基于知識(shí)管理的檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建研究

王敏 吳珊

摘 要：在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷推動(dòng)下，企業(yè)之間的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，如果企業(yè)想繼續(xù)做強(qiáng)做大，實(shí)施知識(shí)管理的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)刻不容緩，它是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，如何構(gòu)建高效的檔案管理系統(tǒng)，本篇文章中進(jìn)行了詳細(xì)的分析和探究，以供廣大同仁進(jìn)行參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng);構(gòu)建研究;知識(shí)管理

檔案知識(shí)管理工作是企業(yè)工作的重要組成部分，它對(duì)于提高員工工作質(zhì)量，以及員工工作效率具有極大幫助。管理檔案的科學(xué)性以及規(guī)范性，是對(duì)一個(gè)企業(yè)整體的管理水平評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)，所以，構(gòu)建高校的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)來(lái)講刻不容緩。

一、知識(shí)管理概述

在當(dāng)今這個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)升級(jí)速度較快，知識(shí)管理在中國(guó)企業(yè)當(dāng)中逐漸得到重視，越來(lái)越多的國(guó)有企業(yè)開(kāi)始增強(qiáng)公司的知識(shí)管理體系，面對(duì)著如此緊迫性的改革，要想提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，需要從知識(shí)管理的理念、方法、工具等方面來(lái)著手，這樣才能在當(dāng)下如此激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得主導(dǎo)地位。知識(shí)管理顧名思義就是為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享提供新的途徑，它主要是將群體的智慧高度集中，同時(shí)增強(qiáng)員工的應(yīng)變和創(chuàng)新能力，知識(shí)管理包括幾個(gè)方面工作：建立知識(shí)庫(kù);員工間的知識(shí)交流有待增強(qiáng);企業(yè)內(nèi)部環(huán)境要以尊重知識(shí)為主;知識(shí)和資產(chǎn)同等地位管理。

眾所周知，在當(dāng)今這個(gè)社會(huì)上，在原有的知識(shí)基礎(chǔ)上進(jìn)行再創(chuàng)造，已經(jīng)成為這個(gè)時(shí)代創(chuàng)新的新標(biāo)志，這種新的創(chuàng)新型管理模式在國(guó)有企業(yè)中深受歡迎，它的主要形式表現(xiàn)在原有信息管理上，領(lǐng)導(dǎo)人以及員工進(jìn)行不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新，這樣不但可以繼承原管理模式的優(yōu)勢(shì)，還可以重新確立一套滿足于當(dāng)下社會(huì)全新的知識(shí)管理體系，確立全新的知識(shí)管理思想，它引領(lǐng)員工不斷培養(yǎng)自己的創(chuàng)新能力，全面提高員工的綜合素養(yǎng)能力，同時(shí)，它在保障組織方面關(guān)于知識(shí)流動(dòng)性具有很好的促進(jìn)效應(yīng)，這在一定程度上實(shí)現(xiàn)了知識(shí)共享，同時(shí)增強(qiáng)了組織間的競(jìng)爭(zhēng)力，有效的知識(shí)管理能夠幫助企業(yè)提高市場(chǎng)性和博弈性，還能在短時(shí)間內(nèi)為企業(yè)樹(shù)立新的誠(chéng)信形象，企業(yè)誠(chéng)信決定了一個(gè)企業(yè)是否能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，知識(shí)管理系統(tǒng)的積極構(gòu)建，在一定程度上提高了企業(yè)甚至是社會(huì)的整體知識(shí)文化水平。

二、基于知識(shí)管理的檔案管理系統(tǒng)的重要內(nèi)容

企業(yè)的管理模式要具有一定的科學(xué)性和合理性，它可以有效地促進(jìn)企業(yè)員工工作效率的提升，幫助企業(yè)不斷完善檔案管理系統(tǒng)，由此可見(jiàn)，實(shí)施檔案知識(shí)管理對(duì)于企業(yè)來(lái)講重中之重。關(guān)于企業(yè)知識(shí)管理有以下幾個(gè)內(nèi)容：

1.整合檔案信息資源——集成管理。檔案信息資源的整合與共享是企業(yè)檔案知識(shí)管理工作的基礎(chǔ)工作，為了滿足管理工作的需求，還需要對(duì)信息資源進(jìn)行深度挖掘，這就需要企業(yè)內(nèi)部管理人員對(duì)各類檔案信息資源進(jìn)行合理的整合，整合檔案信息資源來(lái)實(shí)現(xiàn)集成管理。集成管理顧名思義，它能夠有效地促進(jìn)科技生產(chǎn)力，伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，隨之而來(lái)的各種管理理論也不斷在發(fā)展，在管理原理的基礎(chǔ)上，管理理論也是層出不窮。管理對(duì)象的重點(diǎn)由傳統(tǒng)的人、財(cái)、物等資源轉(zhuǎn)變?yōu)橐钥茖W(xué)技術(shù)、信息、人才等為主的智力資源，在一定程度上擴(kuò)大了企業(yè)的知識(shí)范圍，同時(shí)員工受到激發(fā)釋放出潛在效力，它能指導(dǎo)企業(yè)的管理行為實(shí)踐。

