縱向）編輯。

（2）“放心班課表”先于“常規(guī)課表”排布，在“常規(guī)課表”中引用各班放心班課程，以便合理安排常規(guī)課程——盡量避免教師午間放心班與下午第一節(jié)課連堂，優(yōu)先考慮下午放心班與下午第四節(jié)課的連貫。設(shè)計各項課程表時，首先均需利用數(shù)據(jù)有效性，以教師安排表為數(shù)據(jù)來源實現(xiàn)學(xué)科的下拉選擇。再利用Vlookup函數(shù)以上一單元格為查找值，以“教師安排表”為數(shù)據(jù)表（絕對引用），實現(xiàn)該單元格依據(jù)上一單元格的學(xué)科選擇顯示對應(yīng)教師姓名。利用條件格式突出顯示單元格規(guī)則使同一時間段課程授課教師姓名按重復(fù)值顯示，解決重堂問題。同理，可利用該規(guī)則使某一時間段課程的單元格按特定文本（如“語文”或某教師姓名）高亮顯示，解決空出特定時間段這一問題。

（3）利用Count if函數(shù)以相關(guān)時間段課表為區(qū)域，以學(xué)科名或教師姓名為條件進行計算，實現(xiàn)以下信息的核對：各班級各學(xué)科周課時，各年級各學(xué)科周平均課時（各年級各學(xué)科周總課時數(shù)除以班級數(shù)），各班級各學(xué)科單日課時數(shù)（利用條件格式使大于等于“3”及等于“0”的數(shù)值高亮顯示，解決課程過于集中或分散的問題），教師單日、上下午、上午第四節(jié)課及下午第一節(jié)課的課時數(shù)。

（4）設(shè)計各項“教師課位表”時，可以利用Index函數(shù)以總課表中的班級名稱單元格為數(shù)組，以Match函數(shù)確定行序數(shù)進行引用（用If error函數(shù)使得錯誤值顯示為空值）。

（5）設(shè)計“班級課表”時，同樣可以利用數(shù)據(jù)有效性實現(xiàn)班級的選擇，以Index函數(shù)對相關(guān)課程進行引用，行序數(shù)和列序數(shù)分別用Match函數(shù)和Column函數(shù)確定。

（6）排布“晚自習(xí)課表”時要注意下午放心班的安排，優(yōu)先考慮下午放心班和晚自習(xí)的連貫。帶兩個班級課程的老師的晚自習(xí)要隔日安排，同樣可利用條件格式使單元格按特定文本（班號）高亮顯示來進行核查。

二、Excel函數(shù)在各項統(tǒng)計中的應(yīng)用

1.工作量統(tǒng)計

該項統(tǒng)計包含常規(guī)課程、放心班、晚自習(xí)、教研教輔以及行政工作量的統(tǒng)計。

放心班及常規(guī)課程的統(tǒng)計建立在課程安排表中教師單日課時數(shù)或放心班數(shù)的統(tǒng)計的基礎(chǔ)上，將該數(shù)值直接乘以本學(xué)期執(zhí)行該日課程的天數(shù)，再輔以相應(yīng)變動課時數(shù)值（病事假數(shù)減少，教研教輔及行政工作量增加），對以上單元格進行求和，即可得到教師的相關(guān)工作量。

晚自習(xí)工作量的統(tǒng)計不同于其他項目的統(tǒng)計，需要按月進行。在排布晚自習(xí)課表時，可直接利用Count if函數(shù)以教師姓名為條件在相應(yīng)月份中進行計算，簡單易行。

