探索國(guó)企檔案信息化管理的構(gòu)建路徑

曾艷

摘 要：檔案的信息化管理在我國(guó)信息化社會(huì)的發(fā)展下，成為了各行各業(yè)實(shí)施檔案管理最佳選擇和必然手段，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，信息以其傳播速度快，使用便捷，管理方便等優(yōu)勢(shì)成為了促進(jìn)各行各業(yè)發(fā)展的重要產(chǎn)物。信息資源共享能夠促進(jìn)各行業(yè)之間的信息交流，信息化管理應(yīng)用于國(guó)企的檔案管理工作中，也能不斷優(yōu)化信息合理管理的手段，創(chuàng)建更加具有創(chuàng)新特點(diǎn)的路徑。

關(guān)鍵詞：國(guó)企檔案;信息化管理;構(gòu)建路徑

檔案是國(guó)企管理的重要環(huán)節(jié)，在國(guó)企的日常工作中，檔案管理是工作的重點(diǎn)，發(fā)揮重要的作用，檔案不僅是對(duì)國(guó)企以往日常工作的記錄，也能有效的反映國(guó)企單位的工作內(nèi)容，方便在未來(lái)工作中查閱資料，是工作制定的依據(jù)和基礎(chǔ)。因此，檔案管理在國(guó)企工作中受到極大的重視，也是國(guó)企工作的重要內(nèi)容，國(guó)企要重視對(duì)檔案管理手段的優(yōu)化。信息化技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，也促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)入了新興的工作模式中，進(jìn)入到一個(gè)創(chuàng)新的管理階段，具有高效、便捷、共享的工作特點(diǎn)，不僅能夠提高國(guó)企檔案工作的管理效率和質(zhì)量，同時(shí)也能促進(jìn)各個(gè)國(guó)企之間的信息共享和交流合作，對(duì)促進(jìn)我國(guó)國(guó)企共同繁榮發(fā)展發(fā)揮重要的作用和影響。

一、檔案信息化管理建立的必要性分析

1.促進(jìn)信息化管理的效率

信息化管理的主要特點(diǎn)就是具有便捷、高效、共享的特點(diǎn)。隨著我國(guó)逐漸步入互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，各行各業(yè)都已經(jīng)進(jìn)入了信息化的辦公模式中，檔案管理與信息化管理的結(jié)合已經(jīng)是行業(yè)在新時(shí)代下發(fā)展的趨勢(shì)，是必然選擇。計(jì)算機(jī)能夠?qū)⒁酝爆崗?fù)雜的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，更加便于儲(chǔ)存和搜索，提高了管理的效率，也促進(jìn)了信息查找的效率，也能避免紙張的浪費(fèi)、丟失，不需要進(jìn)行檔案的維護(hù)，節(jié)省了檔案管理的成本。不僅僅是在管理效率上有很大的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)，傳統(tǒng)的紙張檔案管理需要多名工作人員進(jìn)行合作完成，任務(wù)量重，且檔案儲(chǔ)存需要較大的檔案室。計(jì)算機(jī)檔案管理只需要一名工作人員就可以輕松完成，工作效率明顯提高，工作人員的工作壓力明顯降低。不僅如此，計(jì)算機(jī)檔案管理還能方便信息的共享、搜索，還能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程信息共享，這是紙質(zhì)檔案無(wú)法做到的，隨著我國(guó)社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，遠(yuǎn)程共享檔案這一優(yōu)勢(shì)已經(jīng)是必不可少的了。

2.能夠保證檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性

進(jìn)行檔案管理的價(jià)值在于，在一定時(shí)間內(nèi)，能夠?qū)n案資料送到使用者的手中，方便進(jìn)行信息調(diào)查和資料借鑒，因此檔案的時(shí)效性其實(shí)是檔案管理的重要工作內(nèi)容，過(guò)期的檔案需要作為歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，利用價(jià)值較低。在保證檔案利用價(jià)值的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理的準(zhǔn)確性，檔案信息就必須記錄科學(xué)合理的數(shù)據(jù)，比如圖像、文字、日期、數(shù)據(jù)等資料。信息化檔案保存了原始記錄，是無(wú)法更改的，因此可有效避免有人隨意更改檔案的信息和數(shù)據(jù)，保證檔案記錄的準(zhǔn)確性。