2.實(shí)現(xiàn)檔案信息增值——知識(shí)服務(wù)。知識(shí)管理，作為當(dāng)下管理領(lǐng)域一種創(chuàng)新型的管理方式，是社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，我們?cè)趯?shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，管理機(jī)制的有效構(gòu)建是我們的首要目的，這對(duì)于職工潛在潛能的深度挖掘具有重要意義，檔案知識(shí)管理的主要宗旨是通過(guò)檔案的知識(shí)服務(wù)，來(lái)增值我們的信息服務(wù)，使其具有實(shí)踐性。企業(yè)如果要提高員工整體的綜合素養(yǎng)，就必須通過(guò)培訓(xùn)以及專家講座等教育手段幫助員工提高自己的創(chuàng)新意識(shí)，使員工掌握更多的管理手段，這樣可以在無(wú)形當(dāng)中提高企業(yè)的管理效率，在企業(yè)的知識(shí)管理體系中，知識(shí)服務(wù)作為它的核心內(nèi)容，它的主要宗旨就是帶領(lǐng)企業(yè)進(jìn)行不斷的知識(shí)創(chuàng)新和改革，這樣才能提高企業(yè)在市場(chǎng)當(dāng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)，知識(shí)服務(wù)也可以有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息增值。在檔案管理工作順利開(kāi)展過(guò)程中，有這樣的信念：管理是保障，服務(wù)是前提，在這個(gè)信息化時(shí)代，人們信息觀念的增強(qiáng)非常普遍，但是對(duì)于獲取知識(shí)的深度和全面性已經(jīng)成為人們的迫切要求，不能再局限于表面的、分散的知識(shí)體系，檔案管理必須符合當(dāng)下客戶的需求，那就需要打破傳統(tǒng)，開(kāi)展深層次、多形式的知識(shí)與信息服務(wù)。經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)調(diào)查分析可知，在過(guò)去，檔案客戶通常要求快速查閱檔案資料，而反觀現(xiàn)在，客戶提的最多的要求是增添咨詢服務(wù)和或者提供檢索，由此可見(jiàn)，在將來(lái)，知識(shí)管理體系會(huì)根據(jù)不同客戶的不同需求進(jìn)行改善和優(yōu)化，提供“個(gè)性化”的知識(shí)服務(wù)，不斷滿足客戶的知識(shí)需求，讓用戶感受到前所未有的最大限度服務(wù)過(guò)程。

3.優(yōu)化知識(shí)資源管理——IT平臺(tái)化。企業(yè)的檔案知識(shí)資源管理眾所周知涉及到的技術(shù)多元化，為了滿足這個(gè)需求，就需要為知識(shí)的開(kāi)放式交流提供一個(gè)無(wú)縫的技術(shù)支撐平臺(tái)，IT平臺(tái)需要建立相應(yīng)的技術(shù)支撐平臺(tái)，而企業(yè)檔案知識(shí)庫(kù)和企業(yè)檔案知識(shí)門(mén)戶網(wǎng)站是其重要組成部分，例如：引用B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查看平臺(tái)系統(tǒng)，在這個(gè)科技飛速發(fā)展的信息時(shí)代，存在著各種形式的應(yīng)用平臺(tái)系統(tǒng)，

4.確保知識(shí)管理持續(xù)發(fā)展——制度安全。安全是企業(yè)建設(shè)的“底線”，它關(guān)系到一個(gè)企業(yè)良好信譽(yù)度的建立和持續(xù)發(fā)展。為適應(yīng)市場(chǎng)的變化，與發(fā)達(dá)地區(qū)的企業(yè)及專家加強(qiáng)溝通交流，不定期地請(qǐng)國(guó)內(nèi)知名專家到公司進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)，力求完善已有的安全管理體系，使其更行之有效，更適應(yīng)市場(chǎng)現(xiàn)狀，更利于企業(yè)發(fā)展。要想保障企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，就需要制度化、安全化滿足需求，相關(guān)的檔案管理制度要不斷地進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)安全的管理措施來(lái)保障知識(shí)資源的可持續(xù)利用，可以從以下三個(gè)方面入手：

