大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策研究

常春玲

摘 要：21世紀(jì)是一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代?；ヂ?lián)網(wǎng)覆蓋率的提高影響到現(xiàn)在社會(huì)的很多方面。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，高校對(duì)學(xué)生檔案的管理工作也充滿了挑戰(zhàn)。由于大多數(shù)學(xué)生的檔案都由學(xué)校的檔案室進(jìn)行保存與管理，所以學(xué)校檔案室存留的檔案可以充分記錄學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)、心理等各個(gè)方面的信息。大數(shù)據(jù)可以根據(jù)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的分析，幫助學(xué)校了解學(xué)生。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 高校學(xué)生;檔案;對(duì)策研究

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展和完善，高校進(jìn)行數(shù)據(jù)檔案管理已經(jīng)不再只是想象。這為高校學(xué)生的檔案管理提供了很多的可能性。大數(shù)據(jù)指的是數(shù)據(jù)能夠與一個(gè)行業(yè)結(jié)合在一起，二者相加，起到結(jié)果最大化的作用。

大數(shù)據(jù)與高校學(xué)生檔案管理的結(jié)合，促進(jìn)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的多元化，這是大數(shù)據(jù)時(shí)代與高校學(xué)生檔案管理結(jié)合的優(yōu)勢(shì)，但這同時(shí)也為高校學(xué)生檔案管理帶來了弊端。

根據(jù)目前高校學(xué)生檔案管理的實(shí)際情況，本文對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策進(jìn)行了一系列的研究，總結(jié)而言，高校進(jìn)行學(xué)生檔案管理時(shí)的管理方式應(yīng)該隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行改變。

一、大數(shù)據(jù)與大數(shù)據(jù)特性

麥肯錫公司是最早提出“大數(shù)據(jù)時(shí)代”的機(jī)構(gòu)，自2012年開始，“大數(shù)據(jù)”一詞被越來越多的人提起與應(yīng)用，信息大爆炸時(shí)代的海量數(shù)據(jù)資料是人們對(duì)其的描述，在當(dāng)下科技界、商界已廣泛運(yùn)用。目前“大數(shù)據(jù)”的理論還爭(zhēng)執(zhí)不下無統(tǒng)一定論，但是一致認(rèn)為大數(shù)據(jù)不是簡(jiǎn)單的對(duì)數(shù)據(jù)量大小的描述，信息的龐大數(shù)據(jù)資料、種類繁多需通過處理、分析來獲取有效信息的一種觀念、技術(shù)和方法的統(tǒng)稱。

對(duì)于大數(shù)據(jù)的基本特征在各界都得到普遍共識(shí)，這與“大數(shù)據(jù)”的定論截然不同，其基本特征表現(xiàn)為：龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)、且體量越來越大，以直線上升的趨勢(shì)增長(zhǎng)，這也主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)流及大數(shù)據(jù)的移動(dòng)性兩方面;此特性要求必須在第一時(shí)間處理數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)種類繁（Variety），在種類不盡有傳統(tǒng)型的圖片及文檔類，還包括視頻、音頻、網(wǎng)頁、電子郵件等;高價(jià)值的數(shù)據(jù)流，真實(shí)意義在于大數(shù)據(jù)運(yùn)用的高價(jià)值之上，其價(jià)值具有稀缺性。

二、管理工作的新特征

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來使人們對(duì)信息資源的理解更加深入，人們對(duì)信息化資源有的更高的要求;在當(dāng)前的“大數(shù)據(jù)”環(huán)境下，學(xué)校的各部門都開展在線業(yè)務(wù)系統(tǒng)，作為這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的終點(diǎn)，檔案管理數(shù)據(jù)也經(jīng)歷了革新，同時(shí)，在管理檔案工作有了新的發(fā)展特征。

1.龐大的數(shù)據(jù)檔案

檔案數(shù)據(jù)的清晰明了及原始性在日常教學(xué)、科研等活動(dòng)的直接形成。當(dāng)前的“大數(shù)據(jù)時(shí)代”發(fā)展趨勢(shì)下，學(xué)校信息化系統(tǒng)（如檔案管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)，學(xué)生在校系統(tǒng)）實(shí)時(shí)生成數(shù)據(jù)，這些信息化系統(tǒng)能生成所有文件如：音頻、視頻和圖片等都在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)范圍內(nèi)。