2.名單統(tǒng)計

日常工作中，教務(wù)處經(jīng)常需要對各種類型的名單進行統(tǒng)計，如表彰名單、監(jiān)考名單、考試間隙輔導(dǎo)教師名單等。

一般的流程如下：先由教務(wù)處發(fā)布統(tǒng)計需求，各班主任收到通知后通過各種方式上報名單;再由教務(wù)處對各班上報信息進行逐條錄入;其后發(fā)布統(tǒng)計信息供各班主任核查，如果有錯漏，還需要再次聯(lián)系各班主任進行校正。經(jīng)常會遇到這樣的情況：各班主任上報的信息是一長串名單，而出于實際需要，必須將這些名單逐一錄入各單元格，相關(guān)工作人員只能耗費時間與精力慢慢錄入。

多人協(xié)作在線編輯的Excel表格很好地解決了以上問題。教務(wù)人員只需將標(biāo)注好填寫要求的Excel表格導(dǎo)入支持在線編輯的網(wǎng)站，再將相關(guān)鏈接發(fā)送給需要填報的人員即可。需要注意的是，權(quán)限要設(shè)置為“獲得鏈接的人可編輯”。待填報完成后，可直接將其導(dǎo)出為本地Excel表格。

三、Excel函數(shù)在考務(wù)安排及成績分析中的應(yīng)用

考務(wù)安排表包含“監(jiān)考教師安排表”“準(zhǔn)考證號編排表”“排入考生表”“考場座位安排表”“班級考生分布表”“桌貼”等內(nèi)容。

設(shè)計“監(jiān)考教師安排表”時，可利用條件格式突出顯示單元格規(guī)則使同一時間段考試監(jiān)考教師姓名按重復(fù)值顯示，以避免重復(fù)?？衫肅ount if函數(shù)以教師姓名為條件進行計算，以統(tǒng)計各教師監(jiān)考的場次，實現(xiàn)教師間監(jiān)考場次的均衡。還可以將監(jiān)考時間納入考慮范疇，以實現(xiàn)更為精細(xì)的安排。如果需要各班級學(xué)生家長參與監(jiān)考，可以利用上文提到的多人協(xié)作在線編輯，讓班主任在相應(yīng)考場及時間段對應(yīng)的單元格內(nèi)填寫家長姓名。如果要實現(xiàn)家長監(jiān)考自己孩子所在考場，就需要根據(jù)填寫完成的家長監(jiān)考表，對相關(guān)學(xué)生的考場進行調(diào)動。

“準(zhǔn)考證號編排表”中包含學(xué)生的基本信息——班級、姓名、準(zhǔn)考證號（即學(xué)生的智學(xué)網(wǎng)賬號）。設(shè)計“排入考生表”時，可利用Vlookup函數(shù)以填入的學(xué)生姓名為查找值，查找其相應(yīng)的準(zhǔn)考證號和考場名稱（在考場座位安排表中），考場號和座位號的查找則可利用If函數(shù)及Row函數(shù)實現(xiàn)?！翱紙鲎话才疟怼薄鞍嗉壙忌植急怼?、“桌貼”均可利用Index、Choose、Vlookup等函數(shù)完成。以上三項表格可以在頁面布局中將打印區(qū)域設(shè)置好，并在頁面設(shè)置中將頁面縮放調(diào)整為“將整個工作表打印在一頁”。每次考試前，只需在“排入考生表”中按實際需求的順序錄入考生班級及姓名，即可自動生成新的“考場座位安排表”“班級考生分布表”和“桌貼”，接下來要做的便只有簡單的打印和發(fā)放工作而已。

成績分析表格包含“分析表”“某次考試成績表”“名次變化表”“學(xué)生個人歷次考試成績一覽表”等內(nèi)容，同樣可以利用上文提及的各類函數(shù)來實現(xiàn)，此處不再一一贅述。

綜上，借助中EXCEL強大的數(shù)據(jù)處理能力，我校高效完成了教務(wù)管理中各類煩瑣的工作，避免了繁重且耗時的人工統(tǒng)計，但是仍存在很多缺憾。在今后的工作中，還需繼續(xù)深入學(xué)習(xí)相關(guān)函數(shù)知識，不斷改進優(yōu)化，以期為各項工作帶來更多便利。