第一：用制度的形式確定知識(shí)資源管理的組織機(jī)構(gòu)。完善管理機(jī)構(gòu)，整章建制，把安全職責(zé)落實(shí)到實(shí)處：圍繞企業(yè)整體工作目標(biāo)，將各部門(mén)制定的相關(guān)安全知識(shí)資源管理制度和措施納入安全體系文件和崗位規(guī)定中，深化了知識(shí)資源管理內(nèi)容，同時(shí)，在企業(yè)中形成良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，促進(jìn)了內(nèi)部交流。第二：建立員工參與在學(xué)習(xí)和工作中應(yīng)用知識(shí)資源的獎(jiǎng)勵(lì)措施，提高員工的積極性。第三：還需要建立訪問(wèn)權(quán)限的審核制度。

三、知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立措施

1.更新傳統(tǒng)觀念。在知識(shí)管理背景下，企業(yè)檔案管理模式的重新建立可以有效滿足社會(huì)需求，它作為企業(yè)的基礎(chǔ)性工作，可以有效地促進(jìn)公司各項(xiàng)任務(wù)的順利開(kāi)展。但是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷推動(dòng)，傳統(tǒng)的檔案管理模式以前無(wú)法滿足客戶的要求，在這個(gè)新環(huán)境下，需要更新企業(yè)員工的傳統(tǒng)觀念，由于企業(yè)檔案觀念的落后，直接會(huì)影響企業(yè)中大部分員工始終停留在對(duì)檔案管理認(rèn)知的初級(jí)階段，高層管理人員更需要及時(shí)更新檔案管理知識(shí)觀念，這樣才能保證企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中可以立于不敗之地。不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是盲目的，缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，使企業(yè)的檔案管理模式一直停留在原地，面對(duì)這樣嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)必須做出改變。

在這個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)多元化的時(shí)代，伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的創(chuàng)新型技術(shù)開(kāi)始在企業(yè)中不斷的涌現(xiàn)，它們的出現(xiàn)在一定程度上實(shí)現(xiàn)了企業(yè)整體水平的進(jìn)步，促進(jìn)企業(yè)獲取最大化的經(jīng)濟(jì)效益。如果企業(yè)檔案管理工作一直停步不前，繼續(xù)實(shí)行邊緣化的工作模式，則無(wú)法確立在當(dāng)下這個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理工作的中心地位。在具有創(chuàng)新意識(shí)的知識(shí)管理模式下，企業(yè)的檔案管理對(duì)檔案信息進(jìn)行了嚴(yán)格加工，滿足了當(dāng)下客戶的個(gè)性化需求。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該起到帶頭作用，打破傳統(tǒng)的管理理念，帶領(lǐng)員工不斷更新管理理念，重視企業(yè)檔案管理，這樣不僅可以改變員工過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念的認(rèn)知，還能進(jìn)一步確保傳統(tǒng)管理模式和信息化管理模式有效融合及創(chuàng)新應(yīng)用。

2.信息化手段完善。伴隨著科技時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化的產(chǎn)物大量涌出，知識(shí)管理就是其中之一。知識(shí)管理能夠較好地體現(xiàn)出知識(shí)內(nèi)涵與其存在的價(jià)值，因此，該模式下的檔案管理工作也應(yīng)引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的應(yīng)用技術(shù)設(shè)備，吸取先進(jìn)的知識(shí)管理觀點(diǎn)，在企業(yè)檔案管理工作中，要不斷完善信息化手段，對(duì)于現(xiàn)代的信息技術(shù)充分利用，同時(shí)要明確工作的重心是整合信息資源，這樣在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，使其更具備優(yōu)勢(shì)。檔案信息管理工作就目前來(lái)看，知識(shí)管理包括對(duì)企業(yè)的所有的各個(gè)單位、重要的文件以及資料的整合處理，使其具備一定的科學(xué)性和合理性，構(gòu)建高校的檔案管理模式。在這個(gè)信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的時(shí)代，檔案管理工作必須具備一定的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，以適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需求，科技是把雙刃劍，有利處就必然有弊處，由于信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)，網(wǎng)絡(luò)黑客也由此誕生，這就需要企業(yè)對(duì)檔案管理工作更加重視，全面提高工作人員的專業(yè)技能，對(duì)檔案信息管理資源設(shè)置一定的訪問(wèn)權(quán)限，需要設(shè)置一套專業(yè)的知識(shí)檔案信息管理模式，這樣才能增強(qiáng)檔案信息資源的安全性，同時(shí)也體現(xiàn)出了檔案管理的最大價(jià)值。

綜上所述，不管在哪一個(gè)行業(yè)，都應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的步伐，不斷的進(jìn)行改革和創(chuàng)新，開(kāi)展知識(shí)管理其主要目的是可以提高企業(yè)工作人員的整體文化水平，集合大家的創(chuàng)新意識(shí)，來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的互通共享，企業(yè)只有以知識(shí)管理的視角開(kāi)展檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，希望本文能對(duì)大家有所幫助和啟發(fā)。

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