淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

顧洪爽

摘要：在國民經濟不斷發(fā)展的過程中，各種基礎設施的建設為國家建設和人民生活帶來了越來越多的貢獻和便利。今后，我國的快速發(fā)展還有賴于各種項目的不斷開發(fā)，其中技術的探索和不斷進步已逐漸受到業(yè)界的關注。在各類工程項目中，相關檔案不僅是記錄工程質量、保證工程驗收的重要依據，而且是促進行業(yè)繼承、發(fā)展乃至技術創(chuàng)新所必需的文本信息。

關鍵詞：建筑工程;檔案資料;有效管理;措施

1 完善工程檔案資料管理的重要意義

首先，工程檔案資料是保證工程竣工的重要依據。國家的相關法律法規(guī)如《重大建設項目檔案驗收辦法》中，明確規(guī)定工程檔案驗收是竣工驗收的重要組成部分。其次，工程檔案是衡量工程質量的重要標準。工程檔案是工程設計和施工過程中的記錄材料，具有與工程建設同步的重要特點，需要全員參與。這些內容不僅對工程驗收具有重要意義，而且是衡量工程質量的重要標準，對今后的使用、維護和改造起著重要作用。第三，項目檔案是提高項目管理水平的重要環(huán)節(jié)。在工程建設過程中，檔案管理是工程項目全面管理的重要組成部分。作為整個工程最真實、最原始、最全面的反思材料，各級領導要重視檔案管理，召開相關會議，完善管理制度，確保整個工程的順利進行。最后，項目檔案是維護企業(yè)發(fā)展的重要文件。檔案是項目本身最詳細、最權威的記錄。為了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，收集不同的項目檔案，有利于今后同類項目的參考或比較，從而實現(xiàn)技術、設計、管理等各個層面的進步，從而在堅實的基礎上積累豐富的經驗。

2 當前建筑工程檔案管理存在的問題

2.1 檔案意識薄弱

一些建設單位雖然建立了檔案管理制度，但為了充分發(fā)揮檔案管理的經濟效益，檔案管理者在利用檔案資料的同時，沒有及時要求歸還借用的檔案，最終導致檔案丟失。為了保證工程資料的完整性，雖然施工單位在與參建單位簽訂合同時已將檔案管理責任納入合同，并按合同價格的一定比例扣留工程款，但參建單位檔案管理意識淡薄，不重視工程檔案的積累和收集，由于不能按約定傳送工程檔案，加上一些檔案工作人員敷衍了事，疏于及時發(fā)現(xiàn)檔案中的遺失項目和漏洞并簽字，一些承包商認為扣留的工程資金數(shù)額太小，會耗費大量的人力、物力和財力來獲得資金，干脆丟棄資金而工程資料不交，造成工程資料缺乏，這將導致后期施工、擴建改造工程存在隱患。

2.2 檔案人員缺失，綜合素質及業(yè)務水平不高

部分參建單位沒有專職檔案管理人員。臨時指派缺乏工程技能和檔案知識的人員管理檔案。他們不能科學地對檔案進行分類，導致需要重新打開書本，重新工作，嚴重浪費人力物力。由于缺乏全職的檔案管理員，一些項目經理是多任務型的。他們不僅要注意工程的進度，還要注意工程的質量和安全。由于缺乏活力，檔案的收集和整理不適應工程建設的進度。檔案資料內容缺失、項目缺失、簽字手續(xù)不全、編排不規(guī)范、復印件多，不能滿足檔案管理的需要。

2.3 檔案管理經費投入不足，保管條件較差

由于時間壓力和時間壓力的特點，一些參與建設項目的單位沒有設立專門的檔案管理辦公室，與檔案室和資料室相結合，所有檔案都堆放在地面上。認為工程竣工后，檔案應移交檔案管理專業(yè)機構保管，不需要為行業(yè)建立專門的辦公室檔案管理設施。由于項目資金短缺，一些建設單位不愿意提供足夠的資金來改善檔案安全管理的條件。