3.能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程信息共享

隨著我國(guó)社會(huì)的進(jìn)步，各行各業(yè)都得到了快速的發(fā)展和進(jìn)步，不僅僅是各個(gè)企業(yè)自身的努力，同時(shí)也是企業(yè)之間的交流合作，促進(jìn)了雙方的發(fā)展和進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)了雙贏?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代是一個(gè)包容、開放、合作的時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，企業(yè)之間的交流溝通能力得到加強(qiáng)。國(guó)企的發(fā)展，不僅僅是自身發(fā)展，也是需要企業(yè)之間相互合作，相互幫助才可以的。信息共享的特點(diǎn)，促進(jìn)企業(yè)之間的信息交流，在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)載體下，信息遠(yuǎn)程共享得到實(shí)現(xiàn)，國(guó)企不需要拿著厚重的檔案資料進(jìn)行企業(yè)信息的溝通交流，信息化檔案管理促進(jìn)了國(guó)企之間的遠(yuǎn)程交流和信息共享，實(shí)現(xiàn)了信息的高效應(yīng)用和發(fā)展，促進(jìn)了國(guó)企之間的共同進(jìn)步，也能夠加強(qiáng)國(guó)企中上級(jí)對(duì)下級(jí)的有效監(jiān)管力度。

二、建立檔案信息化管理的有效路徑

1.要做好硬件的建設(shè)

很多國(guó)企中的檔案信息化管理，認(rèn)為就是采用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)、文字、表格的信息采集和記錄，但是對(duì)計(jì)算機(jī)、路由器等硬件設(shè)備的重視度明顯較低，還有一些國(guó)企單位，一臺(tái)計(jì)算機(jī)使用很多年，計(jì)算機(jī)中的軟件也不能及時(shí)的更新，這種情況下的檔案信息管理依然處于落后階段，甚至還不如實(shí)施紙質(zhì)檔案管理，因此要保證國(guó)企檔案管理的質(zhì)量，第一，就要加強(qiáng)對(duì)信息硬件設(shè)備的建設(shè)，檔案信息化管理是一個(gè)比較好的運(yùn)行平臺(tái)，因此需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、維護(hù)人員的投入力度。選擇比較先進(jìn)的計(jì)算機(jī)，將一些使用年限較長(zhǎng)的計(jì)算機(jī)淘汰，也能保證計(jì)算機(jī)中儲(chǔ)存檔案資料的安全，在實(shí)施檔案信息化管理的基礎(chǔ)上保證檔案管理的質(zhì)量和安全。

2.要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的更新工作

隨著國(guó)企之間的溝通交流加強(qiáng)，很多業(yè)務(wù)也變得更加復(fù)雜，要保證檔案信息化管理的質(zhì)量，還是不能完全摒棄紙質(zhì)檔案管理，每一項(xiàng)國(guó)企的信息都需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸納和計(jì)算機(jī)檔案記錄，國(guó)企檔案信息記錄以及計(jì)算機(jī)錄入都是從原始紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)中提取出來(lái)的，因此紙質(zhì)檔案的記錄準(zhǔn)確性也直接對(duì)信息檔案的準(zhǔn)確性造成很大的影響，在沒(méi)有原始資料核對(duì)的情況下，計(jì)算機(jī)檔案管理也是無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效管理的。

第一，要保證紙質(zhì)檔案的不斷更新，清除錯(cuò)誤的檔案以及沒(méi)有價(jià)值的檔案，不需要的紙質(zhì)檔案要及時(shí)清理掉。紙質(zhì)檔案在時(shí)間、姓名、身份證號(hào)、內(nèi)容方面保證信息記錄準(zhǔn)確。

第二，紙質(zhì)檔案也要實(shí)施新的管理手段，通過(guò)分層管理能夠提高紙質(zhì)檔案管理效果，尤其是一些國(guó)家機(jī)密文件、絕密文件、秘密文件、國(guó)家安全信息等檔案，要實(shí)施更加嚴(yán)格的管理，尤其秘密文件要采取專人專管等措施，國(guó)企之間機(jī)密信息的共享需要上級(jí)批準(zhǔn)才可以進(jìn)行傳閱。