因此，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)將是驚人的。與此同時(shí)，技術(shù)的進(jìn)步直接導(dǎo)致了信息化設(shè)備的廣泛使用，形成了各部門活動(dòng)影音資料，也構(gòu)成了數(shù)據(jù)資料庫(kù)的大部分。

此外，檔案數(shù)據(jù)還包括文件本身的數(shù)字結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)和手動(dòng)生成的數(shù)據(jù)。最常見的是通過數(shù)字技術(shù)（例如掃描和拍攝）將存檔的實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案。近年來，檔案的數(shù)字化不斷得到增強(qiáng)，這部分檔案數(shù)據(jù)也以幾何速度增長(zhǎng)。

2.檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)

檔案管理的涉及面很廣如：日常教學(xué)、科研等。這些日?；顒?dòng)的開展直接導(dǎo)致不同的數(shù)據(jù)檔案，形成數(shù)據(jù)檔案的多源化構(gòu)成情況。如文檔、圖片、影音等，形成非結(jié)構(gòu)化及結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并彼此依存， 在表面上雖看似毫無關(guān)系但內(nèi)部存在互相共存的狀態(tài)。

3.多樣化檔案的利用

在當(dāng)下，高校信息化業(yè)務(wù)系統(tǒng)既產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)也使用檔案數(shù)據(jù);他們?cè)O(shè)計(jì)教學(xué)管理工作，科學(xué)研究管理工作，文化管理工作等方面的使用。首先，在校師生對(duì)學(xué)校政策、規(guī)章制度等信息的需求正在增加。其次，作為不斷與時(shí)俱進(jìn)在發(fā)展的高校，高校的宣傳活動(dòng)是必不可少的，宣傳活動(dòng)中使用的歷史檔案，名人檔案和特色檔案是必不可少;可以看出，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，用戶對(duì)各類檔案的需求也產(chǎn)生各類不同的態(tài)勢(shì)。

4.高校檔案的價(jià)值更加高端

大數(shù)據(jù)海量的分析挖掘是其真正存在的價(jià)值，同時(shí)要得到真實(shí)可信的數(shù)據(jù);檔案管理工作記錄了高校的日常教學(xué)、科研等活動(dòng)中存儲(chǔ)的文本資料，影音資料等不用類型，并且是最真實(shí)，最可靠和最權(quán)威的信息。當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，各部門產(chǎn)生的各種中間數(shù)據(jù)和關(guān)鍵性數(shù)據(jù)都是使用者可以有效利用的資料數(shù)據(jù)。因此，在分析和挖掘這些數(shù)據(jù)之后生成的檔案數(shù)據(jù)可以直接利用和復(fù)制

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案面臨的挑戰(zhàn)

因檔案數(shù)據(jù)管理工作的量大、多源化、需求量的增加、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜在帶來新機(jī)遇的同時(shí)也給檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

1.大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)挑戰(zhàn)

大容量?jī)?chǔ)存設(shè)備是檔案數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)。對(duì)于如此大量的存檔數(shù)據(jù)，必須先將其保存?？紤]到數(shù)據(jù)的多源化性質(zhì)，歸檔數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同類型的數(shù)據(jù)中。存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)不是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)的，而是應(yīng)該彼此相關(guān)聯(lián)的，因此應(yīng)該有不同存儲(chǔ)空間的“連接器”的存在。

2.需要革新檔案服務(wù)的內(nèi)容、方法。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代使用檔案已經(jīng)走向結(jié)論，知識(shí)和智慧三個(gè)方面。它應(yīng)該改變過去簡(jiǎn)單的查閱、復(fù)制的方式。使用戶不僅要滿足存檔信息的本身，還要使用大量數(shù)據(jù)挖掘后，獲取所需的檔案。例如，隨著越來越多的留學(xué)生出國(guó)留學(xué)，學(xué)生需要將中國(guó)成績(jī)單翻譯成英文成績(jī)單，而不是簡(jiǎn)單地對(duì)中文成績(jī)單進(jìn)行復(fù)印。

3.檔案數(shù)據(jù)安全受到威脅

當(dāng)前的背景下，數(shù)據(jù)的安全性也受到威脅。在信息化系統(tǒng)的線路上各部門可根據(jù)部門實(shí)際情況制定標(biāo)準(zhǔn)，但它們都需要與中心數(shù)據(jù)庫(kù)相連接。與此同時(shí)，價(jià)值的越來越高引起了不法分子的注意;結(jié)構(gòu)化的正反兩面結(jié)合，可能對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息安全系統(tǒng)產(chǎn)生重大影響。