2.4 缺乏有效的檔案管理機制，對工程項目檔案工作重視不夠

一是承包商檔案管理職責不明確，檔案不完整時有發(fā)生。二是建設項目檔案管理人員動員力度大，責任心不強。但是，檔案移交管理機制不健全，導致檔案工作出現(xiàn)失誤，甚至無法進行管理。一些施工單位沒有按照正常的施工程序辦理，申請?zhí)崆笆┕さ某绦虿患皶r。一些常規(guī)程序通常被延遲或與施工一起處理。即使項目已經完成，預先有關的程序也不完善，導致形成的文件和材料不能及時整理歸檔。

3 處理策略

3.1 控制資料編寫過程

有效的統(tǒng)一表格風格可以在一定程度上簡化工程數(shù)據的排序和編輯，有效地避免數(shù)據格式的不規(guī)則性和多樣性。其次，要對建筑材料進行全面的收集整理。在建筑工程施工中，現(xiàn)場施工材料受時間等因素的不利影響。材料檢驗報告和出廠證明通常不會與相關材料同時到達施工現(xiàn)場?；诖?，現(xiàn)場管理人員必須確保及時收集復查數(shù)據，避免使用事后驗證，在更高的程度上保證項目的進度和質量。在這個過程中，企業(yè)需要建立專業(yè)人員來跟蹤、收集和整理相關數(shù)據。第一步是嚴格檢查到達施工現(xiàn)場的零部件、配件和原材料，收集和有效整理檢驗報告和材料合格證。制造商提供的測試報告和資格證書應在相關材料具體使用前進行審核。在這個過程中，我們需要進一步確保技術數(shù)據更加完整。只有保證完整的技術資料，才能更系統(tǒng)地反映工程質量和施工過程。

3.2 重視工作人員專業(yè)素養(yǎng)

在施工企業(yè)的具體工作過程中，為了保證檔案管理更加有效，有必要對現(xiàn)場管理人員進行系統(tǒng)的專業(yè)培訓，以確保相關人員能夠充分掌握檔案管理過程。培訓結束后，需要進行一定程度的技能評估。只有滿足操作要求，才能參與具體的檔案管理，才能最大限度地利用就業(yè)證書。在這一過程中，為了保證檔案管理的順利進行，實現(xiàn)更高程度的合理化，有必要對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，使他們能夠進一步明確具體的工作流程，掌握更專業(yè)的操作程序，確保檔案管理與建設的內容完全一致。同時，政府部門還要對施工企業(yè)相關檔案管理人員進行定期的專業(yè)培訓，使他們了解最新的管理理念。在具體的檔案管理操作中，有效整合最新的管理理念，確保檔案管理的更高質量。

3.3 完善檔案管理制度

首先，施工企業(yè)在檔案管理方面，需要政府部門制定科學的管理規(guī)章和管理制度。在開展具體作業(yè)時，必須保證相關制度和規(guī)章具有較高的可操作性，能夠更好地滿足施工企業(yè)的管理需要，保證企業(yè)具有較高的檔案管理能力。其次，要根據工程建設檔案管理的具體內容，制定相應的管理制度，使相關制度能夠適應現(xiàn)代市場經濟發(fā)展的需要，從而實現(xiàn)更高程度的規(guī)范化和科學化。最后，在具體的工作過程中，檔案管理相關人員必須更加重視各個施工環(huán)節(jié)，保證檔案管理更加有效。

4 結語

隨著建筑業(yè)的進一步發(fā)展，建筑企業(yè)面臨著越來越多的挑戰(zhàn)。工程檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分。需要發(fā)揮更加重要的作用，其完整性和合理性將影響項目的質量和進度，因此相關企業(yè)管理者需要通過完善項目檔案管理制度和增強人員意識來提高項目檔案管理水平。

參考文獻：

[1]姚妮姍.建筑工程檔案資料管理的常見問題及解決對策[J].城建檔案，2019（02）：38-39.

[2]呂彩萍.建筑工程檔案資料管理中存在的問題與對策[J].住宅與房地產，2018（34）：104.

（作者單位：沈陽市建設工程項目管理中心）