3.開發(fā)創(chuàng)建檔案管理軟件系統(tǒng)

我國(guó)企業(yè)的工作性質(zhì)都存在很大差異，大體可分為技術(shù)和管理兩個(gè)方面，類似這樣的國(guó)企特點(diǎn)就要實(shí)施檔案管理軟件系統(tǒng)來(lái)實(shí)施檔案管理，從而促進(jìn)檔案管理的工作效率。國(guó)企的檔案信息化管理，就要根據(jù)行業(yè)的不同、部門的不同選擇不同的檔案管理軟件系統(tǒng)，就比如說(shuō)，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的社保三核管理系統(tǒng)、扶貧開發(fā)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，不同的檔案管理軟件，發(fā)揮的作用也是不同的，因此不同的檔案管理系統(tǒng)也要實(shí)施不同的電子檔案處理。

第一，保證不同電子檔案錄入的準(zhǔn)確性，復(fù)雜的軟件管理系統(tǒng)要特別認(rèn)真的進(jìn)行應(yīng)用。

第二，要及時(shí)進(jìn)行檔案軟件管理系統(tǒng)的更新，從而可促進(jìn)檔案信息化管理的優(yōu)化，軟件升級(jí)能夠促進(jìn)軟件系統(tǒng)更好的實(shí)施檔案管理。

第三，要不斷進(jìn)行檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)和更新，隨著我國(guó)信息技術(shù)的改革，國(guó)企的檔案管理也發(fā)生了很大的改變，計(jì)算機(jī)更新速度較快，安裝的軟件更新速度也非常快。

4.要不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)

從檔案管理軟件開發(fā)方面，或者從保證網(wǎng)路安全方面，都離不開高素質(zhì)的工作人員實(shí)施有效的管理，高水平的管理人員能夠保證國(guó)企檔案的信息管理能力。比如，因?yàn)榫钟蚓W(wǎng)平臺(tái)的軟件系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題而導(dǎo)致檔案查閱系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓的情況時(shí)，就需要專業(yè)水平較高的人員來(lái)解決問(wèn)題，因此就要企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)得到保證。

第一，不斷提高檔案管理人員的技術(shù)能力，通過(guò)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等手段提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，保證管理人員不僅能夠掌握國(guó)企檔案管理軟件系統(tǒng)操作，還能將軟件系統(tǒng)推廣和普及，甚至進(jìn)行軟件的開發(fā)和創(chuàng)新。

第二，提高管理人員的道德水準(zhǔn)，要實(shí)施檔案的信息化管理，不僅需要管理人員具備較高的專業(yè)技術(shù)，還需要提高工作人員的道德標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員不僅僅是要進(jìn)行檔案的錄入、更新工作，還要在其他同事需要資料的時(shí)候提供資料，因此管理人員的錄入和維護(hù)水平也對(duì)使用者的使用效果造成極大的影響，如果檔案信息錄入不準(zhǔn)確，后期沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)進(jìn)行更改，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息發(fā)生錯(cuò)誤，對(duì)國(guó)企也會(huì)造成極大的影響。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理在國(guó)企工作中受到極大的重視，也是國(guó)企工作的重要內(nèi)容，國(guó)企要重視對(duì)檔案管理手段的優(yōu)化。信息化技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，也促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)入了新興的工作模式中，進(jìn)步到一個(gè)創(chuàng)新的管理階段，具有高效、便捷、共享的工作特點(diǎn)，不僅能夠提高國(guó)企檔案工作的管理效率和質(zhì)量，同時(shí)也能促進(jìn)各個(gè)國(guó)企之間的信息共享和交流合作。檔案信息化管理是國(guó)企檔案管理的必然選擇，作為檔案的管理人員要具有掌握檔案管理軟件系統(tǒng)的能力，還要做好檔案管理的后期維護(hù)的管理工作，推動(dòng)國(guó)企檔案信息化管理的水平和質(zhì)量。

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