4.從業(yè)者的高要求

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案的收集，管理和使用都具有時(shí)代的新特點(diǎn)。檔案管理工作人員也要對(duì)自身的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行提升，不僅要了解檔案管理工作的本身，并且對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的了解，在對(duì)計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)能力上需具有較高水平，與時(shí)俱進(jìn)才能做好檔案工作。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策

1.強(qiáng)化檔案管理工作

大數(shù)據(jù)在高校學(xué)生進(jìn)行檔案管理時(shí)發(fā)揮出的作用越來越強(qiáng)大，這需要高校逐步強(qiáng)化檔案工作管理的工作。當(dāng)今社會(huì)電子設(shè)備的逐漸完善不斷沖擊著原始的數(shù)據(jù)管理工作，這需要高校建立出一個(gè)一體化的學(xué)生資料管理庫(kù)，強(qiáng)化學(xué)生檔案管理工作。

學(xué)生在校期間所發(fā)生的情況均由管理庫(kù)所記錄與統(tǒng)計(jì)，保障學(xué)生在校期間所發(fā)生一系列情況都具有真實(shí)性與可靠性。學(xué)生資料管理庫(kù)由高校統(tǒng)一規(guī)模進(jìn)行管理，在充分保障學(xué)生個(gè)人信息安全的同時(shí)，幫助高校對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案管理統(tǒng)計(jì)工作。

2.完善高校檔案數(shù)據(jù)管理目標(biāo)

目標(biāo)隨著時(shí)代發(fā)展的不同也在不斷進(jìn)行著發(fā)展與變化。在高校學(xué)生檔案管理進(jìn)行數(shù)據(jù)化發(fā)展的同時(shí)，完善高校檔案數(shù)據(jù)管理目標(biāo)也應(yīng)該提上日程。針對(duì)高校對(duì)學(xué)生身體以及心理方面的不同，應(yīng)該不斷地進(jìn)行數(shù)據(jù)上的發(fā)展與完善。高校應(yīng)為避免工作上的疏漏與馬虎，應(yīng)在數(shù)據(jù)排版上進(jìn)行統(tǒng)一的方式，以避免疏漏的產(chǎn)生。

3.利用大數(shù)據(jù)對(duì)學(xué)生進(jìn)行合理開發(fā)

當(dāng)前高校畢業(yè)生面臨的最主要問題就是就業(yè)問題。高校的數(shù)據(jù)庫(kù)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下所擁有學(xué)生的個(gè)人檔案都十分嚴(yán)謹(jǐn)。學(xué)生在校生活的情況都記錄在檔案內(nèi)部。

關(guān)于每一位學(xué)生的具體心理以及生活情況大數(shù)據(jù)都掌握其中，根據(jù)學(xué)生在校的具體行為、成績(jī)以及表現(xiàn)，了解到高校學(xué)生在學(xué)習(xí)其專業(yè)課程中的不足，并加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行后續(xù)的突破。擴(kuò)寬學(xué)生的學(xué)習(xí)層面，根據(jù)不同學(xué)生的個(gè)性化需求，充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)適合學(xué)生進(jìn)行的工作進(jìn)行估算。

根據(jù)每一位學(xué)生的不同性格以及具體學(xué)習(xí)和生活的情況，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行具體分析，找尋到適合學(xué)生的工作方向，對(duì)畢業(yè)生就業(yè)進(jìn)行具體指導(dǎo)。

五、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為我們的生活帶來了無數(shù)種可能性。從社會(huì)的角度來說，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)分析出學(xué)生的就業(yè)方向?qū)ι鐣?huì)發(fā)展十分重要，青年作為當(dāng)代社會(huì)主義的接班人，不斷地對(duì)我們目前的社會(huì)進(jìn)行建設(shè)。根據(jù)提供的數(shù)據(jù)便能夠做出的學(xué)生的今后就業(yè)方向分析，是大數(shù)據(jù)時(shí)代高校以及學(xué)生們的便利。

希望在現(xiàn)實(shí)生活中，高校能夠通過大數(shù)據(jù)所分析出的具體情況，提高高校學(xué)生檔案管理的效率，充分挖掘出學(xué)校、教師以及學(xué)生三者之間的發(fā)展平衡點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理產(chǎn)生的效用最大化。

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